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一、企業(yè)檔案管理信息化的含義
信息化是在現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術的基礎之上將相關對象匯總至指定數(shù)據(jù)庫，從而為人們所用的一種技術。這種技術極大提高了各種行為的效率，充分實現(xiàn)了信息共享。企業(yè)檔案管理信息化即在企業(yè)檔案管理過程中引入信息化，改變企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式，使其由紙質(zhì)檔案、人工化管理向電子檔案、計算機輔助管理轉變。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題
1.單個企業(yè)基礎設施薄弱，整體結構不合理。
一方面，企業(yè)檔案管理信息化建設需要引入計算機設備，需要應用并發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)技術，這些都需要足夠的資金、技術的支持。而目前很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)技術水平差，設備、資金供給不足，從而阻礙企業(yè)檔案管理信息化建設的進一步完善；另一方面，受資金限制。大多數(shù)規(guī)模小、效益差的中小型企業(yè)很難在檔案管理中引入信息化，企業(yè)檔案管理信息化建設更是無從談起。而與此同時，規(guī)模大、效益好的大型企業(yè)可以實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，在充分利用資源的基礎上可以進一步擴大規(guī)模，提高效益。這種結構的不合理阻礙了企業(yè)更好的發(fā)展。
2.技術水平不足，專業(yè)人才匱乏。
一方面，企業(yè)檔案管理信息化建設中必須不斷利用并發(fā)展計算機互聯(lián)網(wǎng)技術，而目前尚未應用有效手段實現(xiàn)檔案資料的有效共享，從而出現(xiàn)電子檔案重復建設、資源浪費現(xiàn)象，使得企業(yè)電子檔案無法發(fā)揮最大的效用，共享性、服務性較差。同時，由于系統(tǒng)建設的不完善以及互聯(lián)網(wǎng)固有安全隱患使得檔案資料容易遭到入侵和供給，安全技術亦有待提高。另一方面，在企業(yè)檔案管理崗位中高素質(zhì)、高技能人才相對缺乏，導致在企業(yè)檔案管理信息化建設方面創(chuàng)新能力差、開發(fā)能力不足。
3.缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目性強。
企業(yè)檔案管理涉及企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、人事管理、項目管理等多方面的內(nèi)容，過程繁瑣復雜，信息化的引入需要企業(yè)掌握科學辦法，系統(tǒng)組織安排以實現(xiàn)與管理、行政、人事等部門的有效銜接。而目前，企業(yè)檔案管理信息化建設意識不強，系統(tǒng)性差，常脫離項目建設盲目孤立管理運行，這將嚴重影響信息化建設在企業(yè)檔案管理中本該產(chǎn)生的效果。
三、企業(yè)檔案管理信息化建設的策略分析
1.實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和網(wǎng)絡化。
相較于企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運算速度快、精確度高、存儲和邏輯能力強，所以企業(yè)檔案管理信息化建設能提高企業(yè)檔案管理水平。首先，企業(yè)要完善基礎設施，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子轉變模式，使企業(yè)檔案得到有序有效的信息化管理。其次，企業(yè)要建立企業(yè)檔案共享利用平臺。將相關企業(yè)相關資料匯總建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，更大程度上減少電子檔案的重復建設，實現(xiàn)資源共享，從而為企業(yè)發(fā)展更好的服務。
2.鼓勵創(chuàng)新，注重人才培養(yǎng)。
一方面，政府要支持信息化開發(fā)公司的發(fā)展，如通過在知識產(chǎn)權保護法中加入此方面內(nèi)容實現(xiàn)管理軟件的研發(fā)，實現(xiàn)信息在不同單位、部門的有效傳遞。同時，重視加密技術的運用，如企業(yè)根據(jù)自身需求可將機密檔案轉化成特殊符號后保存，查看資料時需先解密還原，以此放在資料泄露；另一方面，要注重人才隊伍建設。第一，學校要重視專業(yè)人才培養(yǎng)，鼓勵學生理論與實踐相結合，在掌握完善系統(tǒng)的檔案管理理論的基礎上接觸檔案分類與整理的新的發(fā)展模式。也要鼓勵學生更多學習計算機網(wǎng)絡知識，順應檔案管理信息化建設的大趨勢。第二，企業(yè)要注重人才的引進，并進行專業(yè)的培訓。積極完善人才引進機制與培訓體系，使檔案管理人員有專業(yè)的業(yè)務知識和操作能力，更好的發(fā)揮信息化在檔案管理尤其在安全保密方面的應用。第三，檔案管理人員要轉變思想觀念，適應企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。新的時代背景要求其有更強的法律意識，要了解《檔案法》、《保密法》的相關內(nèi)容，通過正當手段維護自身合法權益；要有更強的專業(yè)意識，用科學的方法收集、整理、保管、統(tǒng)計檔案資料，提高專業(yè)性水平；要有更強的信息意識，努力學習最新管理軟件和計算機知識。
3.注重企業(yè)檔案管理信息化建設的全面協(xié)調(diào)性。
一方面要完善系統(tǒng)研發(fā)者與管理人員的信息交流模式，管理軟件一般由專業(yè)公司研發(fā)，管理人員要表明需求并不斷反饋，研發(fā)人員要相應設計并及時修正；另一方面，要注重檔案管理部門與各部門之間的協(xié)調(diào)配合。檔案管理信息化建設需要不斷適應生產(chǎn)部、財務人事部等部門發(fā)展，使其更規(guī)范化、科學化，促進企業(yè)現(xiàn)代化進程。
作者；付亞南 單位：山東電力工程咨詢院有限公司
第二篇：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設作用
一、當今鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設中的基本情況及存在的問題
由于我國城鄉(xiāng)發(fā)展不均衡，全國大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)都屬于欠發(fā)達地區(qū)。隨著近幾年來城鄉(xiāng)一體化快速推進，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟也得到了快速發(fā)展，各方面都有顯著的改觀。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作也不例外。例如：檔案管理的資金有所增加；幾乎所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)都已配備了電腦等設施。雖然取得了這些不錯的成績，但是仍未達到社會發(fā)展的需求。因此，有很多問題需要解決。具體問題如下：
(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理方式比較滯后
盡管幾乎所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)都已經(jīng)配備了電腦，但是多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)仍在沿用上個世紀的檔案管理模式，與信息化管理格格不入。而且，大部分檔案為各級政府所下發(fā)的紅頭文件，對“三農(nóng)”建設具有指導作用又具有實效性的科研型的文件資料少之又少，檔案管理缺乏層級化和網(wǎng)絡化管理的體系建設，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設缺乏根基性及繼續(xù)前進的動力。
(二)檔案管理的設備不足且設施陳舊
大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所配備的計算機都是幾年前購置的，電腦配置低，無法運行復雜程序，導致電腦經(jīng)常“死機”，致使檔案管理軟件無法正常使用，也無法安裝掃描儀等高科技設備。這給檔案的信息化管理帶來極大的不便。而且，盡管有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)已經(jīng)對日常工作中的電子文件進行了分類收集與整理歸檔，但仍未建立能夠覆蓋整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
(三)缺乏專業(yè)的管理人員
使用電腦的檔案信息化建設要求有熟悉電腦的檔案管理人員來操作，然而鄉(xiāng)鎮(zhèn)原來的檔案管理人員，對傳統(tǒng)的檔案管理的理論與實踐技能比較熟悉，但大多數(shù)對電腦操作并不熟悉，因此影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設的進程。
(四)檔案信息的開發(fā)利用率偏低
由于多年來鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案多以各級政府下發(fā)的紅頭文件為主，因此經(jīng)常因保密性而不能被公之于眾，基層百姓也看不到，而基層百姓最關心的惠農(nóng)文件也呈現(xiàn)斷檔局面，致使檔案無法為基層百姓服務。另外，基層百姓居住比較分散，有些村莊離鄉(xiāng)鎮(zhèn)比較遠，而有的檔案管理人員又身兼數(shù)職，經(jīng)常需要外出，造成檔案室經(jīng)常大門緊閉，這些都造成檔案的利用率低下。
二、針對檔案信息化管理問題的應對策略
(一)更新管理觀念，樹立現(xiàn)代化管理意識
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員應該與時俱進，學習先進的信息化管理理念，樹立以人為本的工作方針，樹立大局觀念，緊緊抓住黨和政府中心工作的核心內(nèi)容，以基層百姓的需求為準繩，主動提供優(yōu)質(zhì)服務。而檔案管理部門更應該不斷更新服務觀念，學習市場經(jīng)濟的理念，創(chuàng)新服務方式，拓寬服務領域，更新服務方式。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作是一項服務于社會主義精神文明建設的工作。因此，應該順應時代的要求，將信息化建設放在重中之重的位置，最終將其納入社會信息化建設整體布局。發(fā)揮其應該發(fā)揮的作用，明確其地位。
(二)對檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設施
響應黨中央的號召，將資金用在正確的位置上。對檔案管理來說，升級電腦配置，以適應檔案管理軟件的需求，完善其他配套設施，如掃描儀等。當然，在完善設施配備的同時，也要注意避免設備的重復購置，造成不必要的浪費。
(三)積極培訓和引進相關專業(yè)人才
人才永遠是最重要的資源。沒有專業(yè)的人才，任何事業(yè)都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門來說，若人員充裕則可以通過培訓、學習等方式對原有的檔案管理人員進行培養(yǎng)，使其盡快掌握信息化專業(yè)知識。如果人員不足則可以通過政府的考錄機制，引進檔案信息化的專業(yè)人才。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設就不再會舉步維艱了。
(四)革新檔案管理制度，建立新時代的檔案信息中心
高科技產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，帶動了信息化建設的快速發(fā)展，對信息采集、保管和利用的方式也有相應的促進和改變。因此，檔案管理工作人員的工作方式也要相應的改變。檔案管理部門的管理制度也要順勢而為，順應新變化和新形勢，完善檔案管理制度，規(guī)范工作流程。同時，要為群眾著想，力求建成方便群眾查閱、方便政務公開、檔案保存方便快捷、具有地方產(chǎn)業(yè)特色的檔案信息管理中心。充分發(fā)揮網(wǎng)絡的不限地域、不限時間的巨大優(yōu)勢，實現(xiàn)專業(yè)化精準查詢，為“三農(nóng)”服務，為群眾服務。使基層群眾真正享受到信息時代的實惠。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設的重大作用與價值
(一)節(jié)約成本，綠色環(huán)保
鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的政府是我國數(shù)量最多的一級政府組織，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設無疑會減少大量紙張的使用。同時，使用電腦儲存數(shù)據(jù)資料，不僅節(jié)省了紙張，還節(jié)省了紙質(zhì)檔案的儲存柜、儲存室等費用。而紙張的節(jié)約有利于環(huán)境保護。
(二)方便快捷，服務群眾，促進經(jīng)濟發(fā)展
檔案信息化建設使群眾查詢信息更加方便快捷，使我國科技發(fā)展、信息化社會的成果得以讓廣大的人民群眾共享。網(wǎng)絡的使用使群眾查詢專業(yè)信息更快更精準，不僅節(jié)約了群眾的時間，也方便檔案管理工作人員進行管理，減輕了檔案工作人員的工作量。同時，有利于政府政務公開，實現(xiàn)公平民主。大量專業(yè)的本地特色經(jīng)濟資料的檔案也會為當?shù)亟?jīng)濟的發(fā)展，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民創(chuàng)造財富。
(三)檔案更易保存
檔案信息化建設使檔案保存在電腦中，從而避免了紙質(zhì)檔案的發(fā)潮、腐爛、易損、易臟等意外丟失。只要保證電腦數(shù)據(jù)的備份及安全，電子檔案很難再丟失。這為政府檔案管理工作提供了巨大的方便，并為研究工作人員提供了便利。
(四)有利于整體局勢的把控，方便做出正確決策
檔案信息化建設錄入電腦之后，通過網(wǎng)絡，能夠建設覆蓋整個城鄉(xiāng)的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，形成城鄉(xiāng)大數(shù)據(jù)，從而為城鄉(xiāng)發(fā)展的決策者提供最直接，最明確的第一手資料，大大減輕了科研人員調(diào)研的時間，為城鄉(xiāng)快速發(fā)展提供戰(zhàn)略支持。在經(jīng)濟發(fā)展越來越好的今天，工業(yè)化進程大大加快，高科技產(chǎn)業(yè)也正迅猛發(fā)展，信息化社會已經(jīng)到來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)雖然處于欠發(fā)達地區(qū)，但國家致力于發(fā)展城鄉(xiāng)一體化，大力縮小城鄉(xiāng)差距，這些都為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案信息化管理提供了良好的契機。而我國城市化率不高，大部分居民住在農(nóng)村鄉(xiāng)下。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設將為這龐大的人民群眾提供方便。相信在黨和政府的大力支持下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案信息化建設一定會取得不錯的成績。而完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理也會促進我國經(jīng)濟的快速發(fā)展。
作者：樊超 單位：山東省鄆城縣唐塔街道辦事處社會事務服務中心
第三篇：事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究
一、事業(yè)單位檔案信息化管理的必要性
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項專業(yè)性和機密性都非常強的工作，對于單位內(nèi)部協(xié)同合作和提高工作效率至關重要。但是隨著社會經(jīng)濟日益發(fā)展，現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案數(shù)量越來越多，要想讓檔案管理工作為單位穩(wěn)定發(fā)展提供更好地服務，必須通過檔案信息化建設來實現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作多采用紙質(zhì)檔案記錄模式，紙質(zhì)檔案容易蟲蛀、受潮，且不便于資料的查找和修改。而檔案信息化管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式可以提供更加便捷的檔案保存、查詢和修改等服務，同時降低了檔案管理人員的勞動強度和檔案管理成本，大大提高了檔案管理效率，因此事業(yè)單位深入開展檔案信息化建設十分必要。
二、當前我國事業(yè)單位檔案信息化管理工作存在的問題
1.部分單位對檔案管理工作不夠重視
當前，很多單位對檔案管理工作不夠重視，在提到檔案管理工作時只是一味地強調(diào)多引進專業(yè)人才，而在信息化改造資金上投入不足，對日常的檔案管理工作也不夠重視，這導致事業(yè)單位檔案信息化建設異常緩慢。
2.檔案管理信息化建設工作不夠深入和全面
雖然現(xiàn)在很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設，但是工作開展不夠深入。例如現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，現(xiàn)在很多事業(yè)單位的會議記錄文件和單位較早之前的一些文件都沒有做信息化存檔工作，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。
3.綜合性人才匱乏
都說人才是二十一世紀的第一生產(chǎn)力，這話一點也不假，現(xiàn)在檔案管理工作普遍缺乏既掌握全面的檔案管理技能又熟悉先進的信息化技術的綜合型人才。當前檔案行業(yè)的從業(yè)人員普遍年齡較大，他們的檔案管理專業(yè)技能毋庸置疑，但是對信息技術的掌握和了解卻普遍較差，無法承擔起檔案行業(yè)信息化建設的重任。所以我們通常會通過引進年輕人才來解決信息人才資源不足的問題，但是年輕人信息技術雖然掌握的較強，但是面對復雜、繁瑣的檔案工作他們通常缺乏耐心和責任心。
三、開展事業(yè)單位檔案信息化管理的有效措施
1.確立檔案信息化總體規(guī)劃
要想順利的開展檔案信息化建設工作就必須制定出一個科學合理地信息化建設規(guī)劃，并逐步執(zhí)行。檔案信息化建設規(guī)劃需要立足各事業(yè)單位的具體情況，包括檔案數(shù)量、檔案工作投入資金預算、檔案和信息專業(yè)人才配置、單位發(fā)展總體戰(zhàn)略等。只有從自身實際情況出發(fā)制定出一個詳細的近期規(guī)劃和長遠目標，并根據(jù)開展效果逐步調(diào)整，才能更好的實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化建設工作。
2.加強檔案信息化建設的硬件配置
加強檔案管理的硬件設施建設是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設的物質(zhì)基礎。檔案信息化建設需要配備符合現(xiàn)行規(guī)范的電腦設備、網(wǎng)關設備、硬盤存儲設備等。同時，需要根據(jù)技術發(fā)展，不斷引進其他先進的硬件設備，提高檔案存儲量和保存穩(wěn)定性，以便充分發(fā)揮信息化建設的優(yōu)勢，確保檔案工作的順利開展。
3.加強檔案管理信息化建設的管理軟件配置
任何行業(yè)的信息化建設都離不開強大的相應功能的軟件，因此事業(yè)單位的檔案信息化建設需要積極引進先進的軟件配置。首先需要引進適合單位自身情況的檔案管理軟件，小型單位的檔案管理軟件可以購買國家統(tǒng)一規(guī)范或推薦的標準檔案管理軟件，大型單位且有特殊需要的可以將檔案部門的軟件需要進行軟件開發(fā)業(yè)務外包。當然所有的檔案管理軟件必須具有穩(wěn)定性、可升級性和強大的檢索功能，以便確保檔案管理信息化的安全、高效、適時得以實現(xiàn)。其次，將檔案信息化建設與單位的整體信息化建設進行統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)網(wǎng)絡互聯(lián)和資源共享也是非常必要的。
4.制定行業(yè)標準和規(guī)范，并嚴格執(zhí)行
21世紀的肯德基、麥當勞等餐飲業(yè)巨頭之所以能夠開遍全球，正是因為他們采用了標準化、規(guī)范化的餐飲管理模式。同樣的道路，檔案信息化建設要想得到深入的發(fā)展也必須制定出行業(yè)標準和規(guī)范，然后嚴格執(zhí)行。因此，事業(yè)單位的檔案信息化管理工作需要嚴格按照國家推薦的信息化管理標準執(zhí)行，并且在實際工作中不斷完善。例如檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設，應當根據(jù)國家標準對單位文件數(shù)據(jù)結構、格式和采用保存文件形式等進行統(tǒng)一規(guī)范，另外硬件設施也應該盡可能的選用標準制式的產(chǎn)品，以便將來調(diào)出檔案時不會出現(xiàn)軟硬件沖突等問題，可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的便捷共享。當然標準化、規(guī)范化也不能不顧實際情況，還是需要結合事業(yè)單位自身的需要進行，以便達到實際操作時的便捷和高效。
5.提升檔案管理人員素質(zhì)水平
提升檔案管理人員的素質(zhì)不是一朝一夕可以完成的事情，需要逐步進行。首先需要加強外部優(yōu)秀人才的引進，信息化建設需要的專業(yè)的信息技術人才，應當加強這方面人才的引進于培養(yǎng)工作。其次需要加強在崗人員專業(yè)技能培訓，對老員工加強信息技術培訓工作，對新員工加強檔案技能培訓工作。最后，需要加強對檔案從業(yè)人員的愛崗敬業(yè)意識教育，要鼓勵他們調(diào)整心態(tài)、更新觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，加強自身潛力開發(fā)，讓檔案管理工作更好地服務于單位發(fā)展。
四、結束語
信息化是時展的產(chǎn)物，檔案信息化建設也是社會發(fā)展的必然要求，因此，我們需要緊跟時代步伐，不斷完善自身素質(zhì)，提升檔案管理水平，從事業(yè)單位的實際情況出發(fā)，探索出一條適合本單位的檔案信息化建設之路，使之更好地服務于單位需求和社會主義建設。
作者：王玉香 單位：通遼市產(chǎn)品質(zhì)量計量檢測所
第四篇：信息化醫(yī)院檔案管理
1信息化醫(yī)院檔案管理的作用與意義
1.1信息化醫(yī)院檔案管理便于醫(yī)療措施的高效進行
現(xiàn)代醫(yī)療需要現(xiàn)代化檢測設備的檢測結果為參考，醫(yī)院中患者多，疾病種類更多。醫(yī)生無法做到伴隨每個患者進行檢查環(huán)節(jié)。第一手檢測結果的及時傳送，對于醫(yī)生及時準確的做出判斷起到了幫助作用。因此，信息化檔案管理中，信息化病患信息可以讓檢測結果實時傳送到醫(yī)生手中。在出現(xiàn)特殊情況時，醫(yī)生不在的情況下，病患出現(xiàn)問題。其它醫(yī)生也可以調(diào)閱病患的信息檔案，了解病情，采取急救。使得醫(yī)療的準確性和效率性都得到了大幅度的提高。
1.2信息化醫(yī)患檔案管理可以完整保存信息，解決醫(yī)患矛盾
醫(yī)患糾紛不斷增多。造成了不良的社會影響。究其原因。有部分醫(yī)生漠視醫(yī)德，收受紅包，工作責任心不強為患者帶來痛苦的原因。也有一些“病鬧”“、病托”，為了牟取利益，糾纏醫(yī)生醫(yī)院，所要賠償。但這些都不是主要因素。真正的主要因素，應該是醫(yī)生與患者之間沒有及時的溝通，造成的相互之間的不理解。當出現(xiàn)糾紛時候，利用信息化電子檔案，完整的呈現(xiàn)病患狀態(tài)，以及進行的醫(yī)療措施。通過研判措施是否合理，來進行是否存在誤診和錯誤治療。可以順利的解決問題，避免糾紛和誤解。
1.3信息化醫(yī)療檔案管理是實現(xiàn)科學化管理的重要環(huán)節(jié)
醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)信息化是實現(xiàn)科學管理，提升醫(yī)院整體建設水平的有效途徑。為提高各級醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，建設數(shù)字化醫(yī)院、現(xiàn)代化醫(yī)院已經(jīng)形成共識，而這一目標的實現(xiàn)不僅僅包含醫(yī)療設備先進程度的提高，高精尖醫(yī)護人員的培養(yǎng)和引進，還應該包括管理手段、運行管理模式的有效保證。以手工存取、人工查詢、人員傳送為主的傳統(tǒng)檔案管理方式耗時低效，無法達到隨時查詢、網(wǎng)絡傳遞、資源共享等現(xiàn)代需求。解決的辦法，只能是更新管理意識，改善管理手段，改進管理方法，通過信息化管理滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要。
2信息化醫(yī)院檔案管理具體研究
2.1打造優(yōu)勢軟硬件環(huán)境
現(xiàn)在很多醫(yī)院已經(jīng)初步的實現(xiàn)了檔案的信息化管理。但是只停留在電腦存儲管理方面。要實現(xiàn)真正意義的信息化管理，要夯實基礎，從硬件建設做起。要實現(xiàn)全院的互聯(lián)網(wǎng)絡和局域網(wǎng)絡暢通，配備路由器、服務器、高性能計算機終端設備、打印接等基本已經(jīng)設備。更進一步的應該打造信息化服務平臺。從軟硬件系統(tǒng)上實現(xiàn)信息化的管理。讓檔案信息查詢更加便捷，讓各個部門的交叉信息能夠產(chǎn)生有機的關聯(lián)。比如人事評審部門，在需要的時候可以自主登錄平臺，去查閱評審人員的工作表現(xiàn)和研究成果等信息，但是不能進行更改權限。比如對符合某幾項條件的特殊人才，進行檔案多條件檢索，迅速查出符合條件額工作人員，不必在長時間的推查。
2.2提升檔案管理人員的工作技能與工作素質(zhì)
增強對檔案管理員責任意識和信息操作能力的培養(yǎng)。很多醫(yī)院的檔案管理人員年齡老化，人員素質(zhì)參差不齊，現(xiàn)代技術手段應用能力不高，甚至很多人身兼多職，往往出現(xiàn)沒能力鉆研業(yè)務，沒心思鉆研業(yè)務的尷尬局面，一定程度上妨礙了檔案管理信息化的進程。改變這種狀況，首先要通過人事改革改變?nèi)藛T結構，通過崗位培訓提高人員素質(zhì)，通過提高待遇鼓勵在崗優(yōu)秀人員安心工作。其次，要制定檔案管理信息化建設的中期規(guī)劃和短期目標，其中要對人才吸引、檔案管理專業(yè)型人才培養(yǎng)做明確規(guī)定并嚴格執(zhí)行。第三，鼓勵領導和管理人員積極鉆研業(yè)務，掌握現(xiàn)代化信息手段管理的實質(zhì)和內(nèi)涵，在規(guī)范化、制度化、程序化、科學化、現(xiàn)代化管理的基礎上，不斷提高創(chuàng)新能力，努力在檔案管理信息化上實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
2.3強化信息化醫(yī)院檔案管理重要性的宣傳
強化以標準化管理促進檔案管理信息化建設步伐。檔案管理的信息化，硬件、軟件和人是基礎，科學規(guī)范的管理方式是保障。只有實行統(tǒng)一標準，才能在歸檔和檢索、傳輸和其他管理等各個環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，這樣才能在保證完整性、真實性、時效性基礎上，實現(xiàn)資源共享，使檔案為醫(yī)院各項工作，特別是為醫(yī)療、教學、科研服務。這一標準的實現(xiàn)，需要加大宣傳，達成共識，同時要由專門部分負責系統(tǒng)設計、組織實施，以使各項具體工作在一個標準要求下有序進行。
作者：周軒池 單位：黑龍江省佳木斯市婦幼保健院
第五篇：信社會保障檔案管理信息化建設
一、提高工作人員的思想素質(zhì)，強化組織領導
人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作的信息化建設，應在基于維護勞動者合法權益的基礎上提高與加強創(chuàng)新社會的管理，將其作為“十二五”的基礎戰(zhàn)略性工作，精心組織并實施，將工作責任明確規(guī)劃，并且科學的規(guī)劃建設相關工作。
二、檢查人員隊伍建設的強化
將人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理以及行政區(qū)劃為依托，對人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理網(wǎng)格建設進行完善，進行科學規(guī)劃，市區(qū)進行分級規(guī)劃，每級分配至少兩名監(jiān)察員，明確落實任務。
三、提高制度化與信息化的服務水平
將網(wǎng)格巡查、人力資源與社會保障監(jiān)察檔案協(xié)管員管理以及容忍單位信息拆機等制度進行完善，科學建設兩網(wǎng)化建設，并進行規(guī)范規(guī)劃。為人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理信息化建設打下堅實基礎。完善信息系統(tǒng)建設，監(jiān)察工作做到網(wǎng)絡化，統(tǒng)一受理舉報投訴，跟蹤監(jiān)控全市檔案，建設用人單位勞動保障守法誠信檔案并實施分類監(jiān)管，大力宣傳勞動保障執(zhí)法工作。
四、強化工作要求，提出創(chuàng)新目標
對于人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作，要做到有計劃，有戰(zhàn)略部署，不僅要對其創(chuàng)意計劃進行有效設定，并且要采取一系列有效措施，不斷深入，不斷加強推進人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作的順利進行，人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理平臺負責對投訴信息進行統(tǒng)一受理，并將其分配，避免了重復監(jiān)察，提高了工作效率。對于監(jiān)察案件與協(xié)管案件來講，要對其進行實時監(jiān)控、全程管理、動態(tài)監(jiān)控。如果遇到特殊事件或意外事件后，需要通過GPS系統(tǒng)以及攝像監(jiān)控系統(tǒng)對其進行監(jiān)察。提高處理能力，并且可以根據(jù)不同的情況進行實時指揮。并且在與社會保障監(jiān)察檔案管理工作中，在用人單位中，也要根據(jù)勞動保障手法誠信記錄分類監(jiān)管，將有過多次違法亂紀的人進行重點監(jiān)察。
五、健全突發(fā)事件處理機制
人力資源與社會保障權益問題時常會引發(fā)出一些突發(fā)事件，為了可以更加及時且妥善的處理這些問題，需要再人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作中不斷的完善以及健全突發(fā)事件處理機制，在工作中不斷摸索，盡量可以使突發(fā)事件在最短的時間內(nèi)得到處理，并且將信息處理及時反饋到相關部門，在工作中不斷的完善機制，穩(wěn)抓穩(wěn)打?qū)⒐ぷ饕徊讲酵七M。在人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作中，要推行365天24小時全天監(jiān)察并受理舉報，對于拖欠工資等現(xiàn)象第一時間進行處理并反饋。
六、做好預防、預測、預警，做好分類監(jiān)管工作
隨著社會時代的發(fā)展，經(jīng)濟形勢的多變，人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作中出現(xiàn)的問題也越來越復雜，所以對于人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作來說，不斷的完善機制尤為重要，網(wǎng)絡化監(jiān)察要進一步優(yōu)化，建設優(yōu)化預測機制，這樣可以加大預防力度，監(jiān)督是避免問題發(fā)生的最有效辦法，所以在監(jiān)察預測環(huán)節(jié)上，進行大力優(yōu)化，加強主動預防力度，將勞動者的權益擺在首位，認真落實工作。
七、信息化時代人力資源和社會保障
監(jiān)察檔案管理信息化的思考信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察信息化與檔案管理信息化是一個有機整體，相輔相成，二者缺一不可，前者對后者有一定的促進作用，后者保證了前者的健康發(fā)展，首先，要對勞動保障監(jiān)察的舉報與投訴進行統(tǒng)一受理，并及時處理，做好網(wǎng)絡化監(jiān)察工作，對全市案件進行實時監(jiān)察，將用人單位的誠信守法檔案進行分類，并且做好統(tǒng)計工作、要有預見性，對全市的人力資源以及社會保障情況作出預測工作，加大宣傳力度，強化工作要求，不斷完善與創(chuàng)新人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作，切合實際，符合人民群眾利益，對工作有計劃，有措施。其次，依托網(wǎng)絡化進行人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作，通過人力資源以及社會保障監(jiān)察管理系統(tǒng)，推動網(wǎng)絡化監(jiān)察工作。第三要將人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作信息化，建立檔案管理的信息化平臺，實現(xiàn)舉報的統(tǒng)一受理，集中分配，重點監(jiān)察人員做好信息記錄。最后，要健全突發(fā)事件的處理機制，不斷提升監(jiān)察管理平臺的功能，提升人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作水平。要想將人力資源和社會保障監(jiān)察檔案數(shù)字化徹底貫徹下去，首先需要進一步的提高制度化與信息化服務水平，建立健全人力資源和社會保障監(jiān)察協(xié)管員管理；其次還要進一步強化工作要求，提出以人力資源和社會保障監(jiān)察為中心的目標；還要提高思想認識，加強組織領導，明確工作責任，精心組織實施；接下來是要加強價差執(zhí)法人員隊伍的建設，每一個管理級別應配備不低于2人的監(jiān)察員，并落實監(jiān)察監(jiān)管監(jiān)督；加強主動監(jiān)管，做好預防、預警、預測，以及分類監(jiān)管工作也是必不可少的。只有這樣才可以實現(xiàn)人力資源和社會保障監(jiān)察檔案數(shù)字化，才可以將這一新的制度管理體系很好的開展下去。人力資源和社會保障監(jiān)察檔案數(shù)字化是一項非常復雜的、龐大的系統(tǒng)工程，同時也是一項長期的、異常艱巨的任務。做好人力資源和社會保障監(jiān)察檔案數(shù)字化對于加強人力資源和社會保障監(jiān)察工作的進行有著重要的作用與意義。數(shù)字化管理將大大提高信息的管理秩序，提高工作效率，在目前數(shù)字大時代背景下，這種順應時代潮流的方式會促進社會的進一步發(fā)展，檔案管理的未來將是美好充滿希望的。
八、結語
人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作關乎民生，但是限于我國人口基數(shù)大，案件多且復雜，所以人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理信息化的建設尤為重要，要做好人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理信息化建設，需要一個簡單且功能強大的人力資源與社會保障監(jiān)察信息平臺，只有不斷的優(yōu)化平臺，提高工作水平，增強工作意識，加大工作強度才能將人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作做好，為人力資源與社會保障監(jiān)察管理信息系統(tǒng)，打下網(wǎng)絡化監(jiān)察的堅實基礎。
作者：劉偉東 單位：吉林省四平市人力資源和社會保障監(jiān)察支隊
第六篇：信息技術檔案管理應用
一、傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題
（一）管理意識薄弱。
領導對檔案管理重視不夠，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性。各部門文書人員檔案意識淡薄，對檔案工作的配合不夠，經(jīng)常會出現(xiàn)收集工作不及時、收集范圍不明確、辦理程序不規(guī)范等情況，制約了檔案管理水平的提高。
（二）工作效率低下。
傳統(tǒng)的檔案管理是采取純?nèi)斯し绞焦芾砦募n案，先進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。檔案編目流程多，整理時間長，影響了檔案管理效率。
（三）安全性差。
多數(shù)基層企事業(yè)單位檔案硬件設施建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，達不到整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理要求。各類人員可以隨意進入檔案室查找和借閱檔案，沒有及時履行手續(xù)，時間一長檔案資料就不知去向。這些都對檔案的安全造成嚴重威脅。
（四）存貯要求高。
傳統(tǒng)檔案中多數(shù)是紙質(zhì)檔案，紙張易受溫度、濕度、強光、酸和氧化劑等環(huán)境影響，其中的植物纖維會產(chǎn)生氧化和水解反應，影響到紙張的強度和耐久性，紙張還會受到霉菌和害蟲的侵害，因此檔案庫應做好防光防熱防潮防蟲害的措施。
（五）過期檔案清理不及時。
檔案保管有效期限有長期、定期兩種，傳統(tǒng)檔案管理中，由于盤點工作困難，工作人員對檔案的儲存時間信息掌握不準確，致使失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理，給管理工作帶來額外負擔。
二、檔案管理信息化的特點
檔案信息化就是在檔案管理活動中利用現(xiàn)代信息技術對檔案信息資料進行不同層面的加工、收集和篩選，為人們的使用提供方便的過程。其特點主要表現(xiàn)在以下兩個方面：
（一）管理快捷。
電子檔案形成后，管理人員可隨時對數(shù)據(jù)信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調(diào)閱、歸還等情況進行登記與統(tǒng)計。相對于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。
（二）利用效率提高。
電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設置數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同檔案的開放權限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網(wǎng)絡就能進行相關的查詢。檔案資料的紙質(zhì)文本借閱轉變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，不受時間和距離的限制，實現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。
（三）一次投入多次產(chǎn)出。
電子信息成果可無成本多份拷貝，節(jié)約了經(jīng)費。
三、信息技術在檔案管理中的應用
（一）檔案信息化基本環(huán)節(jié)。
1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。2.歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統(tǒng)中。3.查詢應用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現(xiàn)信息化的最終目的。
（二）多媒體技術。
多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發(fā)利用。1.實現(xiàn)全文檢索，提高了查詢準確率。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索是基于關鍵詞的檢索方式，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數(shù)據(jù)庫，查找方便、準確、全面。2.利于對音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設備，獲取信息十分煩瑣。多媒體技術的應用，使用戶在計算機上可以聽、看音頻、視頻資料，進行基于內(nèi)容的媒體信息檢索，解決了長期困擾音像檔案管理的難題。3.利于對檔案信息的編研和出版發(fā)行。利用多媒體技術進行一個專題的編研，短時間內(nèi)就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網(wǎng)絡、光盤、移動硬盤、U盤等工具快速發(fā)行，工作效率顯著提高。4.提高了檔案利用率。公眾對檔案信息的認知和需求與日俱增，多媒體技術實現(xiàn)了檔案信息資源共享，用戶不再受時間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。目前，多媒體的運用改變了舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生了根本性變化。
（三）信息存貯技術。
現(xiàn)代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。磁存儲具有頻帶寬廣（可存儲從直流到2兆赫以上的信號）信息能長久保持在磁帶中等優(yōu)點。磁存儲技術為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻信息機構建立較大的數(shù)據(jù)庫提供了物質(zhì)基礎，為建立分布式微機信息網(wǎng)絡創(chuàng)造了條件。縮微存儲是采用縮微攝影機將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存。縮微存儲具有信息存儲量大、存儲密度高，體積小、重量輕，價格便宜、成本低，保存期長，忠實于原件不易出差錯等優(yōu)點。利用縮微技術儲存信息，可以將非統(tǒng)一規(guī)格的原始文件規(guī)范化、標準化，便于計算機檢索。光盤是用激光束在光記錄介質(zhì)上寫入與讀出信息的高密度數(shù)據(jù)存儲載體。光盤存儲的主要特點：一是記錄密度高、容量大。二是應用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體。三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術建立多功能、多形式的數(shù)據(jù)庫，并有利于促進聯(lián)機檢索的發(fā)展，可以建立分布式的原文提供系統(tǒng)，節(jié)省通信費用，具有較好的經(jīng)濟效益。
（四）條碼技術。
條形碼技術是實現(xiàn)計算機管理和電子數(shù)據(jù)交換不可少的前端采集技術，用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質(zhì)量和速度，減輕了勞動強度。
（五）漢字識別技術。
漢字識別技術（簡稱OCR）是通過掃描儀或數(shù)碼相機等光學輸入設備獲取紙張上的文字圖片信息，利用相關軟件分析文字形態(tài)特征，判斷出漢字的標準編碼，并按通用格式存儲在文本文件中。OCR實現(xiàn)了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入方式，另一方面把紙質(zhì)檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數(shù)據(jù)管理技術提供了豐富的數(shù)據(jù)源。在檔案管理中OCR技術主要有以下幾種應用方式：一是用戶查詢到所需要的紙質(zhì)檔案對相關內(nèi)容進行掃描、識別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過程中的重復工作的同時方便用戶，減輕檔案人員負擔，節(jié)省了建庫所需的經(jīng)費開支。二是輸入檔案目錄。三是掃描、保存圖像并提供利用，只針對指定的圖像內(nèi)容進行漢字識別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護漢字識別后生成的文本數(shù)據(jù)。四是建立文本數(shù)據(jù)庫。為全文檢索提供數(shù)據(jù)的同時，節(jié)省存儲空間和成本。此外還有輸入目錄并保存圖像、輸入目錄并建立文本數(shù)據(jù)庫、保存圖像并建立文本件數(shù)據(jù)、輸入目錄、保存圖像并建立文本數(shù)據(jù)庫等應用。隨著漢字識別技術水平的提高，可能還會產(chǎn)生新的應用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經(jīng)費能力、辦公自動化水平、檔案現(xiàn)代化建設發(fā)展規(guī)劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實際，切實提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。
四、結束語
現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，為檔案管理工作提供了新的歷史機遇。信息技術的應用，從總體上提升了資源利用率，降低了檔案材料查詢的時間，提升了檔案管理的工作效率。因此，我們應當高度重視檔案管理信息化工作，采取強有力的措施，推動檔案信息化的落實，服務人民，服務社會。
作者：莊虔前 單位：吉林省臨江市文化廣播電視新聞出版局
第七篇：信息公開檔案管理工作研究
1政府信息公開對檔案管理工作的影響
政府信息與檔案信息相互銜接交織，與其他類重要信息資源一起，共同組成社會信息資源系統(tǒng)。檔案信息公開化是通過對檔案信息資源進行整合，并通過統(tǒng)一的檔案信息平臺使得檔案信息公開化，進而使用戶迅速方便地利用檔案信息資源的一種方法。檔案信息公開化是檔案信息資源利用最大化的一種理想狀態(tài)，是政府信息公開進程的必然要求，也是檔案事業(yè)適應社會發(fā)展要求的必然趨勢。現(xiàn)今階段下，我國政府信息公開化進程正不斷深入，因此對促進檔案信息公開化提出了更高的要求。應準確把握檔案信息公開與政府信息公開之間的契合點，在信息公開和信息服務方面，應注重借鑒和學習圖書情報領域的相關探索模式和服務經(jīng)驗，緊緊抓住當今機遇，積極實現(xiàn)檔案信息公開，努力提高檔案管理的工作水平。
2檔案信息公開工作現(xiàn)狀
文件生命周期理論認為，文件具有雙重價值:第一價值，包括行政管理價值、法律價值、財務價值和科研價值;第二價值，包括其他機關和個人利用者的從屬價值，如證據(jù)價值和情報價值。文件向檔案的轉化，就是文件最終實現(xiàn)第一價值向第二價值的轉化。所以，檔案多不具有現(xiàn)行價值，而更多體現(xiàn)為歷史性的價值和文化性的價值。由此可知，政府信息的最終命運是檔案，在從政府信息到檔案的轉化過程中，需要經(jīng)過歸檔、確定密級、保管期限、從業(yè)務部門移交機關檔案室、移交檔案館的過程。而政府信息公開的過程，從很大程度上來講也就是檔案信息公開的過程。我國的檔案信息公開工作仍處于改革進程當中，因此如何更好地利用現(xiàn)有資源，為社會提供有效信息，進一步體現(xiàn)檔案管理工作的價值，是所有檔案工作者應思考的問題，從現(xiàn)階段來看，檔案信息公開工作存在以下特點:
第一，檔案信息服務工作發(fā)展尚不完善。
首先，檔案資源利用率低，許多檔案機構目前服務對象僅局限在黨政領導和機關公務員，對專家、學者、社會公眾提供服務的比例較小;其次，檔案管理服務滯后，服務手段仍處于傳統(tǒng)、煩瑣的手工操作層面，基本處于被動式服務階段;最后，館藏資源信息覆蓋面不足。目前檔案館接收的多是黨政機關、人民團體的文書檔案，范圍較窄，門類單一，且以紙質(zhì)檔案為主，對電子及多媒體等其他載體形式檔案的收集較少，在一定程度上限制了社會大眾的使用范圍。
第二，檔案信息時效性不強。
這在一定程度上影響了檔案信息公開工作的開展。根據(jù)我國《檔案法》相關規(guī)定，立檔單位保存十年左右的永久、長期檔案才向政府檔案部門移交。但從需求情況看，社會和群眾利用較多的同樣也是形成時間在十年以內(nèi)的檔案，這就使檔案館的信息工作經(jīng)常處于期限錯配的狀態(tài)，無法滿足檔案信息收集者的需求。
第三，檔案管理制度的分段管理機制對信息公開的制約。
在機關文件向檔案館轉移的過程中，在先行檔案管理體制下，存在機關檔案室這樣一個銜接環(huán)節(jié)。總的來說，文件首先由機關內(nèi)部業(yè)務部門產(chǎn)生，經(jīng)過整理立卷后，向機關內(nèi)部的檔案機構歸檔。機關內(nèi)部的檔案機構保存了相當大的一部分最具利用價值的由現(xiàn)行文件形成的檔案，而且保存的時間長，對于檔案的是否公開具有相當大的決定權。這對檔案信息公開工作的進展形成一種制約。
3政府信息公開下的檔案管理工作建議
首先，全面開展檔案信息公開化工作。在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務平臺。檔案館內(nèi)部建立局域網(wǎng)，檔案部門通過在此基礎上建立檔案網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務。與此同時，檔案館應以政府檔案部門的目錄中心為中心，將各單位暫未進館檔案的目錄集中整理到檔案館的目錄中心，據(jù)此建立檔案目錄信息咨詢平臺，提供檔案資源共享。需求者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關目錄資料后到文件所在單位查閱即可。一方面能拓展檔案館的服務范圍;另一方面也提高了服務的能力和效率。
其次，轉變服務理念，優(yōu)化服務方式。
政府信息公開意味著公眾可以獲取原本大量優(yōu)質(zhì)的信息資源，檔案館應在原有檔案開放利用的基礎上建立起現(xiàn)行文件服務中心，作為政府信息查閱的指定場所，為人們獲取政府信息提供方便。由于政府信息和檔案之間的密切關系，將為國家節(jié)省大量的資源，特別在公眾無法分辨其屬于政府信息還是檔案信息的情況下，方便利用者結合查閱檔案，獲取比較系統(tǒng)的信息，對于切實保障公民的知情權具有重要的現(xiàn)實意義，在實際工作中受到公眾的好評，取得了良好的社會效果。
最后，拓寬檔案信息公開宣傳渠道。
如果檔案館里的豐富資源沒有被妥善利用，將造成巨大的資源浪費。因此亟須拓寬檔案信息公開的宣傳渠道:一是宣傳檔案館的功能、館藏資源等;二是宣傳檔案的使用方法，提高大眾的檔案意識等;三是提高大眾對檔案信息查找的客戶體驗。這不但能夠提高檔案館的社會影響，而且能夠提高大眾的檔案使用意識，進一步提升檔案管理工作的效率。
作者：崔國俠 單位：吉林煤礦安全監(jiān)察局
第八篇：信息時代企業(yè)檔案管理工作
1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式
近年來，隨著信息化的發(fā)展，加快了上市公司發(fā)展的步伐，部門業(yè)務增多，內(nèi)部審核管理加強以致于檔案數(shù)量也越來越多。按照規(guī)定，上市公司應完好的保存財務、審計等文件。以規(guī)避企業(yè)在法律上的風險。所以，企業(yè)檔案管理水平成為了衡量企業(yè)標準化管理水平的重要標志，企業(yè)想適應信息時代的發(fā)展就必須要加強檔案管理、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式。企業(yè)檔案管理職能的轉變使得企業(yè)檔案職業(yè)也進行了更新。檔案人員需要形成一個新的關于檔案利用與服務的概念，充分利用檔案中記載的知識為企業(yè)管理服務。為適應檔案信息管理的要求，結合SOX法案中內(nèi)部控制與審計的要求，企業(yè)內(nèi)部需要制定、修改以及完善一套以檔案工作為核心的規(guī)章制度及流程。提前介入信息的前端，從源頭上梳理流程，根據(jù)公司的職能分工，崗位的要求等，確定檔案管理方法的類別及管理要求來加強檔案原始數(shù)據(jù)文件的完整性，提高檔案管理的科學水平，準確、安全，全面推進企業(yè)檔案標準化工作。企業(yè)檔案信息管理需加強檔案信息化，建設一個全新的檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)是一個負責收集，，管理和利用檔案信息的平臺，完整準確地為公司提供信息技術服務。檔案信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)檔案一體化，各類電子文件及時歸檔，與其他的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，對企業(yè)檔案中的業(yè)務流程進行管理，保障信息的齊全。
2提高企業(yè)檔案服務意識
企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資源的基礎，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的思想、理念、行為規(guī)范和企業(yè)精神的綜合。提高檔案信息化管理意識就必須直面檔案管理意識薄弱的問題，通過培訓、加大宣傳、學習法律法規(guī)等方面來提升企業(yè)管理者對檔案信息化管理重要性的認識，不斷強化他們的檔案管理意識，讓他們重視檔案工作，明白檔案信息化的意義，只有這樣，企業(yè)檔案才能沖破種種局限，真正做到檔案利用。檔案管理人員要學習新的檔案理念，通過培訓等方式提高對檔案工作的認識，學會如何保證企業(yè)檔案信息的安全。企業(yè)檔案工作者要熟讀保密職責，嚴格保守企業(yè)秘密。信息化建設步伐加大以后，企業(yè)檔案信息化會形成各種各樣的電子文檔，檔案工作人員要把握好利用與保密之間的關系。為了確保檔案信息的安全，可以針對不同級別的用戶分別授予不同的訪問限制，并建立相應的監(jiān)督機制，確保實施，這也是保證檔案信息安全的有力措施。存儲在企業(yè)檔案信息中的內(nèi)容廣泛，信息種類多樣化，但是在很多企業(yè)中，檔案的價值發(fā)揮卻極其有限，因為檔案信息只能被檔案管理人員所查看，而不能被充分利用。企業(yè)檔案人員應主動為企業(yè)部門服務，采取各種方法技術，將靜態(tài)的信息利用起來，將死檔案轉化為活檔案，通過檔案信息知識的利用為企業(yè)節(jié)省成本從而創(chuàng)造效益。企業(yè)檔案利用服務需具有針對性，即針對不同的企業(yè)人員的需要，采取不同的服務方式。現(xiàn)代企業(yè)需要的是全面的信息，簡單的文件信息的使用已經(jīng)不能滿足企業(yè)的信息需求了。將企業(yè)檔案利用起來就是企業(yè)信息服務的一部分，可以通過多元化的服務等方式向用戶提供信息。多元化服務是有針對性的，是服務需求的補充，是由企業(yè)檔案的特點和企業(yè)檔案信息需求來決定的。企業(yè)檔案門類眾多，載體復雜，各類檔案利用價值均不相同，企業(yè)應該利用檔案部門，讓業(yè)務流程中的各個工作環(huán)節(jié)都盡可能的利用企業(yè)檔案，提升工作效率。這是信息時代對企業(yè)檔案利用服務提出的新的要求，同時也是企業(yè)檔案利用服務的發(fā)展趨勢。
3加強企業(yè)檔案利用
企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)決定了企業(yè)檔案管理水平，保持良好的政治素質(zhì)企業(yè)是檔案工作的前提。提升和加強檔案人員的素質(zhì)，包括對政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、科技素質(zhì)和經(jīng)濟素質(zhì)等幾個方面，要有針對性地對他們進行思想教育培訓，要將品質(zhì)好、守紀律、水平高、能力強的同志放到檔案工作崗位中，要提高檔案人員的素質(zhì)，要學習計算機技術和信息技術，要積極培訓、能掌握新技術新知識，努力成為一個復合型人才，這樣為企業(yè)檔案工作快速協(xié)調(diào)的發(fā)展起到積極的作用。企業(yè)檔案是復雜繁瑣且具有專業(yè)性的工作，檔案管理人員必須學習檔案理論知識，熟練操作檔案的收集、整理、鑒定、組卷等基礎工作，同時要具備相關的科技知識，通過對企業(yè)項目等科技檔案信息內(nèi)容的調(diào)查研究分析來提升檔案管理人員科技素質(zhì)，更好地把檔案信息變成服務。企業(yè)檔案管理人員要能從企業(yè)的經(jīng)濟效益出發(fā)做好企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)的目標是增加經(jīng)濟效益，其檔案管理也要圍繞企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展來開展工作。因此，企業(yè)檔案管理人員應該具有經(jīng)濟意識，效益觀念，努力使企業(yè)檔案部門成為能夠創(chuàng)造效益的部門。企業(yè)檔案管理是利用檔案信息資源為企業(yè)服務。所以在信息化時代，企業(yè)檔案工作人員都應該按照管理現(xiàn)代化的要求，努力成為知識管理型人才。檔案管理人員應具備過硬的政治素質(zhì)，做好現(xiàn)有的工作及管理能力，必須能夠熟練掌握處理電子文件、電子檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，還應做好分類歸納、檔案編目、檢索、編研工作。提高查找利用率，使檔案信息資源更加準確，更加系統(tǒng)也更加精練，充分開發(fā)檔案的利用價值，讓檔案不僅僅只是作為儲存放在檔案室內(nèi)，更要通過信息使檔案活起來，將檔案的利用變成便捷、及時、系統(tǒng)、完整。為企業(yè)提供所急需的檔案，更好地挖掘信息化發(fā)展后通過檔案利用所帶來的能量，為社會創(chuàng)造效益的同時促進企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。
4結語
企業(yè)檔案是一種重要的社會信息資源，要充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，把握企業(yè)檔案保密與利用的關系。加強檔案的利用，做好檔案信息化是新時期檔案管理工作的要求。企業(yè)要學會創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式、通過提高服務意識，增強檔案的利用率，來做好檔案信息化時代的檔案管理工作。一方面通過硬件建設，構建網(wǎng)絡信息平臺，適應檔案信息化管理的需要；另一方面，注重檔案科學的管理和服務理念，找準定位，提高綜合實力。做好檔案管理工作的最終目的就是為了跟上時代的步伐，實現(xiàn)檔案信息服務，通過檔案利用與服務，把檔案部門變成一個能夠為公司創(chuàng)造經(jīng)濟效益的部門，給企業(yè)帶來生機，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益和社會效益。
作者：嚴卉 單位：湖北郵電規(guī)劃設計有限公司
第九篇：事業(yè)單位檔案管理信息化建設
一、當前我國事業(yè)單位檔案信息化建設中存在的問題
（一）缺乏檔案信息開發(fā)資源
就目前我國事業(yè)單位檔案管理整體來看，其信息化建設意識不高，沒有對檔案信息資源進行合理的利用，檔案信息資源內(nèi)容匱乏，信息化管理質(zhì)量水平均處于落后階段。雖然目前我國已不斷增加檔案數(shù)據(jù)庫，但這些數(shù)據(jù)庫并沒有得到充分利用，各地事業(yè)單位檔案資料收藏率和開放率比重處于低下水平，不利于檔案管理信息化建設。
（二）檔案信息化管理安全性不夠高
與普通檔案資料相比，事業(yè)單位的檔案資料管理具有一定的特殊性，由于許多檔案資料可能涉及到國家機密信息，因此，在管理中必須保證檔案資料的安全性。而在目前我國檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位忽略了信息資源的安全性問題，導致檔案數(shù)據(jù)庫遭到黑客入侵，檔案資源安全令人堪憂。
（三）管理人員素質(zhì)水平不夠高
相對于社會上其他工作而言，事業(yè)單位檔案信息管理工作顯得平淡無奇，一些喜歡挑戰(zhàn)的年輕人，很難在這樣的工作崗位上長期工作下去，導致事業(yè)單位檔案管理難以招聘到經(jīng)驗豐富，且愿長期從事該項工作的管理人才，而管理人員的不斷更換，在工作交接不清楚時，很容易造成檔案資料丟失問題，導致檔案管理處于混亂局面，不利于事業(yè)單位檔案信息化建設。
（四）檔案檢索率低下
根據(jù)檢索方式檔案檢索可分為手工檢索和計算機檢索兩大類，而計算機檢索的速度主要取決于計算機硬件設備，許多事業(yè)單位并未認識到這一點，僅認為加大資金投入就可提高檢索率，雖在一定程度上增加了檢索設備，但其設備硬件質(zhì)量普遍偏低，檢索速度也并未得到本質(zhì)提升，反而引起檔案重疊等新問題。
二、關于促進我國事業(yè)單位檔案信息化建設的幾點建議
（一）制定完善的檔案管理制度
事業(yè)單位不同于一般單位，其存在目的主要在于為社會服務，而國家對事業(yè)單位檔案管理工作有著明確的法律規(guī)定，這就意味著事業(yè)單位檔案管理工作必須在法律約束下進行，因此，要想提高事業(yè)單位信息化建設水平，國家就必須根據(jù)當前我國事業(yè)單位檔案管理實際發(fā)展情況，制定完善的信息化管理條例，讓事業(yè)單位檔案管理人員在信息化建設管理工作中有法可依、有章可遵。
（二）對事業(yè)單位檔案信息化建設進行合理規(guī)劃
在科學技術不斷發(fā)展的今天，信息化建設是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然，而事業(yè)單位在進行信息化建設時，應結合自身發(fā)展需求，對信息化建設進行深入的了解、剖析，并制定近期發(fā)展目標及未來發(fā)展目標，切忌盲目跟風，才能使檔案信息化建設工作順利進行，實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最終目的。
（三）制定完善的檔案信息化建設監(jiān)督制度
強有力的監(jiān)督制度是保證檔案信息化建設發(fā)展的重要手段，因而，在檔案管理信息化建設實際工作中，事業(yè)單位應將內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結合，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設中存在的問題，并督促工作人員進行改正，不斷規(guī)范員工的工作行為，提高其工作責任心，才能建立起安全、高效、完善的檔案管理信息化系統(tǒng)。
（四）全面提升管理人員綜合素質(zhì)
科學技術的發(fā)展，檔案管理信息化的建立，都要求事業(yè)單位檔案管理人員必須不斷的提升自身管理技術與方法。對此，事業(yè)單位應多注重檔案管理人才培養(yǎng)，加強管理人員管理理論與實際管理技能培訓，摒棄以往傳統(tǒng)管理中的缺點，對其進行創(chuàng)新改革，創(chuàng)造出適合當今時展需求的管理理念，從而促進檔案管理信息化建設發(fā)展。
三、結束語
當今時代，經(jīng)濟飛速發(fā)展，各行各業(yè)競爭日漸激烈，而要想在激烈的競爭環(huán)境中獲得發(fā)展，事業(yè)單位應充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，順應時展潮流，打破以往傳統(tǒng)管理觀念束縛，不斷吸取優(yōu)秀信息化管理人才，加強檔案管理信息化建設，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作效率及質(zhì)量。
作者：劉立寧 單位：黑龍江省齊齊哈爾市依安縣財政局
第十篇：高職院校檔案管理信息化建設
一、構建完善檔案管理體系
為提升高職院校檔案管理質(zhì)量，在高職院校的檔案管理中，應該加強信息化管理體系的建設工作，提高檔案服務水平。可以圍繞“三個體系”建設，并且結合本地區(qū)、本單位及本人工作實際，用數(shù)理統(tǒng)計辦法以及現(xiàn)代科學技術處理檔案質(zhì)量問題，進一步提升檔案質(zhì)量與高職院校檔案作業(yè)管理水平。對于高職院校的檔案管理之中，還可以系統(tǒng)的進行培育檔案人員信息化的管理意識，使其可以運用科學信息化的辦法手法，能夠運用信息化管理措施，提升檔案質(zhì)量，確保檔案資料完整性和一致性。同時，還應該樹立監(jiān)督檔案管理信息化的制度，可以進一步地提升檔案質(zhì)量，可以做到一致立卷、一致編號、一致標準，實現(xiàn)數(shù)字信息化管理創(chuàng)新，完善檔案管理制度，清晰檔案管理中的獎懲系統(tǒng)，有利于進一步提升檔案管理作業(yè)效率。
二、加大檔案管理信息化建設的支持
高職院校檔案管理中，應當有效貫徹、執(zhí)行學校檔案工作中各項規(guī)章制度，編制配套的檢索工具，滿足利用者的需要，為高校營造良好的檔案管理環(huán)境，提高全體檔案管理人員的工作熱情，為學校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。而且在檔案信息化建設中，投入使用觸摸屏，能夠使檔案管理者更加快捷地查詢到所需要檔案的所在信息，不僅方便了檔案閱讀，還節(jié)省了時間。信息化檔案管理中，還可以采用特定的技術手段，過濾、屏蔽掉不良侵入檔案信息，并通過安裝、設置內(nèi)網(wǎng)檔案資料數(shù)據(jù)庫，為檔案使用者提供有用的知識信息，不但可以給檔案管理者以正確的指引，獲取與利用數(shù)字信息化的檔案文獻信息，而且還可以為檔案管理者提供更加優(yōu)良的現(xiàn)代化信息化檔案服務。
三、實現(xiàn)高職院校檔案管理信息化建設
在高職院校檔案管理工作中，可以融入智能信息化的措施，以便加速檔案管理信息化建設工作進程：能夠在檔案信息化中充分地發(fā)揮網(wǎng)絡技術優(yōu)勢，加快在高職院校中，發(fā)展數(shù)字化、網(wǎng)絡化檔案管理平臺，實現(xiàn)高職檔案檢索自動化建設，保證檔案完整性，提高檔案管理的工作效率；做好建設檔案管理信息化平臺的宣傳推廣工作，要提高檔案管理人員的工作熱情，打開檔案管理信息化的新局面，使檔案管理工作越做越好；確保檔案管理者可以在任意時間做到對高校檔案資料進行瀏覽，并且還可以自主的選擇圖書資料信息，根據(jù)需求隨時獲取有效的檔案資料信息，并且網(wǎng)絡媒介還可以提高檔案資料信息的共享性，擴大檔案資料信息的傳播量，使檔案管理者可以在實踐中采取有效的交互性方式去獲取高職院校的檔案資料信息，使檔案信息可以形成雙向交流互動；發(fā)揮檔案資料管理的作用與價值，還要做到對檔案信息的智能化分類，可以通過數(shù)字化輸入處理，優(yōu)化存儲高職檔案信息，以便高職檔案管理者可以在線對檔案信息進行更新與查閱；采用通俗易懂的信息語言方式，完成對信息化建設中檔案信息的傳遞，深度開發(fā)高職院校檔案資料，拓展高職檔案管理渠道，應用網(wǎng)絡媒介、超鏈接來管理檔案信息，實現(xiàn)檔案信息化，滿足當前高職院校檔案管理信息化需求。
四、結語
綜上所述，在高職院校檔案管理中，構建信息化檔案管理策略，不僅可以滿足高職院校檔案管理工作需求，也可以提升高職院校檔案管理的整體水平，利用信息化技術開發(fā)檔案信息資源，提高高職院校檔案管理質(zhì)量，全面提高職院校的發(fā)展水平。
作者：童俊 李征珍 單位：成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學院
