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(一)收集歸檔職責未明確
未明確電力建設項目照片檔案的收集、歸檔職責，未將責任制度落實到有關部門和人員，以致出現(xiàn)“人人都可以歸檔、人人都可以不歸檔”的現(xiàn)象。由于參與電力建設項目的建設單位、參建單位、監(jiān)理單位的職能分工不同，再加上照片拍攝者和管理者沒有明確各自的歸檔職責，所以大部分拍攝人員和管理者都沒有歸檔意識，造成了各參建單位都保存著很多數(shù)碼照片文件，如果建設單位檔案管理人員不及時與之溝通協(xié)調，組織收集這些照片文件，就很可能造成重要照片檔案的遺失。
(二)收集照片的質量不高
照片檔案質量的衡量標準是圖像的清晰度、飽和度和文字說明的質量，文字總說明和分說明要詳細闡述照片所反映的情況，其質量直接決定了今后的利用成效。電力建設項目照片檔案收集質量不高主要表現(xiàn)在：重大事件和重要節(jié)點的照片未歸檔，照片取景角度不好，照片清晰度不夠，單位工程照片歸檔數(shù)量不夠等。
(三)系統(tǒng)整理不規(guī)范、整理方法不統(tǒng)一
照片檔案在歸檔前必須對照片文件進行系統(tǒng)整理，首先進行分類，然后著錄六要素，最后編制卷內目錄和移交目錄。有的單位在移交照片檔案時沒有進行系統(tǒng)整理，只是簡單地把照片復制給建設單位檔案人員，照片內容重復，質量也參差不齊，致使檔案管理人員不得不把這些資料再重新進行篩選編排，刻錄光盤再歸檔。不少建設單位在編制電力建設項目照片檔案檔號時，在認識上存在一些誤區(qū)，未從企業(yè)照片檔案管理的整體層面上考慮，將項目建設形成的照片檔案按項目檔案檔號編制方法編制檔號。這種情況造成的問題有：1.照片檔案檔號編制原則不統(tǒng)一，檔號的類目號，有的以年度標識，有的以項目代號標識；2.照片檔案管理缺乏連續(xù)性，不利于檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立。一般檔案管理系統(tǒng)是按檔案種類建立數(shù)據(jù)庫的，如果檔號編制原則不統(tǒng)一，將會出現(xiàn)同一種類檔案要建立兩個數(shù)據(jù)庫，即一個為企業(yè)照片檔案數(shù)據(jù)庫，另一個為項目照片檔案數(shù)據(jù)庫，這樣就將企業(yè)照片檔案割裂成兩個部分。
二、做好照片檔案管理工作應采取的對策
針對照片檔案管理工作存在的問題，必須采取相應的對策，來規(guī)范電力建設項目照片檔案管理工作。歸納起來，主要有以下幾點：
(一)領導重視、全員參與，加大宣傳力度，提高對
照片檔案管理重要性的認識針對目前所出現(xiàn)的建設項目領導和員工不重視照片檔案管理的情況，必須加強宣傳，提高建設單位和參建單位有關領導和人員對于照片檔案管理重要性的認識。照片檔案的形成和發(fā)展貫穿于電力建設項目的全過程，見證了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，對于企業(yè)文化的形成起到了不可替代的作用。應大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，使更多領導、照片拍攝者和檔案人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視紙質檔案而忽視照片檔案，要從思想上切實把照片檔案管理作為一項重要的工作內容來抓。
(二)建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔
案管理工作的前提和保證建設單位檔案室應按照《照片檔案管理規(guī)范》等有關規(guī)定，結合電力建設項目的實際情況，制訂全面、合理的電力建設項目照片檔案歸檔制度，對項目照片檔案的歸檔職責、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質量等提出切實可行、便于操作的具體要求，對照片檔案收集的程序和途徑作出明確而具體的規(guī)定，并制定相應的獎懲辦法，這是做好照片檔案管理工作的前提和保證。通過歸檔制度把照片檔案收集的權威性樹立起來，從而建立起暢通的收集渠道，使照片檔案管理工作有章可循，步入制度化、規(guī)范化管理的軌道。
1.歸檔職責明確電力建設項目各參建單位的歸檔職責：建設單位工程部(或行政部)負責電力建設中重大事件和重要節(jié)點照片的拍攝和歸檔；施工單位工程部(或安質部)負責施工過程中重要節(jié)點和重要工序照片的拍攝和歸檔；監(jiān)理單位負責質量監(jiān)督和檢查驗收等照片的拍攝和歸檔。
2.歸檔范圍明確各參建單位的歸檔范圍。建設單位的歸檔范圍：上級領導及省市級領導視察照片，建設項目基地原貌及奠基儀式照片，各類大型重要會議(如可研審查、初設審查、項目協(xié)調、重大招投標、重大合同簽訂、重要節(jié)點質量監(jiān)督檢查、機組啟動驗收、各種專項驗收、竣工驗收等)照片，重大設備到貨開箱驗收照片，重大事故處理照片，工程進度目標照片，建成后的內外全貌、其他重要活動照片；施工單位歸檔范圍：本項目或標段的重大節(jié)點照片，如開工典禮、竣工驗收等，單位工程重大節(jié)點照片10～15張，隱蔽工序照片，大型機械設備的組裝與拆除照片，重要工作會議照片，重大事故處理照片等；監(jiān)理單位歸檔范圍：重大質量過程檢查與驗收照片，重要工作會議照片，重大質量及安全事故照片等。
3.歸檔時間建設單位職能部門在每年3月底應完成上一年度照片檔案的歸檔整理工作，重大活動或重大事件形成的照片檔案，在工作結束后一個月內移交歸檔；施工單位和監(jiān)理單位形成的照片檔案應在機組投產三個月內歸檔完畢。
4.歸檔質量要求對于反映同一內容的若干照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點；采用數(shù)碼相機拍攝的照片，除每組照片選取有代表性的若干照片沖印后歸檔外，全部數(shù)碼照片以刻錄光盤及其他形式歸檔存放。對歸檔的照片應進行系統(tǒng)整理，照片說明內容應符合六要素的要求，包括：事由(含題名、內容)、時間、地點、人物或設備、背景、攝影者。
(三)統(tǒng)一電力建設項
目照片檔案整理標準，納入企業(yè)照片檔案管理體系電力建設項目照片檔案的整理，應從企業(yè)照片檔案的整體要求加以考慮，與企業(yè)照片檔案的整理方法保持一致，并納入企業(yè)照片檔案管理體系。照片檔案作為企業(yè)檔案的一部分，是按年度形成歸檔的，檔號反映了照片檔案管理的連續(xù)性。從照片檔案管理的角度上看，如將項目照片檔案單獨整理編制檔號，會破壞以企業(yè)為全宗對照片檔案進行的連續(xù)管理；從照片檔案的利用角度上看，將項目照片檔案單獨整理編制檔號，也不方便檔案查詢利用。因此，對于照片檔案檔號的編制，一要以企業(yè)為整體考慮，保證照片檔案的連續(xù)性；二要從檔案信息化建設要求考慮，便于檔案的利用。
電力企業(yè)照片檔案檔號的編制方案一般為：年度—照片代字—案卷號或年度—照片代字—屬類—案卷號，電力建設項目照片檔案的檔號也應采取此方案。如果電力企業(yè)年度形成的照片比較多，可在照片類下再分屬類，如領導視察類、工作會議類、項目建設類等。如果企業(yè)年度形成的照片比較少，可不用再分屬類。年度表示照片形成的年度，施工單位工程時間跨度比較長的可以把結束年度作為年度標識。如××電廠從2009年開始擴建三期工程兩臺100萬千瓦燃煤機組，2011年底兩臺機組投產發(fā)電，2012年歸檔施工照片。如果按項目編號整理照片檔案，如檔號為0305-8ZP-001(或其它項目編號方法)的照片檔案就不能歸入以年度編號的企業(yè)照片檔案數(shù)據(jù)庫，如此就不能保證照片的連續(xù)性，不符合照片檔案信息化管理的要求。因此，電力建設項目照片檔案也應采取以年度為單位的立卷模式，如檔號為：2012-ZP-009，表示“××電廠三期工程5號機組安裝鍋爐專業(yè)施工照片”。
三、總結
總之，電力建設項目照片檔案涉及參建單位多、形成時間長、管理難度大，然而只要通過狠抓落實相應的對策措施，就一定能做好電力建設項目照片檔案的質量控制，切實提高電力企業(yè)照片檔案管理水平。
作者：王維娜 單位：中國華能集團公司
