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【摘要】

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國(guó)高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理的工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。本文首先對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，查出現(xiàn)有系統(tǒng)存在的不足，提出網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)系統(tǒng)；其次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，功能設(shè)計(jì)和模塊設(shè)計(jì)；最后通過測(cè)試，檢驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性和實(shí)際運(yùn)行的效果。

【關(guān)鍵詞】

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)管理

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國(guó)高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

一、當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

我國(guó)很多高校檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大量數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)字化，在保護(hù)檔案、提高檔案利用效率上有了很大進(jìn)步，但這些基本上都是使用獨(dú)立數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，并沒有與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其他信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)還存在很大不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.管理范圍窄：多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案信息管理只是實(shí)現(xiàn)到了目錄級(jí)別，對(duì)于電子信息檔案文件無法很好地進(jìn)行有效管理，歸檔功能實(shí)際上只是單純數(shù)據(jù)錄入。2.維護(hù)成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大多使用C／S模式應(yīng)用系統(tǒng)，需要安裝專用客戶端應(yīng)用軟件，對(duì)于軟件硬件環(huán)境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統(tǒng)版本，一旦用戶計(jì)算機(jī)出現(xiàn)軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣維護(hù)工作量和時(shí)間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權(quán)限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們?cè)谠O(shè)計(jì)高校檔案管理系統(tǒng)時(shí)重點(diǎn)注意。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在具體設(shè)計(jì)中，主要采用面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的設(shè)計(jì)方法。首先，將系統(tǒng)分解為若干個(gè)具有某種聯(lián)系組成功能模塊。其次，對(duì)每一個(gè)功能模塊采用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)的方法，以數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，一般采用“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”程序進(jìn)行。最大限度使程序和數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，應(yīng)用軟件與計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)獨(dú)立，以便于系統(tǒng)擴(kuò)充和檔案信息資源共享，也便于系統(tǒng)移植。通過分析，我們預(yù)計(jì)將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績(jī)交流、系統(tǒng)維護(hù)及幫助等功能。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分析分類，各類數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是我們所說的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的重要保障。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，既要遵循數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)需要的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，還要重點(diǎn)研究數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。由于數(shù)據(jù)庫(kù)中存放著檔案管理中的大量數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫(kù)為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

在系統(tǒng)進(jìn)入實(shí)踐測(cè)試階段，高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況、獨(dú)特系統(tǒng)要求來制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這樣各個(gè)高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統(tǒng)，其中包括編輯目錄格式和報(bào)表打印。檔案分類要在國(guó)家對(duì)檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對(duì)數(shù)據(jù)的管理以及對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，例如圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲(chǔ)，各類電子文檔存儲(chǔ)等。就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能來說，特點(diǎn)：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級(jí)管理的模式，設(shè)置訪問權(quán)限，來保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因?yàn)閿?shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序的運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)形勢(shì)下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以進(jìn)一步提高工作效率，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久保存、統(tǒng)計(jì)和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價(jià)值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)會(huì)為我國(guó)高校檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)。

作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學(xué)

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