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一、學校檔案的內容分類

1、教學綜合類。

上級教育主管部門和學校下達的指導性、指令性文件材料。包括教育改革、招生計劃、畢業分配等方面的計劃、指示、規定和辦法等。

2、教學管理類。

各種教學管理制度、教學計劃、教學大綱以及教學質量檢查、教學競賽活動、教學觀摩、課堂教學和考試質結等原始資料。

3、教學研究類。

教學改革方案、教研室教研活動計劃、教學方法研究和總結;合格課程、重點課程、課堂教學質量測評、優秀課程建設等材料。

4、師資類。

教師隊伍建設規劃、師資需求、培訓、業務考核、教師發展培養規劃、職務評聘材料及教師個人業務檔案等。

二、年級教學檔案具有鮮明的教學一線的特點

1、檔案的內部性和原始性。

學校教學檔案大多是系年級教學管理和教學實踐活動中自然形成的歷史記錄,并為其直接管理和使用,一般不經過文書專業處理部門的收發登記,其中不帶文號的資料居多。

2、內容的專業性和多學科性。

由于學校年級的設置、學科劃分比較細致,各年級在課程設置、教學內容、學時分配、教學方法等方面有所不同,因而這些教學檔案材料表現出很強的專業性和多學科性。

3、運行的周期性和成套性。

教學檔案,不是以自然年度為周期,而是以學期或學年,甚至更長的時間為周期。如學期或學年度工作計劃、總結、招生計劃、某一課程的授課計劃、學生統計報表等。

4、資料形式呈現多樣性。

教學檔案的內容豐富,載體形式多樣化,除了紙質的文件材料、教學計劃、大綱、學生成績,還有照片、錄音、錄像、課件等記錄材料。

三、學校檔案的具體內容與管理方法

1、傳統紙質檔案管理

學校辦公室在每年度結束后，將一年的學校辦公文件印刷本、原稿、審閱意見書等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統，符合規范要求。歸檔時認真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。將已經處理完畢的各種文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交學校相關的檔案部門。通過嚴格的價值鑒定，區分出這些檔案的價值，最總根據其價值確定重要程度和保管期限。然后根據相關的的分類方法并根據其重要程度、保存期限分別進行立卷。同時將每一卷檔案填好備考表，將卷內的缺點和缺少的內容一一注明。在保管上紙質檔案要注意其對環境的要求。首先是其庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間。其次庫房內要有有效的防護措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。

2、電子檔案管理

具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環境條件一并轉存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸等特點，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統載體檔案的保管方式要復雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的：

（1）電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證；

（2）電子檔案對環境的依賴程度較高；

（3）電子檔案安全保護措施比較復雜；

（4）電子檔案的原始性、真實性難以保證。

因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規范》明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔”，這說明現階段文件的歸檔仍應以紙質文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。

①電子文件收集

《歸檔文件整理原則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規定，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標和依據。電子文件形成后，要保證收集積累過程中的電子文件齊全、準確、完整、有效。注意修改過程中及時更換最新版本。

（1）電子文件收集范圍。

電子文件的收集范圍為應該作為檔案保存的文件，除按國家關于文件歸檔的有關規定執行外，還應包括相關的支持軟件和數據等。

（2）電子文件格式。

單位形成的同一類型的電子文件格式應統一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，圖象文件采用TIFF、JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG、AVI格式，聲音文件采用MP3、WAV格式等等。

②電子文檔的規理整合

齊全性、準確性、完整性、一致性；收集范圍、保管期限、密級，每項都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時間、類別區分，以件為單位分項目進行整理脫機存儲在光盤、硬盤、U盤等載體上。

四、針對目前中學檔案管理存在的問題與對策

1、針對認識不夠,加強領導重視,提高認識

在中學校教學中，存在學院教學部門領導對教學檔案管理工作重視不夠，經費投入不足，就連做教學檔案的人員也有相當一部分認識不清楚，同時各教職工對檔案工作在教學科研中的重要性認識不到位，由此，出現不能及時的將原始第一手材料移交到教學檔案管理人員手里等現象。針對以上現象我們首先應成立教學檔案管理工作領導小組，分管教學的年級長任組長，由教務處處長任副組長，配置具有專業知識、專職檔案管理人員，負責對教學檔案建設與管理進行全面的業務工作，最后應重視對教學檔案工作的宣傳，增加人員的檔案意識。

2、針對教學檔案實體分類構建的不完善，加強分類構建

大部分中學校都沒有專門的組織機構，因此對教學檔案實體分類不完善，不全面，針對這種情況，我們應按學年度，由年級、班級、教學研究室三級分別進行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙制文件的不同載體分別歸檔、保管。

3、針對教學檔案管理隊伍素質偏低，加強專職管理人員素質

由于對教學檔案管理工作的重視不夠，使得學校未配置專職教學檔案管理，未形成素質優良、結構合理、科學有效的教學檔案管理隊伍。檔案管理人員的學歷結構、年齡結構、職稱結構不盡合理。針對這一現象，我們應重視人才培養，提高人員素質，加強教學檔案管理人員的業務培訓。應創造條件，有計劃、有目的地加強對教學檔案管理人員的業務培訓，促使他們學習檔案專業知識，掌握檔案工作的原則、方法，提高教學檔案工作水平；學習教學規則，了解教學活動，熟悉教學檔案的具體內容，教學文件材料形成的規律及特點，確保教學檔案的完整、準確、系統，學習計算機知識、掌握信息化管理，實現教學檔案管理工作的標準化、現代化。