前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的中醫藥專項檔案管理思考，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

1專項檔案管理影響因素

1．1專項檔案管理意識淡薄

主要表現在申報單位的領導及項目負責人員檔案意識淡薄，沒有檔案在項目管理過程中的地位，缺少機制保障，在制定項目工作計劃、實施方案時較少提及檔案，不注重項目進行過程中原始資料的收集、整理，項目組成員對項目各環節自然形成的原始資料如方案論證、項目啟動、結題驗收等歸檔把關不嚴，對項目驗收所需檔案資料的齊全、完整和真實性帶來影響。

1．2專項檔案人員素質較低

項目管理部門或建設單位的檔案管理人員大都為臨時抽調、身兼數職、沒有經專業培訓，不懂檔案業務，影響歸檔質量。

1．3專項檔案管理規范化不強

中醫藥專項涉及子項目多，時效性強，項目執行過程中有研究、設計、數據分析等多環節，形成資料也多，如項目申報書、中醫藥項目專項資金有關文件、項目工作任務方案、任務書、建設方案、實施方案、經費下撥的文件、中期檢查報告、考核評估、驗收結題報告，驗收成果證明，成果登記，獲獎情況等，各環節的檔案資料收集不及時，歸檔文件材料簽署日期不符合要求，缺歸檔章，卷內目錄題名填寫不規范。

1．4缺乏有效的管理機制

部分項目申報單位檔案管理體制和制度不健全，沒有形成有效的管理和監督機制。有檔案管理部門的單位對項目檔案缺乏有效監督和指導，未組織專項檢查工作。專項檔案歸檔機制，無人及時接管檔案，造成專項檔案管理缺失。

1．5與項目同步管理或超前管理未能實現

在項目籌備期和項目進行過程中，由于不重視項目檔案和項目同步管理，對于項目檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識，造成檔案資料整理不及時，文件材料的復印件較多，原件較少。在檔案管理工作前期投入精力不足，項目后期才開始突擊收集、整理檔案的情況下，這種現象尤為突出。最典型的例子是很多項目都是在快結題時，集中幾天時間突擊做好檔案資料，以便應付結題驗收。

2中醫藥專項檔案管理的特點

2．1專業性

具有鮮明的中醫藥特色。例如國家科技“973”計劃專項，在中醫辨證論治療效評價方法基礎理論研究中，建立了COPD、老年性肺炎、惡性腫瘤基于病人報告及醫生報告、病癥結合的臨床評價指標體系。這三個評價體系從文獻研究到問卷調查都產生許多專業性很強的文件材料和原始數據，應根據項目特點將各環節所形成的文件材料分別進行收集、整理、歸檔，根據驗收規則，每個環節都應該有獨立、系統、完整的檔案資料。項目承擔單位對這些專業性強的文件材料應堅持“平時立卷，定期歸檔”和“隨辦隨歸”的原則，將研究過程中產生的已處理完畢的文件材料，分門別類地歸入預備立卷類目內。

2．2復雜性

有些中醫藥項目涉及未公布的關鍵技術、配方等為部或國家秘密內容，對形成的文件材料收集有著較高保密要求。例如在973計劃中的中藥藥性理論繼承與創新研究，對煎煮時間、給藥劑量、提取方法、炮制品種、配伍方式等科研人員應做好文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。

2．3連續性

完整的中醫藥項目需經過申報、審批、研究、分析、結題等階段，使許多專項檔案成為跨年度，各個項目的前后形成周期長，跨度大。例如2010年國家重點投資40億建設16個國家級中醫臨床研究基地，項目建設周期3年，各級項目參建單位應根據《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》相關要求，做到各時期檔案工作與科研、設計、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設項目，應放在針對建設項目的第一年歸檔。本年度作下年度的項目計劃、預算應放在針對的下年度歸檔。

3專項檔案科學管理的思考與建議

3．1做好專項檔案“三納入”“四同步”

“三納入”：將專項檔案工作納入專項建設計劃；將專項各類文件材料形成、積累和歸檔要求納入專項工作計劃；將專項工作各類文件材料的形成、積累、歸檔要求納入各部門和單位專項工作職責和有關人員崗位職責進行考核。“四同步”：要將專項檔案管理與業務工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步總結驗收。項目申報單位要堅持將檔案管理和項目開展同布置、同整理，做到項目建設和檔案管理同步進行，保證項目檔案的齊全、完整。同時將項目檔案納入項目結題驗收考核，對項目檔案不齊分散的項目單位，不予驗收結題或推遲驗收結題。

3．2建立健全專項檔案文件材料歸檔機制

按照國家檔案局的有關規定，及時制定或修訂專項檔案文件材料的歸檔范圍和目錄，做到應收盡收、應歸盡歸。項目和建設與參與單位可參考《國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范》等，會同主管單位負責編制相應種類的專項檔案歸檔范圍和管理辦法，進一步完善專項檔案數字化、專項檔案立卷編制操作流程、專項檔案保管期限、專項檔案管理人員崗位規范、專項檔案的開發利用等工作制度。

3．3各負其責，分級管理

要加強專項檔案的集中統一管理，創新整合專項檔案資源，實現專項檔案資源管理的新模式。探索建立專項檔案國家級—省級—建設單位三級統一的遠程管理平臺，各項目單位可以充分利用該平臺，完成對專項檔案資料的報送，對項目文件資料的形成、流轉、歸檔、移交、保管、利用等全過程管控、監督；各項目建設單位在報送檔案資料時，可按照歸檔要求向上級項目主管單位移交原件或復制件。根據專項檔案管理規定，制定項目材料歸檔分類方案，統一檔案裝具和項目檔案錄入格式等，完善檢查、考核機制，明晰項目管理部門和申報單位歸檔范圍和責任，建立和完善項目管理部門、項目建設單位歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進中醫藥項目檔案事業協調發展。

3．4發揮信息網絡支撐功能

建設數字檔案館（室）是檔案信息化的重點。（1）積極配合國家電子政務示范工程建設，開展項目文檔一體化管理模式的探索，包括項目建設人員與檔案人員管理一體化、紙質項目文件與紙質檔案管理一體化、電子文件與電子檔案管理一體化，將項目文件材料的動態管理與檔案的靜態管理相結合，從中最大限度有效地加強項目檔案的前端控制，同時更有效地通過前端過程控制保證歸檔文件的齊全、完整、系統。（2）通過對項目執行過程文檔分類，進行檔案數字化掃描，建立電子檔案目錄，形成電子文件自動導入相應專項檔案管理系統，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。同時將電子文件目錄通過專項檔案遠程管理平臺上報有關項目管理部門，形成中醫藥專項電子檔案庫，以平臺化、規范化、標準化方式，支撐全國、各省中醫藥專項執行監督管理和跨省遠程檔案查詢等業務，積極促進檔案信息資源共享，提高檢索查詢效率，方便各單位、各部門查考和利用，為專項下一階段工作提供前端指導。

3．5保障專項檔案經費投入

中醫藥專項檔案是中醫藥事業發展的歷史見證，做好項目檔案管理，關系到今后整個中醫藥專項的申報、管理、發展的有效利用。建議將專項經費的1％～2％納入專項檔案建設預算中：①加大項目建設人員培訓的投入，定期組織項目人員進行檔案培訓，探索建立項目檔案遠程教育平臺，提高專兼職檔案人員的業務素質和管理水平，同時對專項檔案工作優秀的個人和團體給予表彰和獎勵。②加大專項檔案現代化管理的投入，根據項目建設單位檔案數量、結構及管理方式，配置相應的檔案掃描儀，專項檔案管理軟件，電子檔案存儲介質等，確保檔案管理現代化與辦公自動化同步發展。

作者：唐心怡 沈紹武 陳偉 單位：湖北中醫藥大學 國家中醫藥管理局