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摘要：國家衛生城市是由全國愛衛會評選命名的國家級衛生優秀城市，是全國重要的城市品牌之一。國家衛生城市在其長效常態化管理過程中，檔案管理是其中的重點工作。黃石市在2017年成功創建國家衛生城市之后，在繼續加強城市衛生管理的同時，對照國家衛生城市標準并采用黃石市制定的“八類三級”歸檔法，建立了一套資料齊全、管理規范的國家衛生城市檔案。這套檔案為我市2021年高分通過國家衛生城市復審發揮了重要作用。本文結合黃石實際，對國家衛生城市檔案管理的重要意義、基本原則和具體方法進行了論述，從而說明這項工作對國家衛生城市長效管理和國家衛生城市復審工作都具有十分重要的意義。

關鍵詞：衛生城市;檔案管理;意義;原則;方法前言湖北省黃石市于2017年成功創建并由全國愛衛會命名為國家衛生城市［1］。從此，黃石市國家衛生城市從創建階段進入長效管理階段。在國家衛生城市長效管理進程中，相關檔案資料的管理是一項十分重要的工作。國家衛生城市長效管理檔案資料，既要反映國家衛生城市長效管理全過程，也要反映國家衛生城市創建成果是否得到了有效鞏固，為復審工作提供科學依據。國家衛生城市復審方式采取線上評估和現場評估形式，現場評估采用明查或暗訪。在國家衛生城市復審申報和明查復審時，檔案資料是重要依據。因此，在國家衛生城市長效管理工作中，相關檔案資料的長效管理和科學管理極為重要。

一、國家衛生城市檔案管理的重要意義

(一)國家衛生城市檔案管理是國家衛生城市長效管理的重要組成部分

為深入貫徹習近平總書記關于愛國衛生工作的重要指示批示精神，認真落實國務院關于“完善國家衛生城鎮創建標準，引導各地全面提升公共衛生環境設施建設和管理水平”的工作要求［2］，全國愛衛會在原國家衛生城鎮管理辦法和相關標準的基礎上，于2021年對國家衛生城鎮評審管理辦法及相關標準進行了重新修訂。根據我國新的規定，國家對衛生城市實行動態管理，即國家衛生城鎮自命名后每三年為一個復審周期［3］。復審主要檢查國家衛生城市創建成果的鞏固、發展和提升情況。其間，省愛衛會負責轄區內國家衛生城市的日常監督管理。省愛衛會在對轄區內國家衛生城市進行日常監督管理時，既要在現場了解重點工作的持續開展情況，也要檢查相關檔案資料，以全面系統和客觀地評價國家衛生城市成果的鞏固情況。省愛衛會每年12月底前要向全國愛衛辦提交本省份國家衛生城市鞏固情況的書面報告。這就要求國家衛生城市每年要向省愛衛會提交國家衛生城市鞏固情況的書面報告及相關的檔案資料。全國愛衛會要求，國家衛生城市應當加強自身管理，其中既包括現場工作管理，也包括檔案資料的管理。根據國家和本省要求，黃石市在加強對國家衛生城市現場工作管理的同時，始終將國家衛生城市檔案資料管理作為重點內容，納入國家衛生城市的長效管理之中。

(二)國家衛生城市檔案管理是國家衛生城市長效管理過程的必然要求

國家衛生城市管理貴在堅持、重在長效。只有這樣，國家衛生城市成果才能得到長期鞏固。而國家衛生城市長效管理的全過程則需要翔實的資料記載和檔案記錄，特別是要對照國家衛生城市標準中的各項重點內容和各個數據評價指標，高質量完成。它不但要求本市做好全面的記錄，其檔案資料所記載的相關數據還要得到上級權威部門的認可。因此，為了進一步鞏固黃石市國家衛生城市創建成果，職能部門根據國家規定，將檔案管理納入國家衛生城市管理的過程管理之中。在檢查愛國衛生組織管理工作的過程中，檢查各級各部門是否將愛國衛生工作納入重要議事日程、列入經濟社會發展規劃、納入政府績效考核指標以及是否具備愛國衛生規范性文件等檔案資料;在檢查轄區國家衛生城市管理機構過程中，檢查各級工作網絡、成員單位分工、辦事機構、職能、人員、經費保障等檔案資料;在檢查國家衛生城市常態化管理過程中，檢查各級各部門年度工作計劃、部署、檢查情況、總結及日常開展活動的檔案資料;在檢查國家衛生城市社會管理過程中，檢查各級各部門是否暢通愛國衛生投訴渠道，群眾反映的問題是否認真核實和解決以及群眾對衛生狀況的滿意度等檔案資料。總之，涉及衛生城市標準的各項工作均要有相關的檔案資料作資證。這就要求全市在嚴格對照國家衛生城市標準做好各項現場工作的過程中，還要認真做好從每日記錄到年度報告等國家衛生城市相關資料的歸檔和管理工作，要能反映衛生城市長效管理的全過程，展示黃石市國家衛生城市長效管理的效果。

(三)國家衛生城市檔案資料是國家衛生城市復審的重要依據

根據國家現行規定，國家衛生城市復審工作采用線上評估與現場評估相結合的形式進行。線上評估就是全國愛衛辦組織愛衛會成員單位和專家根據愛國衛生信息管理系統中的申報資料、數據和相關部門統計數據對相關城市進行評估。這種評估主要是針對衛生城市申報的檔案資料和統計數據進行。而現場評估主要是由國家愛衛辦組織行政管理人員和專家，對所在城市通過聽取匯報、查閱檔案資料、現場抽查和暗訪等方式進行。接受復審的國家衛生城市在復審之前，需要對照《國家衛生城市和國家衛生縣標準》逐級上報資料。根據國家要求，黃石市在成功創建為國家衛生城市之后，針對三年一個周期的國家衛生城市復審指標體系，以及長效常態化管理過程中形成的檔案資料的管理工作作了部署安排，要求做到日收集、月整理、年歸檔。由于重視國家衛生城市檔案的管理工作，黃石市2021年上報國家及省級國家衛生城市復審的檔案資料記載翔實、對標對表，一次性通過了專家復審，為黃石市國家衛生城市復審工作提供了有力支撐。

(四)國家衛生城市檔案管理是檢查考核國家衛生城市長效管理工作的必備條件

黃石市在2017年成功創建國家衛生城市之后，黃石市市政府于2018年及時印發了《黃石市加強國家衛生城市長效管理實施意見》，意見中明確規定，持續做好工作資料建檔管理。要求各級愛衛會按照國家衛生城市標準，指導做好相關資料的收集整理和建檔工作。各成員單位要對照衛生城市標準，并結合行業工作實際，做好各部門、各行業、各單位工作職責相關的文件資料、工作臺賬等原始檔案，按年度分類裝訂成冊，確保檔案資料規范完整，做好迎接國家衛生城市每三年一次的復審準備工作［4］。根據上述規定，黃石市愛衛會在對本市國家衛生城市常態化管理的檢查考核過程中，除檢查現場工作外，也要重點檢查各城區、市直各有關部門和重點單位的國家衛生城市檔案管理工作。因為國家衛生城市長效管理是一個常態化工作，其工作范圍涉及全市城市管理的方方面面，工作時間是全天候的，每時每刻都在進行，而國家衛生城市的檢查考核采取抽查的形式進行，這對于那些已經完成的工作和未抽查到的方面就只能通過檢查檔案資料來加以證實，從而更客觀、真實、全面地對各城區、市直各有關部門和重點單位在國家衛生城市長效管理工作情況作出正確評價。因此，國家衛生城市檔案資料是檢查考核國家衛生城市長效管理工作的必備條件，只有此項管理工作不斷加強，受檢的條件才能更加過硬。

(五)國家衛生城市檔案管理是國家衛生城市工作總結提升和對外交流的實際需要

國家衛生城市創建成功之后，所在城市必須加強國家衛生城市長效管理工作，其目的在于使創建成果得到進一步鞏固和提升，而國家衛生城市檔案管理是進行國家衛生城市工作總結和衡量成果鞏固提升的重要抓手之一。一方面，國家衛生城市檔案管理有利于國家衛生城市工作的總結。既可以通過檔案資料來總結國家衛生城市管理工作取得的成績、累積的經驗、存在的不足，還可以明確今后奮斗目標和工作重點，促進國家衛生城市工作持續有效地深入開展。另一方面，通過國家衛生城市檔案資料中的數據看變化。國家衛生城市檔案中，一部分是文字資料，另外很重要的部分就是數據資料。這些數據資料既可以用于考核各城區和市直各部門、各重點單位的工作任務完成情況，也可以用于分析全市國家衛生城市的整體水平和發展變化情況，評價本市國家衛生城市的鞏固提升情況。同時，還可以通過國家衛生城市檔案資料總結和分析，與省內甚至國內同類城市國家愛衛生城市工作進行橫向比較，了解本市在同類國家衛生城市中所處的位置，有利于學習先進、創新方法，不斷促進新時期國家衛生城市工作的深入開展。

二、國家衛生城市檔案管理的基本原則

(一)統一標準，分級負責的原則

國家衛生城市長效管理是一個長期的系統工程，其過程中形成的檔案資料的管理工作也是一項長期而艱巨的任務。為此，首先，黃石市根據國家衛生城市標準和實際情況制定一個本市統一且操作性強的執行標準，印發了《關于認真做好迎接國衛復審資料歸檔工作的通知》，并編制了《黃石市國家衛生城市長效管理八大類40項工作檔案歸檔資料參考目錄(2017～2020)》《黃石市各機關、企事業單位國家衛生城市長效管理歸檔資料參考目錄(2017～2020)》《黃石市各城區國家衛生城市長效管理收集歸檔資料參考目錄(2017～2020)》《黃石市各社區(含城中村、城鄉結合部)國家衛生城市長效管理歸檔資料參考目錄(2017～2020)》［5］，對國家衛生城市長效管理資料的收集、整理和歸檔的方法提出要求，保證黃石市國家衛生城市檔案的統一和規范。其次，按照職責分工和歸檔范圍對國家衛生城市檔案實行分級管理。市級主管部門負責國家衛生城市一級檔案的管理工作，市直主管部門和區級主管部門負責國家衛生城市二級檔案的管理工作，具體工作單位和社區負責國家衛生城市三級檔案的管理工作。

(二)系統整理，完整歸檔的原則

國家衛生城市指標體系由千分制組成，體系龐大，涉及面廣。因此，工作中形成的檔案資料量大且紛繁復雜。為使其檔案管理工作科學規范，黃石市一是堅持系統整理。即按類別由市衛健委、市城管委、市市場監管局及市生態環境局等部門負責，其他相關部門和單位積極配合，對國家衛生城市長效管理的工作資料及其數據評價指標進行系統整理。二是做到完整歸檔。即對經過系統整理的國家衛生城市檔案，按照國家衛生城市考評要求全面、完整歸檔，使其既服從國家衛生城市長效管理需要，又符合檔案管理要求。實踐中，黃石市要求保持行業檔案的完整性和屬地檔案的完整性，即按國家衛生城市標準將各大類指標延伸到每個子項目，做到不缺項。同時以黃石港區、西塞山區、下陸區、鐵山區等四個城區為單位，將屬地檔案管理內容延伸到各區的每個街辦、社區和轄區單位，做到全覆蓋、無遺漏。

(三)科學管理，便于利用的原則

國家衛生城市檔案資料必須服從和服務于國家衛生城市長效管理工作。因此，必須做到管理科學、適用性強。一是要強化科學管理。市各部門、各單位要嚴格按照檔案管理要求，提供有效的管理條件，實行房屋、設備、人員三配套，切實做到分類科學、管理規范。為了使國家衛生城市檔案管理工作科學規范，黃石市國家衛生城市工作機構還請本市檔案館高資質的檔案管理專家作指導，從資料收集、整理、歸檔到后期檔案管理進行全程把關。同時，建立科學有效的管理制度，將國家衛生城市檔案管理工作與部門相關工作同考核、同驗收。二是做到便于利用。檔案利用是檔案價值得以實現的終極目標［6］。因此，建立國家衛生城市檔案的目的就在于利用。它既要服務于三年一個周期的國家衛生城市復審工作，也要服務于每年一次的省級對國家衛生城市的年度評價，還要服務于本市對各城區、各有關部門和單位年度、季度相關工作的考核評分。因此，在國家衛生城市長效管理過程中形成的本底資料和工作檔案資料必須具有適用性，符合便于利用的原則。

三、國家衛生城市檔案管理的方法探索

(一)制定統一領導與分工負責相結合的管理制度

國家衛生城市檔案工作涉及面廣、專業性強，必須有嚴格的制度加以管理。首先，實行統一領導。此項工作應當在市愛衛會及其辦事機構(愛衛辦)的統一領導下進行。市愛衛辦作為國家衛生城市的長效管理機構，對本市國家衛生城市的長效管理工作具有組織、協調、管理、考評的職能，這些職能也包括對其檔案的管理。隨著社會發展進步，國家對衛生城市的要求也越來越高，對相關信息報送的要求也越來越高。一方面要求工作力度要不斷加大，同時要求有高質量的檔案資料作支撐，這就需要在統一領導下進行。第二，實行分工負責。即市一級檔案資料由市直部門和各城區收集整理，報送市愛衛辦審定歸檔并負責管理。按照職責分工，市衛生健康部門主要負責愛國衛生組織管理、健康教育和健康促進、重點場所衛生、生活飲用水監測、疾病防控和醫療衛生服務(含病媒生物預防控制)等方面檔案資料的歸檔與管理;市城管部門主要負責市容環境衛生、公共衛生設施建設管理、市政設施、園林綠化、垃圾分類處置等方面檔案資料的歸檔與管理;生態環境部門主要負責生態保護、大氣污染防治、水環境衛生、噪聲控制和醫療廢棄物處置等方面檔案資料的歸檔與管理;市場監管部門主要負責食品安全監管、農貿市場衛生、流動攤販管理、專業市場衛生等方面檔案資料的歸檔與管理。各城區根據市級要求負責轄區相關基礎資料的歸檔與上報工作。市二級檔案由承擔任務的單位和街辦(社區)收集整理，報市直牽頭部門和各城區審定后歸檔管理。市三級檔案由各相關單位和屬地基層單位收集、整理并負責歸檔管理，從而形成既有統一領導又有分工負責的有效管理制度。

(二)建立部門管理和屬地管理相結合的管理體系

按照黃石市對國家衛生城市實行“條塊結合，以塊為主”的管理原則，建立國家衛生城市檔案條塊結合的管理體系。在實踐中，將部門作為條、將各城區作為塊，相關工作由行業部門作指導，由屬地城區抓落實。即由行業主管部門對各城區的國家衛生城市檔案管理工作，結合行業特點提出分類管理指導意見，各城區綜合市直各相關行業主管部門意見，按照自下而上原則進行全面收集，分類整理。各城區主要負責轄區街道、社區基本情況，城中村、城鄉結合部衛生、單位衛生、“六小五業”衛生、廢品收購站衛生、廁所革命、健康教育陣地建設及健康單位、無煙單位創建、慢病防控示范區、道路、城市路面、環衛設施、城市清潔保潔、疫情防控等有關國家衛生城市資料的收集、整理與歸檔管理。同時，按照要求將轄區檔案資料上報給市直部門審核把關。市直部門審查合格后一方面留存，形成部門國家衛生城市長效管理檔案，另一方面反饋給各城區，由各城區形成屬地國家衛生城市檔案。這樣，既符合條條管理的要求，也滿足了塊塊管理的需要，做到了條塊結合，上下一致。

(三)實行紙質檔案與電子檔案相結合的管理模式

對于國家衛生城市檔案而言，目前紙質檔案更具有適用性和安全性的特點。無論是國家衛生城市技術評估，還是國家衛生城市復審的資料申報，需要提供查閱的均為紙質檔案資料，且受檢城市還要將有關紙質檔案資料上報國家和本省愛衛部門存檔備查。因此，在我們工作實踐中，目前國家衛生城市檔案的管理仍以紙質檔案為主，其中主要包括文字資料和工作照片。為了做好國家衛生城市紙質檔案的規范管理，我們設置了專門的檔案室，配備了專用的檔案柜，指定了專(兼)職檔案管理人員。同時，還配備了相應的電腦、打印機和掃描儀等電子設備。為了使影像和照片資料得以長期保存，我們將這些資料先后編輯成兩部電視專題紀錄片:《蝶變》《我們一直在行動》，兩本畫冊:《黃石市創建國家衛生城市工作紀實》《黃石市國家衛生城市長效管理和迎接國家衛生城市復審工作紀實》。同時，我們在紙質檔案的基礎上，通過電子設備錄入和掃描的形式形成電子檔案。一方面是為紙質檔案做備份，另一方面也是為了快速檢索和高效查閱國家衛生城市檔案資料。國家衛生城市電子檔案主要包括電子文檔和視頻資料。將以上兩者結合起來，既符合黃石市國家衛生城市檔案管理的實際情況，也符合國家關于“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字化資源的安全保存和有效利用”［7］的規定。

(四)采取動態管理與靜態管理相結合的管理辦法

根據國家衛生城市的工作特點，其檔案資料形成的過程亦不相同，即有動態檔案資料和靜態檔案資料之分。這些動態檔案資料與靜態檔案資料的形成是由國家衛生城市標準中的指標體系及評價方法不同而形成的。一般而言，國家衛生城市的動態指標為日監測或即時監測形成的檔案資料。例如，國家衛生城市指標中的空氣質量指標，實行的是每日動態監測。一方面，該項監測形成的資料數據直接上傳至上級主管部門數據庫;另一方面，所在城市每日需對監測數據進行記錄、歸檔、分析研判和向社會公布，加強對空氣質量的管理，確保達標。國家衛生城市中的生活飲用水指標也實行每日動態監測，由此形成的檔案資料亦屬于動態資料之一。一方面，監測單位每日對監測的數據資料進行記錄、歸檔并做好分析研判;另一方面，水質管理主管部門每天要利用動態監測資料向所在城市公布水質達標情況，如此等等。以上體現了國家衛生城市對檔案資料的動態管理和高效利用。相對而言，國家衛生城市每年形成的檔案資料多數為靜態資料，即一年只有一個數據的檔案資料。這類檔案資料以年為時間節點進行統計分析。國家衛生城市中的居民健康素養水平這個指標，所在城市每年只組織進行一次居民健康素養水平調查，其檔案資料一次形成，一年內沒有變化。居民經常參加體育鍛煉的比例這個指標，也是每年只開展一次調查，其檔案資料亦為一次形成，一年內也沒有變化。黃石市對上述兩種情況形成的檔案資料的管理實行區別對待，即對靜態工作指標形成的檔案資料主要實行年度歸檔管理，而對動態工作指標形成的檔案資料則要進行全程跟蹤管理，以保證國家衛生城市檔案資料管理工作的科學性。

(五)完善國家衛生城市長效管理工作考核

與國家衛生城市檔案管理考核相結合的管理機制檔案管理是國家衛生城市長效管理的重要組成部分。黃石市從成功創建國家衛生城市到順利通過國家衛生城市復審［8］，始終高度重視國家衛生城市檔案管理工作，堅持與國家衛生城市的現場工作同部署、同檢查、同考核。首先是同部署。在下達工作任務的同時，要專題下達國家衛生城市檔案管理工作相關文件，并召開專題會議，舉辦專門培訓班，安排部署檔案管理并培訓檔案人員，建立檔案管理的工作網絡。其次是同檢查。在檢查國家衛生城市相關工作時，將檔案工作列入其中，對各級各類國家衛生城市檔案除專題檢查外，也結合日常工作一并檢查，確保檔案管理與現場工作管理同步進行。再就是同考核。將國家衛生城市檔案管理工作作為重要內容，列入對各級、各部門、各單位國家衛生城市考核之中。同時，黃石市國家衛生城市工作機構還與市檔案主管部門聯合發文，“要求各級單位高度重視，精心準備，創衛迎檢資料準備情況納入年度檔案管理目標考核重點內容”［9］。通過以上各種措施，引起各級、各部門對國家衛生城市檔案管理工作的高度重視，促進國家衛生城市長效管理工作和國家衛生城市檔案常態化管理工作持續開展，同步提升。

［參考文獻］

［1］全國愛衛會．全國愛衛會關于命名2015－2017周期國家衛生城市(區)的決定［Z］．全愛衛發〔2017〕3號，附件:1．

［2］國務院．國務院關于深入開展愛國衛生運動的意見［Z］．國發〔2020〕15號:7．

［3］全國愛衛會．全國愛衛會關于印發《國家衛生城鎮評審管理辦法》和《國家衛生城市和國家衛生縣標準》《國家衛生鄉鎮標準》的通知［Z］．全愛衛發〔2021〕6號:4．

［4］黃石市人民政府．市人民政府辦公室關于印發《黃石市加強國家衛生城市長效管理實施意見》的通知［Z］．黃政辦發〔2018〕13號:3－4．

［5］黃石市迎接國家衛生城市復審指揮部辦公室．關于認真做好迎接國家衛生城市復審資料歸檔工作的通知［Z］．黃國衛復審辦〔2021〕20號:14．

作者:胡瓊 單位:黃石市疾病預防控制中心