前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的高校檔案管理創(chuàng)新研究(4篇)，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

第一篇：高校檔案管理創(chuàng)新思維

1實(shí)行檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的必要性

1.1檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)是經(jīng)濟(jì)全球化的客觀要求

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，全球都已經(jīng)進(jìn)入了經(jīng)濟(jì)時代，而我國順著潮流的發(fā)展也努力朝信息化發(fā)展，但是在發(fā)展的同時也有嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這主要表現(xiàn)在信息量的急速擴(kuò)增。而檔案管理工作作為為社會提供服務(wù)的工作，也面臨著這個嚴(yán)峻的考驗(yàn)，所以，只有加快檔案管理信息化的發(fā)展，才能解決這一類問題，從而可以發(fā)揮其自動化程度高、傳輸信息快。

1.2具有創(chuàng)新意識有利于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展除了創(chuàng)新之外還需要社會功能的改善，同時也要經(jīng)濟(jì)社會的同步發(fā)展，而這些都需要我們站在社會的角度，把握住事業(yè)發(fā)展的方向。

1.3開展在線服務(wù)的創(chuàng)新

在信息化的今天，對于傳統(tǒng)的檔案利用方式必然發(fā)生改變，因?yàn)樯鐣男畔⒒瘜τ谌藗兊膶W(xué)習(xí)、工作、生活都產(chǎn)生了一定的影響，所以對于其他方面的管理也必然產(chǎn)生影響，這種影響使得人民對于信息的時效性會比較重視，而互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展就會使人們想要通過網(wǎng)絡(luò)得到更多的信息，所以傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文字為基礎(chǔ)的檔案管理模式也逐漸被信息化科技化的管理模式所代替，而這也是時展所必須經(jīng)歷的結(jié)果。

2高校檔案管理現(xiàn)狀

由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會對于人才的需求量也在逐漸增加，而高校作為為社會輸入人才的院校，其教學(xué)也越來越受到重視。正是由于高校受到前所未有的關(guān)注，其數(shù)量也在迅速增加，相對的高校的學(xué)生與教職工也在成倍地增長，這些對于高校的檔案管理工作都起到了一定的促進(jìn)作用。高校檔案除了具有傳統(tǒng)檔案的一些特點(diǎn)之外，還具備其高校本身所具有的專業(yè)性的特色。對于普通高校而言，高校檔案管理隸屬于學(xué)校的一個服務(wù)性質(zhì)科室，是沒有決策的能力的，所以高校檔案管理的主要職責(zé)是配合學(xué)校工作，其他一些決策的事件還需其他部門決策。針對目前高校檔案管理的現(xiàn)狀，我們將其缺點(diǎn)分為三個方面：（1）資源不足和浪費(fèi)現(xiàn)象，這一方面主要是由于過于追求全面性而忽略應(yīng)用性，而這種情況會導(dǎo)致整個檔案管理工作處于被動的局面，從而對溝通也起到一定的阻礙作用，這些雖然看不起眼，但實(shí)際上對檔案文獻(xiàn)等都造成了極大的浪費(fèi)；（2）高校檔案管理評價(jià)體系相對松散，其嚴(yán)謹(jǐn)程度有待提高，并且通過對管理水平的評價(jià)就能夠判定檔案管理工作質(zhì)量。而且高校檔案管理人員都是一些年資比較深的老干部，其專業(yè)素養(yǎng)還有待提高。

3高校檔案管理的存在問題分析

3.1高校檔案管理理念比較落后，檔案呈現(xiàn)方式和管理方式相對單一

目前高校檔案管理依然保持著傳統(tǒng)的“以藏為主，重藏輕用”理念，而且對于高校檔案管理學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不是十分重視，其管理人才也缺乏專業(yè)知識。還有就是在信息化的今天，高校檔案管理的硬件設(shè)施仍然比較少，這樣就使高校檔案管理工作擁有較大的提升空間。現(xiàn)在的高校管理主要分為三類，分別包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案和電子檔案這三類，而電子檔案雖然也在高校檔案管理的計(jì)劃中，但是由于屬于發(fā)展階段，所以還停留在口號階段，并沒有進(jìn)行實(shí)際的操作。所以對于高校的檔案管理，目前主要是依靠手工進(jìn)行操作管理的，這種情況就會使得工作效率比較低，而隨著檔案資料的增多，手工管理也越來越無法滿足大量文件的查閱與管理。

3.2檔案歸檔規(guī)范性有待提升

隨著辦公自動化的日益普及，電子化、信息化成為檔案信息發(fā)展的趨勢，因而電子文件將是歸檔工作的重要組成，然而，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)并未很好地運(yùn)用于檔案管理工作之中，因此，電子文件歸檔管理無法充分發(fā)揮出其先進(jìn)的技術(shù)優(yōu)勢，仍然采用手工模式進(jìn)行資料檢索、調(diào)閱檔案，以及使用紙化閱檔方式，致使檔案歸檔能力較弱。相對而言，高校使用計(jì)算機(jī)技術(shù)較為普及，信息資源流通較快，通常采用方便快捷的網(wǎng)絡(luò)接收、發(fā)送文件，但是由于沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，多數(shù)電子文件未能及時形成檔案，未做系統(tǒng)化處理，造成資源白白流失。與紙質(zhì)文檔相比，電子文檔的收集和歸檔范圍比較廣泛，在管理上二者有著本質(zhì)的區(qū)別。由于技術(shù)方面的原因，統(tǒng)一管理電子文檔難度較大，加之標(biāo)準(zhǔn)亟待完善，因此在實(shí)踐中產(chǎn)生許多問題。

3.3檔案信息化水平有待提高

多數(shù)高校檔案信息化水平較低，亟待改革創(chuàng)新檔案工作，以提升管理水平。高校檔案管理信息化水平低的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，檔案管理系統(tǒng)未建立和完善，手工操作仍然是日常檔案管理工作的主要模式；其次，網(wǎng)絡(luò)平臺未建立，信息化水平較低，開發(fā)利用檔案的渠道不順暢；第三，采用“雙軌制”的管理模式，不僅工作量大，而且未能充分發(fā)揮出所引進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，延緩了信息化的發(fā)展。發(fā)展和實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，必須改革和創(chuàng)新管理模式，以適應(yīng)新形勢的需要。

3.4檔案管理人才結(jié)構(gòu)相對單一

當(dāng)前，在高校檔案管理工作方面，急需引進(jìn)計(jì)算機(jī)、檔案研究等專業(yè)的人才，以此來適應(yīng)信息化檔案管理的發(fā)展要求。然而，實(shí)際上高校從事檔案管理工作的人員，無論是在專業(yè)知識方面、科技化技術(shù)方面還是在科研創(chuàng)造方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，同時又因?yàn)闄n案人事制度的改革，造成檔案人員頻繁調(diào)動，甚至一些非專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任檔案管理工作，從而難以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作的要求。高校的檔案管理人員，一部分人對于檔案管理工作并不熱衷，不但缺乏專業(yè)技能，對業(yè)務(wù)不熟悉，而且對工作敷衍了事，缺少收集檔案信息的意識，整理檔案材料不夠及時，對檔案管理水平的提升造成很大影響。

4加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

4.1思想觀念意識上的創(chuàng)新

在不一樣范疇想要完成立異都需求率先在思想觀念上立異，在思想上完成了徹底的轉(zhuǎn)變才能夠真實(shí)地完成立異，檔案管理工作同樣是如此，要想推動檔案管理的立異首要就應(yīng)該做好思想觀念上的立異。要想在思想觀念認(rèn)識上完成立異，從事有關(guān)檔案管理工作的人員就要戰(zhàn)勝原有的消極思想情緒，活躍地研討檔案管理工作存在的疑問及現(xiàn)狀，盡力用新的觀念來處理工作中的疑問。首先要將檔案管理工作的質(zhì)量放在第一位，有關(guān)的從業(yè)人員要活躍地提高本身的專業(yè)本質(zhì)和技術(shù)，在檔案真實(shí)接納之前細(xì)心的查看工作，同時在承受以后要仔細(xì)且謹(jǐn)慎做好立卷、鑒定等等管理工作，此外，上級監(jiān)督部門也要對檔案工作進(jìn)行定時地查看和驗(yàn)收，切切實(shí)實(shí)地執(zhí)行好檔案的管理使命。最終，要建立檔案管理工作的時效觀念。有必要更新管理者的觀念，才能以超前的認(rèn)識、超前的節(jié)奏、超前的效勞來準(zhǔn)確及時地為使用者供給信息和檔案。

4.2在管理模式上開展創(chuàng)新型實(shí)踐

從高校行政部門的設(shè)置以及職能來看，檔案管理部門只是統(tǒng)一管理之下的一個科室，其工作人員素質(zhì)參差不齊，隨著現(xiàn)代化教學(xué)的深入發(fā)展，這些問題的弊端逐漸顯現(xiàn)，已嚴(yán)重影響到學(xué)校檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，不少高校已經(jīng)意識到問題所在，在隨后的學(xué)校機(jī)構(gòu)改革過程中，已將檔案管理部門明確為學(xué)校的直屬部門，從其他部門之中剝離出來，使得高校檔案管理部門有了更多的自主決策的權(quán)利，讓其具有了更為寬松的發(fā)展空間。檔案管理部門的主體地位一經(jīng)確立，而后應(yīng)進(jìn)一步研究和探索檔案管理的發(fā)展方向和未來趨勢。高校應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案管理的幾大主要要素，以破釜沉舟的勇氣，下定決心將創(chuàng)新檔案管理模式作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工程來抓。與此工作有關(guān)的人員，也應(yīng)于日常工作中積累經(jīng)驗(yàn)，注重學(xué)習(xí)，一旦時機(jī)來臨，實(shí)現(xiàn)由量到質(zhì)的飛躍。唯有這樣，才能探索出高校檔案管理工作的新模式。

4.3實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新

高校檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新就需要改變傳統(tǒng)的管理手段，隨著社會發(fā)展、高校招生、學(xué)生就業(yè)形勢的不斷變化，高校的教育與管理工作對于檔案的需求也會越來越大，涉及范圍也會越來越廣，所以高校檔案的服務(wù)水平就要有所提高，院校方面需要加大檔案工作的服務(wù)力度，不斷利用信息化技術(shù)開創(chuàng)檔案服務(wù)新方式，由被動的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的高效率、多元化與社會化。“90后”CEO余佳文所創(chuàng)建的“超級課程表”就是一個很好的典型案例，為同學(xué)們了解相互動向提供了一個良好的服務(wù)平臺，高校檔案管理的服務(wù)模式也可以全面借鑒“超級課程表”而進(jìn)行創(chuàng)新，如用人單位或?qū)W校通過特定的APP對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行全面搜索與了解，避免了一系列調(diào)用與審核等繁瑣流程，既省時又省力。

5總結(jié)

總而言之，在高校中，檔案管理工作有著重要的地位，要想實(shí)現(xiàn)高校全面服務(wù)，充分利用高校檔案價(jià)值，就必須做好相關(guān)的檔案管理工作。所以針對檔案管理人員也要嚴(yán)格地要求，通過培養(yǎng)其科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，結(jié)合檔案管理創(chuàng)新思維，再加上不斷創(chuàng)新的檔案服務(wù)思路、管理模式、管理手段來提升檔案管理工作的效率，為高校管理工作發(fā)展做出最大貢獻(xiàn)。

作者：郭未艾 單位：菏澤學(xué)院辦公室

第二篇：高校基層檔案管理工作淺析

一、對檔案進(jìn)行目標(biāo)化管理，建立完善的檔案管理制度

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

要建立健全的檔案利用規(guī)章制度，包括外借制度、復(fù)制制度、閱覽制度等，并制定詳細(xì)的方案、以確保檔案不丟失、不失密、不泄密、不破損。對不同層次的利用人員要根據(jù)實(shí)際情況確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。利用檔案要有詳細(xì)的借閱登記記錄程序，并指定詳細(xì)的丟失、泄密、破損賠償方案，以便責(zé)任到人、責(zé)任到事，并在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、使檔案的利用制度不斷充實(shí)和完善。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理人員是高校檔案利用制度的直接責(zé)任人，是檔案利用制度的直接執(zhí)行者，對檔案安全負(fù)有不可推卸的責(zé)任。所以提高基層檔案管理人員的素質(zhì)就變得極其重要。第一，要有較高的政治素質(zhì)，要有全心全意為人民服務(wù)的精神和較高的政治覺悟，要熱愛檔案事業(yè)和檔案管理工作。第二，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較高的專業(yè)知識，熟悉檔案法律法規(guī)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容及其重要性。第三，要有較高的文化素質(zhì)，能在日常的檔案管理工作中分析存在的問題，及時總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從中找出檔案管理工作的規(guī)律。第四，要有明銳的的觀察能力，根據(jù)利用者的具體情況，做好利用者的工作，使其遵守檔案管理規(guī)定，能及時地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

（三）建立完善的監(jiān)督措施

要善于觀察，根據(jù)不同利用者的不同目的和需求，揣摩其思想動機(jī)或利用檔案的心思，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)控。通過安裝攝像監(jiān)視器，對于為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止其涂改或者偷撕檔案；對于在查閱檔案時，在紙上劃線或者沾口水之類的利用者要及時提醒，以保持檔案的整潔、干凈。做好利用監(jiān)督，要勤宣傳檔案利用的制度和規(guī)定，多與利用者交談，掌握其利用的目的和動機(jī)，要用眼睛觀察利用者的動態(tài)，及時分析利用者的情況和利用檔案的效果，落實(shí)好利用等級制度，及時檢查利用者的案卷，在利用者離開之前，仔細(xì)翻閱被利用過的文件和案宗，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，及時在利用登記薄上備注說明。對于損毀檔案的違法行為，要立即報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時檢查處理，及時挽回?fù)p失。

（四）加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，保持與檔案工作進(jìn)程同步發(fā)展

隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，各高校應(yīng)該加強(qiáng)檔案制度的建設(shè)。根據(jù)檔案工作快速發(fā)展的特點(diǎn)，采取一系列措施，逐步完善、更新學(xué)校檔案的管理方法和程序。如重新修訂檔案規(guī)章制度，制定特色檔案管理制度，將各種規(guī)章制度匯集成冊，做到有法可依、有法必依，以保證檔案材料的系統(tǒng)性、科學(xué)性。同時，對檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使檔案管理人員能順利地適應(yīng)新的檔案管理制度，使對檔案進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控成為可能。

二、重視第一手資料的收集，確保第一手資料的完整性、真實(shí)性

（一）認(rèn)真做好收集工作

為了確保第一手資料的完整性、真實(shí)性，各個部門要認(rèn)真做好第一手資料的收集工作。部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真制定檔案收集的規(guī)章制度，積極與其他部門協(xié)調(diào)一致，起草規(guī)定統(tǒng)一的檔案格式。同時，還需要老師的積極配合，既要收集整理紙質(zhì)文檔，又要建立健全的電子文檔庫，及時檢查督促老師上交紙質(zhì)文檔與電子文檔，驗(yàn)收時要認(rèn)真檢查每個負(fù)責(zé)人的簽字情況，整理時要細(xì)心認(rèn)真，分類要科學(xué)準(zhǔn)確。根據(jù)文件類別、編號，要貼上標(biāo)簽，把電子文檔科學(xué)歸類儲存，便于查找。

（二）對檔案內(nèi)容及格式嚴(yán)格把關(guān)

基層檔案管理者，是高校各種第一手檔案資料的收集者，所以收集第一手檔案時一定要做好檔案文件的把關(guān)工作。比如，檔案原始文件的文本格式、檔案的原始記錄、原始文件以及各級部門負(fù)責(zé)人的親筆簽字、負(fù)責(zé)部門的簽章等，都要仔細(xì)檢查，嚴(yán)格驗(yàn)收，確保第一手資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、完善化。基層工作者作為第一手資料的收集者，要對所收集資料的內(nèi)容有一定的了解，對相關(guān)資料的內(nèi)容所涉及的專業(yè)知識有一定的了解，這樣才能科學(xué)、合理地對文件進(jìn)行歸類整理。基層檔案管理者要對所收集的第一手材料的數(shù)量要清楚，要確保教學(xué)文件指定人將第一手資料保質(zhì)保量地交到基層檔案管理者的手中。這就要求教學(xué)管理人員制定與文件資料相關(guān)的檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表，交接手續(xù)表，要求每個教學(xué)文件的驗(yàn)收都要有相關(guān)責(zé)任人的親筆簽名等、力求確保教學(xué)文件、教學(xué)資料的真實(shí)性、原始性、完整性。

（三）檔案管理要善于創(chuàng)新，分類要合理，信息要全面

檔案整理不是簡單的收集資料，更重要的是要科學(xué)化、合理化，要善于創(chuàng)新，不斷改進(jìn)。要將大量的第一手資料合理地規(guī)劃整理不是一件簡單的事，基層管理者要合理規(guī)劃。如試卷檔案：每個試卷袋都要寫清楚學(xué)期、課程名稱、專業(yè)、年級、班級、試卷份數(shù)，以及代課教師姓名等相關(guān)信息，試卷袋里的每份試卷都要按學(xué)生的學(xué)號排序。為了更精確地了解試卷信息，試卷袋里還要按學(xué)號排序的成績登記表、平時成績來源表、試卷分析、及標(biāo)準(zhǔn)答案等，這樣就使檔案內(nèi)容豐富、翔實(shí)。為了便于查閱，檔案袋應(yīng)該更加美觀、實(shí)用，方便快速查找。如試卷袋封皮上每一個信息，都要寫清楚，試卷袋的下方，也要將最簡單的信息條貼上標(biāo)簽，標(biāo)明課程名稱，教師姓名，以及年級、專業(yè)、班級、學(xué)期等，以便于打開陳列柜，就能一眼看到要找的試卷袋，這樣就大大提高了工作效率。陳列試卷的檔案柜，也要按學(xué)期、年級、專業(yè)，逐一分類，貼上標(biāo)簽并編號，使其既美觀，又便于查找。

（四）對珍貴的，重要的第一手資料要重點(diǎn)保存、加強(qiáng)監(jiān)督

教學(xué)科研檔案、試題庫、畢業(yè)設(shè)計(jì)檔案等要重點(diǎn)保存，加強(qiáng)監(jiān)督。對試題庫保存，既要有紙質(zhì)檔案，又要有電子文檔，而且要有嚴(yán)格的審批制度以及保密制度，確保試題庫安全，保證考試的公正。每門課的試卷內(nèi)容在考試前只有任課老師知情，其他老師一律沒有知情權(quán)。試卷檔案管理者一定要將試卷單獨(dú)保管，以免泄密。對老師交來的試卷電子文檔要按系部、專業(yè)、課程性質(zhì)、教師分類，這樣做便于查詢。試卷的電子文檔一定要進(jìn)行加密保管，不能存放在電腦硬盤上，要放在移動硬盤上，以防止黑客進(jìn)入電腦，竊取試卷信息，造成試卷泄密。成績檔案作為記錄學(xué)生成績的最原始資料，收集時一定要各種手續(xù)齊全，格式、文本要求統(tǒng)一，而且必須要有任課老師、各系部主任以及主管領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名，以確保成績檔案的真實(shí)性。成績檔案的保存必須按學(xué)期、年級、專業(yè)、班級進(jìn)行分類保管，并加上封皮，寫清每份成績單的詳細(xì)信息，并編上號，這樣做既美觀，又以便于查詢。如果任課老師改動成績單，就必須有其本人的親筆簽名，以確保成績的準(zhǔn)確無誤。成績檔案是高校基層檔案管理工作的重中之重，不僅要保存好紙質(zhì)檔案，更要保存好電子文檔。要使學(xué)生能隨時查到自己的成績，這就要借助信息化網(wǎng)絡(luò)，建立高校教務(wù)管理平臺，將學(xué)生成績輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使學(xué)生能隨時查到自己的成績。

（五）做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作，為開放檔案做好準(zhǔn)備

1.開放檔案首先對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理，提高開放檔案的質(zhì)量，使其分類科學(xué)，組卷合理，編目清楚、便于查詢。2.建立健全檔案號。為適應(yīng)開放后檢索與管理的要求，要建立完善的檔案信息查詢檢索系統(tǒng)，使查詢者能以最快的速度查到所需資料。3.編制檢索工具。如標(biāo)題、目錄、作者、來源等，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。

三、要做到紙質(zhì)文件與電子文件并存

（一）電子文件的鑒定與歸檔

隨著信息化時代的到來，電子文件的作用越來越重要。電子文件的鑒定與歸檔在現(xiàn)今檔案管理中是必不可少的一部分。只有認(rèn)真地對電子文檔進(jìn)行鑒定，才能合理地對其進(jìn)行歸檔。區(qū)分文件的價(jià)值是電子文件鑒定歸檔的核心部分，在高校檔案管理中，只有對學(xué)生、教師教學(xué)、人事、科研有利用或者參考價(jià)值的電子文檔，才有必要保存下來，用處不大，或者經(jīng)常不用的電子文檔，可以刪除。

（二）電子文件的區(qū)別真?zhèn)?/p>

區(qū)別真?zhèn)螌﹄娮游募蔫b定和歸檔起著舉足輕重的作用。真實(shí)的電子文件應(yīng)該是電子文件的原件，起著憑證的作用。為了保持電子文檔的原始性，需要?dú)w檔的電子文件還應(yīng)該區(qū)分出原件與復(fù)制件，制作文件的單位一定要將電子文件的原件歸檔，以維護(hù)電子文件的原始性，保持電子文檔的依據(jù)性和憑證性。基層檔案管理者應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形標(biāo)示與電子文件一起歸檔，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)，以維護(hù)電子文檔的權(quán)威性。電子文件的復(fù)制件，應(yīng)注明原發(fā)單位和復(fù)制人，避免與原件混淆。在電子文檔的歸檔過程中，還應(yīng)該對文件的完整性進(jìn)行鑒定，包括電子文件法律依據(jù)的完整性、法律手續(xù)的完整性、文件辦理過程的完整性和內(nèi)容的完整性等。

（三）電子文檔鑒定后的工作

首先，要根據(jù)文件歸檔時間順序編制文件順序號。其次，要確定文件的保管期限，并打印出文件移交目錄，為辦理文件的移交手續(xù)提供方便。電子文件的歸檔方式有兩種，一種是移動硬盤，一種是計(jì)算機(jī)硬盤。硬盤要分類編號并編輯詳細(xì)目錄，邏輯要清楚，分類要合理，查閱時要一目了然。電子文件在移交前應(yīng)該通知檔案接收部門做好接收工作，然后由文件管理部門向檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送歸檔文件，并將文件管理權(quán)限移交到檔案部門，同時打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)該復(fù)制到移動硬盤備存。交接雙方在辦理交接手續(xù)時，要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則，按照規(guī)定在交接目錄上簽字。

四、提高案卷質(zhì)量，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化

隨著信息化時代的到來，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化越來越重要。在搞好硬件建設(shè)的同時，提高卷宗質(zhì)量，做好文書的處理工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作的重要基礎(chǔ)。文書和檔案看似相互獨(dú)立，工作任務(wù)性質(zhì)卻各不相同，實(shí)際上兩者是在文檔工作流程中密切相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。文書處理工作能做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化就能抓住要害了。

（一）原始文件的制定是推進(jìn)高校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

檔案是由各種原始文件轉(zhuǎn)化而來的，所以原始文件是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化將直接影響檔案的質(zhì)量。因此，我們在整理檔案時必須注意檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化問題。檔案材料的紙張質(zhì)量、幅面尺寸規(guī)格、排版形式都要統(tǒng)一，要符合國家的有關(guān)規(guī)定。同時檢查檔案材料是否履行了簽字手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，文件標(biāo)題、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無日期等。

（二）高度的責(zé)任心是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題是相近材料的重復(fù)與整理檔案的無序。所以，為了實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化以及檢索利用便捷化的目標(biāo)，檔案管理人員必須有高度的責(zé)任心，強(qiáng)烈的主人翁意識，嚴(yán)格認(rèn)真地收集整理檔案，注意檔案文件的格式、編號、簽字、公章等細(xì)節(jié)上的工作，才能做到檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)際工作中，歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，根據(jù)高校檔案管理的規(guī)定，將各種材料科學(xué)合理地分類，準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，有參考價(jià)值和利用價(jià)值的，才能立卷或歸檔。未定稿的文件、重份的文件、無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時性的文件等不予立案或者歸檔。檔案管理人員要認(rèn)真甄選歸檔材料，以免造成檔案的混亂和無序。立卷歸檔要明確重點(diǎn)，合理分類，在整理歸檔時，要根據(jù)文檔的內(nèi)容、形式和作用區(qū)分文件和資料之間的差別，認(rèn)真分析，仔細(xì)篩選，以減少檔案管理中的信息重復(fù)和材料重復(fù)，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔時，一定要嚴(yán)格把關(guān)，防止不該歸檔的文件混入，更要注意應(yīng)該歸檔的文件缺失。特別是在立卷中，要把具有內(nèi)在關(guān)聯(lián)的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一卷宗文件的關(guān)聯(lián)性、完整性，使立卷歸檔后的文件，既完整又不龐雜，從而提高檔案的利用價(jià)值，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（三）提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

大量的實(shí)踐工作證明，案卷材料的收集是檔案工作中最重要的一環(huán)，檔案的完整與否直接影響和決定著檔案的價(jià)值，收集檔案的方法和檔案的裝訂是否美觀、整潔、規(guī)整，是影響和決定檔案是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)操性因素。因此，在推進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，我們一定要做好檔案的收集工作，研究切實(shí)可行的歸檔方法，做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索工作，解決好檔案的裝訂質(zhì)量問題，提高檔案的規(guī)范化管理。

作者：劉艷娟 單位：寧夏大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院

第三篇：高校車輛檔案管理現(xiàn)狀及策略

一、新形勢下做好高校車輛檔案管理的意義分析

當(dāng)前形勢下，高校公車的車輛數(shù)目已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止簡單的幾輛，車輛檔案管理不當(dāng)很容易造成車輛資源的浪費(fèi)，在駕駛員檔案管理；車輛的維修費(fèi)用、洗車費(fèi)用、養(yǎng)路費(fèi)、燃料費(fèi)用等檔案信息中弄虛作假；車輛使用中磨損嚴(yán)重并造成重大交通事故等等。建立完善的高校車輛檔案管理，不但可以對車輛的使用進(jìn)行合理的管理，而且對車輛的使用情況進(jìn)行跟蹤記錄，這對于單位車輛責(zé)任到人，費(fèi)用清晰，避免責(zé)任混亂、費(fèi)用虛假等一系列相應(yīng)問題的解決。管理人員通過車輛檔案信息及時了解每一輛車的情況，提高車輛的使用效率，減少費(fèi)用支出，實(shí)現(xiàn)高校車輛檔案管理的優(yōu)化與改良。

二、新形勢下高校車輛檔案管理現(xiàn)狀

1.高校公車數(shù)量不斷增加，管理難度加大

出于各方面的需要，加上日益發(fā)達(dá)的交通設(shè)施建設(shè)使得高校的公車數(shù)量不斷增多，已經(jīng)不僅僅局限于幾輛，而隨著公車數(shù)量的增多，管理的難度與壓力也不斷加大，在管理上既要對每輛車的信息有充分的備檔了解保證其正常開展學(xué)校各項(xiàng)工作，滿足師生需求，另一方面要嚴(yán)格杜絕“八項(xiàng)規(guī)定”的情況發(fā)生，實(shí)現(xiàn)車輛資源的合理配置與優(yōu)化，保證所有車輛得到最大限度的使用。而一旦車輛出現(xiàn)問題必須第一時間明確責(zé)任，進(jìn)行事故的處理，所以高校車輛檔案管理難度不斷加大。

2.缺乏明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，追蹤定位偏慢

面對高校不斷增加的車輛數(shù)目，積極做好每輛車的信息跟蹤與記錄十分必要。但是當(dāng)前高校的車輛檔案管理情況來看，我國高校的車輛檔案管理發(fā)展偏慢，在事故處理上帶有一定的滯后性，很難在車輛事故或問題發(fā)生之前做好防范，在問題發(fā)生后處理事故的速度與責(zé)任人的追蹤都難以滿足車輛管理需要。

3.車輛資源難以合理分配，車輛利用率低

目前高校的車輛管理上存在明顯的資源分配不均不合理的情況，因?yàn)槿狈ν晟频臋n案系統(tǒng)，難以對高校現(xiàn)有的車輛資源進(jìn)行分配與優(yōu)化，切實(shí)保證每輛車的利用率。這就導(dǎo)致我國高校雖然車輛數(shù)量比較多，但是真正能得到充分利用的卻較少，我國高校的車輛整體利用率不高。

4.車輛檔案缺乏制約與處罰，違法亂紀(jì)現(xiàn)象嚴(yán)重

違法亂紀(jì)現(xiàn)象是公車使用中的常見問題，對于高校來說也不例外。我國高校車輛檔案管理缺乏明確的獎懲制約，導(dǎo)致公車私用現(xiàn)象嚴(yán)重。除此之外，還有車輛維護(hù)費(fèi)的虛報(bào)、車輛磨損嚴(yán)重、車輛責(zé)任混亂等一系列現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了高校車輛的正常管理與使用。

三、新形勢下高校車輛檔案管理的應(yīng)對措施

1.減少不必要的公車，降低檔案管理難度

對于高校車輛檔案管理來說，降低不必要的公車，可以一定程度上降低檔案管理的難度。對于有限的公車來說，管理起來比較方便，也比較明確，對于車輛的檔案管理也更加細(xì)致，涉及到車輛的檔案管理、車輛的具體維修磨損管理、車輛的養(yǎng)護(hù)管理、車輛駕駛員管理等等，檔案管理越細(xì)致，那么公車使用就更加充分，管理更加清晰明確，管理難度大大降低。

2.制定明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，即時定位與追蹤

當(dāng)前我國高校應(yīng)該針對車輛檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀建立并完善明確的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，做到有規(guī)章制度可依可循。我國高校車輛檔案管理要具體規(guī)范到駕駛?cè)恕④囐M(fèi)報(bào)銷、車輛磨損等細(xì)小環(huán)節(jié)的要求與規(guī)范，對于任何一環(huán)出現(xiàn)問題都可以找到對應(yīng)的解決措施與評判標(biāo)準(zhǔn)，使得以前比較模糊的管理標(biāo)準(zhǔn)更加細(xì)化與具體，可以實(shí)現(xiàn)高校車輛的即時定位與追蹤。

3.借助檔案實(shí)現(xiàn)資源合理配置，提高利用率

我國高校車輛普遍利用率不高，因此如何借助高校車輛檔案管理實(shí)現(xiàn)車輛資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的選擇與分配是提高利用率的關(guān)鍵所在。要想實(shí)現(xiàn)車輛資源的優(yōu)化配置必須具有全局意識，從整體上進(jìn)行把握分析，對于目前高校的車輛使用與擁有情況有明確清晰的了解，對于存在的問題都有詳細(xì)嚴(yán)格的檔案記錄，在此基礎(chǔ)上定期對現(xiàn)有車輛進(jìn)行審核，將審核結(jié)果放入到完善的檔案管理中，只有這樣才能從源頭上提高當(dāng)前我國高校的車輛利用率，降低不必要的開支。

4.制定明確的獎懲制度，嚴(yán)厲打擊違法亂紀(jì)

我國高校車輛的檔案管理應(yīng)配合建立完善的車輛管理與使用獎懲制度，嚴(yán)格監(jiān)督每輛車的使用，對于車輛保養(yǎng)與使用得當(dāng)?shù)呢?zé)任人進(jìn)行獎勵，對于利用公車從事違法亂紀(jì)的責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，保證賞罰分明，調(diào)動高校車輛責(zé)任人的責(zé)任意識與職責(zé)意識，積極主動地做好高校車輛的管理與維護(hù)，在此環(huán)節(jié)中要嚴(yán)厲打擊嚴(yán)重的違法亂紀(jì)現(xiàn)象，特別是嚴(yán)重的公車私用、車費(fèi)虛假報(bào)銷等，必要時候追究其法律責(zé)任。賞罰分明的獎懲制度對于高校車輛檔案管理來說必不可少，兩者相輔相成，共同做好高校車輛的管理工作。

四、結(jié)束語

必須承認(rèn)的是車輛檔案的管理已成為日常事務(wù)中的一項(xiàng)重要的工作。為了更好規(guī)范高校的車輛檔案管理，更好的服務(wù)于廣大師生的情況下，了解當(dāng)前車輛檔案管理的現(xiàn)狀，對車輛的運(yùn)營、維修、事故、違章等一系列的問題提出相應(yīng)的對策具有現(xiàn)實(shí)意義。

作者：武建新 單位：東營職業(yè)學(xué)院

第四篇：信息時代高校檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)

1高校檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)因素

1.1管理制度風(fēng)險(xiǎn)

就目前而言，國內(nèi)高校在檔案管理方面仍然沒有建立一套完善的法律法規(guī)，缺少針對信息化檔案管理中的信息安全問題的法律法規(guī)，相關(guān)問題只能參考相關(guān)計(jì)算機(jī)法規(guī)。這一局面的出現(xiàn)使得高校檔案管理安全事故頻發(fā)，一些不法分子通過各種手段對高校信息資源進(jìn)行竊取與破壞。沒有相應(yīng)的法律法規(guī)約束，這種不法行為將更加猖獗，這對高校信息資源的安全而言是一項(xiàng)重大的威脅。

1.2外來風(fēng)險(xiǎn)

信息化時代，高校檔案管理多以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)，而應(yīng)用這一技術(shù)將面臨兩大方面的難題。一方面，信息資源在計(jì)算機(jī)中的安全存儲，計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)以及信息傳輸過程中不可避免地會遇到計(jì)算機(jī)病毒；計(jì)算機(jī)病毒不僅會破壞信息資源的安全性與完整性，并且一些不法分子會通過病毒來入侵檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行竊取或破壞高校檔案信息。另一方面，檔案信息的安全訪問，信息檔案在檔案管理系統(tǒng)中一般會進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理，信息資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可能出現(xiàn)內(nèi)部以及外部的非法訪問，系統(tǒng)雖設(shè)定一定的訪問權(quán)限，但都存在一定的漏洞，給檔案資源的安全性造成威脅。

1.3物理安全風(fēng)險(xiǎn)

所謂的物理安全，通常指的是與信息資源相關(guān)的設(shè)備或者系統(tǒng)不受到物理侵害。在信息時代高校檔案管理的物理安全風(fēng)險(xiǎn)是指受到不可控因素（如地震、火災(zāi)）或者人為操作失誤引起的，信息資源存儲或者傳輸?shù)冗^程中受到侵入或截獲等外界因素的破壞。

1.4管理風(fēng)險(xiǎn)

如有不法分子刻意探獲某高校信息檔案，高校自身設(shè)置的防火墻措施將土崩瓦解，相應(yīng)的防護(hù)技術(shù)并不足以適應(yīng)現(xiàn)代化信息安全防護(hù)的需求，致使高校檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)因素飆增。造成這一局面出現(xiàn)的重要原因在于高校對于檔案安全管理的不重視，檔案管理不嚴(yán)格，相關(guān)工作人員在工作中無意識泄露系統(tǒng)賬號、口令等信息，這些漏洞都是信息被竊取或破壞的突破口，給高校檔案管理造成不可估量的危害。

1.5信息安全評估風(fēng)險(xiǎn)

導(dǎo)致高校信息安全評估風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的原因主要有三個方面：其一，缺乏足夠的重視，對于引進(jìn)與培養(yǎng)安全評估技術(shù)人員關(guān)注程度偏低。其二，相關(guān)評估流程不完善，缺少一套完善的評估體系對評估流程以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定性、定量分析。其三，信息安全評估工作較為落后，跟不上檔案管理漏洞形式及內(nèi)容的變化。

2高校檔案管理安全的重要性

2.1基礎(chǔ)工作要求

信息時代的高校檔案管理工作發(fā)生了重大的變化，主要體現(xiàn)信息媒介以及相關(guān)存儲管理工作內(nèi)容，檔案利用方式也由以往的書籍查閱轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)智能檢索，并可便利地通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)資源的查詢、調(diào)用。這種方式除了給檔案資源的管理帶來方便，同時以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等工具的信息管理方式也給信息安全造成了威脅，比如高校科研內(nèi)容、教職工信息等安全受到侵犯，將影響學(xué)校的正常運(yùn)營。這就要求高校檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容除了日常的檔案保存與利用，更要注重檔案管理的安全，保證高校檔案資源的完整性、保密性以及價(jià)值性。

2.2應(yīng)對客觀威脅需要

檔案信息在管理過程中不可避免地會承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)因素，如病毒、火災(zāi)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)問題等一些外在因素的影響。因此，有必要在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前，做好預(yù)防與應(yīng)急策略，這亦是檔案管理安全的重要部分。

2.3確保檔案保管和利用的安全

高校檔案管理工作的重要內(nèi)容就是檔案信息的保管與利用，信息檔案保管是資源利用的基礎(chǔ)條件，信息資源的利用是檔案保管的最終目的。而二者的前提條件是必須要保證檔案資源的安全，缺乏有效的檔案安全保護(hù)，檔案信息的完整性、價(jià)值性等方面就談不上保障。因此，信息安全是高校檔案資源保管與利用的重要紐帶，是檔案管理工作的重中之重。

3加強(qiáng)高校檔案管理安全性措施

3.1建立高校檔案信息安全規(guī)章制度

從目前的法律章程來看，并沒有一套完整的保障高校檔案安全的章程，僅有部分大學(xué)建立了專門的檔案管理辦法，且沒有專門的安全管理規(guī)范。由此可見，建立相應(yīng)的檔案管理制度是非常必要的。具體實(shí)施辦法可以參照2002年國家檔案局的安全建設(shè)綱要，并結(jié)合高校自身的檔案管理要求，出臺適合高校自身的規(guī)章制度，以保障檔案信息系統(tǒng)的安全。

3.2做好檔案管理基礎(chǔ)工作

高校檔案管理可以從以下5個方面著手進(jìn)行：第一，設(shè)備安全。在購置硬件設(shè)備上，最好不要選用同一個廠家，防止信息的泄露。第二，設(shè)置子網(wǎng)，進(jìn)行物理隔斷。目的是為了保障檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播的安全性，同時還要定期進(jìn)行安全掃描，形成日志，確保網(wǎng)絡(luò)的安全。第三，控制上網(wǎng)的信息范圍。高校檔案涉及很多內(nèi)容，有的是個人資料，也有寄存的資料，都屬于集體財(cái)產(chǎn)，需要考慮到隱私性問題，因此在調(diào)用檔案前要征得所有者的同意。第四，劃分安全級別。不同級別的用戶所具有的權(quán)限不同，所能瀏覽的檔案等級也不同。第五，建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，如果數(shù)據(jù)庫資料被入侵，或是服務(wù)器出現(xiàn)故障，能夠及時報(bào)備，以便管理人員快速做出反應(yīng)。

3.3加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與管理

具體進(jìn)行管理和操作的對象是人，能否真正保障資料安全的重要因素也是人，只有加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，才能讓資料得到有力保障。其次，要明確崗位職責(zé)，管理人員各司其職，不能越級管理，這樣才不會發(fā)生人為泄露資料的可能。最后，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)管理，適當(dāng)為相關(guān)從業(yè)人員提供一些進(jìn)修、學(xué)習(xí)的機(jī)會，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，為檔案信息管理提供技術(shù)保障。總之，高校管理部門應(yīng)該從人才選拔、制度管理、政策、待遇等多個方面著手，綜合采取多種措施，提升高校檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)水平，充分調(diào)動起管理人員的積極性，提高管理人員的保密意識，從而保證檔案安全。

4結(jié)語

檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為了信息時代的重要內(nèi)容之一，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，安全風(fēng)險(xiǎn)因素種類的增多，這一問題的重要性將更加凸顯。應(yīng)重視檔案管理安全，并采取綜合的改善措施，切實(shí)提升高校檔案管理的安全水平，確保檔案信息資源的安全。

作者：姜曉波 單位：吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院