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摘要:隨著近幾年我國科技的快速發展，人們步入了信息化時代，各個行業工作也逐步發生變化。檔案管理作為一項復雜且對工作質量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結合時展，引入先進技術，構建數字化檔案管理模式，以適應時展。本文將結合實際情況，對數字化檔案管理工作實踐進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供寶貴參考與借鑒。

關鍵詞:數字化;檔案管理;實踐

在科技快速發展的時代背景下，各個行業均已經做出較大調整，以適應時展需求。檔案管理作為事業單位一項重要工作，其數字化建設有助于提高工作質量與效率，使得檔案管理能夠充分發揮積極作用。因此，從實際角度出發對數字化檔案管理工作的實踐策略進行分析是十分必要的。

一、檔案管理工作數字化的必要性

在事業單位中，檔案管理工作具有一定的復雜性，且工作量較為龐大，而隨著事業單位的發展，檔案的數量不斷增加，若是仍然采用傳統的管理方式，不僅會影響到工作效率，還會為檔案查閱、調取、使用等帶來阻礙。因此，在步入數字化時代以后，檔案管理工作的數字化發展已經成為一種必然趨勢。一方面，能夠改變傳統紙質檔案自身存在的弊端，以電子檔案的形式，將所有檔案信息保存起來，避免在因紙質檔案損毀而影響檔案信息的精準度，另一方面，可以有效提高工作效率，數字化的實現能夠簡化檔案管理工作，在調取檔案時只需要搜索關鍵詞即可，在提高工作效率的同時，還減輕了管理人員的工作壓力，對于檔案管理工作的進一步優化有著重要的現實意義。

二、事業單位數字化檔案管理工作存在的主要問題

為了適應當前時代的發展，事業單位已經基本上實現了數字化檔案管理，雖然在一定程度上提高了工作效率，但事實上仍然存在一些問題，影響檔案管理數字化進程。首先，設備滯后。目前大部分事業單位所采用的計算機、影印機、掃描機，不管是使用時間較長，更為主要的是在功能上也存在一定的滯后性，數字化檔案管理的實現，對軟硬件設施的要求都相對較高，而設備的滯后性，將直接影響到數字檔案的保存，是檔案管理數字化的重要阻礙。其次，大部分檔案管理人員的年齡偏大，對于數字化的接受程度相對較低，還有一部分則是非管理專業出身，一人身兼數職，缺乏管理經驗，但年齡較小，需要事業單位在這一人才任用、培訓方面加以重視。再次，精細化管理工作仍待完善。目前，事業單位中大部分檔案仍然是紙質檔案，以書面形式充分顯現，這些檔案存儲時間較為久遠，無法完全錄入到計算機中，需要結合實際情況，采取有效的對接方式，保證紙質檔案與數字檔案的準確對接。最后，事業單位的檔案管理系統與自動化辦公室之間無法實現緊密對接，這也就使得單位檔案管理、自動化管理系統之間缺乏管理規范，不利于檔案管理工作的數字化發展。

三、加強事業單位檔案管理數字化建設的有效對策

基于上述分析可以了解到，隨著時代的發展，檔案的數量不斷增加，而內容也更為詳細，傳統的檔案管理方式已經無法發揮作用，導致檔案管理工作有效性不高這一消極后果，需要事業單位在今后做出調整。

(一)更新硬件設備

為了更好地實現數字化，事業單位在今后應該根據可動用資金數量，階段性的更新硬件設備，這樣才能夠為數字化發展創造一個良好環境。首先，更新硬件設備應做好原設備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設備更換以后的重新下載。其次，在設備更換完成以后，事業單位必須要對設備進行調試，確保所有的設備都能夠進入正常工作狀態，尤其是計算機，作為數字化檔案實現的主要載體，其性能、安全穩定性關系到數字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統安全無漏洞，為個后續開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設備本身，事業單位還需要為硬件設備運行提供良好的環境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設備，應為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統計檔案查閱人員，避免檔案出現丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

(二)培養復合型人才

在數字化時代背景下，復合型人才培養已經成為一項迫在眉睫的重要任務，也是新時期下檔案管理的新要求。首先，要對檔案管理人員的專業知識進行培訓，必須要具備基本的管理工作常識，為了適應數字化檔案管理發展，還需要針對其基本的計算機、硬件設備操作能力進行培養。其次，可以選擇具備一定計算機操作能力的工作人員擔任檔案管理工作人員，并負責有關工作，在上崗之前必須要接受與檔案管理相關的工作培訓。通過這些方式，使得檔案管理人員既可以完成管理也可以進行計算機設備操作，能夠應對數字化檔案管理中可能會出現的問題，具有重要意義。除此之外，企業還可以對外招聘復合型人才，同時，對檔案管理人員的薪酬進行調整，并制定一系列獎勵制度，將該項工作納入考核范圍，提供晉升空間與可能性，調動檔案管理人員的工作積極性，提高數字化檔案管理質量。

(三)做好數字化檔案精準管理

與傳統檔案管理相比，數字化檔案管理工作更為簡單、方便、快捷，但是對細節的重視程度卻有所提高，若是數字化檔案文件沒有得到有效處理，就很有可能會導致文件丟失、損壞，影響檔案管理質量。因此，在今后事業單位必須要展開檔案的精準化管理。一方面，應該完善管理制度，對檔案管理的書面化、全面化、同步化、專業化給出具體的要求，而文件從形成、收集、整理、審核、歸檔、移交的各個環節，其工作規范、內容都要更為明了;另一方面，要設立專職檔案員的這一職位，同時，明確崗位的工作原則與職責范圍，配合責任追究制度，一旦發現問題應追究責任人的工作疏忽，避免到時候出現責任推諉的情況，同時，能夠促使人員之間形成相互監督的工作氛圍，為精準化管理的實現打好基礎。

(四)運用現代化管理手段

現代化管理手段主要是指數字虛擬技術、高微縮技術、智能技術等，隨著科技的快速發展，這些現代化技術在各個行業中的應用日益廣泛。就事業單位檔案管理工作的特點來看，事業單位可以引入密碼技術、面部識別技術、指紋技術等，來提高文件管理的安全系數。第一，可以建立專門的檔案室，用于存儲紙質檔案、檔案硬盤，進入查閱的人員必須要通過指紋識別、面部識別以后才能夠進入，避免外人進入檔案室竊取、修改、隨意查閱檔案;第二，數字化檔案則是可以利用密碼來實現保存，對于需要共享的檔案也應該做好加密處理，只有輸入正確的密碼才能夠查閱，最大程度上保證數字化檔案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技術，配合聲音識別技術，可以通過聲音來直接調取檔案，減少中間環節可能會出現的差錯，降低檔案管理工作難度，為更好地實現數字化檔案管理工作創造有利條件。

四、結語

綜上所述，在以往事業單位管理中，檔案管理工作很難引起相應的重視，管理者通常是其他部門調劑或者是兼任該項工作，為工作質量提升帶來些許影響。為此，在今后事業單位需要通過更新硬件設備、培養復合型人才、做好數字化檔案精準管理、運用現代化管理手段等方式來實現數字化建設，在提高工作效率與質量的同時，還可以實現快捷調取，減少工作人員的壓力，符合新時期要求。

參考文獻:

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作者:公維華 單位:臨沂市數字化城市管理中心