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電子檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告范文1
1 驗(yàn)收前多維度超前介入
2009年立項(xiàng)建設(shè)的WCDMA工程投資4.7億多元人民幣，歷時(shí)近4年，參建的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、供貨等單位50余家，施工地點(diǎn)遍布全省且地形多樣，線路具有架空、直埋、管道等多種敷設(shè)方式，設(shè)備來自多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。針對(duì)重大通信建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，如果不提前提出統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和歸檔要求，驗(yàn)收時(shí)就難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，甚至造成無法彌補(bǔ)的損失。因此，為避免造成竣工驗(yàn)收后“人去檔空，不知所終”的結(jié)局，[2]企業(yè)檔案部門改變了過去只在竣工時(shí)參加檔案驗(yàn)收的被動(dòng)工作模式，并從以下四個(gè)方面構(gòu)建多維度超前介入作業(yè)模式。
1.1 掌握動(dòng)態(tài)，制定預(yù)案。企業(yè)檔案部門與計(jì)劃管理、物資采購(gòu)等部門保持良性互動(dòng)，以便及時(shí)掌握項(xiàng)目建設(shè)動(dòng)態(tài)，及早對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行源頭控制，并在項(xiàng)目招標(biāo)書中明確項(xiàng)目檔案形成、積累、整理的職責(zé)和歸檔要求，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)。同時(shí)，檔案部門借助自身管理企業(yè)信息資源的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)掌握的固定資產(chǎn)投資計(jì)劃和重大工作安排信息，提前制定驗(yàn)收預(yù)案。
1.2 合同約束，固化職責(zé)。通信企業(yè)檔案部門積極參與重大通信建設(shè)項(xiàng)目合同簽訂工作，在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)等合同中提出檔案管理的具體要求，把應(yīng)移交檔案的數(shù)量、檔案用紙規(guī)格、字跡材料種類和要求、非紙質(zhì)載體檔案的質(zhì)量要求、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)等寫進(jìn)合同相關(guān)條款，明確各參建單位在項(xiàng)目檔案管理工作中的責(zé)任。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量、投資和進(jìn)度控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)其在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]核心是將參建單位合同總額的1%作為尾款，尾款支付和檔案評(píng)定結(jié)果掛鉤，有助于提高其對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度。
1.3 以會(huì)代訓(xùn)，提高技能。召開協(xié)調(diào)會(huì)議，是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要手段之一。通信企業(yè)檔案部門借參會(huì)機(jī)會(huì)，針對(duì)項(xiàng)目所處階段檔案工作現(xiàn)狀和特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并編寫了項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)供其參考。通過以會(huì)代訓(xùn)的方式，不斷提高其檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)技能，在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中起到了事半功倍效果。
1.4 監(jiān)督指導(dǎo)，過程管控。《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》第六條第四款規(guī)定“項(xiàng)目主管部門、各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的指導(dǎo)和咨詢，必要時(shí)可組織預(yù)檢”。[4]企業(yè)檔案部門及時(shí)向項(xiàng)目主管部門、檔案行政管理部門報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動(dòng)態(tài)登記表》，并邀請(qǐng)其定期對(duì)建設(shè)項(xiàng)目專（兼）職檔案人員配備、檔案專用設(shè)備購(gòu)置、安全保管條件、管理制度建設(shè)及落實(shí)情況等進(jìn)行檢查指導(dǎo)，排除隱患，通過檔案執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)強(qiáng)化對(duì)重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的過程管控，防患于未然。
2 驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行全面質(zhì)量評(píng)估
竣工驗(yàn)收是對(duì)投資效果的全面檢驗(yàn)，檔案評(píng)定是否合格直接影響驗(yàn)收結(jié)果。驗(yàn)收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和通信行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全情況進(jìn)行全面評(píng)估。
2.1 檢查項(xiàng)目檔案的完整性。完整性是確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量的前提，檢查完整性時(shí)應(yīng)做到：首先，從整體上把握項(xiàng)目檔案的完整性。縱向應(yīng)全面檢查從工程立項(xiàng)到竣工投產(chǎn)各個(gè)階段形成的文件材料是否齊全，橫向應(yīng)檢查各參建單位形成的與項(xiàng)目有關(guān)的文件是否完整，并依據(jù)歸檔范圍做到不重不漏。
其次，重點(diǎn)檢查容易忽視的細(xì)節(jié)問題。①項(xiàng)目論證階段由于尚未正式納入建設(shè)程序，形成的文件材料容易散失，應(yīng)檢查項(xiàng)目論證文件是否齊全。②設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料中的地質(zhì)、地形、水文、氣象等材料在完成正式設(shè)計(jì)后容易被忽視，應(yīng)齊全完整。③由于光盤、移動(dòng)硬盤等新型載體在工程建設(shè)中廣泛應(yīng)用，應(yīng)檢查這些非紙質(zhì)載體文件是否已轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)載體，并一并歸檔。④設(shè)備隨機(jī)資料和安裝調(diào)試記錄，常由維護(hù)人員個(gè)人保管，應(yīng)把原件歸檔，復(fù)印件供維護(hù)人員參考。⑤對(duì)大型設(shè)備的操作、維護(hù)及管理工作進(jìn)行培訓(xùn)考察，特別是引進(jìn)設(shè)備的出境、出國(guó)培訓(xùn)考察材料，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)收集，避免個(gè)人據(jù)為己有。
最后，關(guān)注項(xiàng)目檔案內(nèi)容是否完整。項(xiàng)目檔案本身不能缺張少頁(yè)，其印章、簽字等法律手續(xù)要完備，責(zé)任人的全稱、簽字日期、簽署意見不能隨意省略，應(yīng)清楚、規(guī)范、完整。
2.2 檢查項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性是項(xiàng)目檔案的靈魂，驗(yàn)收準(zhǔn)確性時(shí)應(yīng)做到：①檢查竣工圖是否圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。②檢查是否存在設(shè)計(jì)變更的情況，變更部分是否附設(shè)計(jì)變更通知單，是否履行了法定變更程序，是否在竣工圖上準(zhǔn)確體現(xiàn)出來。③隱蔽工程是指在施工過程中將被下一工序掩蓋工作結(jié)果的工程，[5]無論由于設(shè)備老化或人為原因造成的各類事故處理，都需要通過隱蔽工程檔案確定位置和構(gòu)造，找出治理對(duì)策，驗(yàn)收時(shí)切莫忽視隱蔽工程檔案準(zhǔn)確性。
2.3 檢查項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性。系統(tǒng)性是項(xiàng)目檔案便于保管和檢索利用的重要標(biāo)志，驗(yàn)收時(shí)從以下三方面著手：①檢查分類是否科學(xué)，體現(xiàn)工程檔案的形成規(guī)律；組卷是否合理，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，避免張冠李戴，出現(xiàn)雜卷現(xiàn)象。②檢查案卷排列是否有序，宜按項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估等階段排列，[6]線路在前，設(shè)備在后，綜合性文件在前，單項(xiàng)工程文件在后。③檢查卷內(nèi)文件排列是否有序，將前期依據(jù)及管理性文件按問題或重要程度排列，其他文件依據(jù)時(shí)間順序排列。
2.4 檢查項(xiàng)目檔案的安全性。安全性是對(duì)項(xiàng)目檔案的最基本要求，由于項(xiàng)目檔案在建設(shè)過程中利用頻繁，保管條件難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定，其安全性受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)予以高度關(guān)注。首先，項(xiàng)目檔案應(yīng)有安全保護(hù)設(shè)施和安全管理制度，不能在施工現(xiàn)場(chǎng)隨意堆放。其次，應(yīng)確保項(xiàng)目檔案實(shí)體安全，對(duì)于有損毀、污漬的情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)。最后，應(yīng)確保檔案信息安全，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，嚴(yán)禁非正當(dāng)傳播、復(fù)制，無失密、泄密事故。
通過對(duì)以上四個(gè)方面的全面檢查和評(píng)估，在過程管控基礎(chǔ)上進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步保證了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的質(zhì)量。
3 驗(yàn)收后跟蹤服務(wù)和后評(píng)價(jià)
盡管在驗(yàn)收前做了精心準(zhǔn)備，驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行了嚴(yán)格審查，但由于WCDMA工程作為重大通信建設(shè)項(xiàng)目，形成的檔案數(shù)量大、種類多、成分雜、來源廣，相關(guān)人員缺乏系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識(shí)，難以完全按照檔案管理要求進(jìn)行文件的收集、整理和歸檔。因此，竣工驗(yàn)收后，通信企業(yè)檔案部門應(yīng)繼續(xù)跟蹤服務(wù)，并對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作進(jìn)行后評(píng)價(jià)。
3.1 督辦落實(shí)整改意見，履行合同承諾。通信企業(yè)檔案部門針對(duì)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件中有關(guān)項(xiàng)目檔案的遺留問題，及時(shí)督辦落實(shí)整改意見，嚴(yán)守項(xiàng)目檔案質(zhì)量的最后一道防線。同時(shí)，履行合同承諾，根據(jù)合同相關(guān)條款，及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，作為向相關(guān)參建單位支付尾款的依據(jù)。[7]
3.2 補(bǔ)充歸檔后續(xù)文件，確保項(xiàng)目檔案完整成套。由于建設(shè)項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收后，還要進(jìn)行竣工決算的編制、資產(chǎn)交付和工程審計(jì)等收尾工作，在此期間將繼續(xù)形成需歸檔保存的項(xiàng)目檔案。我們應(yīng)跟蹤服務(wù)，把竣工驗(yàn)收時(shí)形成的竣工報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收證書，以及之后形成的資產(chǎn)交付通知、審計(jì)報(bào)告、報(bào)獎(jiǎng)材料等文件收集整理，及時(shí)補(bǔ)充歸檔，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案完整成套。
電子檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告范文2
關(guān)鍵詞：測(cè)繪檔案；職業(yè)道德；工作人員；行政管理
0 引言
測(cè)繪檔案是一種專業(yè)性很強(qiáng)的檔案資料，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，測(cè)繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強(qiáng)測(cè)繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務(wù)。測(cè)繪成果資料是通過測(cè)繪生產(chǎn)所形成的信息產(chǎn)品，形式包括測(cè)繪記錄、圖表、照片、文字說明和成果成圖等。測(cè)繪檔案是在測(cè)繪資料基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有保存、利用價(jià)值，并按一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管。隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統(tǒng)實(shí)物檔案向機(jī)讀電子檔案方向發(fā)展，這就要求測(cè)繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時(shí)期現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料、為行政決策提供參考信息，更好地發(fā)揮測(cè)繪檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。
1 測(cè)繪檔案的內(nèi)容及分類
1)按記錄的內(nèi)容不同分類
測(cè)繪管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科研與教學(xué)檔案、儀器設(shè)備檔案以及基本建設(shè)檔案。
2)按檔案性質(zhì)不同分類
基本測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料參考檔案。
3)按載體形式不同分類
圖紙檔案和電子檔案。前者包括: 紙質(zhì)測(cè)繪記錄、圖表、卡片、照片文字說明、成果成圖等。后者，即經(jīng)過電子計(jì)算機(jī)編輯、處理的測(cè)繪檔案，需要光盤、磁盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。
4)按范圍、比例尺不同分類
全國(guó)性測(cè)繪檔案、地方性測(cè)繪檔案和專業(yè)性測(cè)繪檔案。全國(guó)性和地方性測(cè)繪資料檔案按照 《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸口負(fù)責(zé)的制度，專業(yè)測(cè)繪資料檔案由各專業(yè)部門參照規(guī)定自行管理。《中國(guó)檔案分類法測(cè)繪業(yè)檔案分類表》中將測(cè)繪檔案分為一級(jí)基本類目 ( 15個(gè) )和二級(jí)屬項(xiàng)類目 ( 69個(gè) )，給測(cè)繪系統(tǒng)的建檔提供了歸檔范圍、檔案分類、檔號(hào)編制等標(biāo)準(zhǔn)的參考依據(jù)。
5)常用的檔案分類
1.職能分類; 2.時(shí)間分類; 3.作者分類; 4.專題分類項(xiàng); 5.項(xiàng)目分類; 6.型號(hào)分類;7.區(qū)域分類; 8.外形分類。
2 建立健全測(cè)繪檔案管理制度
作為測(cè)繪檔案的管理部門，要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《測(cè)繪法》《保密法》《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》以及《科技檔案資料管理工作暫行規(guī)定》等相關(guān)法律、政策，充分認(rèn)識(shí)其在測(cè)繪資料檔案的管理中起到的重要作用，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)制度細(xì)則。如，檔案管理制度，明確人員職責(zé); 測(cè)繪檔案保密制度，使管理人員嚴(yán)格按制度辦事，在測(cè)繪檔案的收集、接收、提供、借用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)上，嚴(yán)格履行各種手續(xù)， 確保資料檔案安全;測(cè)繪檔案驗(yàn)收、建檔制度，嚴(yán)格驗(yàn)收、規(guī)范建檔。健全與完善電子測(cè)繪信息數(shù)據(jù)的采集、更新、運(yùn)行和維護(hù)的長(zhǎng)效機(jī)制，作為測(cè)繪檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn)加以突破; 建立測(cè)繪檔案借閱、使用、收費(fèi)制度， 界定無償使用與有償使用測(cè)繪檔案的范圍，確定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn); 測(cè)繪檔案管理、利用及開發(fā)相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)措施。使測(cè)繪檔案管理工作有章可循， 把測(cè)繪檔案管理工作納入測(cè)繪行政管理體系當(dāng)中。
3努力提高測(cè)繪檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想道德水平
測(cè)繪檔案的管理人員不僅要有精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)、愛崗敬業(yè)的品格，而且，還要具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德。對(duì)內(nèi)作好檔案的管理和利用工作，對(duì)外作好保密工作。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與考核，制定相關(guān)激勵(lì)制度，形成良好的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)氛圍，有條件的單位可以聘請(qǐng)測(cè)繪專家講課、座談，開展測(cè)繪檔案人員普法班、測(cè)繪檔案專業(yè)培訓(xùn)班以及測(cè)繪高新技術(shù)普及班。還可以組織相關(guān)人員到同行業(yè)先進(jìn)單位考察學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，開闊視野。隨著檔案管理信息化程度提高，檔案工作人員不再是單純意義上的保管員，而是信息的組織者、分析者和開發(fā)者，這就要求他們不但要做好思想和心理準(zhǔn)備，還要在知識(shí)和技能上能應(yīng)對(duì)更高地挑戰(zhàn)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，具備開發(fā)和維護(hù)電子檔案的能力。同時(shí)，測(cè)繪檔案管理部門還要定期開展對(duì)檔案管理人員的思想政治教育工作，培養(yǎng)從業(yè)人員責(zé)任感、使命感。
4 加強(qiáng)測(cè)繪檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
根據(jù)《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》，保管測(cè)繪資料檔案應(yīng)保持資料檔案的良好秩序，確保資料檔案的安全，盡最大限度延長(zhǎng)資料檔案的壽命。盡量做到檔案室、辦公室、 閱覽室各自分開。對(duì)檔案室的要求不僅要建筑牢固、門窗嚴(yán)實(shí)，還要有防火、防潮、防蟲、防曬、防塵等設(shè)施。對(duì)于存放航空攝影和薄膜黑圖檔案的庫(kù)房，還要保持適當(dāng)?shù)臏貪穸取?duì)于磁盤、磁帶、膠片為介質(zhì)的測(cè)繪檔案存放要符合防濕、防潮、防磁的要求。同時(shí)，要求有警衛(wèi)或指定人員看管。電子信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，測(cè)繪檔案信息化進(jìn)程不斷加快，但是， 目前只有少部分測(cè)繪檔案完成了信息化錄入，大部分測(cè)繪檔案還以傳統(tǒng)管理方式保存，這就要求我們不能忽視對(duì)測(cè)繪檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善保管條件，給予政策和資金支持是必要的。
5 研發(fā)測(cè)繪檔案電子管理程序系統(tǒng)，加快測(cè)繪檔案信息化進(jìn)程
目前，測(cè)繪檔案管理的趨勢(shì)是，測(cè)繪數(shù)據(jù)信息錄入、保存，以及測(cè)繪檔案管理、利用都向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。全國(guó)各省市正在積極進(jìn)行地理信息公共平臺(tái)和基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并在部分省市開展了全國(guó)性示范項(xiàng)目，取得了良好的效果。建立測(cè)繪成果分發(fā)系統(tǒng)是十分必要的。該系統(tǒng)具有信息、查詢檢索、分析處理、影象掃描、數(shù)據(jù)提供與備份、 信息開發(fā)等功能。它利用國(guó)家基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)等測(cè)繪檔案資料成果，通過國(guó)家基礎(chǔ)地理信息系統(tǒng)的傳輸網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行測(cè)繪信息，根據(jù)各類用戶的不同需求，經(jīng)過周密的分析處理，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供測(cè)繪成果信息、檔案資料查詢、數(shù)據(jù)分發(fā)及產(chǎn)品供應(yīng)等基礎(chǔ)地理信息服務(wù)。測(cè)繪檔案管理登記系統(tǒng) ( S AMS )的設(shè)計(jì)和開發(fā)給測(cè)繪檔案的管理和利用帶來了便利。本系統(tǒng)包括應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫(kù)兩部分，應(yīng)用程序由多個(gè)模塊組成，主要完成數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等多種功能。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方面，按照測(cè)繪檔案的特點(diǎn)，分成數(shù)字類、 航片類、 地形圖類和大地成果類 4大類。SAMS的主要功能有: 用戶權(quán)限管理識(shí)別，快速建立測(cè)繪檔案、靈活查詢、測(cè)繪成果交換、統(tǒng)計(jì)輸出、測(cè)繪檔案借還以及建立用戶日志等。在專業(yè)化的信息系統(tǒng)的幫助下，測(cè)繪檔案的發(fā)展進(jìn)入了電子化時(shí)代。
6做好測(cè)繪檔案的收集、驗(yàn)收、分類和歸檔工作
測(cè)繪活動(dòng)中一些技術(shù)性的文件材料、技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、展點(diǎn)圖、成果表、航攝鑒定表等測(cè)繪成果資料形成過程復(fù)雜，涉及專業(yè)相互交錯(cuò)，記錄介質(zhì)種類多，如果收集、管理不到位，容易造成測(cè)繪科技文獻(xiàn)材料存檔不規(guī)范、失真。收集測(cè)繪科技、生產(chǎn)和管理活動(dòng)過程的重要科技資料，是測(cè)繪科技?xì)w檔的前期工作，作好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)測(cè)繪檔案的形成、積累、整理、歸檔都起著重要的作用。測(cè)繪資料歸檔前，生產(chǎn)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，測(cè)繪檔案管理部門要進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。測(cè)繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，檔案人員應(yīng)參加驗(yàn)收， 了解項(xiàng)目的內(nèi)容，明確歸檔范圍、歸檔材料鑒定內(nèi)容、歸檔移交手續(xù)。移交測(cè)繪材料，還要注意移交期限、成果最終版本、歸檔數(shù)據(jù)成果是否經(jīng)過產(chǎn)品檢驗(yàn)或項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收、歸檔份數(shù)、 整理立卷要求。歸檔時(shí)，管理人員要作到及時(shí)、規(guī)范，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行歸檔。對(duì)于歸檔范圍、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、管理部門責(zé)任，以及數(shù)據(jù)檔案在保管、利用、銷毀及運(yùn)輸?shù)冗^程中的要求等，都要認(rèn)真按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。收集與歸檔的具體內(nèi)容包括: 基礎(chǔ)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、正式出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及有關(guān)的專用軟件或?qū)I(yè)設(shè)備參數(shù)等。需要整理上架、入館的測(cè)繪資料，要及時(shí)登記、精準(zhǔn)分類、規(guī)范編號(hào)，制作檢索卡片或編入電子測(cè)繪檔案目錄，及時(shí)上報(bào)，方便查找; 需要編入電子測(cè)繪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的， 則要求檔案人員熟練使用各種專業(yè)錄入設(shè)備、軟件進(jìn)行分類歸檔，做好系統(tǒng)維護(hù)，對(duì)重要信息資料進(jìn)行備份保存。
