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摘要：隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理有了新的要求。利用數(shù)字化管理模式，科學(xué)合理地對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，可以提高管理質(zhì)量與管理效率。本文將對(duì)傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理進(jìn)行剖析，簡(jiǎn)述數(shù)字化管理模式應(yīng)用的重要性以及應(yīng)用途徑，探討數(shù)字化管理模式用于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；高校；學(xué)籍檔案；應(yīng)用價(jià)值

在整個(gè)社會(huì)數(shù)字化的時(shí)代大背景下，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)符合時(shí)代的要求，及時(shí)做出對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理模式的調(diào)整。近些年來(lái)，我國(guó)教育水平不斷提高，高等教育蓬勃發(fā)展，高校學(xué)生的檔案如火山噴發(fā)般增多，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在明顯難度，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在的問(wèn)題不斷凸顯，運(yùn)用數(shù)字化管理模式對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)［1］。當(dāng)下，許多高校在進(jìn)行招生時(shí)已經(jīng)為學(xué)生建立了電子信息檔案，但是，仍有一部分高校使用傳統(tǒng)方式對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。數(shù)字化管理模式對(duì)于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有極高的價(jià)值，以下，筆者將從多角度對(duì)此進(jìn)行探討。

1傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式的弊端

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式多使用紙質(zhì)檔案，將學(xué)生相關(guān)材料放入一個(gè)牛皮紙的檔案袋中，然后進(jìn)行歸檔管理。但是，這種檔案管理模式存在較多的弊端，管理起來(lái)十分麻煩，常常耗費(fèi)大量的人力物力。

1.1檔案整理存檔不方便

一個(gè)人的檔案不是說(shuō)有就有的，畢竟人不能預(yù)知未來(lái)，不可能提前把自己的人生規(guī)劃好然后照著走，其間會(huì)有太多的不確定性。所以，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理其實(shí)是將其在某個(gè)學(xué)校的某些經(jīng)歷、重大事項(xiàng)存入學(xué)生檔案，這就意味著，當(dāng)我們使用傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式管理檔案時(shí)，我們需要不斷地往檔案袋中放入材料，不斷地重復(fù)裝材料、存檔案的過(guò)程。管理人員需要將一個(gè)個(gè)檔案找出來(lái)，再一次次放進(jìn)去，十分復(fù)雜、麻煩，極其不方便。

1.2占據(jù)大量空間、耗費(fèi)人力資源

在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式下，檔案是大量的實(shí)體材料，每一份檔案就和一本書一樣，是需要占據(jù)大量空間的。高校學(xué)生數(shù)量眾多，每個(gè)學(xué)生都經(jīng)歷了小學(xué)、初中、高中，往期的檔案再加上新增的檔案，體積十分可觀。而數(shù)萬(wàn)人的學(xué)校，總的檔案需要的存放空間便大得多了，占據(jù)了大量的學(xué)校空間資源［2］。除此之外，學(xué)校需要聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，數(shù)萬(wàn)份檔案管理起來(lái)也需要大量的人員，極大地耗費(fèi)了人力資源。

1.3檔案信息易被毀壞

因?yàn)樾枰粩嘣黾訖n案資料以及轉(zhuǎn)移檔案，而整個(gè)檔案都是紙質(zhì)的，極易磨損，導(dǎo)致檔案信息易遺失。檔案在進(jìn)行移交的過(guò)程中，也極有可能因?yàn)檫\(yùn)輸不當(dāng)或是突發(fā)事故導(dǎo)致檔案損毀。

2數(shù)字化管理模式用于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的途徑

2.1正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理模式

在新的形勢(shì)下，面對(duì)大量高校學(xué)生，高校必須對(duì)學(xué)籍檔案的管理模式做出改變，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，更新管理模式，客觀分析傳統(tǒng)管理模式所存在的問(wèn)題，引進(jìn)新的管理模式，有針對(duì)性地對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行管理。而這時(shí)候就要求學(xué)生、老師以及相關(guān)工作人員全面地、正確地認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理模式。首先，校方應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，讓他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)數(shù)字化管理知識(shí)；其次，將數(shù)字化管理模式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等向老師、同學(xué)介紹，使老師精準(zhǔn)把握該模式的優(yōu)點(diǎn)，使學(xué)生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案數(shù)字化的重要性；最后，科學(xué)系統(tǒng)地使用數(shù)字化手段對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行管理。

2.2完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理機(jī)制

新型的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式的使用，勢(shì)必會(huì)有一個(gè)融合發(fā)展的過(guò)程。整個(gè)管理機(jī)制運(yùn)行的過(guò)程是不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、不斷解決問(wèn)題的過(guò)程。高校要圍繞數(shù)字化的管理要求，明確相關(guān)人員的責(zé)任，合理分工，確保每個(gè)工作人員權(quán)責(zé)一致，有效管理學(xué)生學(xué)籍檔案并保障其信息安全。

2.3創(chuàng)新高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式

新時(shí)代、新背景下，高校學(xué)生學(xué)籍管理模式要符合時(shí)代的要求，進(jìn)行數(shù)字化管理，但也要不斷調(diào)整創(chuàng)新。高校需要提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)處理海量數(shù)據(jù)的能力，現(xiàn)今步入高等院校的學(xué)生越來(lái)越多，需要管理人員不斷優(yōu)化系統(tǒng)的功能，提高系統(tǒng)快速處理數(shù)據(jù)的能力［3］。高校也需要優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高其靈活性，統(tǒng)一開放時(shí)間，更新檔案數(shù)據(jù)，利用軟件編程、新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、完整的教學(xué)編制等技術(shù)手段完善檔案業(yè)務(wù)流程。此外，高校也需要在使用已有的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，結(jié)合本校現(xiàn)實(shí)情況，切實(shí)制定適合高校本身的數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，不斷更新系統(tǒng)設(shè)備。

2.4提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

使用數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，需要檔案管理人具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。高校需要根據(jù)自己學(xué)校的學(xué)生人數(shù)、管理系統(tǒng)情況、學(xué)籍管理需要等相關(guān)數(shù)據(jù)制定科學(xué)的管理人才培訓(xùn)要求，從數(shù)字化系統(tǒng)的使用、管理流程、相關(guān)學(xué)術(shù)前沿講座等相關(guān)方面對(duì)專職人員進(jìn)行定期或不定期培訓(xùn)［4］。這樣，在保證檔案管理人員具備數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)所要求的能力時(shí)，也能夠通過(guò)不定期的學(xué)術(shù)前沿講座緊跟相關(guān)科技的發(fā)展，不斷引進(jìn)新技術(shù)、學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

3數(shù)字化管理模式用于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的價(jià)值

3.1檔案轉(zhuǎn)接更快捷

高校使用數(shù)據(jù)化管理模式對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息進(jìn)行管理，在為學(xué)生進(jìn)行檔案信息轉(zhuǎn)接時(shí)，顯得尤為便捷。檔案轉(zhuǎn)接的內(nèi)容主要有兩個(gè)方面———高校學(xué)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出。一方面是高校學(xué)生學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)入。學(xué)生在轉(zhuǎn)入學(xué)校時(shí)，原學(xué)校可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將學(xué)生數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新學(xué)校，而不需要像傳統(tǒng)檔案管理那樣，要將紙質(zhì)學(xué)籍檔案整理裝袋，再密封郵寄，極大地節(jié)約了人力物力資源，減少了資源浪費(fèi)，節(jié)約了成本。另一方面是高校學(xué)生學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)出，這時(shí)涉及轉(zhuǎn)入的相關(guān)事業(yè)單位或其他高校。通過(guò)數(shù)字化管理系統(tǒng)可以對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行篩選分類、分批次，快速準(zhǔn)確地將不同學(xué)生學(xué)籍轉(zhuǎn)入相關(guān)單位，簡(jiǎn)便高效。

3.2調(diào)取檔案證明更方便

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（由教育部和國(guó)家檔案局于2008年9月聯(lián)合頒布）中明確規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。”由此可見，由高校檔案機(jī)構(gòu)所提供的學(xué)籍檔案信息的相關(guān)材料是具有合法性和一定證明力的，是學(xué)生在重要場(chǎng)合證明自己學(xué)歷等的有力證據(jù)［5］。使用數(shù)字化管理系統(tǒng)管理學(xué)生檔案，相關(guān)機(jī)構(gòu)在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行調(diào)取時(shí)，便可直接通過(guò)特定網(wǎng)絡(luò)通道或相關(guān)信息化系統(tǒng)（有授權(quán)）獲取學(xué)生學(xué)籍檔案，而無(wú)需在茫茫的紙質(zhì)檔案海洋中翻找、查詢，或者花費(fèi)大量人力物力進(jìn)行更復(fù)雜的調(diào)查。

3.3學(xué)生學(xué)籍檔案信息存留時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)信息多且不易損毀

傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案信息的載體為紙質(zhì)材料，在裝入材料以及不斷轉(zhuǎn)移過(guò)程中容易造成檔案信息的破損、遺失，不利于學(xué)生學(xué)籍檔案的保存。并且，紙質(zhì)檔案不僅包含打印材料，更多的是一些手寫材料，紙張質(zhì)量不一，墨水也不一樣，保存期限受到極大限制。而數(shù)字化的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式則很好地解決了這一問(wèn)題，學(xué)生在參與入學(xué)考試時(shí)所填的一部分信息便直接由系統(tǒng)分別傳送至學(xué)生所在學(xué)校，形成初步電子檔案。此外，隨著科技的進(jìn)步，人們使用網(wǎng)絡(luò)的范圍越來(lái)越廣。我們?cè)絹?lái)越趨向于將世界“壓縮”，變成我們可以揣進(jìn)口袋的東西（如智能手機(jī)的產(chǎn)生）。信息化的檔案管理系統(tǒng)將學(xué)生檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)保存在網(wǎng)絡(luò)空間，相關(guān)管理人員可以隨時(shí)隨地對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，十分方便快捷。況且，在信息化的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式下，我們可以近似于擁有“無(wú)限”空間可以用來(lái)存儲(chǔ)學(xué)生學(xué)籍檔案資料，而不必?fù)?dān)心存儲(chǔ)檔案的實(shí)體空間不夠，或檔案實(shí)體占據(jù)大多空間。

3.4查找檔案信息快捷方便，便于海量數(shù)據(jù)篩選

互聯(lián)網(wǎng)給人類帶來(lái)的最大便利便是縮短了人與世界的距離，而數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式則是依賴于互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生的便利人們生存發(fā)展的“工具”。該模式下，海量的學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)匯聚到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，相當(dāng)于建立了一個(gè)關(guān)于高校學(xué)生的龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，使得資源信息數(shù)字化［6］。管理人員可以根據(jù)生源地區(qū)、考試分?jǐn)?shù)、錄取人數(shù)等信息設(shè)立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或條件，借此篩選、提取進(jìn)入高校的學(xué)生學(xué)籍檔案，方便快捷。

3.5節(jié)約資源，減少投入成本，提高效率

數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式極大地節(jié)約了空間資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)解決了傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式中紙質(zhì)檔案存檔需要大量空間的問(wèn)題［7］。高校雖需要對(duì)數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行高質(zhì)量培訓(xùn)，但這些投入的回報(bào)便是高效的學(xué)生學(xué)籍管理，且不需要太多的管理人員，相較于紙質(zhì)檔案中紙張的消耗以及管理人員的人工支出而言，其投入成本較為低廉。

4小結(jié)

綜上，數(shù)字化的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式在高校學(xué)生檔案管理中極具價(jià)值，有效地提高了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的效率，優(yōu)化了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的流程，減少了高校對(duì)學(xué)籍檔案管理的人力物力支出，極大地便利了高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理。

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［4］徐秀娟，王宇晴.新時(shí)期高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義探析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：132.

［5］張安勇，李敏，馬林剛.新時(shí)代高校學(xué)籍檔案精益化管理模式的構(gòu)建［J］.黑龍江檔案，2019，232（01）：30—31.

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［7］潘瀾月.高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：127.

作者:張建娥 單位:長(zhǎng)安大學(xué)檔案館