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摘要：本文在分析了勞動保障檔案構(gòu)成及其數(shù)字化的現(xiàn)實意義的基礎(chǔ)上，提出了新時期勞動保障檔案數(shù)字化管理的具體策略，對勞動保障檔案數(shù)字化管理具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：勞動保障檔案；檔案數(shù)字化；勞動就業(yè)

概述

勞動保障部門的專業(yè)檔案主要包括勞動就業(yè)和社會保險兩大專業(yè)檔案。其中，勞動就業(yè)專業(yè)檔案是指勞動行政主管部門及用人企事業(yè)單位在就業(yè)管理、勞動者權(quán)益維護(hù)等過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。社會保險業(yè)務(wù)檔案，則是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中所形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。勞動保障檔案數(shù)字化，是指隨著現(xiàn)代計算機信息技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)等發(fā)展產(chǎn)生的一種在勞動保障領(lǐng)域應(yīng)用的新型檔案信息形態(tài)，它是將不同勞動保障載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，并以數(shù)字化的形式存儲，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)連接，最終形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)勞動保障檔案資源共享。

1勞動保障檔案構(gòu)成

作為專門業(yè)務(wù)檔案，勞動和社會保障檔案主要由以下六個方面組成：

1.1勞動就業(yè)檔案

所謂勞動就業(yè)檔案，是指從業(yè)人員在就業(yè)、勞動力市場管理過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。勞動就業(yè)檔案對于分析轄區(qū)某段時期從業(yè)人員就業(yè)情況勞動力市場管理、為勞動力供需雙方搭建平臺、保障就業(yè)等具有積極的現(xiàn)實意義。

1.2勞動合同檔案

勞動合同檔案，是指用人企事業(yè)與就業(yè)者雙方簽訂的、明確勞資雙方權(quán)利、義務(wù)的勞動合同。勞動合同一旦簽訂即具有法律效力，對于勞資雙方都有同等約束力。勞動合同檔案在保障勞資權(quán)益方面具有較強的法律憑證功能。

1.3養(yǎng)老保險檔案

養(yǎng)老保險檔案主要由參保人員個人信息、繳納養(yǎng)老保險費用、離退休期間養(yǎng)老金提取等歷史記錄?？梢?，養(yǎng)老保險檔案是廣大參保人員享受國家養(yǎng)老保險各項政策及待遇的重要依據(jù)。

1.4醫(yī)療保險檔案

醫(yī)療保險檔案是指參與城鄉(xiāng)醫(yī)療保險人員關(guān)于醫(yī)療保險費用繳納、提取情況的歷史記錄。涵蓋了參保人的繳費情況、醫(yī)療過程中醫(yī)療保險待遇，以及異地醫(yī)療保險費用結(jié)算等。

1.5工傷保險檔案

工傷保險是所有勞動者與用人單位在用工時的工傷意外保險。作為社會保障體系中最大的一類風(fēng)險保種，該類檔案主要包括工傷事件處理記錄、參保人員工傷保險繳費情況、勞動能力及傷殘等級鑒定等。

1.6失業(yè)保險檔案

隨著社會主義市場經(jīng)濟日趨完善，作為勞動者社會保障的重要險種，失業(yè)保險檔案的建立能夠為所有參保人員在其失業(yè)期間提供基本的生活經(jīng)濟來源。

2勞動保障檔案數(shù)字化意義

據(jù)統(tǒng)計，2018年，城鎮(zhèn)新增就業(yè)1361萬人；城鎮(zhèn)居民基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)達(dá)4.18億人。隨著城鎮(zhèn)居民新增就業(yè)及基本養(yǎng)老保險人數(shù)的增加，社保部門由此所形成的專業(yè)檔案數(shù)量巨大，給收集、歸檔、利用和管理帶來巨大壓力。加強勞動保障檔案數(shù)字化管理，具有積極的現(xiàn)實意義：

2.1復(fù)用性

勞動保障檔案的后期利用較為頻繁，無論是就業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷鑒定還是失業(yè)金領(lǐng)取，都離不開勞動保障檔案的查詢和利用。將紙質(zhì)的勞動保障檔案進(jìn)行數(shù)字化，或者對OA系統(tǒng)應(yīng)用中直接生成的電子勞動保障檔案進(jìn)行數(shù)字化，后期在復(fù)用過程中可以直接通過計算機進(jìn)行打印，這種打印不受次數(shù)的限制，也不會破壞原始檔案。

2.2交互性

勞動保障檔案數(shù)字化離不開計算機技術(shù)、COR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以及計算機、檔案軟件、磁盤、光盤等技術(shù)及設(shè)備的應(yīng)用。通過計算機的應(yīng)用，實現(xiàn)人機“對話”，計算機系統(tǒng)在輸入相關(guān)口令或操作后，即可按照用戶的要求及時輸出所需的勞動保障檔案信息，尤其是一些將文件、圖像及數(shù)據(jù)鏈鏈接起來的超文本文件，借助計算機設(shè)備滿足利用者任意調(diào)閱。

2.3靈活性

與傳統(tǒng)的人工管理以及單純的信息化管理相比，對勞動保障檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以充分借助計算機系統(tǒng)中對勞動保障檔案信息之間的聯(lián)系，建立內(nèi)在邏輯信息聯(lián)系，進(jìn)行信息邏輯分類、統(tǒng)計、匯總和分析，根據(jù)勞動保障檔案工作者實際需要，建立相應(yīng)的檔案板塊，滿足檔案利用者的個性化需求。一份數(shù)字化勞動保障檔案既是一個整體，也是一個信息集合體，能夠滿足不同利用主體的現(xiàn)實需要。

3勞動保障檔案數(shù)字化管理對策

隨著勞動保障事業(yè)的快速發(fā)展，迫切需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，尤其是數(shù)字化技術(shù)與檔案管理日趨融合，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到勞動保障檔案管理領(lǐng)域，成為新時代勞動保障檔案的發(fā)展方向，也是滿足新時代勞動保障檔案管理的現(xiàn)實需要。

3.1思想認(rèn)識，高度重視勞動保障檔案數(shù)字化

勞動保障檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)日益增長的勞動保障檔案數(shù)量和需求的重要技術(shù)支持。但，勞動保障檔案數(shù)字化也是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要勞動保障部門領(lǐng)導(dǎo)在思想上高度重視這項工作，把勞動保障檔案數(shù)字化與勞動保障業(yè)務(wù)一體推進(jìn)。加強勞動保障檔案數(shù)字化的經(jīng)費保障力度，加快推進(jìn)如紅光AT260大型高效掃描儀等儀器設(shè)備的采購進(jìn)度，為勞動保障檔案數(shù)字化提供專業(yè)人才支持和保障。加快引入熟悉計算機技術(shù)應(yīng)用、掌握勞動保障檔案理論知識的復(fù)合型人才引進(jìn)力度，對現(xiàn)有從業(yè)人員加強數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)。

3.2基礎(chǔ)條件：做好勞動保障檔案數(shù)字化準(zhǔn)備

勞動保障檔案文件數(shù)量多、類型多，要完成勞動保障檔案數(shù)字化就需要做好前期的各項準(zhǔn)備工作，對勞動保障檔案資料及內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真梳理。首先是整理實體勞動保障檔案。在對已經(jīng)收集或館藏的勞動保障實體檔案進(jìn)行重新整理，先對其進(jìn)行拆卷，再進(jìn)行著錄補充、頁面修復(fù)，做好編頁、目錄、備考表等處理，確保勞動保障檔案中的卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件對應(yīng)。其次，建立勞動保障檔案目錄數(shù)據(jù)庫。針對勞動保障的六種檔案類型，分類建立目錄數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括如下基本信息：勞動保障檔案案卷號、題名、編制人員、單位、日期、總頁/件數(shù)、保管期限，歸檔年度等。再次，建立勞動保障檔案掃描借閱登記表。勞動保障檔案的后期利用頻繁，為了保障后期勞動保障檔案數(shù)字化利用的順利實現(xiàn)，需要建立勞動保障檔案掃描借閱登記簿，確保勞動保障檔案利用安全。

3.3豐富內(nèi)容：推進(jìn)勞動保障檔案實體數(shù)字化

勞動保障檔案數(shù)字化應(yīng)嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性、安全性和真實性原則，重點做好存量和增量實體檔案的數(shù)字化加工，不斷豐富館藏數(shù)字化檔案內(nèi)容。首先，要確定勞動保障檔案掃描格式。目前，較為常用的格式主要是安裝掃描儀ACDSee5.0掃描軟件，使用JEPG格式，或PDF格式，選擇掃描路徑后，要保證掃描的分辨率至少在200dpi，確保真彩色顏色。其次，做好掃描材料的順序及層次。根據(jù)勞動保障檔案的不同類型建立相應(yīng)的案卷號，將同一類型的案卷放在同一文件夾，以“件”為單位進(jìn)行組卷和順序排列，確保后期數(shù)字檔案檢索的精準(zhǔn)性。再次，掃描勞動保障檔案。掃描勞動保障中的圖紙或者其他大型紙張的，應(yīng)確保掃描方向的一致性，例如，報銷工傷醫(yī)療費用時涉及的就診影像，大小及方向不一，需統(tǒng)一進(jìn)行以圖紙或影像標(biāo)題方向為正向掃描。若幅面過大，還需要對其進(jìn)行左右或者上下進(jìn)行分別掃描，然后拼接成原紙，保障掃描的結(jié)果與原紙圖像的真實、完整和一致。最后，需要做好數(shù)據(jù)信息的處理工作。將勞動保障檔案數(shù)字化掃描后，對掃描后的數(shù)字化文本、圖形及電子目錄進(jìn)行校對、檢查，保證圖像、文字信息的完整、準(zhǔn)確。

3.4重要保障：確保勞動保障檔案數(shù)字化安全

勞動保障數(shù)字化工作，使其面臨著諸多的非傳統(tǒng)的因素威脅，只有保障數(shù)字化的真實性、規(guī)范性和可用性，才能實現(xiàn)勞動保障檔案數(shù)字化成果運行的安全。為此，可將之前掃描后的勞動保障檔案目錄數(shù)據(jù)庫掛接至機關(guān)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上。在整個數(shù)據(jù)信息的掃描過程中應(yīng)保持其相對獨立，將互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)隔離，實行數(shù)據(jù)庫單機化管理。勞動保障檔案中涉及許多個人的隱私信息，將其掛至數(shù)據(jù)庫后，應(yīng)及時對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理，設(shè)立相應(yīng)的用戶登錄權(quán)限，最大限度地降低用戶或者外界不法使用者非法篡改數(shù)據(jù)庫信息的可能性，及時對目錄數(shù)據(jù)庫及勞動保障電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)庫整體的安全。

4結(jié)語

勞動保障檔案數(shù)字化在勞動檔案數(shù)量不斷增長，后期應(yīng)用日趨頻繁的大背景下，要在思想上高度重視勞動保障檔案管理工作，夯實勞動保障檔案數(shù)字化基礎(chǔ)，不斷豐富勞動保障檔案實體數(shù)字化，通過人防、技防和物防等，確保勞動保障檔案數(shù)字化安全，為勞動保障事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供支持和保障，保障最廣大群眾的切實利益。

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作者:武曉燕 單位:文水縣人社局馬西鄉(xiāng)勞動保障事務(wù)所