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摘要：近年來(lái)，國(guó)家不斷加大科研創(chuàng)新投入，出臺(tái)了一系列政策保障科研事業(yè)的順利進(jìn)行，加之事業(yè)單位改革，推動(dòng)科研事業(yè)單位逐步向經(jīng)營(yíng)性企業(yè)轉(zhuǎn)變，在此背景下，加強(qiáng)合同管理、提升內(nèi)部管理水平已成為科研事業(yè)單位必須重視的內(nèi)容。有效的合同管理不僅保障著科研項(xiàng)目的高效運(yùn)行，而且也是維護(hù)單位正當(dāng)權(quán)益的依據(jù)，但是科研事業(yè)單位由于其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特殊性，在合同管理過(guò)程中側(cè)重點(diǎn)有所不同。文章梳理了科研事業(yè)單位合同管理的主要問(wèn)題，并深入分析其產(chǎn)生的原因，在此基礎(chǔ)上有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的建議，以此來(lái)防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，保障科研事業(yè)單位合同管理工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：科研事業(yè)單位;合同管理;合同流程

一、科研事業(yè)單位合同管理概述

當(dāng)前，單位之間的業(yè)務(wù)往來(lái)大部分是通過(guò)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在一定程度上，合同促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源的有效配置，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。合同管理一般來(lái)說(shuō)是指合同的全流程管理，包括合同立項(xiàng)、選商、合同文本起草、合同審批、合同簽訂、合同執(zhí)行和合同歸檔等流程，因此必須要堅(jiān)持全面性和系統(tǒng)性的原則，確保合同管理的科學(xué)性和有效性。科研事業(yè)單位與企業(yè)單位的合同管理相比既有相似之處，也有其獨(dú)特性。這是因?yàn)榭蒲惺聵I(yè)單位承擔(dān)著國(guó)家科學(xué)研究的任務(wù)，相關(guān)業(yè)務(wù)一般較為復(fù)雜、綜合性較強(qiáng)，且涉及專業(yè)化和定制化的相關(guān)技術(shù)，甚至涉及國(guó)家秘密，再加上科研任務(wù)大多是由政府資金進(jìn)行投資，所以，為了保障科研項(xiàng)目的順利開(kāi)展、防止國(guó)家秘密的泄露和保障國(guó)有資金的安全，需要更加關(guān)注科研事業(yè)單位的合同管理和信息安全管理。此外，加強(qiáng)科研事業(yè)單位合同管理有助于提高科研項(xiàng)目的開(kāi)展效率。一方面，由于單位在簽訂合同時(shí)已經(jīng)詳細(xì)列明了此次科研項(xiàng)目所要采購(gòu)或加工的主要內(nèi)容，對(duì)于產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)指標(biāo)也有著詳細(xì)的規(guī)定，同時(shí)也會(huì)明確交貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)保期限等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，因此，合同相當(dāng)于科研項(xiàng)目開(kāi)展前的一份詳細(xì)規(guī)劃藍(lán)圖和行動(dòng)指南，按照合同中明確的事項(xiàng)執(zhí)行即可控制整個(gè)項(xiàng)目流程，提高科研項(xiàng)目的執(zhí)行效率。另一方面，合同中也會(huì)明確約定雙方的權(quán)責(zé)，有助于防范后續(xù)合同執(zhí)行的隱患問(wèn)題，預(yù)防各種意外情況的發(fā)生，即使發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，也能提供妥善的處置方案。尤其是相對(duì)于口頭協(xié)議，書(shū)面合同的安全性更高，在出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)有相應(yīng)的依據(jù)，能有效保障自身權(quán)益，保障科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行。總之，做好合同管理不僅能為后續(xù)科研工作做好鋪墊，而且還能有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)。

二、科研事業(yè)單位合同管理的主要問(wèn)題

（一）供應(yīng)商資格審查制度不健全

在簽訂合同過(guò)程中選商階段面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要是供應(yīng)商資質(zhì)是否符合要求，供貨是否及時(shí)等風(fēng)險(xiǎn)，所以需要在合同簽訂前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。目前國(guó)內(nèi)大部分科研事業(yè)單位已經(jīng)基本形成較為完善的供方評(píng)審制度，在簽訂合同時(shí)，只要超出一定限額或單位規(guī)定的其他條件，都需要在對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行評(píng)審之后才能進(jìn)行合同簽訂的后續(xù)工作，而且對(duì)于一些重要的合同還要進(jìn)行三方比價(jià)，經(jīng)三人以上采購(gòu)小組評(píng)審之后才可以確定供應(yīng)商。但是合格供方評(píng)審所需資料較多，時(shí)間也較長(zhǎng)，存在延誤風(fēng)險(xiǎn)，影響合同簽訂的效率。而且通過(guò)上述方式也并不能完全了解供方資質(zhì)問(wèn)題、履約能力和誠(chéng)信情況，也不能有效防范因供應(yīng)商資質(zhì)引發(fā)的合同風(fēng)險(xiǎn)。此外，科研事業(yè)單位一般還缺乏對(duì)合格供方進(jìn)行適時(shí)更新和動(dòng)態(tài)管理，一方面如果采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)在市場(chǎng)中是充分競(jìng)爭(zhēng)的，各個(gè)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)不存在異質(zhì)性，選擇哪家供應(yīng)商主要看其價(jià)格和服務(wù)質(zhì)量，這種情況下一旦確定某家供應(yīng)商為合格供方，且不進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和適時(shí)更新，則會(huì)給單位帶來(lái)一定的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，雖然某些供應(yīng)商在規(guī)模、人員和技術(shù)上不占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，但是在地域位置上存在明顯優(yōu)勢(shì)，與其合作可節(jié)約較大一筆運(yùn)輸費(fèi)用，所以在特定條件下選擇其為合格供方，但是一旦條件發(fā)生變更，其也就不再存在競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，而如果沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行資質(zhì)剔除，則可能會(huì)導(dǎo)致后續(xù)其他部門盲目選擇，為單位帶來(lái)?yè)p失。

（二）合同審核管理不科學(xué)

1.人才儲(chǔ)備上。在科研事業(yè)單位往往沒(méi)有設(shè)立專業(yè)的法務(wù)部門，有法律、法學(xué)背景或?qū)W歷的人才也較少，所以不能有效地識(shí)別出合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)。一些科研事業(yè)單位可能會(huì)聘請(qǐng)律師事務(wù)所的律師作為法律顧問(wèn)，在合同的草擬、制定、審查和修改時(shí)輔助單位進(jìn)行合同法律風(fēng)險(xiǎn)審核，但是對(duì)這些法律顧問(wèn)提供服務(wù)的質(zhì)量考核較為寬松，更多的是對(duì)服務(wù)時(shí)長(zhǎng)、服務(wù)態(tài)度等定性指標(biāo)考核，對(duì)其約束性較差。此外，單位對(duì)于法律顧問(wèn)提供的審核意見(jiàn)也缺乏有效的分析和落實(shí)，不能起到真正的法律風(fēng)險(xiǎn)防范作用，難以保障合同審核的質(zhì)量。2.合同的審核流程不科學(xué)。合同的風(fēng)險(xiǎn)不僅涉及法律風(fēng)險(xiǎn)，還存在商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等等。在科研事業(yè)單位，如果僅憑某個(gè)部門或某幾個(gè)人員負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)把控，則很可能不能全面識(shí)別出合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)。比如在合同審核過(guò)程中，如果僅由科研業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核，由于其并不了解合同簽署過(guò)程中存在的商務(wù)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于付款時(shí)間、付款方式和交貨驗(yàn)收等條款要求相對(duì)寬松，為后續(xù)的合同執(zhí)行埋下隱患。有些單位雖然會(huì)將合同審核的職責(zé)劃分到幾個(gè)部門，但是也存在職責(zé)劃分不明確、審核流程設(shè)計(jì)不合理、審核過(guò)程流于形式等問(wèn)題，缺少對(duì)合同管理的相關(guān)制度和要求的學(xué)習(xí)，把合同審核和簽署當(dāng)作一般性的事務(wù)工作，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)重視程度不夠，只是在合同審批表中進(jìn)行簽字，無(wú)法判斷其是否進(jìn)行了實(shí)質(zhì)性審查。

（三）合同履行控制不嚴(yán)謹(jǐn)

一般而言，在合同執(zhí)行階段，單位面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要包括合同進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、合同質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和合同變更風(fēng)險(xiǎn)等等。1.合同進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。指在合同的履行過(guò)程中，供應(yīng)商不能按照合同文本中約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成相應(yīng)的合同義務(wù)，從而影響交易進(jìn)度。造成這一現(xiàn)象的主要原因是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未能對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤管理，對(duì)于合同的履行情況不清楚、不了解、不控制。科研事業(yè)單位常會(huì)簽訂大量的外包合同，而外包合同具有較強(qiáng)的定制性，需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商充分溝通，并召開(kāi)多次技術(shù)評(píng)審會(huì)，所以如果在外包的過(guò)程中不進(jìn)行進(jìn)度把控，不及時(shí)了解外包項(xiàng)目的進(jìn)展情況，則會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商不能按約定交貨等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，造成合同違約。2.合同質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)為合同標(biāo)的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量在交付時(shí)不能滿足實(shí)際需要，而造成這一問(wèn)題的原因一方面是由于合同中對(duì)于產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)未進(jìn)行明確，或者是使用的技術(shù)指標(biāo)或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)過(guò)期，所以在進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)缺少依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判定；另一方面是由于單位為了追求合同執(zhí)行率，在付款方式選擇上沒(méi)有約定質(zhì)保金，對(duì)供應(yīng)商的約束性較低，進(jìn)而給單位帶來(lái)一定的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。3.合同變更風(fēng)險(xiǎn)。主要是指合同在執(zhí)行后，雙方缺乏有效的溝通，未經(jīng)雙方同意或者未通過(guò)相應(yīng)的管理程序和管理制度擅自進(jìn)行合同條款變更，尤其是擅自對(duì)技術(shù)參數(shù)、合同價(jià)格或交貨時(shí)間等關(guān)鍵性指標(biāo)進(jìn)行變更，將會(huì)直接導(dǎo)致合同無(wú)效，引起合同糾紛。此外，在對(duì)合同條款進(jìn)行變更時(shí)還存在對(duì)變更的條款陳述不夠明確、存在歧義等問(wèn)題，這也影響合同的后續(xù)執(zhí)行。

（四）合同保密防范不到位

科研事業(yè)單位承擔(dān)著保障國(guó)家科學(xué)研究和技術(shù)開(kāi)發(fā)的重任，相關(guān)研究數(shù)據(jù)需要嚴(yán)格保密，一旦信息泄露將會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的運(yùn)用和信息化管理水平的提升，給科研事業(yè)單位的保密工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。雖然在一定程度上由于信息化管理的開(kāi)放性、共享性等特點(diǎn)可以提升單位管理效率和合同審核審批速度，但與此同時(shí)也增加了信息安全保密的難度。一方面，一般的科研事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，如果不是科研項(xiàng)目特殊要求則認(rèn)為自己從事的工作不涉及國(guó)家秘密，不需要進(jìn)行保密，但是很多信息仍具有較強(qiáng)的敏感性，一旦泄露也會(huì)帶來(lái)一定的危害。另一方面，信息化技術(shù)的發(fā)展也對(duì)保密技術(shù)和保密人才提出了更高的要求，不僅要掌握項(xiàng)目科研的保密要點(diǎn)，還要能綜合運(yùn)用信息安全技術(shù)進(jìn)行防范。目前一般科研事業(yè)單位并沒(méi)有設(shè)立專門信息安全技術(shù)部門，也沒(méi)有對(duì)應(yīng)的信息安全技術(shù)人才，嚴(yán)重影響著保密工作的開(kāi)展。

三、科研事業(yè)單位合同管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)合作單位盡職調(diào)查

針對(duì)合同選商階段存在的風(fēng)險(xiǎn)，首先，科研事業(yè)單位需要對(duì)供應(yīng)商的選擇進(jìn)行嚴(yán)格管理，要求科研業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行供應(yīng)商選擇時(shí)做到嚴(yán)格審查，主要對(duì)其提交的資料文件和網(wǎng)上披露的信息進(jìn)行審查，討論其是否具備履約能力。同時(shí)也對(duì)其經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和信用狀況等進(jìn)行審查，綜合分析其市場(chǎng)信譽(yù)、資信狀況等，以此來(lái)保障供應(yīng)商選擇得當(dāng)。其次，在進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)審查時(shí)，要組建一支專業(yè)能力強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的團(tuán)隊(duì)，不僅要包含業(yè)務(wù)部門的人員，還要有財(cái)務(wù)、法律、技術(shù)等相關(guān)人員參與，必要時(shí)還可以聘請(qǐng)外部專家或顧問(wèn)參與，群策群力，全面分析把控供應(yīng)商的履約能力等風(fēng)險(xiǎn)，保障單位的權(quán)益。最后，要對(duì)合格供方進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，要及時(shí)對(duì)供應(yīng)商的信息進(jìn)行更新，針對(duì)已經(jīng)失效的資料要求供應(yīng)商進(jìn)行更新，針對(duì)已經(jīng)失去競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)剔除，以防后續(xù)合同簽署時(shí)盲目選擇合格供方單位，這也就使得合格供方評(píng)審工作失去其自身的價(jià)值。

（二）完善合同審核管理制度

一方面，科研事業(yè)單位應(yīng)充分發(fā)揮人才引進(jìn)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)先引進(jìn)具有法學(xué)背景的專業(yè)技術(shù)人才，或者從律師等行業(yè)中引進(jìn)技術(shù)骨干，擴(kuò)充合同審核管理的隊(duì)伍。此外，還要定期開(kāi)展合同管理審核培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)合同經(jīng)辦人員和審核人員的法律意識(shí)等進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使得單位員工熟悉合同管理的基礎(chǔ)法律知識(shí)，增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)。還要在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中針對(duì)不同部門的不同特點(diǎn)，以及該部門常簽的合同類型進(jìn)行有所側(cè)重地培訓(xùn)。對(duì)于合同經(jīng)辦人員，要重點(diǎn)培訓(xùn)其在選商階段、簽訂階段，以及履行階段出現(xiàn)各種意外事件或合同糾紛的應(yīng)對(duì)策略，以及商務(wù)條款和財(cái)務(wù)條款的重要性；對(duì)于合同審核人員，應(yīng)重視對(duì)其合同審核過(guò)程中相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)和相關(guān)法律法規(guī)的應(yīng)用進(jìn)行培訓(xùn)。另一方面，各部門也要加強(qiáng)溝通協(xié)作、相互配合，通過(guò)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高合同管理和審批流程速度。此外，還可以通過(guò)完善合同管理制度體系，依照制度對(duì)合同全過(guò)程進(jìn)行控制和動(dòng)態(tài)管理，充分發(fā)揮制度對(duì)合同審核管理的作用。

（三）重視合同履行階段監(jiān)控

1.針對(duì)合同進(jìn)度問(wèn)題，單位可以通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等措施進(jìn)行規(guī)避，比如在簽訂合同時(shí)要求對(duì)方提供履約保函或者簽訂保險(xiǎn)協(xié)議，將履約風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移出去，以此來(lái)確保合同可以順利實(shí)施。2.針對(duì)合同質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，單位必須在合同簽訂前就明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在合同中約定，針對(duì)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的產(chǎn)品保留單方面終止合同的權(quán)力，保障單位的利益不受侵害。此外也要加強(qiáng)驗(yàn)收手段，確保驗(yàn)收人員能獨(dú)立履行義務(wù)，不受其他干擾，進(jìn)行公平公正的驗(yàn)收。3.針對(duì)合同變更風(fēng)險(xiǎn)，單位要制定合同變更管理制度，并在合同文本中增加合同變更的方式。當(dāng)合同要變更時(shí)，與對(duì)方進(jìn)行積極溝通，確保合同條款的變更不會(huì)使單位的利益受到侵害，與此同時(shí)也要留好書(shū)面憑據(jù)，并加蓋公章。如果出現(xiàn)合同糾紛，單位應(yīng)保留好相關(guān)證據(jù)，尤其是合同簽訂各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)憑證，以此來(lái)保障自身的權(quán)益，任何人不得在未經(jīng)授權(quán)或違反制度的情況下做出答復(fù)或承諾。此外，單位也可以通過(guò)明確合同糾紛的類型、相關(guān)人員的責(zé)任、糾紛處理辦法等進(jìn)行事前防范。

（四）強(qiáng)化保密防范技術(shù)

首先，科研事業(yè)單位應(yīng)按照保密工作要求定期進(jìn)行保密知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)和法治安全教育，以此增強(qiáng)保密觀念，養(yǎng)成保密習(xí)慣，提升敏感性和鑒別力。其次，單位應(yīng)進(jìn)行主動(dòng)性預(yù)防性檢查，采取定期檢查和突擊檢查相結(jié)合的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)竊密和泄密隱患，對(duì)保密情況、存在的問(wèn)題、責(zé)任歸屬和整改措施做好檢查記錄。此外，針對(duì)涉密人員，應(yīng)簽訂個(gè)人保密承諾書(shū)，將保密管理工作進(jìn)行細(xì)化分工，做好責(zé)任分工，避免互相推諉情況的發(fā)生。最后，針對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，科研事業(yè)單位應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展，對(duì)涉密工作所用的計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期檢查，做到涉密電腦不聯(lián)網(wǎng)，并制定專門的硬盤臺(tái)賬，做到存儲(chǔ)介質(zhì)不混用，杜絕非法人員網(wǎng)絡(luò)入侵，而且要加大保密防范技術(shù)研發(fā)投入以應(yīng)對(duì)信息化條件下保密要求跨領(lǐng)域、跨部門的特殊性，從根本上把國(guó)家保密工作落實(shí)到位，維護(hù)國(guó)家和單位的信息安全。

作者：遲兆洋 陳立兵 單位：東方國(guó)際招標(biāo)有限責(zé)任公司