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檔案管理員職責范文1

一、關于民政社會救助檔案的概念及特點

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質幫助和服務。社會救助以居民最低生活保障為基本內容，并根據實際情況實施專項救助(含醫療、教育、司法、住房救助)、自然災害救助(含受災人員應急生活救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業務主管部門為民政部，財政、教育、衛生、住房和城鄉建設等部門在各自職責范圍內管理相應的社會救助工作。縣級以上地方各級人民政府有關部門在各自職責范圍內管理本行政區域的社會救助工作。鄉鎮人民政府和街道辦事處負責社會救助的申請、調查和審核等工作；居(村)委會受委托，協助做好社會救助的申請、調查和審核工作，以及救助金發放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區)在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫療救助、貧困孤殘人員供養救助、特殊困難人員臨時救助、災后災民生活救助及災區倒塌民房恢復重建救助的審核、審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構和救助管理機構)在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉居民最低生活保障、農村五保供養、城鄉醫療救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉鎮政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎信息，是各項救助工作延續的基礎和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統一領導，業務上接受國家檔案局的監督、指導。省級民政廳(局)和檔案局負責本行政區域社會救助檔案工作的指導，結合本地區的實際，共同制定相應的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府和救助站應有專(兼)職人員負責救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區)應協助做好職責范圍內的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業檔案，其管理無法可依，必須加強調研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規定，規范救助檔案的管理。

分類管理。農村五保供養檔案、城鄉醫療救助檔案、臨時生活救助檔案、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準后救助金的一次性發放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應當單獨搞一個管理規定；最低生活保障檔案管理比較復雜，它是一個動態管理的過程，業務主管部門應當結合《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據救助工作的有關規定，各級民政部門和鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站的救助工作職責范圍不同，形成與其職能相關的救助檔案也有區別。省市級民政部門負責制定救助檔案管理的政策性文件和指導、監督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站負責各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(鎮)街道、居(村)三級機構和救助站，雖然各單位的條件不同，但應積極創造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

根據救助管理機關和救助對象以及社會利用的實際需求，救助檔案應當短期保管。具體說，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。

檔案管理員職責范文2

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

檔案管理員職責范文3

［關鍵詞］漁業檢測實驗室；檔案管理；對策研究

引言

檢測實驗室檔案是實驗室管理活動直接形成的歷史紀錄，具有原始性、記錄性和憑證性。漁業檢測實驗室檔案管理工作是一項基礎性、持久性很強的專業技術工作，是檢測工作的重要保證，也是實驗室管理工作的重要組成部分。目前，對于檔案管理工作研究非常多，但對于漁業檢測實驗室檔案管理研究的比較少，不夠深入，而且隨著實驗室業務量的不斷增大和管理手段的不斷發展，有必要對實驗室檔案管理工作進行新的研究和探索，確保實驗室整體管理水平不斷提高。規范、科學地做好漁業檢測實驗室檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作，對于全面、真實、準確反映實驗室工作活動情況，提高漁業檢測實驗室管理水平具有重要意義。本文結合實驗室體系文件要求和自身管理工作經驗，闡述漁業檢測實驗室檔案管理工作的主要內容，分析存在的普遍問題，進一步探討如何提高漁業檢測實驗室檔案管理水平的方法，為同行實驗室檔案管理工作提供參考。

1漁業檢測實驗室檔案管理工作內容

實驗室體系文件應對檔案管理工作內容、歸檔程序和注意事項進行明確規定。漁業檢測實驗室檔案內容應能真實、準確地反映實驗室檢測工作活動情況，檔案管理工作要規范、準確、及時。

1．1資料收集和臺賬管理

漁業檢測實驗室檔案資料包括人員檔案、質量體系文件（質量手冊、程序文件、操作規程、作業指導書、受控記錄表格）、標準法規、儀器設備檔案、原始記錄和檢測報告、收發文件、證書類以及電子檔案等。各部門責任人要及時收集和匯總檔案資料，統一交檔案室，檔案管理員負責檔案資料的接收，按交檔部門登記造冊，記錄資料內容、交接時間，交接雙方簽字確認，形成臺賬。1．2資料整理和保存正式歸檔前，檔案管理員對所有資料進行分類、標識、編目和保存。漁業檢測實驗室歸檔材料一般分為體系文件、文書文件、技術文件和行政管理文件四大類；按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對所有文件要按類別、歸檔順序號進行編目，分別存放在檔案柜內，受控文件要加蓋受控章。

1．3檔案發放、借閱和回收

實驗室領導簽批體系文件后，由檔案管理員負責分發給各部門和人員；受控文件丟失，由相關人員提出書面申請，經質量負責人批準后，由檔案管理員補發，并注銷原分發號，給予新分發號。實驗室文件和信函發放前，經中心領導批準后，檔案管理員復印，按相應范圍分發，原件歸檔。一般性文件借閱須填寫《文件資料借閱表》，經相關業務部門負責人批準后，由檔案管理員發放，重要文件資料或保密性文件的借閱，經實驗室領導或質量負責人批準后才能發放。檔案管理員負責所有分發文件資料的回收工作，做好相關記錄。

1．4檔案作廢和銷毀

為確保實驗室體系運行的各環節或各場所使用的文件資料為最新和有效版本，檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性，對于已過保存期限或失效的文件資料及時申請作廢或銷毀。對于已經作廢，但仍有使用價值的文件資料要加蓋“失效”和“留用”章，與有效文件資料分開存放。文件的作廢和銷毀須經技術負責人批準。

1．5檔案的安全管理

檔案管理員負責檔案資料的安全工作，包括環境安全和技術安全。環境安全包括防潮、防火、防盜等，電子文件還要做好防磁、防靜電等工作；技術安全，例如，防止篡改任何歸檔文件資料內容，特別是受控文件資料；一般文件未經相關負責人批準不得借閱、復制；重要文件或保密文件未經實驗室領導或技術負責人批準不得查閱使用，嚴禁外借。

2漁業檢測實驗室檔案管理存在的問題

大多數實驗室管理者認為漁業檢測實驗室主要工作就是檢測業務，工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負責，而檔案管理員往往由于綜合業務水平不高，甚至兼任數職，造成歸檔材料缺乏完整性、準確性和系統性，檔案管理工作嚴重滯后。由于檔案管理工作長期得不到重視，漁業檢測實驗室檔案管理工作普遍存在以下問題，從而影響整個實驗室管理水平的提高。

2．1管理意識淡薄，制度落實不到位

由于業務量不斷增大，漁業檢測實驗室工作日益繁重，既要做好上級部門的指令性環境監測、水產品質量安全的采（抽）樣和檢測工作，還要接受社會委托、認證檢驗和應急監測工作，實驗室內務管理繁雜，甚至任務較為集中時，根本無暇兼顧其他工作，長期以往，從管理者到一般崗位工作人員，對于檔案管理工作缺乏足夠重視。實驗室質量體系文件中的《質量手冊》《程序文件》和《作業指導書》對于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用，以及崗位職責和工作程序都有明確規定，但在實際工作中可能并沒有嚴格執行，檔案管理工作并沒有真正落到實處。

2．2設施條件較差，管理手段落后

檔案資料對于存放環境和設施設備有一定的要求，但有些漁業檢測實驗室，檔案管理工作往往沒有納入實驗室建設統一規劃，日后修修補補，造成檔案存放空間不足或布局凌亂，缺少必要的環境控制設施和設備等，影響了檔案資料的質量和檔案管理工作的開展。此外，歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成，技術水平不高，工作量大，容易造成錯漏，文件資料查找和信息利用比較困難。

2．3人員素質較差，管理范圍不明確

作為專業漁業檢測機構，對于檔案管理員專業知識要求比較全面，例如，漁業技術標準材料，檢測任務資料、儀器設備檔案、試劑耗材檔案的整理，都要求檔案管理員具備相應的專業知識，否則很難對檔案資料進行準確鑒定和分類，影響檔案管理工作的質量。目前，漁業檢測實驗室檔案管理員學歷、專業素質普遍比較低，造成管理范圍不明確；而且往往一人多職，專項管理經驗不足，缺少工作思考，缺乏創新和動力。

2．4只注重檔案存放，檔案開發利用較少

由于管理意識不強，檢測業務工作繁重，漁業檢測實驗室檔案管理一般只是簡單地將檔案資料收集、整理、存放，檢測人員需要時也只是查閱現行檢測技術文件和標準，所有檔案資料到了保存期限或失效時，就直接將其申請處理，并沒有體現檔案資料的任何價值作用，非常可惜。

3提高漁業檢測實驗室檔案管理水平的對策和建議

針對漁業檢測實驗室檔案管理工作普遍存在的問題，關鍵要從“人”抓起，要從上到下認識到實驗室檔案管理的重要性，注重檔案管理基礎建設，采用先進技術手段提高檔案管理水平，科學合理利用好檔案資料。從而全方位不斷提高漁業檢測實驗室檔案管理工作水平。

3．1增強管理意識，完善并嚴格執行歸檔制度

必須從最高管理層面重視實驗室檔案管理工作，使每位工作人員認識到檔案管理工作的重要性；建立健全與漁業檢測實驗室整體發展相適應的檔案管理制度，規范檔案管理工作流程，明確工作職責，加強檔案工作監督管理。實行部門責任人制度，所有檔案資料先由部門負責人收集、分類、整理，附上資料清單目錄，再統一交由檔案室歸檔。在工作中不斷補充和完善相關制度，通過規范化和制度化建設，不斷提高實驗室檔案管理水平。

3．2完善檔案管理設施條件

將檔案管理工作納入實驗室建設統一規劃，科學合理布局，將辦公區和存檔區分開設置，無關人員未經批準禁止入內。根據漁業檢測實驗室材料分類，將歸檔區分為檢測工作區、技術資料區、人員管理區、儀器設備區、試劑耗材區、文書區、電子檔案區等；各區再根據年份、類型等設置分區，各區設有明顯標識。通過合理分區、分類，方便材料存放、管理和查閱，提高工作效率。在空間條件限制的情況下，可安裝移動密集架檔案柜，根據檔案柜設置存放區。存檔區需安裝空調、除濕機、遮光窗簾和消防設施，確保陰涼、干燥、防火。此外，要配備必要的辦公和裝訂設備，例如，電腦、復印機、打印機、裝訂機、掃描機、保險柜和工作臺等。

3．3引進現代化軟件管理平臺，提高工作質量和效率

實驗室信息管理系統（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一個由信息采集設備、數據庫管理軟件組成的高效集成系統，其核心功能就是規范實驗室所有業務管理流程，對每一工作環節進行監控和管理，減少人為因素造成的錯誤，提高工作質量和效率。實驗室引進LIMS并將檔案管理納入系統的建設，LIMS可以實現對檢測工作資料（包括委托單、任務通知單、流轉記錄、檢測報告、原始記錄、質控材料、總結材料）、儀器設備資料（包括臺賬、履歷更新、計量檢定、期間核查、維修報廢）、試劑耗材資料（包括申購、臺賬、領用、期間核查、報廢處理）的電子歸檔操作，其他紙質材料通過掃描，轉化成電子資料上傳系統存檔，自動生成《歸檔清單表》。通過系統的自動化腳本設計，將到歸檔時間的材料，由系統自動向相關責任人發送提醒信息，發送資料歸檔后，系統自動提醒檔案管理員執行歸檔，檔案管理員對材料進行分類處理，受控資料和非受控資料要分開標識。已歸檔的資料自動移入“已歸檔”模塊。已超過歸檔時間的信息顯示為紅色，系統根據歸檔進度，自動統計責任人考核數據，形成考核記錄。將到歸檔期限的檔案，系統提示申請作廢處理，文件資料的作廢處理申請、審批和實施記錄，通過系統操作實現，最后生成《文件作廢處理記錄表》。已作廢處理的檔案自動移入“已作廢”模塊，對于到期作廢，但仍有使用價值的檔案，需作“留用”標識，以免誤用。文件資料的借閱也可以通過系統申請、發放和回收操作，生成《文件資料借閱記錄表》。系統生成的所有受控表格，自動生成電子簽名。需要同時歸檔紙質材料時要注意賬物一致。引進LIMS實現檔案管理，有利于規范歸檔流程，提高歸檔工作質量和效率，對于檔案查詢和利用也很方便。

3．4加強檔案管理人員培訓，提高綜合素質

組織參加外部檔案管理專業培訓和參觀活動，學習其他實驗室，特別是同行業實驗室先進的檔案管理經驗。將檔案管理人員納入實驗室人員培訓計劃，開展檔案管理專業培訓時，要注重檢測工作、儀器設備、試劑耗材、體系文件、標準文件、安全管理等方面知識的講解，使檔案管理員對實驗室所有工作有全面、基本的了解，以便對歸檔材料準確地鑒定和分類，提高檔案安全管理意識。檔案管理員也要加強自身學習，多動手，多思考，提高創新能力。

3．5改變工作觀念，提高檔案資源利用水平

漁業檢測機構存放了大量價值很高的資料檔案，例如，對某片養殖海域的環境監測數據、水生動物疫病菌株資料、產地水產品檢測數據等，這些資料對于科研工作有很好的參考價值。因此，要改變以往重存檔、輕利用的陳舊思想觀念，在合法合規的情況下，盡可能地發掘檔案的使用價值，把“死檔案”盤活，使檔案管理工作向良性循環方向發展。

4結語

檔案管理是檢測實驗室管理工作的重要組成部分，漁業檢測實驗室作為專業性很強的檢測機構，要根據行業特性將檔案管理工作納入整個實驗室建設統一規劃。從增強管理意識，提高人員素質，完善基礎條件，提升管理手段和加強檔案資源利用五個方面入手，推進檔案管理規范化和制度化建設，不斷提高檔案管理工作水平。

主要參考文獻

［1］朱治鳳．關于農產品檢測實驗室檔案管理的幾點思考［J］．上海農業科技，2016（1）：14．

［2］孫紅兵．淺談當前藥檢所檔案管理存在的問題及對策［J］．經濟與社會發展，2008，6（8）：149－152．

［3］劉謙，顏紅，王鋒，等．關于檢測實驗室檔案管理的思考［J］．計量與測試技術，2013，40（4）：79．

檔案管理員職責范文4

[關鍵詞] GLP； 檔案；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02

檔案是各類單位或個人在社會活動中直接形成的保存備查的各種形式的歷史記錄。檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。

對非臨床健康和環境安全試驗中生成的數據記錄和材料進行保存并管理是遵從良好實驗室規范（GLP）準則的重要步驟。這些數據記錄及材料的妥善維護是再現試驗、確認最終試驗報告中的信息和確認特定試驗項目遵從GLP準則的唯一手段[1]。

1 GLP準則對檔案管理基本要求

1.1 依據GLP準則制定檔案管理標準操作規程

參考檔案管理國家標準與行業標準，結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，使之符合實驗室所遵從的各類GLP準則的要求。本實驗室制定了資料接收、歸檔、索引、借閱及歸還程序；人員出入檔案室程序；人員檔案管理程序；儀器設備檔案歸檔程序；事故損失恢復程序；檔案銷毀程序；檔案室環境要求相關程序；事故損失恢復程序等。

1.2 檔案管理人員要求

試驗機構負責人應指定一名檔案管理員，同時還應指定一名候補檔案管理員，在檔案管理員無法履行其職責時代其履行相應職責。檔案管理員在上崗前應遵從GLP準則進行系統的崗位培訓，考核通過后由機構負責人以書面形式任命后，方可上崗。

2 資料檔案分類及管理

根據機構實際情況，對實驗室檔案進行分類，應根據檔案的性質、內容和相互聯系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個具有一定隸屬關系的不同等級的系統[2]。以此為依據，為方便檔案管理，根據實際工作需要，將檔案劃分為5類：研究檔案、人員檔案、儀器設備檔案、機構資料檔案及電子檔案。

2.1 研究檔案管理

研究檔案指在按照計劃書實施一項試驗項目過程中所生成的記錄與材料。至少應包括任務通知單、試驗計劃書、最終報告、原始數據；其它與試驗相關的文件和通訊材料，諸如存檔資料移交的收據、電話記錄、傳真等；試驗供試品留樣；試驗中所使用的干濕標本；分析確認報告等相關資料。試驗項目完成后，項目負責人應收集試驗過程中產生的記錄材料并整理成冊，填寫歸檔清單，確保在標準操作規程中規定的時間內歸檔，檔案管理員應對歸檔資料的完整性進行逐項審查，準確無誤后簽字，對歸檔資料編號后裝訂存入檔案室。如需借用研究檔案，借用人需要填寫相關借用管理記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，方可提供其相應資料。檔案管理員應對借出的原件資料進行復印，以備資料歸還時進行核對。用完后應立即歸還，檔案管理員應對資料核對確認，無誤后簽字并放回原處。檔案管理員應依據標準操作規程中規定的相應資料保管期限進行保管，超過保管期限后根據要求經機構負責人批準后對其進行處理，并備有證明文件。

2.2 人員檔案管理

實驗室人員應具有相應的資格和能力，專業人員必須持證上崗。因此實驗室應建立人員檔案，保留所有人員（包括臨時人員）的相關能力、教育和專業資格、培訓和經驗證明的記錄。員工檔案需要包括：教育背景和工作經歷，需備有學歷證明及資格證書復印件等；在本機構工作期間完成的所有的內外部培訓、講座及研討會等；員工有資格擔負的職責和從事的工作；員工所發表的論文情況；員工作為項目負責人或主要研究者承擔的試驗項目情況；員工身體健康情況以及歷史文件其他信息等內容。人員培訓是人員檔案管理的重中之重，是保證人員知識與技能不斷得到更新的手段，培訓相關記錄如標準操作規程自學記錄，考核成績及證書等內容都應整理到此類檔案中。檔案管理員應及時、準確的做好人員檔案的整理、分類、歸檔工作，并且要實行動態管理。

2.3 儀器設備管理

儀器設備正常運行是實驗室開展各項研究的前提保證，儀器設備檔案管理也是GLP體系下重要的環節。儀器設備檔案是指各種器械設備和儀器儀表的檔案材料。同一臺的設備或儀器的檔案材料是一個有機聯系的整體。對GLP實驗室儀器設備進行有效的控制與管理，保證其運行的穩定，從而確保GLP試驗檢測結果的準確可靠。由機構負責人任命一名儀器管理負責人，負責本機構各類儀器整體管理。本機構根據對儀器驗證程度的不同，將儀器分為A、B、C三類。A類儀器不需要檢定/校準和驗證，儀器的工作狀態可通過外觀觀察或功能檢查進行確認，此類儀器不產生數據，不進行測量；B類儀器需要檢定/校準但不需要驗證，儀器安裝比較簡單，產生數據，進行測量，其參數可編輯；C類儀器需要檢定/校準和驗證，安裝復雜，由專業人員安裝，產生數據，進行測量，參數可編輯和重復使用，有計算機接口，如色譜儀等。設備從購買、使用到報廢都要有相關記錄，建立儀器設備檔案。每臺儀器設備都應該建立檔案，保存儀器設備機器軟件的記錄。檔案中應收入申購文件、招投標資料、購買合同書、安裝調試記錄、驗收報告、儀器操作手冊、儀器使用說明書、儀器驗證文件、維修記錄、使用記錄申請報廢報告、批復和處理結果等。在儀器安裝、調試、驗收完畢或儀器正常運行后，由儀器負責人將形成積累的全部文件材料及時歸檔，歸檔時應填寫儀器設備檔案卷內目錄。

2.4 機構資料檔案管理

機構資料檔案是指由試驗機構、試驗場所生成的記錄與材料，這些記錄與材料可以針對多個試驗項目以及實驗室各類證書、上下行文件、會議記錄等。通過對記錄的檢查可重建試驗系統，并對試驗機構是否遵從GLP準則進行綜合評價。機構資料至少應包括：質量保證部門實施檢查形成的所有記錄；主計劃表；組織機構圖；設施平面圖；計算機系統確效文件；歷年所有標準操作規程；環境監測記錄；用于多項試驗的被試物與參照物以及用于多項試驗的分析確認報告等，機構檔案也是國內各家監管機構檢查的主要內容，對此類檔案的管理也是GLP體系下檔案管理的重要環節。

2.5 電子檔案管理

對于需要長期保存的電子記錄，如果存儲器老化，將會導致電子記錄丟失。電子記錄的保存應確保在存檔期限內均可讀取。存檔記錄可從計算機系統拷貝至存儲介質諸如磁帶、磁盤、光盤等特殊載體中，電子檔案的特性決定了它在保存上不同于紙質檔案，應將其放置在檔案室內防磁柜中進行保存，防止磁場干擾，同時每半年應對其有效性、安全性進行抽查，如發現損壞或出現問題，應及時進行數據恢復或拷貝。

安全性評價研究機構在運行和開展各項試驗及其他各項活動時直接形成的對機構和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄所形成的各類檔案，是反映和追朔安全性評價工作真實歷史面貌的一項重要工作，是GLP管理體系中重要的組成部分[3]。檔案管理工作是一項分散、雜亂、繁瑣、量大的工作，在進行檔案管理的過程中，應該根據本單位的實際情況，本著方便管理、方便利用的原則，做到使檔案集中、系統、優質、規范，以此來適應機構發展需求。

主要參考文獻

[1]陳鐵春，蔡磊明.經濟合作與發展組織良好實驗室規范：準則與管理系列[M].修訂版.北京：化學工業出版社，2008.

檔案管理員職責范文5

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二

2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

檔案管理員職責范文6

1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5 、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6 、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7 、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

三、檔案保管制度

1 、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3 、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6 、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7 、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8 、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10 、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

四、檔案借閱制度

1 、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2 、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5 、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。