前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和對策，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
大學(xué)生檔案是個人信息的重要載體，也是國家人事檔案的重要組成部分。大學(xué)生檔案是大學(xué)生身份信息的真實反映，記載著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、社會實踐、思想品德、獎懲情況、專長愛好等情況。它是用人單位選拔、任用、考核的重要依據(jù)。
大學(xué)生檔案對于高校畢業(yè)生來說非常重要，它反映了大學(xué)生在校期間的重要信息。大學(xué)生在校期間檔案又被稱為學(xué)籍檔案，當(dāng)他們畢業(yè)后將轉(zhuǎn)化為人事檔案。人事檔案相比于學(xué)籍檔案，涵蓋內(nèi)容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報到證等重要內(nèi)容。一般情況下，大學(xué)生畢業(yè)后，檔案將轉(zhuǎn)入畢業(yè)生就業(yè)單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機構(gòu)托管。盡管大學(xué)生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學(xué)生本人缺乏對個人檔案重要性的認(rèn)識。畢業(yè)后學(xué)校把檔案直接發(fā)到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學(xué)生本人卻從來未去這些部門報到過，導(dǎo)致這些部門無法核實信息后進行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱，導(dǎo)致檔案存放地點不明確，沒有相關(guān)手續(xù)查閱自己的檔案，更嚴(yán)重的是多年的業(yè)績、成果等有價值的資料都無法續(xù)存在個人檔案中，以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計算、退休工資等等。其次，檔案內(nèi)容不規(guī)范，無法統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)檔案材料收集不全，如畢業(yè)生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學(xué)校公章。學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復(fù)印件，形成的檔案材料沒有標(biāo)明日期，無法排序，有的缺少報到證。總之，大學(xué)生檔案內(nèi)容五花八門，各學(xué)校沒有統(tǒng)一的規(guī)范，材料類型繁多，有價值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學(xué)畢業(yè)生的個人素養(yǎng)，而在大學(xué)生檔案中，缺乏大學(xué)生道德操守以及相關(guān)創(chuàng)新能力的證明，這不僅不能全面反映大學(xué)生的素質(zhì)和水平，也影響著大學(xué)畢業(yè)生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后，管理方法陳舊。在大學(xué)生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識到先進的管理方法的重要作用，依然采用傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理方式，這就導(dǎo)致大學(xué)生檔案管理工作效率不高。隨著大學(xué)生擴招規(guī)模的越來越大，大學(xué)生檔案管理所要管理的檔案數(shù)量的增加，大學(xué)生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負(fù)責(zé)檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識，往往還會出現(xiàn)不知道哪些材料應(yīng)該歸檔、應(yīng)該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題。
二、解決問題的對策
首先，提高對檔案的重視程度。讓大學(xué)生本人認(rèn)識個人檔案的重要性，從根本上解決當(dāng)事人不重視檔案的現(xiàn)象。高校要設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專門人才管理檔案，盡量聘用具備檔案管理工作知識、熱愛檔案管理工作、保密意識強、工作勤奮、業(yè)務(wù)能力強的人員擔(dān)任。兼職檔案管理人員可以由院系的輔導(dǎo)員或?qū)W生管理工作者擔(dān)任。對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)檔案專業(yè)知識，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。其次，規(guī)范歸檔范圍。大學(xué)生檔案應(yīng)該詳細(xì)記錄學(xué)生的成長經(jīng)歷。也就是說原有的檔案歸檔范圍不能全面反映學(xué)生的全貌，不利于用人單位對學(xué)生的全面了解。新形勢下要根據(jù)大學(xué)生的學(xué)習(xí)生活實際，擴大檔案的歸檔范圍，真實、全面反映出學(xué)生的個性化特征，為學(xué)生就業(yè)和管理工作提供服務(wù)。所以，要規(guī)范檔案的歸檔范圍，如大學(xué)英語證書、計算機等級證書、職業(yè)資格證書、創(chuàng)造性發(fā)明證書、各科研成果等。最后，建立健全各項制度。逐步建立大學(xué)生檔案管理制度，并嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的工作。完善高校大學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，以適應(yīng)新時期對于高校檔案管理工作的新要求。可以進行對大學(xué)生檔案的數(shù)字化處理，將大學(xué)生檔案資料轉(zhuǎn)化成為電子數(shù)據(jù)，以便于用人單位可以更加便捷地進行大學(xué)生檔案的查詢。要進行對大學(xué)生檔案信息的動態(tài)化管理，及時對大學(xué)生檔案進行補充，保證大學(xué)生檔案可以為大學(xué)生群體和用人單位提供真實有效的信息。
作者：紀(jì)瑩 單位：梅河口市人力資源和社會保障局
