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目前，國內(nèi)眾多高校已經(jīng)基本實現(xiàn)了實驗儀器設(shè)備的信息化管理，如大型儀器設(shè)備共享平臺、國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、實驗室智能管理系統(tǒng)、實驗室安全培訓(xùn)和考試系統(tǒng)等。但是，國內(nèi)高校在實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備的購置審批以及經(jīng)費的使用管理仍普遍采用紙質(zhì)材料逐級審批的手工管理方式，這種方式存在諸多弊端，已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的發(fā)展要求。
1．1審批繁瑣，效率低下
目前國內(nèi)很多高校都是多校區(qū)辦學(xué)，教師要申請購買一臺儀器往往要往返于不同校區(qū)的不同部門來逐級送審，流程繁瑣，工作量大;尤其對于較大金額的申請，還要經(jīng)過價格調(diào)研、可行性論證等審批流程，審批時間長，效率低下，嚴(yán)重影響了教學(xué)和科研的進(jìn)程。
1．2“孤島信息”，難以共享
學(xué)校管理部門和相關(guān)學(xué)院在忙碌各自工作時，并沒有搭建一個有效的信息化溝通平臺，“信息孤島”里的信息無法及時溝通。導(dǎo)致統(tǒng)計查詢工作繁瑣、溝通成本增加，工作效率低下等一系列問題出現(xiàn)。
1．3建設(shè)進(jìn)程，難以把控
傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批辦公方式讓審批者和管理者都感到諸多不便，學(xué)校的設(shè)備項目建設(shè)進(jìn)程不能一目了然，有時會因為信息不暢通，發(fā)生進(jìn)程停滯現(xiàn)象。此外，要想了解經(jīng)費使用情況，還要通過財務(wù)部門才能理清，理出的數(shù)據(jù)還不能確保及時性和準(zhǔn)確性。這些都給實驗室的建設(shè)項目和設(shè)備采購的過程管理帶來盲目性和不確定性，難以保證建設(shè)項目任務(wù)的當(dāng)年完成和建設(shè)經(jīng)費的及時使用。因此，通過研發(fā)高校實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，提高工作效率，是現(xiàn)代高校管理工作的發(fā)展趨勢。它不僅使辦公流程制度化、規(guī)范化、數(shù)字化，還可以及時關(guān)注和管理項目經(jīng)費的使用情況，避免項目經(jīng)費超支的情況發(fā)生。能實現(xiàn)對建設(shè)項目實施過程的有效監(jiān)控和管理、根據(jù)項目執(zhí)行的情況及時做好宏觀調(diào)控，確保實驗室建設(shè)項目有效執(zhí)行。
2管理系統(tǒng)的開發(fā)思路
實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)以提高教學(xué)資源平臺建設(shè)和管理質(zhì)量為主線，探索信息化辦公新途徑，加強(qiáng)理論研究，提高管理質(zhì)量，以做好高校實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理的網(wǎng)上審批和經(jīng)費管理工作。對于學(xué)院和相關(guān)教師角度能實現(xiàn)實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備的網(wǎng)上申報，申報后能在網(wǎng)上全面跟蹤和了解申報審批情況和設(shè)備采購工作進(jìn)展?fàn)顩r。對于設(shè)備管理人員角度能全面了解全校實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備申報進(jìn)程和經(jīng)費使用情況。
2．1系統(tǒng)設(shè)計的基本要求
(1)管理操作的規(guī)范性。
主要體現(xiàn)在審批流程的規(guī)范性和提交材料的規(guī)范性。管理系統(tǒng)通過合理的角色劃分和嚴(yán)格的權(quán)限控制促進(jìn)管理的規(guī)范化。系統(tǒng)的申報數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)上由申報單位從使用人發(fā)起申請，通過既定的流程執(zhí)行。審批的每一個步驟，系統(tǒng)都有記錄，申請是否審批通過，或者審批未通過的原因，以及設(shè)備采購執(zhí)行到哪一步，申請單位和申請人都可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行實時查詢。省去了以往紙質(zhì)逐級送審的繁瑣流程，大大提高了工作效率。另外，根據(jù)采購辦法相關(guān)規(guī)定，儀器使用部門申請購置價格超過一定數(shù)額的須提交價格調(diào)研報告、可行性論證報告及調(diào)研方案等相應(yīng)的文本材料，但以往在實際操作過程往往因為許多人為因素，提交的材料不合格或者甚至不提交材料。針對這一現(xiàn)象，系統(tǒng)專門設(shè)立條件實現(xiàn)預(yù)篩功能，并提供相關(guān)文件模板，對于未按照要求規(guī)范提交相關(guān)材料或材料提交不全的申請，系統(tǒng)就會無法執(zhí)行下一步，這樣可以大大簡化工作流程，也規(guī)范了采購申請和管理工作。
(2)良好的數(shù)據(jù)統(tǒng)計性。
設(shè)備采購部門及時登錄設(shè)備執(zhí)行招標(biāo)、公示、預(yù)付款以及付款金額等狀態(tài)，方便設(shè)備采購申請單位和設(shè)備采購部門及時了解儀器設(shè)備采購進(jìn)展情況以及經(jīng)費使用和余額查詢，這樣更加有利于全校實驗室與設(shè)備的管理和規(guī)劃。
(3)便捷的運(yùn)行過程提示性。
系統(tǒng)除了能全面了解全校實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備申報和經(jīng)費使用情況外，還能提前篩選并監(jiān)控?；O(shè)備的采購和管理工作，并能實現(xiàn)設(shè)備質(zhì)保期和定期安檢等短信自動提醒功能。在質(zhì)保期和安檢規(guī)定日期到期前，分別向使用人和分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出提醒短信。可以幫助設(shè)備使用單位更好、更加安全的使用儀器設(shè)備。同時也可以大大節(jié)約國家資源，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。
2．2管理系統(tǒng)的體系構(gòu)架
根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)的基本要求，構(gòu)建了實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)主要有項目申報、項目審批、項目執(zhí)行、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)庫等模塊構(gòu)成。項目申報主要是:項目建設(shè)者在線提交項目申請，申請包括項目名稱、儀器名稱、申請經(jīng)費及經(jīng)費渠道等信息;項目審批主要是:實驗室與設(shè)備管理處主要管理者根據(jù)學(xué)校的發(fā)展要求對申報項目經(jīng)費渠道、資助經(jīng)費金額等進(jìn)行審批;項目執(zhí)行主要是:對前期申報的項目進(jìn)行管理，包括任務(wù)分配、設(shè)備采購以及驗收與安檢。查詢統(tǒng)計主要是:系統(tǒng)可以根據(jù)項目建設(shè)者和管理者的需求在線即時統(tǒng)計并反饋項目執(zhí)行的情況;系統(tǒng)管理主要是:對項目進(jìn)行全過程的管理，除了包括項目申報、項目審批、項目執(zhí)行和查詢統(tǒng)計，系統(tǒng)針對項目執(zhí)行的不同階段進(jìn)行相應(yīng)的功能配置，還要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展做出相應(yīng)的決策;數(shù)據(jù)庫主要包括:采購計劃表、采購設(shè)備表、審批流程表。系統(tǒng)運(yùn)行關(guān)鍵在操作控制，主要包括:用戶提交設(shè)備采購申請，經(jīng)過學(xué)院院長審核、設(shè)備處綜合科和安全科審核、設(shè)備處處長審核后開始執(zhí)行采購，由設(shè)備處綜合科等科室將計劃分派給具體的采購人員，在采購人員完成了采購工作后再進(jìn)行驗收工作。系統(tǒng)的實現(xiàn)基于Web技術(shù)，采用．Net+MVC方法進(jìn)行程序設(shè)計。
3主要系統(tǒng)模塊的設(shè)計
3．1項目申報
項目申報主要包括申報的項目名稱、設(shè)備名稱、設(shè)備數(shù)量、經(jīng)費渠道、經(jīng)費預(yù)算及價格調(diào)研報告、大型儀器購置可行性論證報告等相關(guān)輔助文件。項目申報者根據(jù)實驗室的發(fā)展和需求，在前期做好充分調(diào)研的基礎(chǔ)上在線提交項目申報。
3．2項目審批
項目審批主要包括分管院長、綜合科、安全科和處長審批。各學(xué)院的院長對本單位提交的項目計劃進(jìn)行初步審核;綜合科、安全審核:對各學(xué)院提交的項目進(jìn)行信息審核和安全審核，并可以補(bǔ)充標(biāo)注和修改設(shè)備的安全屬性;處長審批:對各學(xué)院提交的項目進(jìn)行審批，并確定資金使用渠道。
3．3項目執(zhí)行
項目執(zhí)行主要包括綜合科分配項目、管理科、設(shè)備供應(yīng)科、安全科執(zhí)行和采購信息錄入。項目經(jīng)處長審批以后，綜合科根據(jù)項目及設(shè)備的類別將設(shè)備計劃下達(dá)給相關(guān)科室執(zhí)行，各科室再根據(jù)分工將計劃下達(dá)給具體到采購人員人。采購人員接到采購任務(wù)后，根據(jù)項目的實施進(jìn)度修改項目的執(zhí)行狀態(tài);并根據(jù)項目執(zhí)行階段完善項目的相關(guān)信息、錄入資金支付情況流水信息;執(zhí)行金額超出批準(zhǔn)金額時，對采購人員進(jìn)行提醒，同時提醒相關(guān)學(xué)院提交超計劃執(zhí)行申請。及時更新采購的動態(tài)信息以便于項目申報者、相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)人和設(shè)備處管理人員能準(zhǔn)確的查看到相關(guān)信息。當(dāng)采購人員完成某項設(shè)備的采購工作后，該設(shè)備可以進(jìn)行驗收，當(dāng)設(shè)備在完成驗收工作的同時，系統(tǒng)會根據(jù)該設(shè)備的驗收時間和質(zhì)保期計算出該設(shè)備的下一次安檢時間。當(dāng)設(shè)備在使用過程中即將需要下達(dá)時此設(shè)備將顯示在案件提醒界面中。安檢人員選擇需要進(jìn)行安檢的設(shè)備點擊設(shè)備安檢按鈕完成安檢操作。
3．4查詢統(tǒng)計
實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計功能，它可以讓相關(guān)學(xué)院和儀器設(shè)備申請執(zhí)行者實時掌握儀器購置的進(jìn)展情況，可以讓設(shè)備管理人員隨時準(zhǔn)確了解學(xué)校儀器購置經(jīng)費的使用情況。實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)運(yùn)行，在數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理、充分共享的基礎(chǔ)上，面向?qū)W院、儀器設(shè)備購置申請人、學(xué)院審批人、設(shè)備處管理人員提供服務(wù)。在國內(nèi)外任何地域都可以通過權(quán)限控制使用系統(tǒng)。彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公，跑腿審批，機(jī)械統(tǒng)計的不足，為設(shè)備管理數(shù)字化打下良好的基礎(chǔ)。
3．5系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是指管理全校的實驗室建設(shè)項目系統(tǒng)。它除了包括項目申報項目審批項目執(zhí)行、信息查詢和統(tǒng)計等等，還根據(jù)建設(shè)項目的不同階段配置不同功能、結(jié)合學(xué)校的發(fā)展及時維護(hù)和調(diào)整項目。系統(tǒng)管理由實驗室與設(shè)備管理處的主管全權(quán)負(fù)責(zé)。時間維度上看，系統(tǒng)管理不同于一般管理，一般的管理主要對管理對象的目前狀況進(jìn)行控制，使之與預(yù)期的目標(biāo)保持一致，而系統(tǒng)管理則不僅注重當(dāng)前項目的管理，而且還注重對相關(guān)學(xué)院的學(xué)科發(fā)展及實驗室建設(shè)項目過去進(jìn)行分析和為將來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃的預(yù)測，把系統(tǒng)看成是時間的函數(shù)，根據(jù)各項目執(zhí)行的情況宏觀調(diào)控全校的實驗室建設(shè)項目。從空間維度上看，系統(tǒng)管理也不同于一般管理。系統(tǒng)管理從整體、聯(lián)系和開放的觀點出發(fā)，關(guān)注具體實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備購置審批的同時，還考慮該建設(shè)項目與學(xué)校其他學(xué)科發(fā)展以及儀器設(shè)備共享等事物的關(guān)聯(lián)性以及對象與環(huán)境的相互作用，從更大、更加廣泛的視角來統(tǒng)一管理。從經(jīng)費成本維度看，系統(tǒng)管理更加有利于高校經(jīng)費的合理運(yùn)用和經(jīng)費的科學(xué)調(diào)控。
4結(jié)語
實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的開發(fā)，簡化和規(guī)范了審批流程，提高了工作效率，增加對建設(shè)過程的管控能力，同時該系統(tǒng)還方便了數(shù)據(jù)交換和共享，不僅改變了工作方式、提高了工作效率，而且增加了設(shè)備資產(chǎn)購置申請和審批的理性，信息的共享還可以降低招標(biāo)成本，確保了年度項目建設(shè)任務(wù)的執(zhí)行完成。該管理系統(tǒng)已投入我校2014年實驗室建設(shè)項目管理的試運(yùn)行中，效果良好。我們將在不斷完善管理系統(tǒng)功能和操作控制性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮管理系統(tǒng)的效能，為學(xué)校事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
作者：張惠芹 周驥平 何秉樺 單位：揚(yáng)州大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處 揚(yáng)州大自然網(wǎng)絡(luò)信息有限公司
