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摘要：如今，社會諸多領(lǐng)域均已廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)，其中也包括高校檔案管理。高校檔案管理是高校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為此要求高校在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)充分發(fā)揮信息化的作用，以促進(jìn)高校檔案管理的日臻完善。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

日益普及的計算機(jī)，使得諸多領(lǐng)域均已開始應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的手工操作已無法與信息化背景下檔案工作需求相適應(yīng)，因而有必要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行改造，以期與數(shù)字環(huán)境下檔案工作的發(fā)展相適應(yīng)，并促進(jìn)檔案管理水平與服務(wù)效率的提高[1]。但現(xiàn)階段，我國高校在檔案管理方面的投入較少，所以帶給檔案管理信息化建設(shè)極大的挑戰(zhàn)，因而對高校檔案管理信息化建設(shè)的思考意義重大。

一、高校檔案管理信息化的意義

（一）促進(jìn)高校“數(shù)字化校園”建設(shè)更快實(shí)現(xiàn)

高校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是高校檔案管理，其將學(xué)校各個階段的歷史真實(shí)地記錄下來，有助于高校的教學(xué)、科研的進(jìn)行等，同時也有助于高校的考核和教學(xué)評估工作。高校檔案管理信息化作為一項(xiàng)重要舉措與時展要求是相適應(yīng)的。

（二）對已有檔案資料予以安全保護(hù)

高校檔案管理信息化是在電腦系統(tǒng)中錄入已有的檔案資料，并采取統(tǒng)一的數(shù)字化管理。其既能夠降低檔案管理對紙質(zhì)檔案的依賴性，也可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的永久保存。

（三）促進(jìn)檔案管理效率的提高

高校檔案管理信息化建設(shè)可對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效地保管，讓讀者的最大需求得到滿足。在存儲、查詢和借閱時，只需將相關(guān)信息輸入電腦，就能夠查詢到所需的材料，不但方便，效率也很高，這極大地有利于檔案管理效率的提高。

二、當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理思想觀念落后

現(xiàn)階段，大部分高校均未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為其并非經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此覺得檔案管理工作無關(guān)緊要[2]。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者工作態(tài)度消極，缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識，所以導(dǎo)致高校檔案管理滯后，使檔案未得到妥善管理，諸多與檔案有關(guān)的基礎(chǔ)材料損壞或流失。

（二）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持，以及人員、技術(shù)方面的支持。但目前部分高校因?yàn)橹匾暡蛔悖蚨谫Y金方面有欠缺，缺乏充足的資金購置相關(guān)設(shè)備，且技術(shù)和人員也有待完善。雖然部分高校具備基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但尚未形成網(wǎng)絡(luò)化，也沒有必要的技術(shù)支持，未能形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。

（三）電子文件管理效率不高

近年來，檔案管理信息化開始出現(xiàn)于我國高校檔案管理中。檔案管理信息化是一項(xiàng)新興事物，大部分高校在檔案管理工作中沒有相應(yīng)的系統(tǒng)化手段，進(jìn)而便產(chǎn)生了嚴(yán)重的電子檔案管理問題。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著相對復(fù)雜的收集和歸檔步驟。而現(xiàn)階段，高校檔案管理部門針對電子檔案的歸檔管理工作存在很大的操作隨意性，存在很多問題，致使管理效率不高。

（四）檔案信息化專業(yè)人才欠缺

檔案信息化對檔案管理人員提出了較高的要求，不僅思想觀念要強(qiáng)、綜合素質(zhì)要高，且專業(yè)技能還必須過硬。各類檔案業(yè)務(wù)知識，檔案管理人員都要爛熟于心，計算機(jī)操作也要非常熟練，且需具備較強(qiáng)的信息運(yùn)用能力。而由于受到傳統(tǒng)用人體制的影響，往往難以順利開展檔案管理人員競爭上崗，加之檔案部門沒有較高的待遇，因而很難吸引優(yōu)秀人才，即使招聘進(jìn)來留下的幾率也很低，結(jié)果造成檔案管理部門人員還是一些老人，工作起來依然采取的還是老方法，鮮有進(jìn)步，缺少活力。

三、強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的措施 

（一）重視高校檔案信息化建設(shè)

高校領(lǐng)導(dǎo)必須深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，將其納入到學(xué)校改革與發(fā)展的重要事項(xiàng)中，將檔案工作和學(xué)校的規(guī)模、實(shí)力及信息化建設(shè)等情況相結(jié)合，制定科學(xué)合理的檔案信息建設(shè)規(guī)劃，各部門相互協(xié)調(diào)、相互配合，共同開發(fā)、共享信息，在學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評估、專業(yè)評價以及轉(zhuǎn)化科研成果方面為其創(chuàng)造條件，提供依據(jù)。同時，積極同其他高校進(jìn)行交流，以提高教學(xué)質(zhì)量，共享信息資源。

（二）增加投入，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校應(yīng)配備包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲器等諸多硬件設(shè)施以及規(guī)范化的軟件設(shè)施。檔案管理軟件不僅要將收集、存儲、歸檔、整理、編目等服務(wù)功能涵蓋其中，還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，且具備較強(qiáng)的安全控制能力，也可同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理

在高校檔案管理工作中有效推行信息數(shù)字化管理，在一定程度上能夠讓紙質(zhì)檔案得到有效保護(hù)[2]。為此，高校應(yīng)立足自身實(shí)際情況，從教學(xué)科研、黨政管理、教學(xué)設(shè)備以及人力資源等多方面建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，進(jìn)而使各種檔案均能夠得到妥善的整理與保管，使檢索與查找均可快速完成，資源得到共享。但在檔案管理信息化建設(shè)過程中，也極易引發(fā)很多問題，為此必須做好高校網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。高校在檔案管理信息系統(tǒng)中，需進(jìn)一步加強(qiáng)使用防御軟件，同時結(jié)合諸多安全隔離防范措施，及時將網(wǎng)絡(luò)“黑客”“病毒”等危險因素隔絕在外。同時，在文件檔案管理中有效運(yùn)用區(qū)域鏈技術(shù)，一方面為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型工作提供完善的信息錄入平臺，由此確保數(shù)據(jù)環(huán)境與管理模式相結(jié)合，有效提升檔案傳導(dǎo)和管理的效率；另一方面可憑借區(qū)域鏈概念構(gòu)建完善的管理制度，提供更加精細(xì)化的管理平臺，以便鞏固文件管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)。

（四）加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

提升高校檔案管理效率，順利進(jìn)行信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)[3]。建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍需滿足以下幾點(diǎn)：首先，對專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。各高校要將自身其多個方面（師資力量、科研水平等）的優(yōu)勢發(fā)揮出來，利用學(xué)科建設(shè)對專門的檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。其次，利用各種途徑，如開展檔案管理方面的講座、專題培訓(xùn)及繼續(xù)教育等，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，以及信息處理能力和管理能力。最后，針對檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核。學(xué)校應(yīng)定期進(jìn)行考核，實(shí)行優(yōu)勝劣汰及獎勵機(jī)制可促進(jìn)檔案管理人員工作積極性的有效提升。總之，高校檔案管理信息化建設(shè)意義重大，但目前檔案管理信息建設(shè)還面臨諸多挑戰(zhàn)，存在很大困難。因此，高校一定要重視檔案信息化建設(shè)，對各種計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)予以靈活運(yùn)用，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，制定有效的信息化建設(shè)方案，以促進(jìn)高校的檔案信息化系統(tǒng)更加完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]何強(qiáng).關(guān)于高校檔案管理工作信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11S):80-82.

[2]池金華.強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2013(1):116.

[3]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設(shè)策略[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報,2014(6):115-117.

作者:李慧 單位:大同大學(xué)