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摘要:

目前各高校學(xué)生各類(lèi)數(shù)據(jù)存放較為分散，數(shù)據(jù)共享不充足，使用起來(lái)不方便，利用率也不不高，所以采用一套系統(tǒng)采集學(xué)生信息、提供查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、修改等功能很重要。結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際，在現(xiàn)代信息化的大環(huán)境基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，闡述學(xué)生管理系統(tǒng)學(xué)高校大學(xué)生檔案管理工作的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞:

現(xiàn)代化；學(xué)生；檔案管理系統(tǒng)；現(xiàn)狀；高校；檔案管理

在高等教育不斷發(fā)展中，學(xué)生檔案作為高校日常管理中的一部分。也是人事檔案對(duì)高校提出的新要求，學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間的一個(gè)重要資料之一。它完全能反應(yīng)學(xué)生在校期間各方面情況，同時(shí)也是大學(xué)生今后就業(yè)的關(guān)鍵材料。高校檔案管理工作是日常管理工作的核心部分也是關(guān)系到學(xué)校聲譽(yù)和學(xué)生前途的大事。作為本科院校，我校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要求要認(rèn)真貫徹《檔案法》，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，保證每一份學(xué)生檔案都能真實(shí)反映學(xué)生在校期間的情況，為社會(huì)及用人單位提供一份可靠的保障。目前高等學(xué)校的學(xué)生管理工作的情況不樂(lè)觀，存在很多需要解決的問(wèn)題，我們還在采用人工統(tǒng)計(jì)和管理檔案。在當(dāng)前信息時(shí)代的環(huán)境下，用計(jì)算機(jī)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，比手工管理檔案具有不可取代的優(yōu)勢(shì)。例如：查詢(xún)檢索、信息錄入、信息可靠性高、能存儲(chǔ)的信息量大、保密性好、保存時(shí)間長(zhǎng)、需要成本低、節(jié)省空間等。這些優(yōu)點(diǎn)對(duì)高校管理學(xué)生檔案工作都非常重要。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作情況

1、有完善的法律制度

關(guān)于檔案管理雖然有很多法律制度和法規(guī)，但是對(duì)于高校學(xué)生檔案管理工作沒(méi)有比較針對(duì)的法律法規(guī)。因此在高校學(xué)生檔案管理工作中沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)學(xué)校的管理體制又不一樣。目前管理形式多種多樣，有些學(xué)校為了方便使用分別把檔案存放在學(xué)生所在的各個(gè)學(xué)院；有的為了集中統(tǒng)一管理把檔案集中放到學(xué)校檔案室進(jìn)行保存管理；有些把檔案放到招生就業(yè)處進(jìn)行進(jìn)行管理；有的把檔案放到學(xué)工處管理；還有部分學(xué)校將學(xué)生檔案與干部的人事檔案放在一起歸人事處管理等。這些都能看出來(lái)學(xué)生檔案管理沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理都是歸屬在某個(gè)部門(mén)中，這樣的管理不規(guī)范導(dǎo)致學(xué)生檔案錯(cuò)亂。

2、檔案內(nèi)容不完整，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性

高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在學(xué)校期間的各種情況，是學(xué)生在校表現(xiàn)的有力依據(jù)。但是對(duì)于學(xué)生檔案中的相關(guān)表格的填寫(xiě)不嚴(yán)謹(jǐn)，例如學(xué)生成績(jī)表格填寫(xiě)存在學(xué)生成績(jī)丟失被修改等問(wèn)題，在填表時(shí)重要的日期及格式不能?chē)?yán)格按照填寫(xiě)，漏填以及填寫(xiě)錯(cuò)誤。在歸檔時(shí)沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致錯(cuò)誤信息存入檔案，造成檔案權(quán)威性降低，這個(gè)也是人工制作管理檔案的弊端。

3、工作人員檔案管理意識(shí)淺薄

因?yàn)殚L(zhǎng)期高校檔案管理工作不受重視，管理檔案方面工作人員沒(méi)有地位。檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)健全的隊(duì)伍，沒(méi)有配備專(zhuān)職學(xué)生檔案管理工作人員，都是兼職管理學(xué)生檔案。沒(méi)有統(tǒng)一培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，也缺乏采用現(xiàn)代信息化管理檔案的知識(shí)，導(dǎo)致很多人憑著自己的想法在整理檔案，使得檔案的歸檔十分不明確。還有部分工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏責(zé)任心，。這些種種問(wèn)題導(dǎo)致檔案管理工作不能健康發(fā)展。

4、檔案管理方法方式跟不上現(xiàn)代技術(shù)

這些年隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校也不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的難度大大增加了。目前高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)人工手工操作，沒(méi)有一套規(guī)范完整的管理軟件，這樣很難應(yīng)對(duì)目前學(xué)生檔案的管理工作。在一定程度上影響了學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理工作

1、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)功能主要有學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的主要用處是對(duì)學(xué)校學(xué)生信息進(jìn)行管理。該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要考慮到合理性、可實(shí)用性、規(guī)范性、方便性等功能，該系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的日常信息有錄入、修改、查詢(xún)、添加、刪除等功能。學(xué)生管理系統(tǒng)可以對(duì)學(xué)生在校期間發(fā)成的所有情況進(jìn)行登記管理更新，能保證每個(gè)學(xué)生在校期間檔案的完整性和一致性。學(xué)生管理系統(tǒng)主要包括了學(xué)生各類(lèi)信息查詢(xún)、教務(wù)信息查詢(xún)維護(hù)等其主要功能包括1、有關(guān)在校學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息輸入，包括學(xué)生基本信息、異動(dòng)情況等；2、學(xué)生信息的查詢(xún)和修改，包括姓名、專(zhuān)業(yè)、家庭聯(lián)系方式等；3、學(xué)院管理信息的輸入、查詢(xún)、修改等；4、學(xué)生課程設(shè)置和修改；5、學(xué)生獲獎(jiǎng)和違紀(jì)情況的輸入、查詢(xún)及修改等。

2、加快建設(shè)檔案管理人員的隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理人員意識(shí)配齊專(zhuān)職檔案管理人員，要求具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，讓他們指導(dǎo)檔案管理的重要性，創(chuàng)造條件給他們?nèi)W(xué)習(xí)，以提高業(yè)務(wù)水平。這樣能更加好的運(yùn)用學(xué)生管理系統(tǒng)對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，有了這支隊(duì)伍以后面臨更加多的學(xué)生也能把檔案管理的井然有序，是學(xué)生在校期間檔案信息完整統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)。

總而言之，隨著高科技信息發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)增加。對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作要求更加高，那么學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理是起到促進(jìn)作用的，檔案存檔電子化對(duì)于學(xué)生檔案管理工作來(lái)說(shuō)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。用學(xué)生管理系統(tǒng)管理檔案不但能都很大程度上節(jié)約人力資源也能提高學(xué)生檔案資源的利用率，方便了各單位查詢(xún)存取閱覽。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)還能破除檔案的區(qū)域化限制，方便社會(huì)各個(gè)部門(mén)和用人單位提取和查看檔案，也為學(xué)生就業(yè)提供快捷方便的依據(jù)材料。所以加快用現(xiàn)代化高科技方式管理高校學(xué)生檔案工作，這對(duì)于學(xué)校學(xué)生檔案管理工作有著重要的推動(dòng)作用。

作者：秦方凌 單位：廣西科技師范學(xué)院

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