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檔案整理范文1
本規則適用于**各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織的實物檔案整理。
2定義
本規則采用下列定義
2.1歸檔實物
立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。
2.2歸檔實物整理
將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。
3收集
3.1收集范圍
3.1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等。
3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章等。
3.1.3本單位在國內外活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。
3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。
3.1.5其它有重要保存利用價值的實物。
3.2收集要求
3.2.1歸檔實物應在形成或獲得實物一個月內向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉送他人。
3.2.2收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。
3.2.3歸檔的實物應保持整潔、無破損。
3.2.4歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。
3.2.5本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應拍照歸檔。
3.2.6歸檔實物的移交和征集應符合有關規定和要求。
3.3收集時間
對具有歸檔保存價值的實物，單位或個人應及時整理，交檔案室歸檔，一般不應跨年度。
4整理
4.1整理原則
實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管和利用的原則。
4.2整理要求
4.2.1歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。
4.2.2每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。
4.3整理方法
4.3.1鑒定
4.3.1.1根據本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。
4.3.1.2對存有真偽疑義的實物應采取必要措施進行鑒定。
4.3.1.3歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。
4.3.2分類
歸檔實物應在其全宗—實物類別內，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩定。
4.3.2.1按年度分類
將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。
4.3.2.2按類別分類
將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。
榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；
紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；
印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。
4.3.3排列
根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：
格式①：全宗號—實物—件號。
格式②：全宗號—實物—年度—件號。
格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。
實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。
4.3.4編號
根據排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。
4.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。
4.3.4.2實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”。
4.3.4.3年度：見4.3.2.1
4.3.4.4類別：見4.3.2.2
4.3.4.5件號:歸檔實物的排列順序號。
在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。
4.3.4.6參見號：指與本件實物有密切聯系的其它載體檔案的主要檔號。
4.3.5著錄
每件實物都應按分類方案，在相關的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。
4.3.5.1件號：見4.3.4.5
4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。
4.3.5.3材質：實物的制成材料。
4.3.5.4型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。
4.3.5.5年度：見4.3.2.1
4.3.5.6類別：見4.3.2.2
4.3.5.7參見號：見4.3.4.6
4.3.5.8備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。
4.3.5.9實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬=279mm×210mm）。
4.3.5.10目錄封面
實物檔案目錄應編制目錄封面。封面可以視需要設置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
4.3.6上架
實物檔案應按分類方案排列順序上架。
5保管
5.1實物檔案應專柜保管。
對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。
5.2存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。
檔案整理范文2
關鍵詞：檔案 整理工作 感悟
檔案管理工作內容就是按照“遵循規律，區分價值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態和需要進一步條理化的文件資料，進行分類、組合、排列、編號和編制目錄，將它們組成有序體系的過程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務的基礎。沒有科學的檔案整理，就不能使各種材料系統化、條理化，也無法分門別類妥善保管、確切統計和準確迅速地提供利用。在工作中，筆者對做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。
一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提
檔案是一個單位工作的記憶。對一個單位的檔案員來說，究竟哪些文件材料應該歸檔，應該做到心中有數。對本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來乍到，對單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業知識，要做好檔案工作就會困難多多。比如，教育教學工作是學校的經常性工作，教學檔案應是學校檔案的主體。如果學校的檔案員對教育教學工作的過程不熟悉，對教育教學過程中會形成哪些文件材料心中無數，文件材料之間有哪些聯系不清楚，那么，在進行教學檔案的整理中就不會做到條理清晰。
二p制定合理的歸檔管理辦法
一個切合本單位工作實際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實，能夠大大提高檔案整理的質量。
過去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實際工作中產生文件的對應關系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經常是在歸檔移交前進行突擊，耗費人力物力和時間，影響檔案整理的質量。而科學的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預立卷目錄一一對應，使在工作中形成的文件材料一經產生就規范的裝入檔案盒中，在集中移交時，只需在平時收集整理的基礎上稍作調整即可。這個“拿來即用”的目錄，既能保證應歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負擔，從而大大提高檔案整理的質量。
三p在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要
整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時不可缺少的計劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準備工作。制定方案必須在了解檔案的數量、內容、成分、所屬年度等基本情況的基礎上進行全面考慮和周密計劃。其內容應該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動組織以及大體完成的時間等。
有一個科學合理、可操作性強的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財力，保證整理工作的順利進行。如在整理各類專題工作評估檔案，撤并機構零散文件資料，和非正常離職人員遺留應歸檔文件資料等之前，都應首先制定整理方案，然后按照方案逐項落實，整理工作就會比較順利地完成。
四p注意解決檔案整理工作中遇到的問題
在檔案整理工作中，會碰到大大小小的問題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會碰到無標題或者標題十分簡單的文件，這時候就要自擬一個標題。在擬標題時，應根據文件的主要內容，用簡練的語言加以概括，同時加上文種的名稱。再比如，一個會議或一項工作，如果材料很多，就應把重要的材料放在前面，同時注意材料的分類。如黨代會、職代會、團代會、學代會等會議，開頭可放會議的批復、請示、議程、日程、報告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會議主持詞明確列進歸檔范圍，但筆者通過實踐感覺到，主持詞實際上清楚地反映了會議召開的過程，對于今后了解會議的情況起到重要作用，因此應該把主持詞予以歸檔。再比如，對于規格不同的文件，需要我們進行折疊，折疊時要注意技巧，折成16開或A4紙規格，同時在裝訂線一側注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進。
五p檔案整理的過程也是不斷學習、不斷總結、不斷提高的過程
檔案的整理工作可分為系統整理和技術整理兩部分。系統整理包括區分全宗、分類、立卷、卷內文件排列、填寫卷內目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術整理包括卷內文件編號、修復、填寫案卷備考表、案卷目錄的抄寫和案卷的裝訂。系統整理更多的是運用業務知識，體現業務水平，更多地體現操作水平和技巧。
檔案整理范文3
一、全面征集散存照片資料，補充檔案館室收藏
引灤入唐工程是一項開發灤河跨流域引水的大型骨干工程。該工程1978年12月組織施工，1980年12月因國民經濟調整而停工緩建，1981年汛后全線復工，1984年12月26日首次通水。施工隊伍來自基建工程兵部隊、水電部第五工程局、河北省水利廳工程局等，從工程施工、竣工再到指揮部撤并、工程管理初期，一直沒有形成系統整理的照片檔案。1994年河北省引灤工程管理局著手收集工程建設管理期間的零散照片資料，由于施工期間人員流動頻繁、照片管理分散等原因，只收集到一部分照片，形成的照片檔案不能系統反映各個施工階段。
2011年，唐山市引灤工程管理局在《引灤入唐工程志》編纂過程中，再次征集歷史照片資料：范圍為記錄引灤入唐工程相關照片，包括各級領導和著名人物參加工程建設重大公務活動的照片；工程施工建設照片；工程重大事件照片；記錄工程相關地理概貌等照片。很多已退休的老同志將個人留存的歷史照片交到檔案室，總計征集到照片1500余張、底片700余張（其中560余張底片無樣片，需擴印）。對于檔案工作而言，三十多年后征集歷史資料，還能找到健在的老同志協助鑒定，雖然工作量和工作難度很大，但是從長遠看，對于補充完善引灤入唐工程照片檔案具有重要的意義。
二、初步整理，科學鑒定
距今三十余年的工程相關照片資料，收集難度很大，整理難度更大。征集到的歷史照片保存狀況為：一部分照片粘貼于紙質相冊，均無底片；另一部分照片與底片或混裝一袋、或零散存放，需要逐一核實。因為工程建設期間辦公條件限制，照片不是按照施工階段順序拍攝存檔，而是結合典型事件集中拍攝，導致有的單項工程或某一施工階段照片特別多，而有的單項工程照片很少，甚至沒有一張照片。所以，鑒定工作中就要區分照片價值、參照資料數量采取不同的方法，盡量全面地保留反映先進技術、采用先進工藝、體現典型場面的資料；工程照片多的可以精挑細選，少的就直接存檔，盡量全面地反映整體工程面貌。
零散照片經過初步整理才能有效鑒定。初步整理時，首先要核對底片與照片，一一對應暫放照片芯頁中；其次要按照工程類別略分，將隧洞、埋管、明渠等不同的工程照片連同底片，一并歸入不同類別；再次要將同種類工程根據數量細分成冊，例如明渠照片多，可進一步細分為引灤入還段明渠和引還入陡段明渠；而單體隧洞照片很少，可將不同的隧洞歸入同一冊；最后按照冊內照片內容、時間順序排列。
經過初步整理的照片，尚無法確定保存價值，需要邀請參與施工建設的水利專家對各部分工程照片逐冊鑒定，明確各張照片中的工程名稱、時間、地點、人物等詳細信息，檔案人員邊鑒定邊整理。需歸檔保存的要逐件擬寫照片說明，存疑照片客觀標注，形成初步的檔案卷冊。為增加照片檔案整理的科學性，照片說明定稿前需召集參與建設的工程技術和管理人員，召開階段性的鑒定研討會，老同志們聚在一起共同回憶、爭論質疑、互相補充，最后形成趨同一致的意見，增強了鑒定工作的準確性。
三、系統整理，立卷歸檔
照片檔案整理應遵循有利于保持檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。實際整理工作中，照片檔案的底片、照片影像應一致，分別存放，即對應照片整理底片，使兩者相互參見，妥善保管底片資料。對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。
對無照片的零散底片擴印樣片后，歸入不同的卷冊。擴印時要注意保留底片原始信息（例如底片袋上的說明），便于日后整理。
由于工程照片大多形成于二十世紀七八十年代，了解照片詳情的相關人員有的已經故去、有的意識不清，整理難度大。為使照片說明標注準確，立卷人需要查閱當時編訂的《引灤入唐輸水工程竣工驗收文件匯編（一）》等文件資料，參照互聯網查閱水利部、水電部組織機構沿革，引灤工程決策、建設情況的相關資料，經老同志、老領導協助鑒定、論證，逐一整理。
案卷備考表用于說明立卷情況，務求客觀詳盡，例如萬里副總理視察引灤工程的照片，據當時工作人員回憶，應為1983年春節，查閱萬年歷確定為1983年2月13日。在照片中標明公歷時間，同時在備考表中也要作相應說明。
檔案整理范文4
關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類
檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。
1 檔案管理歸檔整理分類現狀
1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。
1.2 檔案整理缺乏專業化。據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。
1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。
1.4 歸檔裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。
2 檔案管理歸納整理分類技巧
2.1 檔案管理技巧
在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。
結束語
檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。
參考文獻
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檔案整理范文5
[關鍵詞]檔案 作用 收集 整理 措施
中圖分類號：TH552 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）10-0319-01
檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象。檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關規定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。
檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。
一、提高認識，明確檔案在工作中的作用
檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。
二、檔案的收集與整理工作的意義
檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎工作中的關鍵環節。在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。
三、確保檔案的收集與整理具有真實性
檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。
四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題
一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊現象；二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到；三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。
五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施
（一）做好檔案的收集與整理
檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束；系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。
（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實
要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。
（三）提高檔案信息管理和服務水平
檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。
（四）認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制
只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。
（五）注重文件材料的收集與整理
存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。
檔案整理范文6
【關鍵詞】基本建設項目；檔案收集歸檔；整理
自1994年原工業部出臺《煤礦工業企業檔案分類規則》后，一直采用規則中的要求對基本建設項目的檔案進行收集、分類、管理等。煤礦建設工程從開始籌劃到完工驗收都離不開基本建設項目的檔案管理工作，這是一項動態的工作，隨著工程進度的開展逐步完善相應的檔案資料，真實地記錄著煤礦工程施工現狀。基本建設項目檔案管理工作能夠真實有效地進行，關鍵在于檔案資料的收集。檔案資料的收集能夠保證基本建設項目相關資料的完整性，是開展檔案管理工作的前提保證。建設項目檔案資料的完整性與真實性直接影響檔案管理工作的質量，因此收集資料時一定要做到準確，并與實際的工程進度相符合。煤礦基本建設項目的檔案管理工作一定要嚴格按照國家的要求進行，并對檔案進行分類，對有保存價值的資料必須進行妥善的統一的管理，以便日后的翻閱。
一、基本建設項目前期的檔案收集工作
（一）檔案資料類型的選擇。完整的基本建設項目檔案資料主要包括工程項目施工前期的資料、施工過程中的即時資料、運營階段的資料、國家規定的其他資料、還有員工的信息檔案。工程項目施工前期的檔案資料主要有設計環節中需要的資料信息，關于工程項目可行性討論的報告，實地考察與驗證的資料，還有所有的設計文稿等資料。施工過程中的資料主要包括施工現場監管的記錄文件，工程的施工圖紙、工程項目的竣工效果圖，施工單位的相關信息，以及承包雙方的委托合同等。運營階段的資料主要指試運行過程中產生的各種數據，還有就是正式投產后的相關資料。國家規定的資料主要是相關政策要求必須具備的工程項目的圖片、錄像記錄資料等。
（二）檔案資料時間的選擇。基本建設項目檔案的收集需要根據工程項目的進度，及時進行整理。新設備、新技術的引進一定要先進行書面文件的登記與備案，再進行使用。基本建設項目檔案收集工作需要與工程項目施工進度同步進行，這樣才可以保證檔案資料的有效性。
二、基本建設項目檔案管理工作
煤礦基本建設項目所有的檔案資料應該都需要符合國家的相關規定，并以檔案管理要求為依據，由文件檔案的所屬單位進行詳細整理，工程項目負責單位的各個部門需要根據收到的文件的類型、內容、時間等進行年度性質的整理。檔案資料的類型不同，歸檔整理的方式也不一樣。工程項目施工前期的實地勘察與初期設計等基礎性的文件資料需要依據工程項目或者專業進行歸檔；關于引進的技術、設備，竣工驗收與試運行階段的資料信息按照單項工程進行整理；項目施工的相關記錄、工程驗收的實時記錄、工程質量評定的結果則歸于單位工程這一類別；施工單位負責施工規程中設計方案更改、試運行數據資料、維護保養文件的整理；工程項目的建設單位負責整理項目招標文件、所用設備資料。煤礦基本建設項目檔案文件可以根據文件之間形成規律和成套性的特點進行組卷管理，在不改變卷內文件之間緊密聯系的前提下，進行科學的分類，合理地組卷。基本建設項目檔案管理文件的組卷方式多種多樣，例如，以時間、問題、單位工程等進行組卷管理。當卷宗內文件保存期限不一致時，以時限長的文件為主；文件排列順序可以按問題嚴重性的大小，也可以按照時間的先后順序，還可以依據文件的重要程度。項目案卷需要有詳細的編目，將卷內文件的目錄、文件的頁碼、案卷的封面設計等都需要包含在內。
三、基本建設項目檔案歸檔工作
煤礦基本建設項目設計的部門比較多，有承建單位、施工單位和監管單位，各個單位部門需要在工程項目竣工后，將各自整理的工程項目的檔案資料送交承建單位的檔案管理部門進行歸檔。考慮到煤礦基本建設項目的施工期比較長，可以根據施工階段的不同分階段進行歸檔；可以依據單個工程項目的完成情況進行歸檔；也可以等此項建設工程竣工后統一進行歸檔。歸檔的文件資料需要形成完整體系，真實地反映建設項目施工過程中的各個細節，是對整個基本建設項目的完整回放，文件資料的每個數據、記錄都要求與實際的施工情況相符合，并保證實體建設項目與圖紙設計相符合，工程質量符合建設單位的質量要求。基本建設項目檔案資料在由施工方進行收集、管理、歸檔成冊后，需要由監管部門、質管部門、文件編制方三方進行會審，以確保文件檔案資料的真實可靠性。
四、結語
基本建設項目的檔案管理工作在煤礦建設工程中發揮著舉足輕重的作用，關系著工程項目能否順利進行驗收。煤礦基本建設項目的參與單位比較多，施工過程中產生的檔案資料也比較復雜，這就要求工作人員在資料的收集、分類等環節要格外地細心，必須按照國家的相關規定開展檔案管理工作，一定做到有據可依，有據可查。
【參考文獻】
[1]張紅梅.煤礦基本建設項目檔案收集歸檔和整理[J].河南科技，2014（10）:243
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