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（一）高校民生檔案數字化管理彰顯了服務師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關注人的生活品質的檔案，在檔案資源的建設、管理和服務的過程中，要以提升學校師生員工的生活品質作為民生檔案工作的價值導向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態度不佳，經常會出現重物輕人、重領導輕員工、重機構輕個人的現象，致使師生員工對檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅持以師生為本，切實把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點。進一步實施民生檔案數字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環境，減輕檔案管理人員的工作強度，使之能夠更好地關注師生員工的切實需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。
（二）高校民生檔案數字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數字化管理需要檔案館要和其他部門進行系統對接，實現檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個部門進行聯系，就可以查詢到與之相關的民生檔案信息。這就解決了當前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現實矛盾。二是實施高校民生檔案數字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實現電子信息化管理，或是簡單地講紙質文檔轉化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網絡媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺，供師生員工不受時間、地點限制進行自動化信息查詢，實現權限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實需要。
二、高校民生檔案數字化管理的原則
（一）循序漸進原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復雜，在進行數字化轉化時，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價值較高、利用頻率高的檔案進行數字化。以教師的教學檔案為例，教師的教學檔案信息由所授課程名目數量、教學學期和年工作量、教學評價、發表的研究論文數量和級別、承擔的科研項目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎評優、目標考核時，評定機構需要的重要信息來源。高校民生檔案數字化管理具有一定的階段性和持續性，因此檔案管理者循序漸進，分清輕重緩急，逐步實現數字化管理。
（二）科學整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數字化管理過程中，要根據不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進行科學的整合，并結合檔案載體的實際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進行集中整合，可以分為教師的個人人事信息檔案、教學檔案。就教師個人人事信息檔案來講，就可以用紙質文檔形式進行保存，而對于教師的教學檔案檔案信息就可以采用紙質和電子相結合的方式進行管理。
（三）保密監控原則。在高校民生檔案數字化管理過程中，雖然系統靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數字化管理進程的始終都應該做好保密監控工作。在高校民生檔案數字化轉換的初始階段，一般會采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進行集中處理，這時就需要檔案管理人員參與其中，進行全程監控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網絡平臺進行檔案數據庫建構、整理歸檔過程中，要做好網站的安全保護措施。通過殺毒軟件、防火墻技術、網絡安全檢測、信息加密技術、用戶身份權限認證等，保障數字化檔案的安全管理和使用。
三、高校民生檔案數字化管理的實現途徑
（一）做好高校民生檔案數字化管理的整體規劃。實現高校民生檔案數字化管理僅僅憑借幾臺現代化的辦公設備和簡單的登記掃描，很難達到數字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數字化是一個體制化、系統化的過程，需要建立基本的規劃，有明確的階段性目標和切實可行的方案。”首先，從學校層面來講，要高度重視民生檔案數字化管理的重要性，做好總體規劃和布局，保障民生檔案數字化管理的有效實施。學校領導要將民生檔案數字化管理納入到數字化校園建設的整體布局之中，要充分發揮民生檔案數字化管理對學校發展和服務師生員工的重要作用，在宏觀布局、管理規劃、各部門之間的協調予以統籌與指導，在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次，提高檔案館領導和員工對民生檔案數字化的認識，做好相關工作的布局與安排。高校民生檔案數字化管理不是一朝一夕的事情，因此，檔案館領導要做好實施規劃和工作計劃，不僅要保證技術、資金和設備的支持，還要根據檔案管理人員的專業背景、工作經驗等合理安排各項工作。
（二）加強建設高校民生檔案特色資源管理庫。高校民生檔案數字化管理的目標就是要提高檔案管理的效率和水平。因此，在進行數字化管理過程中要根據高校民生檔案的特性，建立專門針對高校師生員工工作性質和特需要求的民生檔案數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫等。比如對教師教學科研基本信息數據庫的建設，就可以滿足人事部門在教師職稱評定時，通過查詢教師教學科研檔案庫，就可以知曉申請教師的基本條件，是否達到晉升的要求，避免了教師奔跑于各個進行登記、證明等繁瑣的程序。對于高校民生檔案數據庫的建設，應該從兩個方面著手：一是要深入調研，切實了解校內師生員工的切實需求，以滿足師生員工檔案使用需求，提高師生員工生活工作便利性為基礎，建設行之有效的各類數據庫；二是要根據實際，結合學校發展規劃，有計劃有步驟地建立為各個部門工作所需的特色資源庫，如教學名師檔案庫，可將教學名師的教學錄像、教學圖片、教學大綱、教案等等信息納入到資源庫內，為學校對外宣傳，申報更高一級的項目提供全面的檔案信息資源，從而為學校節省了人力和物力資源。
（三）提升高校民生檔案管理隊伍工作水平。高校民生檔案數字化管理需要不同載體的數字化轉換，各類數據庫的籌建、檔案管理軟件的開發與應用、多媒體系統的存儲與利用、檔案信息系統的綜合管理等，在這一系列的過程中，對檔案管理人員的綜合素質要求很高，不僅要具備專業的檔案學專業理論知識，還要熟悉和精通網絡系統、應用軟件的使用與開發。首先，要組織檔案管理人員熟悉和明確各自負責領域的工作環節、工作要求以及工作所需的各種素質和能力，通過比照發現自身的缺點和不足。其次，檔案館領導要組織員工去民生檔案數字化管理的先進單位進行觀摩學習，了解先進的管理理念和科學有效地管理模式。在借鑒外在的成功經驗的基礎上，探索適合本單位的民生檔案數字化管理機制，提升檔案管理水平。最后，要通過多種渠道提升民生檔案管理人員的綜合素質和能力，優化檔案管理隊伍。檔案館領導要結合本單位員工的實際情況，按時按需選派員工外出學習和培訓，提升檔案管理隊伍的綜合素質，同時也要結合實際工作需要，引進高素質的工作人員，深入優化民生檔案管理隊伍。
（四）制定高校民生檔案數字化管理的規章制度。高校民生檔案數字化管理是為了保障信息傳遞的流動性、信息查閱的便捷性，既要滿足檔案信息資源的有效共享，又要保障民生檔案信息管理的規范性和安全性。因此，應該加強和完善各類民生檔案數字化管理的相關法律法規，保障民生檔案數字化管理工作開展有法可依、有章可循。首先，高校要根據數字化民生檔案的特征，出臺符合檔案數字化管理需要的、覆蓋面全的管理規章制度。比如紙質文檔數字化加工制度、數字化檔案信息的鑒定制度、數字化文件保密制度、使用者身份認證制度、網絡安全管理制度等等。其次，“由于民生檔案的管理主體多元化，各個管理單位要從自身的管理實際制定符合管理需要的規章制度。”進一步保障各個部門之間的民生檔案信息的有效傳遞和溝通，從而達到民生檔案數字化的信息整合要求。
作者：石劍文 單位：福建船政交通職業學院
