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摘要：檔案是對生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄，具有一定保存價(jià)值，檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)單位管理工作的重要組成部分。本文首先分析了數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)，然后指出傳統(tǒng)管理模式存在的問題，最后闡述了基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)物與聲像檔案的數(shù)字化管理方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；實(shí)物檔案；聲像檔案；數(shù)字化管理

大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，具有三個(gè)明顯特征，一是信息容量大，達(dá)到10TB-1PB之間；二是處理效率高，通過實(shí)時(shí)計(jì)算存儲，實(shí)現(xiàn)高效傳輸?shù)哪繕?biāo)；三是信息種類多樣，包括文本、圖像、音頻、視頻等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，成為從業(yè)人員的關(guān)注重點(diǎn)。

一、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

數(shù)字化檔案管理工作，是在高速網(wǎng)絡(luò)背景下，通過信息資源庫群、跨數(shù)據(jù)庫檢索，針對多媒體信息進(jìn)行收集、加工、存儲，最終形成完善的檔案文獻(xiàn)[1]。從本質(zhì)來看，數(shù)字化檔案管理就是采用數(shù)字技術(shù)，對各類信息進(jìn)行組織管理，用戶利用網(wǎng)絡(luò)和終端，即可實(shí)時(shí)獲取信息，滿足自身需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息容量明顯增大，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，數(shù)字化管理更加安全、更加便捷，且管理成本降低，成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

二、實(shí)物與聲像檔案傳統(tǒng)管理模式存在的問題

1.工作重復(fù)

實(shí)物與聲像檔案的載體多，管理之前要先進(jìn)行分類，對于不同的檔案載體，采用不同的管理方法。如此一來，不僅增加了工作量，而且伴有大量重復(fù)性工作，促使人力、物力成本明顯提高。此外，不同載體的檔案，由于材質(zhì)差異明顯，對管理工作提出了較高要求，必須配備復(fù)合型管理人才，成為一個(gè)關(guān)鍵問題。

2.資金投入大

相比于普通的文書檔案，實(shí)物與聲像檔案具有特殊性，由于自身價(jià)值高，對存儲環(huán)境提出了較多條件。具體到實(shí)際管理中，管理機(jī)構(gòu)會購買專用存儲設(shè)備，例如檔案密集柜、恒溫凈化消毒一體機(jī)、視頻監(jiān)控設(shè)備、煙霧感應(yīng)器等[2]。其中，視頻和音頻檔案的存儲要求更高，為了實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，就會投入大量資金，對企業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生一定影響。

3.保護(hù)不到位

傳統(tǒng)檔案管理模式下，對檔案文獻(xiàn)的保護(hù)不到位，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①檔案室建設(shè)不科學(xué)，缺少必要的防護(hù)措施，由于溫度、濕度調(diào)整不當(dāng)，會加快檔案的損壞速度。②受限于保存空間的有限性，隨著檔案文件增多，管理人員一般直接將其放在檔案柜中，出現(xiàn)新舊檔案不斷積壓現(xiàn)象，不僅影響檢索效率，還容易丟失檔案。③在檔案的查閱上，沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定，部分管理人員將檔案隨意借給他人查閱，忽視了檔案的保密性。

4.體系建設(shè)不全

構(gòu)建完善的檔案管理體系，是對檔案進(jìn)行管理的前提，保證管理工作有章可循。其中，實(shí)物與聲像檔案管理體系的建設(shè)，要滿足收集、整理、鑒別、傳輸、儲存等業(yè)務(wù)需求，只有采用模塊化設(shè)計(jì)，才能提高管理效率。而傳統(tǒng)檔案管理工作，采用人工手動模式，難以建成完善的管理體系，出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、管理混亂、信息泄露盜用等情況。

三、基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)物與聲像檔案的數(shù)字化管理方法

1.數(shù)字化采集

數(shù)字化采集，是使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實(shí)物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案采集的目標(biāo)。舉例來說，對于證書、照片等檔案，可以使用掃描儀，對檔案內(nèi)容掃描并傳輸?shù)接?jì)算機(jī)上，通過編碼、保存，為下一步管理工作打下基礎(chǔ)。對于數(shù)碼膠片檔案，可利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在網(wǎng)上采集數(shù)據(jù)資料，然后按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。相比于傳統(tǒng)采集工作，數(shù)字化采集的優(yōu)勢如下：第一，拓展了資源采集范圍，能提高資源的利用價(jià)值；第二，采集工作完成后，能及時(shí)進(jìn)行分類、歸檔、保存，保證前后工序的連續(xù)性，減少人力物力投入；第三，如果數(shù)據(jù)發(fā)生損壞、丟失等現(xiàn)象，只要再次采集即可，不會對原來的實(shí)物與聲像檔案造成不利影響，將利用和保護(hù)有機(jī)結(jié)合。

2.數(shù)字化處理

對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，應(yīng)該以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等為準(zhǔn)[3]，保證處理后的檔案數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一格式，方便歸檔、保存、查詢等作業(yè)。以檔案檢索為例，為了提高檢索效率、縮短等待時(shí)間，應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一編碼。舉例來說，如果是以光碟為載體的聲像檔案，應(yīng)該將場景、鏡頭作為重點(diǎn)，針對制片、編導(dǎo)、演員等要素進(jìn)行編目。對于管理人員而言，應(yīng)該認(rèn)識到對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并不是為了保存，而是為了方便今后使用，而編目就是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。考慮到實(shí)物與聲像檔案類型多、數(shù)量大，編目工序繁瑣，需要耗費(fèi)一定時(shí)間和精力，這就要求增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識，嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)制，以提高檔案處理水平。

3.數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)的目標(biāo)是資源共享，這是檔案數(shù)字化管理的特征之一，具體方法如下：(1)針對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和整理，以聲像檔案為例，主要分為圖片、音頻、視頻三種，分類并歸檔，能為后續(xù)檢索、使用等活動創(chuàng)造有利條件。(2)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，要求管理人員結(jié)合本單位的實(shí)際情況，分析檔案管理的特點(diǎn)和需求。以查詢檢索為例，可將數(shù)據(jù)分為時(shí)間信息數(shù)據(jù)庫、專題信息數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目工程建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫等類型，能提高數(shù)據(jù)庫的智能化、人性化[4]。(3)將實(shí)物檔案、聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案后，依然需要占用大量空間，這就要求對數(shù)據(jù)庫定期進(jìn)行升級，通過擴(kuò)展內(nèi)存，提供充足的存儲空間。(4)對于磁盤數(shù)據(jù)，劃分為近線、離線數(shù)據(jù)流磁帶庫兩種類型，并根據(jù)實(shí)際利用情況進(jìn)行分別存儲，能提高空間利用率，降低使用風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用更加普遍。具體到檔案管理上，傳統(tǒng)管理模式存在的問題，集中在工作重復(fù)、資金投入大、保護(hù)不到位、體系建設(shè)不全。基于大數(shù)據(jù)背景下，針對實(shí)物與聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，成為檔案管理的必然趨勢，文中介紹了數(shù)字化采集、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)方法和要點(diǎn)，以期提高檔案管理效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐玲.大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)物與聲像檔案的數(shù)字化管理[J].信息與電腦:理論版,2016(18):149-150.

[2]李鴻飛.試論國土資源檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理[J].速讀(上旬),2015(6):224-224.

[3]趙莉.淺談高校檔案館檔案數(shù)字化[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望,2018(5):194.

[4]高巍.大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)物與聲像檔案的數(shù)字化管理[J].百科論壇電子雜志,2018(2):544.

作者:賈芳 單位:平陸縣檔案局