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摘要：衛生健康是重大民生工程，檔案是醫院一切工作的記錄者，也是醫院發展的引領者，建立跟中國的醫院、醫藥快速發展相匹配的檔案管理新模式顯得格外重要和緊迫。文章總結了目前醫院檔案管理普遍存在的問題及醫院檔案管理提檔升級的舉措，并以中醫院名老中醫的檔案管理為例，淺議如何利用大數據時代新技術，探索檔案管理新模式。

關鍵詞：醫院；檔案管理；名老中醫檔案

衛生健康是重大民生工程，在報告中明確提出的堅持中西醫并重的發展原則，對新時期中國的醫院和醫藥快速發展提出了深層次、全方位的要求。檔案源于工作，記錄工作，是醫院一切工作的記錄者，也是醫院發展的引領者。建立跟中國的醫院、醫藥快速發展相匹配的檔案管理新模式顯得格外重要和緊迫。

1醫院檔案管理普遍存在的問題

1.1檔案隊伍參差不齊

醫院普遍存在“重臨床、輕管理”現象，綜合檔案室一般掛靠在醫院辦公室之下，檔案管理員由即將離任的臨床醫務人員或者由辦公室人員兼任，沒有經過系統專業的檔案管理知識培訓，缺乏檔案管理工作專業知識，各職能科室兼職檔案員隊伍參差不齊，大多由新入職員工兼任，職能科室負責人對檔案管理工作也不足夠重視，導致歸檔經常出現不及時、不準確、不完整現象。

1.2檔案管理財力投入不夠

自國務院《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》后，“互聯網+”正式上升為國家戰略。衛生健康方面相繼出臺制定部分“互聯網+”醫療服務項目試行價格、“互聯網+護理服務”試點工作實施方案等“互聯網+”相關文件。在這互聯網+背景下，檔案管理工作亟需實現數字化，提高利用價值與辦公效率，加強對檔案原件的保護，而實現這一目標需要院級領導重視醫院檔案管理工作，加大財力投入，將檔案管理系統提檔升級。

1.3檔案信息安全存在隱患

文書檔案在借閱利用環節，存在丟失、損毀風險，電子檔案存在存儲數據信息的硬件發生物理損毀的風險；檔案調閱，有時會出現非法調閱情況，調閱人員未經授權調閱檔案或調閱未經授權的檔案內容，導致醫院重要檔案信息泄密的風險；互聯網+時代，檔案信息系統容易受到開放式網絡環境的影響，一旦受到網絡攻擊或計算機本身病毒破壞，引起信息系統損害，直接影響醫院檔案信息的準確性與利用價值。

1.4歷史檔案存在瀕危風險

存放的記錄歷史重要時刻的照片，經過歲月的洗禮，會出現褪色模糊的現象，光盤、錄像帶等存儲介質也會隨著時間的推移，褪色老化，造成信息讀不完整。部分歷史照片、錄像等檔案，歸檔時缺乏人物姓名、介紹等文字說明，失去了檔案保存和利用價值。由于歸檔意識淡薄、歸檔制度不完善等歷史問題，醫院檔案也存在脫節現象。

2醫院檔案管理提檔升級的舉措

2.1加強檔案管理隊伍建設

一是要搭建檔案管理組織架構。成立由醫院主要負責人為組長，各職能科室負責人為成員的檔案管理小組，成立由醫院主要負責人為組長，各職能科室兼職檔案員為成員的檔案管理網絡小組，分級管理，建章立制，明確主體責任，將檔案管理工作納入醫院績效考核體系。二是要創造檔案知識學習平臺。鼓勵檔案員積極參加省市檔案館及上級主管部門組織的各類檔案培訓，同時邀請院外檔案專家來院開展檔案管理講座，到檔案管理工作先進單位學習借鑒管理經驗，增加檔案管理人員的信息化技術培訓，拓寬視野，全方位提升檔案員業務素質。三是要擴大檔案管理人員晉升空間。檔案室并不是醫院的養老部門，綜合檔案室應該配置檔案專業人員，建立一支較年輕的檔案管理隊伍，這就相應要求醫院的檔案崗位具有一定的吸引力。在科研方面，醫院應該鼓勵并支持檔案課題的申報與立項，這不僅提升檔案員自身科研水平、提高職稱評審成功晉級機率，也為醫院檔案管理帶來科研經費，進而升級醫院檔案管理信息化設備，促進檔案管理工作良性循環。

2.2加大檔案管理財力投入

任何一項事業的發展，都離不開財政資金的投入。醫院應將檔案管理所需要的硬件軟件設施納入財政預算，將檔案室的建設納入醫院基礎設施建設項目，在互聯網+背景下，按照綜合檔案室建設標準，做到庫房、閱檔、辦公三分開，檔案庫房安裝中央空調、防光窗簾，配備除濕機、吸塵器、滅火器、溫濕度計等，密集架內定期放置防霉劑、防蟲劑，做到“八防”防護措施，配備信息化軟件系統。

2.3構建信息安全保障體系

檔案利用環節，調檔人經常會因為借閱時間短等原因不填寫檔案借閱登記，但有時由于借閱人手頭臨時有其他蘭臺縱橫緊急任務后，忘記及時歸還檔案，檔案員也由于借閱人員繁多，忘記檔案借閱者，造成檔案丟失。有些檔案經多次借閱造成檔案損毀。檔案員在調檔時，有時未審核調檔人的調檔權限，或者調出已授權檔案時，涉及到了未授權檔案內容，造成泄密。因此，檔案員與借閱者都應嚴格遵守檔案利用制度，做到每一次借閱檔案都進行簿冊登記。檔案員在調閱檔案時，應將授權內容單獨調閱或復印出來，避免泄密。檔案存儲媒介方面，首先是要實行檔案電腦專用，設立獨立的運行設備，不接入外網，保障檔案安全運行；然后是要采取多種渠道備份檔案存儲數據，使用線上與線下相結合的備份方式，防止檔案存儲數據的丟失與損壞；接著是要對檔案信息系統加密，使用用戶認證、權限分配等方式保護檔案信息安全。

2.4征集檔案彌補脫節現象

通過征集醫院歷史檔案資料，彌補醫院檔案脫節內容。檔案征集作為檔案收集的主要方式，是豐富醫院歷史檔案的重要途徑。醫院歷史檔案的征集工作需要全社會的支持，是一個全民參與的醫藥文化遺產項目。醫院可以面向全社會征集與醫院發展息息相關的老物件、老照片和老故事，不限年代、類型、大小、材質，只要有一定紀念意義、能夠見證醫院的某一珍貴時刻即可。征集方式可以采用以下四種：捐贈、出讓、代管、借用。

2.5充分利用大數據新技術

無論是以西醫為特色的醫院，還是以中醫為特色的醫院，醫院需要建立的檔案名目繁多，這是當下一個無用爭論的事實。面對大數據時代的到來，面對人們建檔立案、使用檔案的多元需求，傳統的紙質檔案管理模式已經遠遠不能時展的需要了。建立在現代信息技術的普遍運用基礎之上，把分散于不同部門、不同載體的信息資源，以數字化的形式儲存，以高度有序的檔案信息資源為重要內容的大規模、分布式數字信息系統為載體的智慧檔案室建設和使用，成了當務之急。下面，筆者以中醫院名老中醫的檔案管理為例，談談如何利用大數據時代新技術，初步探索檔案管理新模式。國家中醫藥管理局人教司副司長金二澄提出，抓實抓好中醫藥傳承工作意義重大，中醫藥傳承工作，以總結、提煉和傳承發揚名老中醫藥專家的學術思想、重要成就與技術專長為主線，凝聚幾千年來中醫藥人才培養的經驗、智慧和特征，對實現中醫藥發展這一國家戰略目標具有非常重要的意義。而做好記錄名老中醫學術經驗傳承的檔案工作對中醫藥傳承工作具有積極的意義。

2.5.1建構名老中醫網絡檔案管理系統。創立數字化名老中醫網絡檔案管理系統，從用戶注冊登錄、相關資料的錄入并保存、有關人士閱讀相關資料、數據備份等輔助功能設置等方面設計和使用。對于錄入名老中醫管理系統的數據，要精心選擇、有序錄入并保存、安全使用。一般可以從以下三個方面考慮：一是反映名老中醫醫學成果的傳記材料及個人研究成果、獲獎情況等；二是反映名老中醫活動的文章、報道及音像材料、實物等；三是名老中醫的口述歷史材料及病患們對其評價、病歷、就醫經歷等回憶性材料。三個方面分別作為一級層次模塊，在它們下面再分別設置二級層次、甚至更多層級模塊。要構建嚴格的名老中醫網絡檔案管理權限層次級機制，可以根據使用者的身份設置不一樣檔案閱讀權限，生成制度化的借閱規則。

2.5.2多種路徑搜集名老中醫進網資料。一是依托名中醫工作室。名中醫工作室配置計算機、聲像采集系統、實時記錄設備等先進信息化產品收集、存放、展示名中醫專家的論文、論著，臨床醫案、處方等原始資料。醫院綜合檔案室可以依托名中醫工作室，按年度將名中醫工作室的相關資料進行歸檔。二互聯網公開征集。三是開展口述歷史。通過采訪名中醫本人與其病患，采用筆錄、錄音、錄影等現代技術手段，記錄名中醫醫學活動。主要采訪以下四個內容：首先是受訪者的學醫與從業經歷，作為傳承人的家族、師承及社會關系情況，對受訪人的學習和工作有重要影響的人物和事件；然后是受訪者從醫的心路歷程、生活狀況及獲社會認可（含榮譽與挫折）情況、感受和體會心得；接著是受訪者的醫療典型案例介紹；最后是受訪者在院期間，醫院比較有影響力的醫生、發生的重大變革事件等，回憶醫院當年的整體建設情況。采訪完畢后，要整理訪談記錄。查證數據，對于受訪者不清晰、不正確或有爭議的講述內容，可以采取記錄者注釋和校對的方法進行注釋說明。對一些專名老詞或俗語、俚語要進行說明和注釋。

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作者:儲麗莎 單位:南京市中醫院綜合檔案室