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摘要：隨著科技不斷更新發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案管理也進(jìn)入了信息化管理時(shí)代。檔案信息化管理給醫(yī)院的人事檔案管理帶來(lái)了便利，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理也有著比較深遠(yuǎn)的意義。本文針對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理提出相對(duì)應(yīng)的優(yōu)化措施，從而促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理更好地發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；信息化管理；路徑研究
隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，醫(yī)院的各種管理體系也在不斷地進(jìn)行改變和完善，醫(yī)院的管理趨向規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案管理也就變得越來(lái)越重要。醫(yī)院通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理，從而使人事檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性都得到很好的提高，更有利于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。
一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義
將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，采用計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)的錄入，讓醫(yī)院的人事檔案管理人員可以從繁重的資料信息整理和錄入工作中解放出來(lái)，讓錄入檔案信息的工作量得到很大降低。對(duì)于人事檔案的保存來(lái)說(shuō)，人事檔案材料可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)錄入到光盤(pán)硬盤(pán)或者網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)上，不但節(jié)省了各種資源，還可以長(zhǎng)期完整保存信息資料，而信息資料在保存過(guò)程中不會(huì)發(fā)生任何的變化，從而讓醫(yī)院人事檔案信息管理效率得到提高。在信息化檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)的建立下，醫(yī)院人事檔案信息管理可以建立數(shù)據(jù)庫(kù)，便于醫(yī)院人員檔案信息的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。在進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)，只需要在信息平臺(tái)系統(tǒng)中輸入一些相關(guān)的檔案信息或者關(guān)鍵字，就可以快速、準(zhǔn)確、全面地找到所需要的信息，為查找人事檔案信息提供了便捷，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)。
二、醫(yī)院人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
（一）人事檔案利用效率較低
目前，很多醫(yī)院即使開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)工作，卻依然有許多醫(yī)院需要通過(guò)手工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的落實(shí)，紙質(zhì)檔案也沒(méi)有及時(shí)實(shí)現(xiàn)掃描上傳，并進(jìn)行信息化管理。因此，導(dǎo)致醫(yī)院無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)搜索實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的應(yīng)用，對(duì)檔案資源信息也無(wú)法進(jìn)行有效利用。與此同時(shí)，由于很多醫(yī)院并未對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展進(jìn)行全面的普及，對(duì)于該工作的落實(shí)也只是開(kāi)展了電子設(shè)備的更新與軟件的應(yīng)用，人事檔案管理部門(mén)的工作人員精力其實(shí)主要放置在其他環(huán)節(jié)上，存在對(duì)設(shè)備軟件應(yīng)用認(rèn)知不足的現(xiàn)象。此外，由于檔案庫(kù)房當(dāng)前仍然需要進(jìn)行優(yōu)化改善，這樣就無(wú)法保證人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)依托信息化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效分析與應(yīng)用，因此也就無(wú)法真正發(fā)揮出人事檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展的實(shí)際意義。
（二）人事檔案信息內(nèi)容較少
近年來(lái)，科技力量的提升推動(dòng)了信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，而且隨著信息技術(shù)的不斷普及，極大地方便了人們的日常生活與工作。因此，很多醫(yī)院在開(kāi)展人事檔案管理工作中，正在逐步使用電子檔案管理的模式來(lái)實(shí)現(xiàn)提升各項(xiàng)工作落實(shí)的實(shí)際效率，同時(shí)很多醫(yī)院也基本實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊臋n案管理。但是，就當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看，很多醫(yī)院在人事檔案信息管理工作內(nèi)容的落實(shí)上，仍是以工作人員的從業(yè)經(jīng)歷、個(gè)人簡(jiǎn)歷以及職稱(chēng)和學(xué)位學(xué)歷等內(nèi)容進(jìn)行錄入，對(duì)于醫(yī)護(hù)人員自身的能力水平、醫(yī)療技術(shù)水平等信息內(nèi)容的錄入情況并不十分理想。同時(shí)。檔案信息更新速度也十分緩慢，無(wú)法通過(guò)利用檔案信息資源的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)滿足后續(xù)發(fā)展的實(shí)際需要。這種信息滯后的現(xiàn)象，勢(shì)必會(huì)影響到醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展。此外，在長(zhǎng)期的粗放式管理模式下，醫(yī)院人事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性并不明顯，不能保證做到將不同的檔案與材料進(jìn)行獨(dú)立化處理，并由專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)。值得注意的是，很多醫(yī)院整體的建筑面積較小，可用房間數(shù)量十分緊張，由于人事檔案管理工作的開(kāi)展所占據(jù)的資料比例較大，這時(shí)就會(huì)存有大量的紙質(zhì)檔案，然而在紙質(zhì)檔案的掃描進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作開(kāi)展的過(guò)程中，并不能保證紙質(zhì)材料內(nèi)容的全面性錄入，導(dǎo)致由于信息內(nèi)容較少而無(wú)法真正發(fā)揮醫(yī)院檔案信息化管理的實(shí)際意義。
（三）管理人員的綜合素質(zhì)較差
想要保證管理工作的落實(shí)質(zhì)量，必須要保證人才的供給質(zhì)量。畢竟，所有工作的開(kāi)展都需要通過(guò)人力進(jìn)行運(yùn)作，尤其是針對(duì)人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展來(lái)看，工作人員自身必須要具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)。同時(shí)，也要具備一定的人事管理知識(shí)，在信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中更要具備較強(qiáng)的信息化應(yīng)用能力，以此才能保證在檔案管理工作落實(shí)上，通過(guò)人才質(zhì)量的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息化管理工作開(kāi)展的實(shí)際意義。但是，就當(dāng)前醫(yī)院整體的實(shí)際情況而言，過(guò)去粗放式的管理模式使檔案管理部門(mén)一直處于邊緣化的狀態(tài)，因此在管理人員使用上，大多數(shù)也是以科室將退休的人員為主，將其轉(zhuǎn)移到檔案管理室進(jìn)行工作的開(kāi)展，所以其自身并不具備檔案管理的實(shí)際能力。即使部分醫(yī)院在人事檔案管理工作中，聘用了相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才，且其具備一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是在開(kāi)展信息化管理工作進(jìn)程后，其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)能力仍然無(wú)法滿足人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，這時(shí)勢(shì)必就要通過(guò)教育培訓(xùn)工作的開(kāi)展來(lái)使其具備綜合性的能力，從而才能補(bǔ)齊短板。與此同時(shí)，對(duì)于人事檔案管理工作的開(kāi)展來(lái)看，也需要與其他部門(mén)產(chǎn)生直接性的聯(lián)系。但是，受過(guò)去管理體制的影響，很多檔案管理人員在崗位開(kāi)展工作時(shí)，態(tài)度散漫、不積極，而且也沒(méi)有外部約束指導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部保障，在與其他部門(mén)進(jìn)行配合時(shí)常有不愉快問(wèn)題的發(fā)生。因此，在這一點(diǎn)上，如果無(wú)法保證人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)能力水平，勢(shì)必也會(huì)導(dǎo)致在信息化管理工作落實(shí)上無(wú)法取得積極的效果。
三、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案信息化管理的措施
（一）建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度
建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度，可以更加有效地保障人事檔案工作順利開(kāi)展，可以明確各個(gè)部門(mén)員工的工作流程，對(duì)人事部門(mén)與其他部門(mén)科室的溝通、協(xié)調(diào)進(jìn)行了強(qiáng)化，讓每位員工都能夠積極地完成自己的工作。但是，還是會(huì)有醫(yī)院人事檔案管理制度不完善的情況，這樣就會(huì)導(dǎo)致員工的工作態(tài)度消極，不能全心投入，工作效率變低，很容易對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)效率產(chǎn)生影響，對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展不利。醫(yī)院要完善人事檔案管理制度，首先要完善醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，保證人事檔案信息化建設(shè)與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)管理目的統(tǒng)一，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的情況，充分了解現(xiàn)有的人事檔案管理辦法，制定符合醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際情況的信息化建設(shè)目標(biāo)，保障人事檔案信息化系統(tǒng)可以發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從而提升人事檔案信息化管理的效果。建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度還可以保障醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全，有效杜絕檔案泄露對(duì)相關(guān)工作人員和醫(yī)院產(chǎn)生不好的影響。醫(yī)院要大力支持人事檔案信息化管理建設(shè)，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，建設(shè)穩(wěn)定安全的檔案信息化管理平臺(tái)，有效節(jié)約醫(yī)院的人力、物力，使醫(yī)院的整體效益得到保障。醫(yī)院的人事檔案管理制度要明確規(guī)范人事檔案信息化工作，各個(gè)環(huán)節(jié)及步驟，將工作職責(zé)具體劃分到每個(gè)員工身上，實(shí)施工作責(zé)任制，對(duì)工作人員的不良行為進(jìn)行約束，糾正隨意的工作作風(fēng)。為了保障醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全，要注重網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究，要不斷更新加固人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)原因影響員工檔案信息的安全。醫(yī)院人事檔案管理工作也要對(duì)檔案信息的調(diào)取和瀏覽進(jìn)行準(zhǔn)確地記錄，具體記錄查看的時(shí)間與范圍，從而保證醫(yī)院的檔案信息一直處于嚴(yán)格的管理與監(jiān)控下，實(shí)時(shí)地確保醫(yī)院人事檔案信息的安全。
（二）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
醫(yī)院人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平對(duì)檔案管理工作高效率、高質(zhì)量開(kāi)展會(huì)產(chǎn)生很大的影響。醫(yī)院在招聘人事管理工作人員的時(shí)候，會(huì)存在對(duì)工作人員綜合素質(zhì)沒(méi)有進(jìn)行全面考察的情況，這樣就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院新入職的部分工作人員只擁有非常基本的人事檔案管理能力和相對(duì)熟練的計(jì)算機(jī)操作水平，工作人員對(duì)待工作不能很好地投入，工作態(tài)度不端正，工作過(guò)程中馬虎大意，不夠認(rèn)真仔細(xì)，這樣的工作情況很容易會(huì)給醫(yī)院的人事檔案管理帶來(lái)隱患，威脅醫(yī)院管理的安全問(wèn)題。有些醫(yī)院存在一些人事檔案管理工作人員年紀(jì)偏大的現(xiàn)象，這樣的工作人員雖然人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但是他們對(duì)于計(jì)算機(jī)使用能力稍顯不足，無(wú)論是在人事檔案信息數(shù)據(jù)錄入速度方面，還是在檔案信息查找方面，都給他們?cè)斐蓸O大的困擾。所以，醫(yī)院在招聘時(shí)就要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的聘用，選擇具有熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息管理經(jīng)驗(yàn)的有關(guān)人才，重視工作人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)定期組織人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，培養(yǎng)工作人員專(zhuān)業(yè)能力，進(jìn)行思想道德方面的教育，使其擁有較高的工作責(zé)任感，提高其工作的積極性和工作的效率。還可以安排人事檔案管理人員到大醫(yī)院學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案信息化管理模式，然后將其優(yōu)點(diǎn)與于本醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行融合，有效地促進(jìn)本醫(yī)院人事檔案管理模式不斷更新，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步。醫(yī)院還應(yīng)針對(duì)人事檔案管理工作建立一定的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員的工作情況、工作效率等全面進(jìn)行考核，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、效率高的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)上進(jìn)員工；對(duì)工作態(tài)度松懈，工作效率低且經(jīng)常出錯(cuò)的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，獎(jiǎng)懲制度一定要做到公平、公正、公開(kāi)。
（三）定期更新維護(hù)人事管理相關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)
醫(yī)院人事檔案信息管理工作一定要保證檔案信息的安全性，有效防止檔案信息被無(wú)關(guān)人員盜用，保護(hù)員工的個(gè)人信息安全。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)與管理，必須要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防火墻建設(shè)，保障檔案信息存儲(chǔ)和錄入過(guò)程中的安全性，避免惡意病毒入侵檔案管理系統(tǒng)，有效防止人事檔案信息被他人獲取。醫(yī)院必須要對(duì)檔案信息的建設(shè)工作加以重視，加強(qiáng)人力、物力以及資金的投入，從而建立現(xiàn)代化、信息化的檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院人事檔案信息管理工作人員要不斷提高自身工作的安全意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案信息的重要性以及檔案信息被泄漏的嚴(yán)重后果，不斷增強(qiáng)工作的責(zé)任感與使命感，在工作過(guò)程中嚴(yán)格規(guī)范自己，提高信息保護(hù)的安全意識(shí)，從而有效保護(hù)人事檔案信息的安全。醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視人事檔案管理系統(tǒng)軟件以及硬件設(shè)備的更新，相關(guān)技術(shù)人員要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行更新，定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檢修，有問(wèn)題的設(shè)備及時(shí)進(jìn)行維修，功能不完善的設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更換。醫(yī)院人事檔案管理人員要有相對(duì)熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，從而可以獨(dú)立地定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，從而更加完善醫(yī)院的人事檔案管理信息化建設(shè)。
作者:鄭園 單位:陜西省腫瘤醫(yī)院
醫(yī)院人事檔案管理篇2
摘要：為探討精細(xì)化管理模式在醫(yī)院檔案管理中的效果與實(shí)踐意義，本文從某醫(yī)院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機(jī)選取100份采用常規(guī)管理措施進(jìn)行管理，從2021年2至2022年1月的檔案中隨機(jī)選取100份采用精細(xì)化管理模式進(jìn)行管理，并將它們分別命名為對(duì)照組和觀察組。利用SPSS23.0統(tǒng)計(jì)軟件，對(duì)兩組的資料丟失率、提取率等進(jìn)行對(duì)比，并借助問(wèn)卷調(diào)查檢測(cè)管理部門(mén)人員對(duì)檔案管理工作的滿意度。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)比與觀察，最終數(shù)據(jù)顯示，觀察組的資料齊全率為100%，資料提取率為99%，滿意度為95%，數(shù)值均高于對(duì)照組。因此，在醫(yī)院日常檔案管理中，引入精細(xì)化管理模式，能有效提升工作效率及各部門(mén)工作人員的滿意度，相對(duì)常規(guī)管理措施，優(yōu)勢(shì)明顯，值得推廣。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；精細(xì)化管理模式；管理滿意度評(píng)分；應(yīng)用研究
0引言
隨著我國(guó)醫(yī)療水平的提升，醫(yī)院檔案管理工作也愈加繁復(fù)[1]。但在醫(yī)院檔案管理上，原有的常規(guī)管理措施存在不少問(wèn)題。例如，因管理模式的落后，導(dǎo)致檔案資料遺失；因管理效率低下，導(dǎo)致資料提取率不高，珍貴資源不能很好地被利用；因人員分工不明，出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)偏低[2]。從醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，為提升醫(yī)院的管理水平和工作效率，引進(jìn)精細(xì)化管理模式很有必要。精細(xì)化管理模式源于中大型企業(yè)，通俗來(lái)說(shuō)，精細(xì)化管理就是通過(guò)對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，將每一個(gè)事項(xiàng)都落實(shí)在責(zé)任人身上，從而達(dá)到事無(wú)巨細(xì)均有管理的目的[3]。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院檔案管理都是簡(jiǎn)單地圍繞整理、存放、借閱、歸還的步驟進(jìn)行管理。從檔案保存的視角來(lái)看，粗糙的管理模式容易造成資料丟失、損傷，簡(jiǎn)陋的檔案室容易引起紙質(zhì)檔案受潮、發(fā)霉，工作人員不合理的分類(lèi)將為后期資料查找埋下隱患；從檔案管理人員的視角來(lái)看，因缺少完善的管理體系，需要花大量的時(shí)間去整理資料、尋找資料、監(jiān)督資料歸還，工作量非常大，但管理效果差；從借閱者的視角來(lái)看，借閱檔案資料需要經(jīng)過(guò)多個(gè)人員的審批，從發(fā)起申請(qǐng)到收到資料，需要數(shù)天甚至10多天的時(shí)間，大大降低了工作效率，同時(shí)也降低了通過(guò)調(diào)取檔案研究專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積極性；從醫(yī)院管理團(tuán)隊(duì)的視角來(lái)看，煩瑣的審批流程、檔案管理層出不窮的問(wèn)題將占據(jù)他們大量的精力。因此，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，對(duì)每一位醫(yī)療行業(yè)工作者而言，都是有利無(wú)弊的。目前，僅有少數(shù)的醫(yī)院在嘗試精細(xì)化管理模式，相關(guān)研究也很少。本文通過(guò)對(duì)精細(xì)化管理模式與常規(guī)管理措施的對(duì)比研究，以期為醫(yī)療行業(yè)采用精細(xì)化管理模式提供實(shí)踐依據(jù)。
1資料和方法
1.1一般資料
從某醫(yī)院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機(jī)選取100份采用常規(guī)管理措施進(jìn)行管理，從2021年2月至2022年1月的檔案中隨機(jī)選取100份采用精細(xì)化管理模式進(jìn)行管理，并將它們分別命名為對(duì)照組和觀察組。兩組檔案中均隨機(jī)包含了人事檔案、技術(shù)檔案、病歷檔案、行政檔案、會(huì)計(jì)檔案等，兩組檔案的類(lèi)型無(wú)明顯差異，具有可比性。2020年2月至2021年1月，該醫(yī)院檔案管理人員共計(jì)44名，平均年齡為35.5歲，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，該醫(yī)院檔案管理人員共計(jì)43名，平均年齡為36.3歲，其中男性23名，女性20名。所有參與研究的檔案管理人員均符合以下條件：①?gòu)氖聶n案管理工作的時(shí)間超過(guò)3年；②在2020年2月至2022年1月兩年間均正常在職工作，無(wú)超過(guò)5天以上的病假或產(chǎn)假。
1.2方法
對(duì)照組資料采用常規(guī)檔案管理措施：檔案管理人員根據(jù)自身的主觀意識(shí)，將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單、粗糙的分類(lèi)，然后將檔案搬移至檔案架上存放，當(dāng)有人需要尋找檔案時(shí)，再安排人員查找。觀察組資料采用精細(xì)化管理模式，從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養(yǎng)、推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型、明確檔案管理崗位的人員職責(zé)、建立安全保護(hù)網(wǎng)等維度著力，制定契合精細(xì)化管理的方案。（1）創(chuàng)建并優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和新員工的不斷增加，醫(yī)院管理的文件數(shù)量也在不斷增加。早期常用的粗放式管理模式與現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展模式并不完全一致。因此，醫(yī)院應(yīng)全面優(yōu)化和調(diào)整檔案信息管理，建立完整的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。通過(guò)不斷調(diào)整和優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔內(nèi)容更加統(tǒng)一，建立過(guò)程中必須考慮3個(gè)方面。第一，數(shù)據(jù)庫(kù)的機(jī)密性。該文件包括從中學(xué)到工作階段的所有個(gè)人書(shū)面信息，在建立、使用數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，要特別注意保護(hù)個(gè)人隱私。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性。文件除了記錄個(gè)人基本信息外，還可以反映干部的科研水平和專(zhuān)業(yè)能力，是崗位競(jìng)爭(zhēng)和職稱(chēng)晉升的重要依據(jù)。第三，數(shù)據(jù)庫(kù)的效率。數(shù)據(jù)庫(kù)具有模糊搜索功能，員工可以根據(jù)自己的實(shí)際需要查詢(xún)相應(yīng)的內(nèi)容，提高查詢(xún)效率。（2）完善檔案管理制度。在新的醫(yī)療環(huán)境下，為了更好地滿足醫(yī)院發(fā)展需求，一定要構(gòu)建具有高效率、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的檔案管理制度。通過(guò)建立一套科學(xué)高效的管理制度，長(zhǎng)期指導(dǎo)檔案管理工作，將檔案管理工作細(xì)致到每一個(gè)步驟，對(duì)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位的工作起到引導(dǎo)、約束的作用，促進(jìn)管理者在工作中有理可依、有據(jù)可循，并通過(guò)不定期的考核，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督。（3）提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)。醫(yī)院檔案具有種類(lèi)多、來(lái)源雜、數(shù)量多等特點(diǎn)，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，這既是體力活也是腦力活。精細(xì)化管理模式的落地，關(guān)鍵在于人，因此，工作人員素質(zhì)的提高至關(guān)重要。對(duì)人員素養(yǎng)的提升，既有專(zhuān)業(yè)水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要讓檔案管理工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性（這不只是一份簡(jiǎn)單的整理分類(lèi)工作，而是醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的堅(jiān)定基石），通過(guò)優(yōu)秀案例分享，激發(fā)他們不斷學(xué)習(xí)，提升檔案管理的能力。其次，要開(kāi)展各種提高專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)活動(dòng)，包括分析以往工作中存在的問(wèn)題、學(xué)習(xí)檔案信息管理技術(shù)、建立工作獎(jiǎng)懲制度、組織優(yōu)秀工作人員外出參觀學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等，增強(qiáng)檔案管理人員的精細(xì)化管理認(rèn)知。（4）推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨著時(shí)代的進(jìn)步，紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的檔案管理需求。精細(xì)化管理模式加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，運(yùn)用成熟的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類(lèi)和批量化處理。在平臺(tái)搭建前期，管理者將建立起共享數(shù)據(jù)，并給予院內(nèi)工作人員不同層級(jí)的管理/查閱權(quán)限，方便查找檔案資源及內(nèi)部信息傳遞，在降低檔案管理人員工作量的同時(shí)，提升檔案提取的便捷性。數(shù)字化管理還可避免檔案丟失、損壞等情況，各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位的工作人員在查閱檔案時(shí)，整個(gè)過(guò)程都被記錄，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案的精細(xì)化管理。（5）明確檔案管理崗位的人員職責(zé)。作為一個(gè)擁有40余名檔案管理人員的醫(yī)院，難免會(huì)因?yàn)槟硞€(gè)工作人員的失誤/不負(fù)責(zé)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)紕漏，明確每位檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作責(zé)任很有必要。通過(guò)制定崗位職責(zé)表，明確每一個(gè)崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)，每一項(xiàng)工作都落實(shí)到具體責(zé)任人身上，每一個(gè)細(xì)節(jié)都有評(píng)判依據(jù)。（6）建立安全保護(hù)網(wǎng)。醫(yī)院檔案牽涉醫(yī)院、醫(yī)生、患者等多個(gè)方面，在檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型之后，檔案信息的儲(chǔ)存和共享的安全性需要得到保證。在精細(xì)化模式下，需要由專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)檔案信息的安全。例如，在前期設(shè)置安全模式，并對(duì)安全設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)；在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置檔案借閱到期預(yù)警裝置，提醒借閱者如期歸還，如仍未如期歸還，可通過(guò)電話通知、共享平臺(tái)權(quán)限回收等方式提醒借閱者；還可以與信息工程企業(yè)合作，對(duì)重要檔案使用加密技術(shù)、設(shè)置防火墻等，最大化保障檔案的安全，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
1.3觀察指標(biāo)
使用自制的檔案管理表，記錄兩組檔案的整理、存放、借閱、歸還等情況，最后計(jì)算出兩組檔案管理的齊全率、丟失率、提取率、滿意度。齊全率與提取率總數(shù)值為100%，數(shù)值越高表示管理效果越好。滿意度總分為100分，超過(guò)90分表示滿意，80～90分表示一般，低于80分表示不滿意。滿意度通過(guò)80分以上的人數(shù)之和除以總?cè)藬?shù)再乘以100%得到。
1.4統(tǒng)計(jì)分析
采用SPSS23.0統(tǒng)計(jì)軟件對(duì)得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，計(jì)數(shù)資料為n（檔案數(shù)量每組分別為100份，評(píng)分人數(shù)每組分別為20人），采取χ2進(jìn)行檢驗(yàn)；計(jì)量資料用（x±s）表示，使用t檢驗(yàn)，P＜0.05證明差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。
2結(jié)果
（1）觀察組的齊全率、提取率均高于對(duì)照組，觀察組的丟失率低于對(duì)照組（表1）。（2）醫(yī)院各個(gè)部門(mén)（包含基層部門(mén)與管理部門(mén)）對(duì)檔案管理的滿意度評(píng)分，觀察組高于對(duì)照組（表2）。
3結(jié)語(yǔ)
在中國(guó)醫(yī)療體制不斷改革的今天，提升內(nèi)部管理水平和醫(yī)療服務(wù)水平同等重要，這也是參與醫(yī)院間良性競(jìng)爭(zhēng)、促進(jìn)行業(yè)積極進(jìn)步的重要環(huán)節(jié)[4]。本文對(duì)總計(jì)200份檔案分兩組進(jìn)行研究，從優(yōu)秀企業(yè)檔案管理中提煉管理方法，結(jié)合該醫(yī)院的基本情況和長(zhǎng)遠(yuǎn)需求，將精細(xì)化管理模式通過(guò)觀察組實(shí)踐與使用常規(guī)管理措施的對(duì)照組進(jìn)行對(duì)比，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)兩年的觀察、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、總結(jié)，發(fā)現(xiàn)使用了精細(xì)化管理模式的觀察組，檔案齊全率為100%，檔案丟失率為0，檔案提取率為99%，各部門(mén)對(duì)檔案管理工作滿意度為95%，遠(yuǎn)優(yōu)于對(duì)照組（檔案齊全率為92%，檔案丟失率為8%，檔案提取率為81%，各部門(mén)對(duì)檔案管理工作滿意度為65%），由此可以說(shuō)明，精細(xì)化管理模式通過(guò)完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養(yǎng)、推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型、明確檔案管理崗位的人員職責(zé)、建立安全保護(hù)網(wǎng)等方法，能夠有效避免檔案丟失、損傷；減少因儲(chǔ)存不當(dāng)造成的檔案受潮、發(fā)霉現(xiàn)象；在降低檔案管理工作人員工作強(qiáng)度的同時(shí)，提升各部門(mén)人員借閱檔案的便捷性和對(duì)檔案管理工作的滿意度。通過(guò)運(yùn)用精細(xì)化管理模式，該醫(yī)院的檔案管理水平有了質(zhì)的提升。從該醫(yī)院發(fā)展來(lái)看，精細(xì)化管理模式在該醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用，將大大提升該醫(yī)院在城市中的競(jìng)爭(zhēng)力；從醫(yī)療行業(yè)發(fā)展來(lái)看，隨著精細(xì)化管理模式被各個(gè)醫(yī)院引入，我國(guó)醫(yī)療行業(yè)將向前邁進(jìn)一大步。綜上所述，通過(guò)為期兩年的研究對(duì)比，將精細(xì)化管理模式引入醫(yī)院檔案管理，效果明顯，值得在各個(gè)醫(yī)院落地使用。在不遠(yuǎn)的未來(lái)，大多數(shù)醫(yī)院將通過(guò)應(yīng)用精細(xì)化管理模式來(lái)提升檔案管理工作效率，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量，減輕檔案管理工作負(fù)擔(dān)，推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。
作者:崔文昕 單位:曲阜市人民醫(yī)院
醫(yī)院人事檔案管理篇3
摘要：信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著各行各業(yè)的發(fā)展，當(dāng)醫(yī)院管理與信息技術(shù)融合后，為整個(gè)醫(yī)療體系帶來(lái)的收益是十分明顯的。醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理通過(guò)信息化的手段，實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化的效果，從而大幅度的提升工作效率。信息化的發(fā)展是未來(lái)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文主要對(duì)醫(yī)院開(kāi)展人事檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出相應(yīng)的信息化改進(jìn)對(duì)策，旨在進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的業(yè)務(wù)流程，幫助醫(yī)院篩選出合格人才。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；業(yè)務(wù)流程；信息化
為了進(jìn)一步提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行改進(jìn)。在各類(lèi)管理中，人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，不僅影響醫(yī)院管理水平的提升，更關(guān)系到醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大醫(yī)院積極開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)，旨在進(jìn)一步完善管理模式，提高管理質(zhì)量和管理效率，保證各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)工作順利開(kāi)展。
一、醫(yī)院開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
醫(yī)院的人事檔案具有一定的特殊性，需對(duì)人事檔案材料進(jìn)行單獨(dú)存放，并由專(zhuān)人保管。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，醫(yī)院并未采用先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，檔案的管理效率和利用率較低，部分工作需要通過(guò)檔案管理人員操作。若使用者需要查詢(xún)某一檔案，不僅會(huì)增加查找難度，還可能會(huì)面臨最終查找的檔案內(nèi)容不完整，不僅無(wú)法滿足使用者對(duì)檔案的需求，還會(huì)進(jìn)一步增加檔案管理人員的工作量。醫(yī)院引進(jìn)信息技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理，可充分發(fā)揮信息系統(tǒng)大容量存儲(chǔ)空間的優(yōu)勢(shì)，保證大量的人事檔案得到高效存儲(chǔ)，還能確保信息在第一時(shí)間得到收集和整理。當(dāng)使用者需要查詢(xún)檔案時(shí)，只需輸入關(guān)鍵詞，即可查詢(xún)到與之相關(guān)的內(nèi)容，并做出合理決策。同時(shí)，將人事檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以減輕工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理人員在錄入檔案信息時(shí)，只需發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，即可保證檔案得到全面錄入與存儲(chǔ)，還可減少對(duì)檔案原件的使用，保證檔案的安全。檔案人員可將大量的人事檔案資料存儲(chǔ)到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，還能對(duì)檔案進(jìn)行備份。若采用傳統(tǒng)的管理方式，在進(jìn)行檔案保管時(shí)，要建設(shè)專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，會(huì)增加資金投入。如果檔案保管不當(dāng)，可能會(huì)受到外界環(huán)境的影響而發(fā)生損壞。
二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)
1.醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)
第一，現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是醫(yī)院選人和用人的重要依據(jù)。要保證人事檔案內(nèi)容準(zhǔn)確全面，才能使相關(guān)負(fù)責(zé)人在選人時(shí)能夠值得借鑒，根據(jù)員工的具體表現(xiàn)和經(jīng)歷做出相應(yīng)的決斷。因此，醫(yī)院的人事檔案具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。第二，流動(dòng)性。人事檔案并非一成不變。當(dāng)檔案管理人員為某一員工建立檔案后，會(huì)根據(jù)其具體的表現(xiàn)和工作內(nèi)容的變化及時(shí)補(bǔ)充檔案內(nèi)容。比如，員工有晉升、調(diào)用等經(jīng)歷時(shí)，其經(jīng)歷均會(huì)在檔案中得到補(bǔ)充。因此，人事檔案具有一定的流動(dòng)性。第三，保密性。由于人事檔案中記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷和家庭情況，這些內(nèi)容屬于個(gè)人隱私。若要查閱員工的檔案，則需遵守保密制度，避免泄露員工的個(gè)人信息。
2.信息化人事檔案的特點(diǎn)
第一，數(shù)字化。醫(yī)院引進(jìn)信息技術(shù)后，人事檔案的存儲(chǔ)形式將會(huì)發(fā)生變化。人事檔案將會(huì)由原有的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，檔案人員需將其錄入專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中。若需使用檔案，即可查閱電子檔案。第二，智能化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案人員可利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效管理，從而有效降低其工作強(qiáng)度和壓力。隨著技術(shù)的不斷完善，檔案管理也將逐漸邁向智能化，從而更好地滿足使用者的需求。第三，網(wǎng)絡(luò)化。檔案人員可應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)人事檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效采集和整理，并根據(jù)使用者的需求，為其傳遞相應(yīng)信息。這樣不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，也使得檔案管理工作突破時(shí)間和空間的限制。
三、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題
1.缺乏完善的管理機(jī)制
現(xiàn)階段，與人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)還有待進(jìn)一步完善。現(xiàn)有的法律制度無(wú)法結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際情況，其內(nèi)容大多比較籠統(tǒng)，缺乏針對(duì)性，很難對(duì)人事檔案管理工作起到有效的指導(dǎo)。醫(yī)院在引進(jìn)信息技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理與建設(shè)時(shí)，由于缺乏與之相關(guān)的法律法規(guī)和制度，導(dǎo)致該項(xiàng)工作缺乏有效依據(jù)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于各個(gè)醫(yī)院的自身情況不同，在實(shí)際管理過(guò)程中，很難保證信息化建設(shè)落到實(shí)處，一旦發(fā)生突發(fā)問(wèn)題，則很難做出合理應(yīng)對(duì)。
2.人事檔案信息化建設(shè)缺乏強(qiáng)大的基礎(chǔ)
大部分醫(yī)院會(huì)將注意力放在如何提高自身醫(yī)療服務(wù)能力上，而忽視人事檔案信息化建設(shè)。在具體操作過(guò)程中，由于領(lǐng)導(dǎo)不重視該項(xiàng)工作，導(dǎo)致信息化建設(shè)缺乏足夠的資金支持。現(xiàn)有的軟件和硬件設(shè)備功能比較落后，無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的要求。部分檔案管理人員缺乏信息化意識(shí)，在工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)，依然采用傳統(tǒng)的方法開(kāi)展工作，導(dǎo)致信息技術(shù)的利用率比較低，影響人事檔案價(jià)值的提升。
3.存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)
由于人事檔案具有高度的保密性，因此，在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，需將安全放在首位。目前，醫(yī)院在應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過(guò)程中，雖然能夠進(jìn)一步發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效提高檔案管理的效率，但計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還存在一定的安全隱患，很容易受到黑客和病毒的攻擊。來(lái)自病毒的侵襲比較常見(jiàn)。病毒具有一定的隱蔽性，影響范圍廣泛，傳播速度極快，一旦系統(tǒng)遭到病毒入侵，就可能發(fā)生癱瘓，造成信息泄露。此外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)環(huán)境的要求比較高，若環(huán)境的溫度和濕度不符合計(jì)算機(jī)的運(yùn)行要求，就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備無(wú)法正常運(yùn)行，若未及時(shí)保存和備份資料，就可能會(huì)導(dǎo)致檔案資料丟失。
4.檔案管理人員的素質(zhì)有待提升
在信息技術(shù)的影響下，醫(yī)院要確保檔案管理人員能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，進(jìn)一步完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握信息技術(shù)的使用方法。然而，在實(shí)際工作中，雖然大部分檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案的錄入和存儲(chǔ)，但卻缺乏信息化意識(shí)，也沒(méi)有充分意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案面臨被泄露的可能性。
四、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化對(duì)策
1.建立完善的監(jiān)督機(jī)制
醫(yī)院要將人事檔案視作一項(xiàng)重要的工作，并對(duì)其予以高度關(guān)注，規(guī)范檔案的管理行為。要制定與人事檔案有關(guān)的制度，保證制度的內(nèi)容具有一定的針對(duì)性和實(shí)效性。考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，結(jié)合醫(yī)院對(duì)干部人事檔案管理的要求，保證人事檔案管理制度與時(shí)俱進(jìn)。制度制定完畢后，要保證其得到有效的執(zhí)行，并進(jìn)一步加大監(jiān)督力度，確保管理工作更加規(guī)范。第一，要重視對(duì)檔案管理人員的考核，將考核與評(píng)優(yōu)等工作相結(jié)合，提高其對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性。制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，要求廣大檔案人員熟練掌握預(yù)案內(nèi)容，使其能夠有效應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。第二，需針對(duì)不同階段的工作制定相應(yīng)制度，使檔案人員能夠規(guī)范自身行為，確保檔案管理工作規(guī)范開(kāi)展。
2.加快信息化建設(shè)
（1）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的工程，醫(yī)院需根據(jù)人事檔案管理要求，打造專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保人事檔案得到統(tǒng)一存儲(chǔ)。要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，可利用掃描、拍照等方式對(duì)檔案進(jìn)行錄入；采用云計(jì)算等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效傳輸與存儲(chǔ)，滿足使用者的查閱需求，提高檔案的利用率。通過(guò)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可為醫(yī)院的發(fā)展建立強(qiáng)大的人才儲(chǔ)備庫(kù)，保證檔案內(nèi)容的安全性和可靠性。（2）將檔案管理與智慧醫(yī)院管理相結(jié)合。要打造專(zhuān)門(mén)的人事檔案信息化管理平臺(tái)，保證檔案得到專(zhuān)門(mén)管理。此外，還要將這一平臺(tái)與智慧醫(yī)院平臺(tái)相結(jié)合，促進(jìn)資源共享，提高人事檔案的價(jià)值，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供合理參考。（3）信息檢索平臺(tái)。醫(yī)院之所以要引進(jìn)信息技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，主要是進(jìn)一步提高人事檔案的利用率，使其發(fā)揮出更大價(jià)值。除了要保證檔案得到高效管理之外，還要重視檔案檢索，對(duì)檢索功能予以完善。要進(jìn)一步優(yōu)化檢索平臺(tái)功能，比如，可從不同入口進(jìn)行檢索，也可利用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。總之，通過(guò)這一平臺(tái)不僅能夠及時(shí)找到所需檔案，還能為人才的選拔和推薦提供合理建議。
3.保證信息安全
（1）采取有效的安全保障技術(shù)。醫(yī)院需將人事檔案的安全放在首位，避免員工的個(gè)人隱私被泄露。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理效率得到進(jìn)一步提升，但與此同時(shí)，檔案所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)越來(lái)越高。為了提高其安全系數(shù)，就要采取有效的安全保障技術(shù)。通常要從兩方面入手：第一，物理安全；第二，內(nèi)容安全。首先，為保證檔案得到準(zhǔn)確識(shí)別，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的處理，要發(fā)揮云計(jì)算等技術(shù)的作用，確保檔案能夠?qū)崿F(xiàn)順利轉(zhuǎn)移。需確保新舊系統(tǒng)的兼容性，對(duì)文件接口安全進(jìn)行把關(guān)，有效提高文件的安全性。其次，要進(jìn)一步完善安全技術(shù)。要在平臺(tái)明確用戶(hù)權(quán)限，確定用戶(hù)等級(jí)，需確保各項(xiàng)信息輸入正確，方可允許用戶(hù)登錄和訪問(wèn)。比如，為了滿足用戶(hù)的查詢(xún)需求，可采用PMI進(jìn)行授權(quán)。若用戶(hù)需要維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，則需向管理員申請(qǐng)，正式獲得權(quán)限后，方可進(jìn)入后臺(tái)進(jìn)行操作。為了進(jìn)一步提高電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩刹捎脭?shù)字簽名技術(shù)，保證每個(gè)部門(mén)的云系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。此外，要進(jìn)一步優(yōu)化設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境，保證環(huán)境的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)滿足設(shè)備的運(yùn)行要求。（2）加強(qiáng)人事檔案的更新和維護(hù)。隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案信息管理平臺(tái)的功能也會(huì)獲得新的補(bǔ)充，這就意味著管理人員需運(yùn)用發(fā)展的視角看待工作，定期對(duì)檔案和平臺(tái)進(jìn)行更新，使其得到有效維護(hù)。一旦某一工作人員的信息發(fā)生變化，需及時(shí)對(duì)其檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充與更新。為了有效提高檔案的安全性和可靠性，要發(fā)揮殺毒軟件的作用，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行查殺，還要及時(shí)升級(jí)軟件。同時(shí)，檔案人員要具備完善的保密意識(shí)，需加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的保護(hù)，對(duì)每一名檔案查閱人員的行為進(jìn)行規(guī)范。
4.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
隨著醫(yī)院對(duì)檔案管理要求不斷提升，各檔案管理人員需不斷提高自身技能與責(zé)任感，運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的理念和方法開(kāi)展人事檔案管理。要具備安全意識(shí)和保密意識(shí)，避免檔案信息被泄露。檔案管理人員要善于創(chuàng)新，將檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，有效提高工作效率。醫(yī)院要重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵(lì)其參與各種培訓(xùn)活動(dòng)，使其掌握行業(yè)最新知識(shí)和政策。培訓(xùn)完畢，要對(duì)其進(jìn)行考核。檔案人員要充分意識(shí)到自身工作的艱巨性，具有極高的思想覺(jué)悟，化被動(dòng)工作為主動(dòng)服務(wù)，能夠站在使用者角度了解其需求，從而進(jìn)一步完善檔案管理工作，為使用人員提供個(gè)性化服務(wù)。
五、醫(yī)院人事檔案信息化技術(shù)具體應(yīng)用
1.人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
為了確保人事檔案的信息化水平得到進(jìn)一步提高，使其充分滿足醫(yī)院的需求，就要打造實(shí)用性較高的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)搜集各種各樣的人事檔案，提高檔案的利用價(jià)值。（1）建立基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要保證各項(xiàng)基本信息齊全。基本信息主要包括工作人員的姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等信息。需在數(shù)據(jù)庫(kù)中體現(xiàn)出每一名工作人員的基本信息。（2）建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)檔案。為了進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，需對(duì)其進(jìn)行合理的評(píng)價(jià)。在評(píng)價(jià)過(guò)程中，要將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)放在重要位置，還要將與之相關(guān)的評(píng)價(jià)內(nèi)容形成檔案，并納入數(shù)據(jù)庫(kù)之中。在醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核內(nèi)容中，主要包括病人投訴、患者滿意度等信息。通過(guò)建立這一類(lèi)型的檔案，并將其納入評(píng)價(jià)考核之中，就可以了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員的情況，并及時(shí)對(duì)醫(yī)療工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)分析和改進(jìn)。（3）建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)。為了進(jìn)一步了解醫(yī)務(wù)工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況，就要將其所具備的專(zhuān)業(yè)技術(shù)納入個(gè)人檔案之中。要對(duì)每一年醫(yī)務(wù)工作人員所參與的技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、培訓(xùn)項(xiàng)目、論文撰寫(xiě)等內(nèi)容納入檔案之中，不斷更新和完善檔案的內(nèi)容。通過(guò)這種方式，可以了解到該名醫(yī)務(wù)人員的發(fā)展情況，使醫(yī)院在進(jìn)行選人和用人時(shí)有準(zhǔn)確的參考依據(jù)。
2.建立人事網(wǎng)絡(luò)檔案館
醫(yī)院要緊跟時(shí)代潮流和技術(shù)發(fā)展的步伐，在人事檔案管理中融入先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或醫(yī)院信息系統(tǒng)。如果醫(yī)院的規(guī)模比較大，也可引進(jìn)醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)，保證醫(yī)院的各項(xiàng)資源得到科學(xué)有效的管理，提高資源配置的合理性。在開(kāi)展人事檔案管理時(shí)，醫(yī)院要不斷創(chuàng)新管理體制和管理技術(shù)，融入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的人事網(wǎng)絡(luò)檔案館。（1）建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。醫(yī)院要充分發(fā)揮人事檔案部門(mén)和網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)的作用，使兩大部門(mén)能夠通過(guò)協(xié)作方式選擇先進(jìn)的硬件，為構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，要將這一系統(tǒng)與醫(yī)院OA等系統(tǒng)相結(jié)合，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案館。若醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)通HRP，就要將網(wǎng)絡(luò)檔案館與這一系統(tǒng)相結(jié)合，對(duì)人力資源的情況進(jìn)行全面分析，預(yù)測(cè)醫(yī)院對(duì)人員的需求。（2）建立完善的機(jī)制。要使廣大醫(yī)院工作人員了解人事檔案信息化建設(shè)不只是人事部門(mén)的工作，其他部門(mén)也要積極參與其中，這樣才能確保檔案得到及時(shí)有效的歸檔與處理。要建立統(tǒng)一的歸檔機(jī)制，對(duì)文件的歸檔類(lèi)型進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)文件的處理方式進(jìn)行規(guī)范，制定科學(xué)合理的歸檔制度。可在相應(yīng)的平臺(tái)開(kāi)辟人事檔案利用窗口，方便使用人員隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)。要對(duì)使用人員進(jìn)行授權(quán)，提高檔案利用的便捷性。
六、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，由于各大醫(yī)院面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，為了提高醫(yī)院的綜合實(shí)力，醫(yī)院要選拔優(yōu)秀人才，使其能夠充分勝任各項(xiàng)工作。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的改革與創(chuàng)新，將信息技術(shù)與之相結(jié)合，使人事檔案得到規(guī)范、科學(xué)的管理，保證信息的安全性和完整性，使其為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供有效的參考依據(jù)。
作者:盧春宇
醫(yī)院人事檔案管理篇4
前言
大數(shù)據(jù)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的背景下飛速發(fā)展，并且在各個(gè)行業(yè)中應(yīng)用非常廣泛，檔案管理工作也積極利用大數(shù)據(jù)優(yōu)化管理措施、簡(jiǎn)化管理流程，創(chuàng)新管理方法，提升檔案管理效率和質(zhì)量。醫(yī)院作為社會(huì)生活中非常重要的場(chǎng)所，其檔案涉及的內(nèi)容較多、檔案量大，并且很多內(nèi)容都涉及患者的個(gè)人隱私。對(duì)此，醫(yī)院在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)，能夠保證管理有效性，并且在大數(shù)據(jù)的支持下，能夠提高檔案的安全性，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理水平。
一、大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的作用
在信息技術(shù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為傳遞信息的主要途徑，信息時(shí)代的發(fā)展促使傳統(tǒng)文字信息發(fā)展為數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而促使信息傳遞的智能化發(fā)展。數(shù)據(jù)內(nèi)容多、類(lèi)型多、覆蓋范圍廣以及整合率高等，是大數(shù)據(jù)時(shí)代的主要特點(diǎn)。從數(shù)據(jù)中能夠提取出需要的信息、知識(shí)和需要的資源。在數(shù)據(jù)時(shí)代，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，可以針對(duì)以前受到信息量大且復(fù)雜的原因沒(méi)有進(jìn)行深入研究的問(wèn)題展開(kāi)分析，醫(yī)院檔案管理就是其中的一項(xiàng)。隨著計(jì)算機(jī)以及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，云計(jì)算、百度云存儲(chǔ)等被很多人了解并且應(yīng)用，而應(yīng)用大數(shù)據(jù)工作的數(shù)據(jù)量都非常大，單純的利用傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)服務(wù)已經(jīng)很難滿足醫(yī)院檔案管理的需要，而大數(shù)據(jù)滿足人們對(duì)個(gè)性化、高效性、多樣性以及專(zhuān)業(yè)化的需求，進(jìn)而滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作需求。醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院正常運(yùn)行的情況下，產(chǎn)生的醫(yī)療活動(dòng)及其相關(guān)的資料，包括醫(yī)療管理、科研、費(fèi)用以及患者基本信息等價(jià)值較高的原始資料。檔案管理部門(mén)需要收集、整理、分類(lèi)和存儲(chǔ)等與醫(yī)院各類(lèi)型活動(dòng)有關(guān)的信息，且信息收集、整理等工作需要具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、集中性，以便快速整合，為分類(lèi)和分析提供便利條件，并且需要管理人員標(biāo)明記號(hào)，方便查詢(xún)檔案。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠促進(jìn)管理工作的信息化發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下，醫(yī)院需要進(jìn)行信息化建設(shè)，加上醫(yī)院檔案的內(nèi)容和類(lèi)型較多，包括圖表、會(huì)診資料、文件以及視頻等，而檔案管理不僅需要記錄醫(yī)院的日常工作及活動(dòng)，還有醫(yī)院的發(fā)展史，為預(yù)防檔案資料丟失、保存不當(dāng)?shù)炔涣际录陌l(fā)生，可積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)解決這些問(wèn)題。與此同時(shí)，能夠提高檔案存儲(chǔ)和管理的便捷性。傳統(tǒng)檔案資料都是紙質(zhì)形式，采用人工管理。當(dāng)前，雖然信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)很廣泛，但醫(yī)院的檔案管理工作并沒(méi)有在最初就使用信息技術(shù)進(jìn)行管理，只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，想要精準(zhǔn)調(diào)閱資料，避免資料受潮等現(xiàn)象會(huì)比較困難。對(duì)此，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠用很小的空間存儲(chǔ)海量的數(shù)據(jù)，還能夠?yàn)闄n案資料的共享、檢索等工作提供便捷條件，提高檔案資料的使用效率，縮短查找時(shí)間等，進(jìn)而全面提升檔案資料管理水平。因此，可在醫(yī)院檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)。
二、大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案管理工作在使用大數(shù)據(jù)時(shí)也存在不足之處。首先，使用大數(shù)據(jù)時(shí)，檔案的真實(shí)性容易受到影響。大數(shù)據(jù)主要是以計(jì)算機(jī)為載體，人們看見(jiàn)的是整理之后的檔案資料，而不是原始憑證；醫(yī)院上傳到網(wǎng)絡(luò)上的信息也是工作人員手動(dòng)上傳，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，想要修改的難度很高，一旦有人惡意篡改檔案信息，則會(huì)造成醫(yī)院利益和聲譽(yù)等方面的損失，這與使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的目的不符。其次，網(wǎng)絡(luò)方面的安全難以得到保障。這是因?yàn)閷⒋髷?shù)據(jù)應(yīng)用在醫(yī)院的檔案管理中，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)整理、分析和存儲(chǔ)資料信息，而我們目前生活在信息時(shí)代，黑客的存在會(huì)危及信息安全，也就會(huì)威脅醫(yī)院檔案安全，醫(yī)院在使用、分享檔案時(shí)可能會(huì)遭遇檔案被竊取，造成醫(yī)院的嚴(yán)重?fù)p失，包括經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)聲譽(yù)方面的損失。因此，在使用大數(shù)據(jù)時(shí)，需要針對(duì)使用過(guò)程中存在的不足進(jìn)行全面分析，提出科學(xué)的解決措施，提高大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用效果。最后，還需要進(jìn)一步提升管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。有的醫(yī)院雖然使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但是領(lǐng)導(dǎo)者的內(nèi)部控制意識(shí)不足，忽視檔案管理的重要性，尤其是在管理人員的招聘和培養(yǎng)工作中，沒(méi)有硬性規(guī)定招聘人員必須要掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，忽視大數(shù)據(jù)技術(shù)的培訓(xùn)，這一點(diǎn)不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升，影響醫(yī)院的發(fā)展。加上醫(yī)院檔案管理人員還存在其他科室人員兼職的情況，從而影響檔案管理質(zhì)量，不利于發(fā)揮檔案的積極作用。基于以上不足，醫(yī)院可以組織相關(guān)人員進(jìn)行分析、討論，探索并實(shí)踐能夠提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平的管理措施，有效提升檔案管理質(zhì)量以及安全性，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理整體水平，從而促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
三、大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用建議
1.轉(zhuǎn)變管理理念
對(duì)醫(yī)院目前的檔案管理進(jìn)行分析，雖然很多醫(yī)院都已經(jīng)意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，引入先進(jìn)設(shè)備，但從整體上來(lái)看，思想上的轉(zhuǎn)變需要進(jìn)一步加強(qiáng)。不能將檔案管理工作僅僅作為資料的存儲(chǔ)，相關(guān)人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理在醫(yī)院正常運(yùn)行和發(fā)展中的作用，忽視檔案管理帶給醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，影響醫(yī)院的發(fā)展。在這樣的情況下，需要從醫(yī)院檔案管理人員的思想上著手，轉(zhuǎn)變其檔案管理理念，使其在工作中能夠積極的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并且重視改變醫(yī)院管理者、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，使其為使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理提供支持，進(jìn)而在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的積極作用，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。同時(shí)，各科室主管以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者需要積極參與到管理工作中，保證大數(shù)據(jù)能夠得到充分運(yùn)用，從而在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮良好的推動(dòng)力，推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者在意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)后，在完成自身工作任務(wù)的同時(shí)，配合檔案管理工作。在轉(zhuǎn)變相關(guān)人員檔案管理理念的過(guò)程中，還需要醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，宣傳大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)、宣傳檔案管理對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的依賴(lài)、宣傳在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理功能上的變化等。改變檔案管理理念，需要從原本單一的保存功能發(fā)展到對(duì)檔案資料的分析和使用、從紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成電子資料，提高檔案在醫(yī)院發(fā)展中的服務(wù)功能，能夠增加檔案的二次加工等。檔案信息的來(lái)源是醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的日常工作，包括患者信息的采集，方便后續(xù)為患者提供診療服務(wù)。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理人員也需要認(rèn)識(shí)到，檔案信息源也需要相應(yīng)的資金投入，雖然需求量不大，但是需要長(zhǎng)期投入，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下提升檔案資料的服務(wù)性，因此，需要針對(duì)檔案服務(wù)端加強(qiáng)信息化建設(shè)，以便使用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案的查詢(xún)等工作。由此可見(jiàn)，需要改變檔案管理人員的管理理念，可以從很多角度著手，方便實(shí)現(xiàn)改變管理理念的目標(biāo)。
2.加大管理人員培訓(xùn)力度
從大數(shù)據(jù)本身來(lái)看，尤其是近年來(lái)在信息技術(shù)條件下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，在各個(gè)行業(yè)中的數(shù)據(jù)處理都有著明顯優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院的檔案管理工作想要利用好這一技術(shù)，發(fā)揮出這一技術(shù)的價(jià)值和作用，還需要培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其掌握先進(jìn)的管理理念、計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方法等，保證醫(yī)院信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，保證軟件和硬件在檔案管理中能夠發(fā)揮作用。對(duì)于醫(yī)院加大檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)力度，具體可以從以下幾個(gè)方面落實(shí)工作：首先，醫(yī)院組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，包括大數(shù)據(jù)和檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作方法、管理的專(zhuān)業(yè)技能等，保證管理人員能夠符合崗位需求，在崗位上發(fā)揮自己的力量和作用。與此同時(shí)，還應(yīng)重視職業(yè)道德和素養(yǎng)培訓(xùn)，避免管理人員受到利益誘惑、威脅等因素的影響，出現(xiàn)篡改檔案資料等不良事件的發(fā)生，保證大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的有效性與安全性。其次，醫(yī)院還應(yīng)直接面向社會(huì)招聘具有檔案管理專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐能力的人才，并且招聘的人才需要掌握大數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)，即招聘復(fù)合型人才，以便滿足醫(yī)院檔案管理工作對(duì)人才的需求，并且在實(shí)際工作中發(fā)揮復(fù)合型人才的優(yōu)勢(shì)，保證檔案的分析以及處理等工作質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。此外，在培訓(xùn)工作中，需要注意培訓(xùn)的時(shí)間和人數(shù)的安排，確保不會(huì)影響醫(yī)院檔案管理工作的正常開(kāi)展，保證培訓(xùn)時(shí)間合理，也避免在崗工作人員工作壓力大。同時(shí)，可以開(kāi)展線上培訓(xùn)模式，不影響管理人員的日常工作，利用節(jié)假日、下班時(shí)間等空余時(shí)間，合理安排時(shí)間自主休息。
3.加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)
醫(yī)院檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)，想要保證應(yīng)用的有效性，需要做好相關(guān)軟件和硬件的配套建設(shè)，這是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)，需要醫(yī)院投入人力、物力和財(cái)力。但是，根據(jù)檔案管理現(xiàn)階段的實(shí)際工作情況來(lái)看，由于個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作還在以人工模式開(kāi)展，大數(shù)據(jù)管理的配套設(shè)備還不健全，沒(méi)有在檔案管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用，影響管理效率和醫(yī)院整體工作效率，阻礙醫(yī)院的整體發(fā)展。因此，醫(yī)院需要在改變檔案管理理念的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)。首先，從醫(yī)院實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)角度出發(fā)，確定大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用需要的設(shè)備及其資金，制定軟件、硬件類(lèi)型和數(shù)量需求表，并將需求表作為依據(jù)，采購(gòu)相應(yīng)的軟件和硬件，保證初期建設(shè)順利進(jìn)行。其次，在使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的日常工作中，需要醫(yī)院安排專(zhuān)業(yè)人員定期檢查、更新和維修，從而保證軟件和硬件能夠正常使用，保證檔案管理工作順利開(kāi)展。在醫(yī)院條件允許的情況下，可以組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際需求，開(kāi)發(fā)適合自身?xiàng)l件的軟件系統(tǒng)、建設(shè)管理平臺(tái)，以便保證檔案資料收集、分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)、檢索等工作順利進(jìn)行，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
4.落實(shí)管理制度責(zé)任制
現(xiàn)階段，已經(jīng)有很多醫(yī)院都針對(duì)檔案管理工作建立起管理制度，但是，都存在不同程度的不足，此時(shí)，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠促使管理人員從不同的角度進(jìn)行綜合考慮，在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中不斷分析并總結(jié)不足，從而不斷優(yōu)化管理制度。首先，醫(yī)院需要針對(duì)檔案管理成立專(zhuān)業(yè)部門(mén)，對(duì)檔案資料實(shí)施統(tǒng)一管理，并且配備檔案室和專(zhuān)業(yè)的管理人員，在管理的過(guò)程中保證與其他部門(mén)進(jìn)行有效溝通，從而保證檔案管理的高效性以及層次性。其次，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，運(yùn)用科學(xué)且符合醫(yī)院實(shí)際需求的數(shù)據(jù)運(yùn)行程序、對(duì)應(yīng)的操作流程，醫(yī)院需要對(duì)此制定具有規(guī)范性、流程化的檔案管理制度，從而保證管理工作順利實(shí)施，保證工作的有序進(jìn)行，提高管理的準(zhǔn)確性。最后，做好檔案管理細(xì)節(jié)上的工作，將管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。在制定管理制度時(shí)，需要明確不同崗位的分工、具體的工作職責(zé)，以便管理人員在了解自身崗位工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上工作。同時(shí)，在實(shí)際工作中，還需要加強(qiáng)監(jiān)督，安排監(jiān)督人員，重點(diǎn)監(jiān)督管理制度的執(zhí)行情況、管理人員的工作態(tài)度和質(zhì)量、對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)以及管理效果進(jìn)行檢查等，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要監(jiān)督人員及時(shí)指出，按照制度給予懲罰，并且通過(guò)會(huì)議討論等方式分析解決問(wèn)題的方法，跟蹤后續(xù)管理工作的改進(jìn)效果，以此保證檔案管理工作持續(xù)性?xún)?yōu)化，保證其管理質(zhì)量。
5.加強(qiáng)建檔維護(hù)管理
在大數(shù)據(jù)的影響下，使得醫(yī)院檔案管理工作存在較大的工作難度以及較為廣闊的發(fā)展空間，通過(guò)積極順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理，有助于進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平。針對(duì)現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理發(fā)展中的影響，進(jìn)行深度分析并制定相應(yīng)的解決對(duì)策，從根本上加強(qiáng)檔案維護(hù)，保護(hù)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)，避免由于數(shù)據(jù)設(shè)備或程序出現(xiàn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。首先需要相關(guān)人員從根本上加強(qiáng)檔案的維護(hù)管理，針對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存災(zāi)備以及恢復(fù)能力進(jìn)行全面創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案維護(hù)管理的安全性和可靠性，使數(shù)據(jù)在出現(xiàn)異常時(shí)能夠迅速恢復(fù)。其次，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范化管理，通過(guò)制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)分析原則以及數(shù)據(jù)資料采集標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)信息檔案進(jìn)行科學(xué)處理，使其能夠進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的保密性與穩(wěn)定性，而且在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，由于工作量相對(duì)較大，導(dǎo)致檔案管理的錯(cuò)誤概率相對(duì)較高，針對(duì)這一問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)維護(hù)，可以有效降低其中人為因素的影響，并切實(shí)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性以及完整性，避免數(shù)據(jù)檔案由于外界因素導(dǎo)致出現(xiàn)丟失，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)全面保障數(shù)據(jù)檔案的安全性。除此之外，還需要相關(guān)人員能夠定期對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行核對(duì)，定期備份相關(guān)數(shù)據(jù)，并對(duì)重點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)管理。
四、總結(jié)
大數(shù)據(jù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中，能夠?qū)Ａ康男畔⑦M(jìn)行準(zhǔn)確且迅速的處理，實(shí)際應(yīng)用效果很高。醫(yī)院在使用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要投入較多的人力和資金構(gòu)建平臺(tái)，以此提高醫(yī)療服務(wù)水平和醫(yī)院的工作效率，突出大數(shù)據(jù)在實(shí)際工作中的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)流程和具體方法，對(duì)檔案實(shí)施更加科學(xué)合理的管理，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)聲譽(yù)，為醫(yī)院的穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展創(chuàng)造條件。
作者:肖興賓
