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摘要：社區檔案作為民生檔案資源的重要組成部分，在我國檔案事業建設中占據著重要的地位。現階段我國社區檔案管理普遍存在著檔案管理意識薄弱、業務保障基礎差、管理不規范等問題。在構建信息服務生態系統的基礎上，應結合資源、人、環境的生態思維模式，依據當前社區檔案工作的現狀，構建社區檔案信息服務生態系統，拓寬社區檔案資源生態位，加強主體協同的社區檔案體系建設，完善社區檔案管理制度。

關鍵詞：社區檔案；信息服務；生態系統；檔案管理

信息服務生態系統是將生態學引入到信息服務領域，通過二者融合實現信息服務生態系統的構建[1]。從系統構成來看，它主要是以資源、人、環境為基礎，通過信息傳遞與交流實現不同環節之間的聯系[2]。社區檔案作為民生檔案資源的重要組成部分，需要實現信息之間的流轉、不同要素之間的相互作用以及服務模式的不斷優化。換言之，社區檔案與信息服務生態系統有著一定的相似性。信息服務生態系統的主要目的是在實現平衡的基礎上最大程度地獲得信息服務的優先權。社區檔案管理從特點上來看具有一定的開放性，在信息檔案服務中通過自組織不斷實現服務模式的動態更新，而這一過程實質上就是社區檔案服務模式的一種演進路徑[3]。從本質上來說，社區檔案管理就是在自組織方式的前提下通過不斷的運行實現平衡。由于系統層次之間存在的內在矛盾以及層次之間兼容性問題，只有處理好社區檔案各個層級之間的關系，才能使系統達到整體上的平衡。在構建信息服務生態系統的基礎上對社區檔案管理進行研究，將為社區檔案服務提供一個全新的視角。

一、社區檔案管理存在的主要問題

社區檔案管理對于開展社區各項活動、提高社區文化服務及安全等，有著至關重要的作用。目前我國社區檔案管理工作雖然取得了一定的成果，但整體水平還不高，在檔案管理過程中還存在著一些問題。

（一）檔案管理意識薄弱

現階段，我國很多社區檔案管理工作尚未制定科學的管理機制。一些社區領導對檔案管理的重要性認識不足，未制定或出臺改善檔案管理的政策，導致檔案管理過程中存在著人員不足、檔案管理資金不到位、檔案損壞嚴重等現象[4]。部分社區工作人員對社區檔案管理缺乏正確的認識，認為社區檔案的建檔、管理嚴重增加了日常的工作負擔，社區服務當中所產生的一些材料應交由上級管理部門處理，無需在本社區單獨建立檔案。另外，一些市、縣等相關部門對社區檔案管理工作干涉過多，上級部門為了便于開展工作，要求社區工作人員按照特定的標準建檔[5]。顯然，這嚴重干預了社區檔案管理的自主性，影響了社區檔案的建設與管理，給社區檔案管理工作的開展帶來了不少麻煩。

（二）檔案業務保障基礎薄弱

當前我國社區檔案業務保障基礎較為薄弱，主要表現在：（1）人員缺失，尤其是專業檔案管理人員更是嚴重不足，部分檔案管理人員甚至是身兼數職，導致精力不足[6]；（2）檔案管理人員缺少專業化技能培訓，部分工作人員甚至不了解檔案管理的基本流程；（3）硬件設施嚴重不足，社區檔案管理所需的經費大多數是從社區辦公經費中支出，但每年的社區辦公經費有限，因此用于檔案管理的一些硬件設施如檔案裝具、專柜等，無法得到保障，檔案保管室內環境無法得到改善[7]。

（三）檔案管理不規范

科學的檔案管理機制能夠有效地提高檔案管理工作效率，但目前我國尚未建立科學的社區檔案管理工作制度。因為缺乏統一的管理機制，社區檔案管理工作一直處于“誰形成誰管理”的狀態[8]。部分社區在檔案規建、借閱、保管等方面沒有明確的標準，檔案整理經常處于無序狀態。顯然，這種檔案管理方式很容易造成文件資料的缺失與損壞，不利于社區檔案管理工作的開展[9-10]。此外，社區檔案管理普遍存在著數字化信息程度低的現象。一方面檔案管理人員掌握的數字化技術程度低，無法熟練地使用計算機等設備，另一方面社區檔案依舊采用傳統的紙質保存方式，未建立數字檔案資源庫。社區檔案管理所凸顯的問題反映出現階段我國在基層檔案管理方面存在的不足。考慮到社區檔案與信息服務生態系統所存在的關聯性，本文從信息服務生態的角度出發，構建社區檔案信息服務生態系統，以期實現社區檔案管理工作的改進。

二、社區檔案信息服務生態系統構成要素

從構成要素上來看，社區檔案信息服務生態系統主要包括服務資源、服務生態主體以及服務生態環境三個部分，社區檔案信息服務的所有活動都是建立在這三個部分之上。

（一）社區檔案服務資源

社區檔案服務資源包括文獻資料、數據以及文書等。從內涵上來看，這些服務資源具備一定的服務性，但是其基礎性服務價值還需要深度挖掘，還要收集各種服務資源之間所存在的關聯性，從而最大程度地實現社區檔案服務資源的內在價值。通過這種方式將社區檔案的憑證功能轉變為信息服務功能，最終達到檔案信息的智慧層次。

（二）社區檔案服務生態主體

社區檔案服務生態主體主要指社區檔案信息行為所支配的人，這里強調的信息行為在內容上包括信息的獲取、處理、存儲以及使用等。從分類上來看，社區檔案服務生態主體主要包括社區檔案生產者、社區檔案用戶以及社區檔案的管理者。其中社區檔案的生產者是指生成社區檔案的個人或組織；社區檔案用戶包括居民自身、需要使用社區檔案的工作人員；社區檔案的監管者主要指對檔案進行監督與管理的街道辦事處或政府相關部門等。

（三）社區檔案服務生態環境

社區檔案服務生態環境包括間接環境和直接環境兩種形式。間接環境指的是一些外部環境即科技、社會政治、基礎設施等，而直接環境包括與檔案相關的法律、政策、文化等。其中，基礎設施主要是確保社區檔案正常運行、保管的一系列設備；社區檔案的法律、政策等為社區檔案服務功能的實施提供了基本的保障，使得社區檔案在人員管理、分類、公開、修補等方面有著詳細的規范。另外，受到社區檔案自身性質的影響，社區檔案服務生態環境還與外部自然環境的溫度、濕度等有關。在屬性上，這些均屬于自然環境或社會環境的范疇，而這些因素對社區檔案服務生態系統各要素價值的實現起到了間接的作用。

三、社區檔案信息服務生態系統的構建路徑

社區檔案信息服務生態系統的構建，有利于完善當前我國社區檔案管理的不足。

（一）拓寬社區檔案資源生態位

資源是服務的立足之本，社區信息服務生態系統的構建必須建立在豐富的資源之上，因此社區服務型檔案需要進行檔案資源積累，不斷拓寬社區服務資源生態位。社區檔案資源生態位需要根據社區檔案資源的實際情況，通過收集具有特殊意義的檔案來實現資源生態位的優化。具體來看，一方面要對社區服務、治安、文化等資料進行保存，另一方面還要利用社區檔案重點為社區失業人員、下崗工人等提供再就業服務。隨著中國社會老齡化的不斷加劇，社區不僅需要為青壯年提供就業服務信息，而且要為老年群體提供有針對性的服務，如在社區增設老年活動中心等。針對這些情況，社區檔案管理應根據社區的實際情況及時做好社區老年群體的檔案收集，并做到準確定位。另外，社區文化對拓寬社區檔案資源生態位有著重要的作用，但在實際的社區檔案管理中其重要性往往被忽略。因此社區檔案資源的獲取應當以社區文化特色為著力點，如社區藝術檔案、老照片檔案等，并按照一定的時間段進行更新，在最大程度上開發社區特色檔案資源，不斷積累社區檔案服務資源。

（二）構建主體協同的社區檔案生態管理體系

在社區檔案生態管理體系的構建中，需要通過服務主體間的協同來提高整體的服務效能，尤其是在服務主體與社區檔案監管之間要建立協同機制。通過該機制科學地對社區檔案工作進行劃分，實現社區檔案服務資源的生態化管理。社區檔案管理屬于社區管理的一部分，是由街道辦事處或政府相關部門管理。當前社區檔案管理普遍存在著檔案管理標準缺失、用人制度不清晰等現象。針對這種現象，需要在日常工作中加強社區檔案監控體制的建設。社區工作經常會與政府部門或街道辦事處等存在接觸，因此社區檔案的監管應當與地方政府檔案部門進行協調，共同制定統一的檔案管理標準。最后，在主體協同的社區檔案生態管理體系中應該建立季度檢查小組，對社區檔案管理工作進行定期檢查，切實做好對社區檔案的監管工作。

（三）完善社區檔案信息服務生態系統保障

第一，建立完善的社區檔案管理機制。這要求根據本社區的實際情況制定社區檔案管理的具體辦法與工作評價機制，不斷完善社區檔案工作制度。在制定社區檔案管理辦法上要做到：（1）加強社區檔案管理的基礎環境建設，建立規范的社區檔案管理室；（2）制定統一的管理標準，嚴格規范社區檔案移交與管理的具體細則；（3）加強人員管理，充分做到檔案管理人員權責統一，建立科學的獎懲機制；（4）建立檔案鑒定小組，定期對社區檔案進行檢查與鑒定。第二，加強社區檔案人才隊伍建設。社區檔案的科學管理離不開專業的人才隊伍。在社區檔案人才隊伍建設中，首先，應根據社區檔案的實際情況配備足夠的專業人員。其次，要加強對檔案管理人才專業素質的培養，重點提高檔案管理人員的辦事態度、檔案管理效率以及溝通能力。再次，要建立人才獎懲機制，通過對檔案管理人員的獎懲來提高他們的工作積極性、增強他們的主動服務意識。最后，在人才獎懲機制中還應納入服務績效評估，成立專門的評估小組，定期對社區檔案管理人員的服務態度、服務質量進行考核，按照考核的標準進行獎懲。第三，建立安全保障體系。《城市社區檔案管理辦法》明確規定，社區檔案管理應當建立安全保障體系來確保檔案的完整性與安全性，一些重要的檔案要設立專室或專柜進行保管。我們在社區檔案安全保障體系建設中應重點做到：（1）根據檔案室的實際情況設計科學的自動控制系統，保證檔案室內部溫度和濕度，并有效地記錄相關數值；（2）在檔案室內部定期投放防蟲、防鼠藥劑，避免檔案受到蟲害破壞；（3）定期對檔案的保管狀態進行檢查，重點查看檔案是否因為時間過長或使用不當而造成破損、蟲蛀或發生霉變等，并對已損壞的檔案進行修復處理；（4）加強檔案的安全管理，檔案在利用過程中要嚴格按照規定辦理相關手續，在歸還時還要認真對檔案進行檢查，若出現檔案缺失、涂改等現象，需要及時進行報告并追查。

四、結束語

社區是人類生活的基本單元，也是宏觀社會的一個小的縮影。社區檔案匯集了各種社會信息，承載著人類生活的微記憶。社區檔案的管理已經成為當今檔案管理的重點。當前社區檔案管理面臨著一系列問題，尤其體現在社區檔案服務工作上，優化社區檔案服務已經成為社區活動的重中之重。信息服務生態系統與檔案管理之間的關聯性為社區檔案管理問題的解決提供了切入點，在構建信息服務生態系統的前提下社區檔案的管理必然會取得新的進展。

參考文獻：

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作者:郭立 單位:重慶文理學院館員