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一、公司檔案工作現(xiàn)狀

1.檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

中國(guó)中元國(guó)際工程有限公司檔案管理部門是科技信息部，為公司10個(gè)職能部門之一，下設(shè)綜合檔案室，集中管理工程設(shè)計(jì)檔案、文書檔案等門類的檔案。部門下設(shè)行政辦公室、閱覽室、業(yè)務(wù)工作室，具體設(shè)置情況：行政辦公室：安排檔案室入口的位置，這樣既便于工作，又可防止非工作人員進(jìn)入庫(kù)房或編目、歸檔工作室；閱覽室：方便出行，環(huán)境安靜，但光線不充足；業(yè)務(wù)工作室：檔案管理人員在這里進(jìn)行檔案文件的整理、編目、歸檔等工作，處在較僻靜又鄰近庫(kù)房的位置。

2.檔案人員情況

公司專職檔案人員共6名，分別具有不同的專業(yè)背景，另外在各分支機(jī)構(gòu)還設(shè)有兼職檔案員。

二、公司檔案的構(gòu)成及特點(diǎn)

1.工程設(shè)計(jì)檔案的構(gòu)成

工程設(shè)計(jì)檔案一般分為地質(zhì)勘探、總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)(前期文字、初設(shè)、施工、竣工)、工程計(jì)算書等幾大類文件材料。

(1)工程地質(zhì)勘探文件材料是工程設(shè)計(jì)檔案的重要組成部分，是地質(zhì)工作者、技術(shù)工作者的勞動(dòng)成果，是生產(chǎn)活動(dòng)的重要技術(shù)資料。生產(chǎn)的整個(gè)過(guò)程對(duì)工程的生產(chǎn)發(fā)展及搶險(xiǎn)救災(zāi)都具有非常重要的作用，形成的檔案主要是以工程地質(zhì)報(bào)告的形式出現(xiàn)。

(2)總體規(guī)劃材料是總圖專業(yè)根據(jù)地質(zhì)報(bào)告做規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)，各階段都要進(jìn)行規(guī)劃最終形成各個(gè)階段的規(guī)劃設(shè)計(jì)書、工程總體規(guī)劃設(shè)計(jì)等文件材料。

(3)設(shè)計(jì)材料是在地質(zhì)報(bào)告的基礎(chǔ)上依據(jù)規(guī)劃書由各專業(yè)(總圖、機(jī)械、水、暖、電、結(jié)構(gòu)、建筑、經(jīng)濟(jì)預(yù)算各專業(yè)分工參與負(fù)責(zé)設(shè)計(jì))在方案設(shè)計(jì)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)各階段進(jìn)行圖紙?jiān)O(shè)計(jì)。

2.工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案具有種類多、數(shù)量大、周期長(zhǎng)、利用率高的特點(diǎn)。以中國(guó)中元國(guó)際工程有限公司為例，我院現(xiàn)存檔案資料近100萬(wàn)卷。其中工程設(shè)計(jì)檔案具有以下特點(diǎn)：

(1)種類多、數(shù)量大。

工程設(shè)計(jì)檔案包括地質(zhì)勘探、詳勘、計(jì)算書、總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)、工程地質(zhì)文件材料等幾大類，一般工程項(xiàng)目檔案的數(shù)量?jī)H底圖就有幾百?gòu)垼笮晚?xiàng)目以中國(guó)航信高科技產(chǎn)業(yè)園為例，該項(xiàng)目在設(shè)計(jì)建設(shè)中形成的設(shè)計(jì)文件就達(dá)50多冊(cè)，設(shè)計(jì)包括結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通、弱電、建筑、總圖運(yùn)輸?shù)绕邆€(gè)專業(yè)的底圖4730張。

(2)周期長(zhǎng)。

一個(gè)工程項(xiàng)目從可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)直至工程竣工耗時(shí)之長(zhǎng)是不言而喻的，有的項(xiàng)目長(zhǎng)達(dá)幾年，如果工程結(jié)束竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改工作就不能及時(shí)進(jìn)行，就會(huì)出現(xiàn)實(shí)際與圖紙不符的現(xiàn)象。

(3)利用率高。

工程設(shè)計(jì)檔案在歸檔時(shí)要求藍(lán)圖一式兩份，其中一份即原件內(nèi)部保存，另一份即復(fù)印件用做外借。工程設(shè)計(jì)檔案利用率高，有時(shí)不同專業(yè)、不同處所的工程設(shè)計(jì)人員很有可能同時(shí)利用同一份圖紙，這樣就解決了工程進(jìn)度問(wèn)題，但同時(shí)又出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，就是需要大量的庫(kù)房。再則，由于工程檔案具有形成、積累、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)循環(huán)往復(fù)的特點(diǎn)，使得工程檔案的利用率比一般檔案要高。

三、公司檔案管理工作現(xiàn)狀

1.工程設(shè)計(jì)文件的整理立卷

工程設(shè)計(jì)文件整理立卷工作是指“按照一定的原則和方法，將在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙等文件材料，通過(guò)整理、排列、編目、裝訂等程序，組成一個(gè)個(gè)案卷，使其能以統(tǒng)一的保管單位由各所兼職檔案員完成以上操作后移交給技術(shù)信息部門入庫(kù)上架保管。”我公司有近30個(gè)處所均配備有自己的兼職檔案員，一個(gè)項(xiàng)目在各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)人員完成設(shè)計(jì)后，由兼職檔案員進(jìn)行整理，以同一項(xiàng)目為單位按照設(shè)計(jì)階段把各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行收集并按其專業(yè)圖紙目錄順序依次排列為圖紙目錄、材料表、設(shè)計(jì)說(shuō)明、總圖、設(shè)計(jì)圖紙、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明及概算書等，并進(jìn)行整理立卷，另附項(xiàng)目目錄總表一并送達(dá)公司科技信息部進(jìn)行歸檔。

2.工程設(shè)計(jì)檔案編目

工程設(shè)計(jì)檔案的編目工作分藍(lán)圖的編目和底圖的編目。檔案人員需要嚴(yán)格審核檔案的數(shù)量及質(zhì)量，并對(duì)圖紙(按專業(yè)、項(xiàng)目號(hào)、子項(xiàng)號(hào))整理錄入、上架。

3.工程設(shè)計(jì)檔案歸檔

就設(shè)計(jì)單位一方來(lái)講，在接手一個(gè)項(xiàng)目之后由各個(gè)專業(yè)的工程師依據(jù)項(xiàng)目的條件、要求(甲方的要求、各專業(yè)的國(guó)家要求及標(biāo)準(zhǔn))來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)，再由各處所的兼職檔案員把圖紙、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明及概算書等材料報(bào)送文印部進(jìn)行圖紙周邊維護(hù)，再送到檔案辦公室進(jìn)行底圖驗(yàn)訖、上機(jī)輸入，再進(jìn)行電子存檔，最終實(shí)現(xiàn)各專業(yè)的共享；底圖辦公室按照嚴(yán)格的登記制度進(jìn)行操作，之后送到文印部進(jìn)行曬圖出版，再送到檔案辦公室把底圖掃描后將圖紙驗(yàn)收整理入庫(kù)，做好標(biāo)識(shí)以便查閱；最后把藍(lán)圖折疊好裝進(jìn)檔案盒，在密集架上做好標(biāo)識(shí)，與相應(yīng)的代碼及標(biāo)識(shí)相對(duì)應(yīng)，以便日后的借閱。

4.工程設(shè)計(jì)檔案管理制度

(1)歸檔制度。

在歸檔范圍上某工程形成的所有文件包括工程項(xiàng)目前、中、后期形成、積累的文件材料；在歸檔時(shí)間上按項(xiàng)目階段進(jìn)行歸檔；編制歸檔審批表：每個(gè)工程項(xiàng)目都需經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目代號(hào)、歸檔形成時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字等。

(2)編目辦法。

包括：編頁(yè)號(hào)、填制案卷內(nèi)科技文件目錄、填寫備考表、填制案卷封面和脊背標(biāo)簽等。給每頁(yè)文件編制順序號(hào)便于確定工程設(shè)計(jì)文件的順序，有利于統(tǒng)計(jì)科技文件的數(shù)量；填制案卷內(nèi)科技文件目錄，包括每卷內(nèi)文字材料或每張圖樣的明細(xì)表(圖樣目錄)；備考表內(nèi)容包括卷內(nèi)科技文件的說(shuō)明，對(duì)變化情況的記載和說(shuō)明，由檔案人員填寫并將其排在案卷尾頁(yè)的最后；填制案卷封面和脊背標(biāo)簽，包括案卷題名、案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目、檔號(hào)項(xiàng)等。

(3)借閱制度。

規(guī)定嚴(yán)格的檢查手續(xù)并當(dāng)面確認(rèn)，借出期限不得超過(guò)一個(gè)月，對(duì)借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、批注、涂改、抽頁(yè)，違規(guī)者應(yīng)追究其責(zé)任。如若丟失，應(yīng)寫書面報(bào)告由相關(guān)部門提議并經(jīng)院批準(zhǔn)進(jìn)行處理。

5.工程設(shè)計(jì)檔案的利用

我公司制定的工程檔案借閱登記制度的要求(如借出登記表、歸還登記簿等)都有詳細(xì)的說(shuō)明，成為工程設(shè)計(jì)檔案利用環(huán)節(jié)的安全保障。主要涉及借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、借閱人所在處所、借閱人親筆簽名等。檔案人員進(jìn)行信息檢索并調(diào)卷給借閱者利用，借閱期滿后需立即歸還。然而目前檔案管理工作大部分仍停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，不能及時(shí)將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化手段應(yīng)用到檔案管理工作中，手工查找傳統(tǒng)的動(dòng)態(tài)圖紙效率較低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源共享，在借閱管理方面均有借出與歸還的紙質(zhì)單據(jù)和系統(tǒng)中記錄相應(yīng)的信息，并且將雙套記錄都存儲(chǔ)起來(lái)。

6.庫(kù)房建設(shè)及保管

檔案庫(kù)房建筑為檔案保護(hù)提供最基本的硬件保障，它直接影響檔案管理的效果和成本，所以檔案庫(kù)房與檔案保護(hù)相輔相成。我院結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力建設(shè)檔案庫(kù)房，在已升級(jí)為國(guó)家甲級(jí)檔案庫(kù)房的情況下，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房建設(shè)原則、要求進(jìn)行，選擇建在辦公樓地下不占用地面空間節(jié)省公司成本；“為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，庫(kù)房周圍要留有余地，以備擴(kuò)建之需”。檔案室配備的設(shè)備先進(jìn)，嚴(yán)格執(zhí)行“九防措施”，檔案管理人員定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查。

四、結(jié)論

工程設(shè)計(jì)檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程設(shè)計(jì)檔案是工程質(zhì)量的原始依據(jù)，工程質(zhì)量是工程設(shè)計(jì)檔案的具體體現(xiàn)，兩者相互依存，缺一不可。工程設(shè)計(jì)檔案管理要把工程設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量視為與工程管理同等重要，要搞好工程設(shè)計(jì)檔案管理一定要采取科學(xué)有效的方法和措施，才有可能提高工程設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量，企業(yè)在進(jìn)行現(xiàn)代化管理的同時(shí)，亦能更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。工程設(shè)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)綜合性工作，要保證工程設(shè)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確，真實(shí)地反映工程設(shè)計(jì)前、中、后期的全過(guò)程，就必須不斷加強(qiáng)各方面的管理水平，才能保證高質(zhì)量工程設(shè)計(jì)檔案的形成。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，工程設(shè)計(jì)檔案具有重要的價(jià)值。檔案管理部門在工程設(shè)計(jì)中應(yīng)創(chuàng)建完善的管理系統(tǒng)，全方位控制工程設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量，發(fā)揮檔案部門的職能作用，使重點(diǎn)建設(shè)工程設(shè)計(jì)檔案的控制管理延伸到工程項(xiàng)目的每個(gè)階段和檔案工作的所有程序，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)都能配套進(jìn)行。管理體系要貫穿文件形成、收集、整理、編目、歸檔、利用等環(huán)節(jié)，從而對(duì)整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中形成的工程設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行有效控制，加快工程建設(shè)的速度，減少國(guó)家各項(xiàng)成本消耗，更好地為工程項(xiàng)目乃至整個(gè)社會(huì)提供高質(zhì)量的信息資源和信息共享服務(wù)。

作者：劉晗琳 單位：中國(guó)中元國(guó)際工程有限公司