前言：中文期刊網精心挑選了項目檔案管理范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。

項目檔案管理范文1

關鍵詞：建設項目；檔案管理

工程項目的建設是地方、國家的發展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經濟的持續快速發展，工程建設項目逐年增多，規模也在不斷擴大?；A設施建設和技術改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。建設項目檔案是建設項目的寶貴財產，它記載著建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設項目檔案管理工作。

一、建設項目檔案

建設項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設項目檔案主要包括基建文件、監理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募怯山ㄔO單位在上述項目建設全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監理文件主要是監理單位在工程建設監理過程中形成的監理管理資料、施工監理資料、竣工驗收監理資料等向建設單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術文件、施工物資資料、施工測量監測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質量評定資料、竣工圖等向建設單位移交的檔案?？⒐の募üこ桃巹濖炇?、消防驗收、人防驗收、環保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。

項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業內容銜接，構成項目完整的成套性整體；（2）專業性。不論是生產性建設項目檔案，還是國防性建設項目檔案還是民用工程，它都是專業技術活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成使用的全過程；（3）現實性。它具有較強的現實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環節，是竣工驗收的依據，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現實性依據。

二、如何加強建設項目檔案管理

建設項目檔案是工程建設的客觀真實記錄，它不僅能靜態反映項目建設的全貌，而且能動態反映項目建設過程的變化和發展情況，它記錄了項目建設中間的每一個環節，這種客觀真實的記錄對單位的建設與發展，安全與生產科研，對總結建設項目工作經驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案與項目施工和實施過程相符，保證建設項目檔案的齊全、完整、系統，是科學管理建設項目檔案的基礎。

1、充分認識建設項目檔案的重要性

根據國家檔案局、國家發改委聯合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。項目管理團隊要高度重視項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作。

2、制定符合實際情況的檔案管理規章制度

首先要加強對建設項目檔案工作的組織領導。根據建設項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次是加強建設項目檔案管理制度建設，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，建設項目由于規模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠建設項目檔案管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

3、對項目管理人員進行檔案知識業務培訓

一個單位建設項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規章制度健全與否，主管檔案領導的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經辦人手中。項目建設單位應根據實際情況，定期對各有關人員進行檔案知識的業務培訓，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設單位應及時跟蹤項目建設進度，及早介入項目檔案工作，進行業務指導，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設項目的驗收打下基礎。

4、掌握建設項目檔案收集的方法

建設項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學規范直接反映工程建設的質量和水平。檔案收集方法應體現全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設單位來整理是不現實的。因此建設單位在與設計、勘察、施工、監理、設備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協議時, 要明確規定工程檔案應具備的質量和數量要求、移交時間等，或在工程招標合同中設專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續。據以往經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數是從施工圖直接轉化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設項目檔案收集是建設項目管理中的薄弱環節, 注重建設項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

5、定期開展資料整理檢查與監督

由于資料瑣碎，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設單位應對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

6、嚴格把握竣工驗收的質量

根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。建設單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。

三、對做好項目檔案管理的思考

一個項目的建設過程，凝集了設計者、建設者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設計、施工、竣工到投入使用需經歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經過移交整理形成完整的建設項目檔案。在現實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領導或項目執行者不重視建設項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務而放松了對建設項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎管理，注重過程控制, 要主動參與項目建設的全過程，健全建設項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。

加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳建設項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。在領導支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善于學習借鑒其他單位、其他項目的經驗，少走彎路，在工作中不斷發現新問題，找出新方法，適應發展與各種變化，才能更加科學地管理好建設項目檔案，提高專業工作水平，為單位的科研、生產、管理服務。

參考文獻：

[1]白思俊. 現代項目管理（上、中、下）. 機械工業出版設，2002.

[2]GB/TS0328-2001建設工程文件歸檔整理規范[S].

項目檔案管理范文2

關鍵詞：科研項目任務書；項目檔案；完整；準確；系統

《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定：科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。一般情況下，科研項目檔案是在項目結束并完成成果鑒定后歸檔，也有研究周期長的，可階段歸檔或按年度歸檔?；鶎訖n案人員如果在項目進行過程中，沒有參與項目工作的開展，在對項目檔案整理時，面對成堆的文件，會有無從下手的感覺，且檔案材料是否準確、是否完整是心里沒底，一片茫然的，怎樣準確有序地完成項目檔案的整理歸檔，是檔案人員必須要解決的一個問題。

解決這個問題，一個簡單有效的方法就是認真解讀項目任務書，充分了解項目開展的工作內容，把握任務書為我們提供的檔案信息，掌握所要產生的檔案材料，從而高質量地完成檔案的收集、整理、歸檔。科研項目任務書一般包含幾個方面的內容：項目目標及工作內容、計劃進度要求、任務完成形式、主要完成單位及人員、經費概算等，我們檔案人員只要對這幾個方面的內容進行仔細分析，充分了解本項目要開展的工作，完成的內容，達到的指標，并據此對收集來的檔案文件進行整理核對，保證項目檔案的完整性、系統性、準確性是沒有問題的。

一、目標及內容

1、在此項內容中，對項目開展的目標、工作內容、實施方案進行了詳盡的規定：通過開展某某方面的工藝研究，進行某些功能的設備研發或設備改造，解決實際工作中存在的某些問題，滿足特定領域的需求。其中要開展的工作可能有研究方面的、工藝實驗方面的、試驗測試方面的、設備采購方面的，……，那么針對每個方面的工作內容，應該產生的檔案材料，我們就有了宏觀的概念，能夠從管理角度把握項目檔案的完整性。

研究方面的工作，應該產生研究方案、開題報告、調研報告、科技報告、年度報告、階段報告、總結報告等；

工藝實驗方面的工作，應該產生工藝方案，工藝設計、工藝規范、工藝報告，以及相應的檢驗規范、實驗記錄、檢測報告等；

試驗測試方面：應該產生試驗大綱、試驗方案、試驗記錄，試驗報告等；

設備采購方面的工作，應該包括相應的采購文件：計劃審批、采購技術條件，調試記錄、調試驗收報告，設備、配件的材質證明、交貨清單等。

任務書中涉及到的工作內容提示了我們應該產生的檔案材料，我們在對項目檔案的收集過程中就能夠做到有的放矢，目標明確，如有欠缺，就能夠及時質詢相關部門，確認材料的齊全。

2、工作內容及要求中，有些任務書還詳細規定了各項工作應達到的技術指標，那么我們在收集到的文件材料中，還應開展對相應工作的核對，是否開展了相關工作，產生了相應的支持文件，完成了任務書的內容。

二、項目進度計劃

在本項內容中，規定了項目每項工作開展的節點，那么我們在對項目檔案進行收集時，就有了相應的時間節點，哪個時間段該完成哪些工作、提交哪些報告、產生哪些記錄，便于我們向相關部門進行索取，這是檔案工作的一個重要環節，也是對項目工作開展的督促。同時，在過程中對檔案進行控制，還有利于把握檔案材料的質量，對于有缺頁、錯頁、簽署不全等問題的材料責成相關責任單位及時進行整改，對測試數據與任務書目標值有差異的與責任單位進行確認，從而避免檔案材料的質量問題，影響日后的驗收，甚至利用。幫助項目管理部門推進項目進度，實現了檔案管理部門的主觀能動性，保證了檔案的準確性。

三、項目達到的技術指標及成果

在本項內容中，確定了項目內容中必須達到的技術的量化指標，對項目應該產生的成果形式也作了具體的規定，比方有些項目就具體到研究報告多少篇，GF報告多少篇，實物樣件多少件、樣品幾批，甚至還有專利申請、成果申報方面的規定，那么我們在整理項目檔案時，就能夠據此對檔案材料的完整性進行核對，在工作總結、技術總結中是否對成果完成有所描述，專利、成果的申報、獲批、授權資料是否齊全，樣品、樣件的照片、圖片檔案是否豐富完整，多角度收集檔案材料，從而有效的控制項目檔案的系統性、完整性。

四、主要完成單位及人員

這里的單位和人員，是項目檔案的產生主體，他們才是實現整個項目檔案的完整、準確的責任者，在我們收集、整理檔案過程中，遇到問題、疑問需要求助，在對檔案材料的內容、數據需要確認，在根據工作內容，有所欠缺，需要補充時，他們就是檔案人員索取的對象。也就是說，與項目完成人員保持緊密的聯系，是我們高質量的完成項目檔案的歸檔工作的保證。

五、經費概算

項目檔案管理范文3

關鍵詞：煤礦項目，建設前期，檔案管理

中圖分類號：X752 文獻標識碼：A

前言

項目前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。 前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。 只有規范項目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證企業資產的完整?，F結合實際，談談項目前期檔案管理存在的問題以及對策。

1項目前期檔案管理存在的問題

1.1 收集滯后

項目前期建設具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點，使項目前期檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經濟利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了項目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴重制約了單位經濟和檔案管理工作的持續發展。

1.2 檔案管理意識不強

對項目前期檔案管理重要性的認識，是做好項目前期檔案工作的前提和保證。 目前，各項目單位領導和檔案人員對項目前期檔案重要性的思想認識不夠，對項目前期檔案工作的學習宣傳力度不強，且項目前期建設隊伍流動性大，人員不穩定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責沒有落實到具體人員， 使檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。

由于項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、 工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力， 也是導致項目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規范的主要原因。

1.3 檔案管理體制不完善

由于項目建設初期機構和人員配置不健全。 許多單位沒有設立檔案管理機構及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。 檔案管理設施設備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現代化程度不能適應項目建設和工程建設快速發展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

2正確認識項目前期檔案工作的重要性

根據國家檔案局、 國家發展和改革委員會聯合下發的《關于印發〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發[2006]2 號）文件規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過整個項目的竣工驗收。 同時還規定，檢查項目檔案，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。 抽查檔案的數量應不少于 100 卷，抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。 項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。 復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位 （法人）通報批評。 造成檔案損失的，應依法追究有關單位及人員的責任。

由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在項目竣工驗收中的重要性。 此外，項目檔案對項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響項目發揮最大效益。

3如何做好項目前期檔案管理工作

3.1 各級領導要高度重視工程項目前期檔案工作工程建設是百年大計， 項目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。 工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

3.2 加強對煤礦項目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作的最基礎、也是最薄弱環節，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續工作有序跟進。重點工程項目建設具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性、廣泛性等特點。由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程質量，輕視工程檔案的管理，基礎設施建設檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了基礎設施建設檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應切實加強對重點工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設計單位、施工單位、監理單位應按照規范進行整理，及時移交檔案給建設單位；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。要結合實際情況，列出工作重點，提出落實意見。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創新檔案資源建設方式方法，用全局的眼光促進檔案工作的規范化管理，為檔案資源建設創造新的動力、注入新的活力。

3.3 提高檔案管理人員的工作意識

工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關部門特別是重點建設項目單位領導在認真抓好工程投資、質量、進度和安全的同時，要增強檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設的議事日程，配備好業務素質較強的專(兼)職檔案員，解決必需的庫房和設備保證檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓，充分認識到加強檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強檔案意識，樹立“內強素質，外樹形象，依法管理，爭創一流”的理念。為檔案工作的開展創造良好的環境，把檔案管理工作提高到一個新水平，為城市發展和建設做出應有貢獻。

3.4 加強對項目前期檔案工作的組織領導

成立檔案工作領導小組， 建立檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

3.5 定期召開檔案工作會議

項目建設單位對檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。 定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下一步工作。

3.6 加強檔案管理制度建設

俗話說“沒有規矩，難成方圓”。 工程項目建設由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或少數幾個人的力量是根本辦不到的。 因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

3.7 納入合同管理

堅持將項目檔案工作納入合同管理，嚴格各單位歸檔責任，項目建設單位在與各參建單位簽訂設計、監理、施工等合同或協議中，一律明確檔案工作內容，提出項目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責，從源頭上保證項目前期檔案的完整、準確、系統。

3.8 建立責任處罰制度

實行檔案管理風險抵押，把責任分解到監理、建設等各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。 各參建方在簽訂合同后即交付給建設方一定數額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設方有權扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規范有序開展。

4結束語

隨著我國礦建企業轉型跨越發展和建設步伐的不斷加快，新的條件下對工程質量提出了更高的要求，申獎報杯是許多單位的努力目標，也充分彰顯出項目檔案管理的重要性。 檔案管理人員應該解放思想，轉變觀念，在項目建設期間，大力提升自己的業務素質和專業技能，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在項目中發揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和項目建設的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。

參考文獻

項目檔案管理范文4

【關鍵詞】科研單位；科研項目檔案管理；問題；策略

1 當前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題

1.1 首先對科研項目檔案的重要性認識不夠

科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數科研單位普遍存在重科學研究輕檔案管理的現象，部分主管領導或項目執行者，從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門，在研制過程中，科研人員又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內部進行統一的存放和管理，容易丟失檔案，導致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關的管理部門，由于管理人員缺乏認識，對檔案的價值和作用認識不足，拖延時間，降低資料的時效性，有損檔案的完整性。

1.2 其次科研項目檔案管理不規范，案卷質量不高

科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區別的，有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標準，已經不適宜現階段產生的項目檔案的歸檔要求，自然導致科研項目檔案許多方面管理的不規范?？陀^的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項目檔案的利用多數處于被動階段，很不規范。

1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩定，專業知識匱乏

項目檔案管理員大多由承擔項目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過重的工作任務使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經常是臨時抱佛腳，檔案工作有檢查任務時臨時抽調人員突擊，檢查過后，各回各位，人員很不穩定。一些檔案專職管理者專業知識匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當成一塊跳板，一旦機會到來馬上跳槽，檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發展提供優質服務。

2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策

2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級領導及項目管理者對項目檔案重要性的認識

我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關的各級領導及參與項目檔案的管理專兼職人員學習檔案的法律、法規及檔案組卷基本知識，提高對檔案重要性的認識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓會。其次加強與項目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項目檔案內容，讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中，通過查、借閱檔案，讓他們認識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展，潛移默化的加強了檔案的宣傳，使大家體會到科研項目檔案的重要性。

2.2 規范管理，提高檔案質量

2.2.1 規范健全項目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法

建立規范的科研項目檔案工作制度，項目檔案工作才有章可循，因此，制定規范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。

其次，制定規范的科研項目檔案的整理制度。要嚴格按照科研項目檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。

2.2.2 嚴把項目檔案資料預驗收關

按照國家及集團相關規定在各自的職責范圍內嚴把項目檔案資料的預驗收關。根據國家及集團規定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目，不得進行或通過科研項目的竣工驗收?！北締挝辉陧椖靠⒐ず?，由科研管理部門組織，檔案部門參與對相關部門產生的科研項目檔案歸檔材料進行嚴格審查，預驗收結束后將存在的問題以書面形式反饋給相關歸檔單位，限期整改。按要求整改結束后，檔案人員再確認，待符合要求后，再行簽字，方能通過本單位的預驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。

2.3 加強培訓，提高科研項目檔案人員的專業素質

為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業務素質和能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度：一是；要積極參加上級和主管部門舉辦的專業培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是，派項目檔案管理員到檔案先進單位認真觀摩學習取長補短。三是，訂購檔案專業刊物，鼓勵專兼職檔案員開展自學活動。四是，實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員，隨時到檔案館（室）學習檔案業務知識，檔案部門的項目管理員前往項目組進行監督、指導歸檔立卷工作的同時，學習一些有關項目的相關知識。五是加大科研項目檔案工作規范化管理力度，把科研項目檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核。科研項目檔案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進科研項目檔案工作管理水平。

2.4 科研項目檔案實行現代化的信息管理

信息化是當今社會發展的趨勢，要想確實提高科研項目檔案的有效管理，就必須實現項目檔案的現代化管理，充分利用微機檢索技術、網絡技術等信息資源保護好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，不斷擴大區域共享和合作，逐步實現信息的數字化、檢索自動化、利用網絡化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化?？蒲袉挝灰芽蒲许椖繖n案的資源開發和利用作為重點工作認真落實好，加大信息存儲量，發揮科研項目檔案的最大利用率。

3 結束語

科研項目檔案的記載是科研院所歷史發展的表現，可以直接傳承單位的文化，對單位的發展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠意義。首先，可以發揮科研院所的科研實力，使先進的科學技術真正起到引領作用，實現科研院所的全面發展。其次，可以最大程度加快科研成果轉化的速度，促進社會生產力的發展，實現科學技術的價值，提高科研單位競爭力。

【參考文獻】

項目檔案管理范文5

【關鍵詞】建設項目、檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

【正文】工程項目的建設是地方、國家的發展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經濟的持續快速發展，工程建設項目逐年增多，規模也在不斷擴大。基礎設施建設和技術改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。建設項目檔案是建設項目的寶貴財產，它記載著建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設項目檔案管理工作。

一、加強建設項目檔案管理的幾點看法

建設項目檔案是工程建設的客觀真實記錄，它不僅能靜態反映項目建設的全貌，而且能動態反映項目建設過程的變化和發展情況，它記錄了項目建設中間的每一個環節，這種客觀真實的記錄對單位的建設與發展，安全與生產科研，對總結建設項目工作經驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案與項目施工和實施過程相符，保證建設項目檔案的齊全、完整、系統，是科學管理建設項目檔案的基礎。

1、充分認識建設項目檔案的重要性

根據國家檔案局、國家發改委聯合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。項目管理團隊要高度重視項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作。

2、制定符合實際情況的檔案管理規章制度

首先要加強對建設項目檔案工作的組織領導。根據建設項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次是加強建設項目檔案管理制度建設，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，建設項目由于規模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠建設項目檔案管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

3、對項目管理人員進行檔案知識業務培訓

一個單位建設項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規章制度健全與否，主管檔案領導的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經辦人手中。項目建設單位應根據實際情況，定期對各有關人員進行檔案知識的業務培訓，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設單位應及時跟蹤項目建設進度，及早介入項目檔案工作，進行業務指導，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設項目的驗收打下基礎。

4、掌握建設項目檔案收集的方法

建設項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學規范直接反映工程建設的質量和水平。檔案收集方法應體現全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設單位來整理是不現實的。因此建設單位在與設計、勘察、施工、監理、設備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協議時, 要明確規定工程檔案應具備的質量和數量要求、移交時間等，或在工程招標合同中設專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續。據以往經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數是從施工圖直接轉化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設項目檔案收集是建設項目管理中的薄弱環節, 注重建設項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

5、定期開展資料整理檢查與監督

由于資料瑣碎，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設單位應對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

6、嚴格把握竣工驗收的質量

根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。建設單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。

三、結束語

加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳建設項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善于學習借鑒其他單位、其他項目的經驗，少走彎路，在工作中不斷發現新問題，找出新方法，適應發展與各種變化，才能更加科學地管理好建設項目檔案，提高專業工作水平，為單位的科研、生產、管理服務。

【參考文獻】

項目檔案管理范文6

關鍵字：建設工程工程項目檔案管理

Abstract: with the constant development of the construction industry in our country, the construction enterprise file management have also made some achievements, the archives management of the informatization degree gradually strengthened, legal system constantly improved, but the current construction enterprise file management still can't completely adapt to the rapid development of the situation, can't keep pace with The Times. In the face of these problems, the construction enterprise to ceaseless effort of archives management, file management how to keep pace with The Times is the development of each construction enterprise file management personnel should be thinking about.

Key words: construction project file management

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

當前建設企業的檔案管理工作還是不能完全適應飛速發展的形勢，不能與時俱進。面對這些問題，建設企業的檔案管理人員要不斷的努力，檔案管理工作如何才能與時俱進的發展是每一個建設企業的檔案管理人員都應該思考的問題。

一、工程建設項目檔案管理中的問題

1.1 檔案管理信息化水平低

檔案信息化管理是當前檔案管理中的重要手段，然而由于傳統手工紙質檔案管理的長期使用，使得電子化這種新的方式的適應力較低，同時單位對工程建設項目檔案信息化不夠重視，在工程建設項目檔案中未能充分發揮電子化的效用，使得檔案信息化管理仍然處在較低水平，或者僅僅起著輔助作用，部分單位仍然把一些信息慣于手工操作，使得檔案管理中未能真正脫離手工的操作，這不僅影響著使用效率，同時不利于檔案的保管。

1.2 檔案管理人員的操作性較差

檔案的管理是一項操作性很強的工作，尤其是人事方面的檔案管理工作，更是事業單位珍貴的資源之一。那么做好檔案的信息化管理工作，不僅是對單位的負責，同時也是對單位工作人員的一種尊重意識。然而，檔案的信息化管理是一項很專業的工作，需要有較強的操作信息化平臺的能力，所以檔案管理人員的個人素質直接決定了檔案管理工作的成功與否。當前，由于檔案管理人員的業務水準仍然處在較低階段，通常都是紙質檔案管理的模式下運作的，所以缺乏專業的信息化操作能力，這就造成了不能很好的對檔案進行電子化的管理。

二、如何加強工程建設項目檔案管理

2.1工程項目實施前，相應準備工作的鋪墊

很多技術人員缺乏對檔案管理的基本認識，并且感覺到工程檔案的信息管理的存在是比較多余的，從而不配合項目實施過程中的檔案記錄。所以，筆者強調，在工程項目實施以前，要對項目所涉及到的單位和部門進行動員工作，讓他們對檔案記錄和管理的重要性有所認知，從而秉持配合態度，有利于檔案管理工作的順利進行。筆者強調的重點之所以是“各個”部門和單位的原因在于，電力基建項目所涉及到的范圍較廣，且不同部門和單位所進行記錄的檔案類別都不相同，所以要將檔案記錄的責任落實到位，保質、保量并按時的將工程文件資料收集全面。在必要的情況下，可以將檔案搜集的工作細節在承包合同中加以明確，從而保障相關檔案管理工作的順利施行。

2.2工程檔案信息管理系統的完善

系統的完善是檔案信息管理的根本所在，同時也是電建工程順利施行的基礎保證。筆者認為，符合現代化的工程檔案管理系統應該符合以下幾點標準：1.鼓勵管理工作人員進行高效率的檔案整理和維護工作，保障整體檔案管理的工作效率；2.弄清工程檔案信息管理的基本需求，爭取實現規范化、現代化的檔案管理目標；3.保證企業管理層對信息獲取的快捷性和有效性，從而推進檔案管理工作的改進和完善。4.工程檔案信息管理系統在進行更正、添加和消除記錄時的精準程度高，檔案查詢的效率要有所保證。

2.3管理范圍有所明確，工作重點有所突出

工程準備、實施、監察和完工是電建過程的幾大基本步驟，而在這幾大步驟進行和完成的階段都必然會進行相關的記錄資料。幾個重要階段的文件范圍可劃分為：1.工程準備階段。項目確立資料文件、項目審核批注文件、工程管理機構審批文件、招標投標文件、預算管理文件等等；2.工程實施階段。電建工程文件、安裝工程文件、材料檢測文件和施工記錄文件等等；3.工程監察審核階段。監督規劃文件、進度督查文件、質量管理文件以及監察總結文件；4.工程完工階段則有驗收管理文件、工程結算文件、完工總結文件等。而由于電建項目規模的大小、地域限制的條件以及電力級別的高低都有所不同，所以管理人員要結合項目實際情況，對管理重點進行把握，從而保證檔案信息管理工作的順利進行。

2.4管理人員素養的提升

當下的工程檔案管理工作在系統管理方面是比較穩定的，而作為管理系統的中心人物——管理人員，其基本認識則關系到了檔案信息管理工作的質量。筆者建議，加強對管理人員的培訓管理，讓其對檔案管理工作的認識有所提高。同時，要將服務精神要強化到個人思想當中，并提升個人工作能力。建立明確的責任追究制度，完善檔案管理工作的構建。

三、檔案信息化管理

建設檔案數字化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是建設檔案工作向現代化邁進的必由之路，是建設檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。通過調查將建設檔案的紙質檔案轉換為電子信息處理起來既方便又安全，節省了大量的空間，又能有效杜絕紙張大量老化和腐蝕的現象，因此數據庫的應用已是當務之急。數據庫就是數據存放的倉庫，把冗長的數據通過掃描儀掃到計算機上通過處理轉換成電子信息儲存在數據庫中，建立完善的信息處理系統，方便查詢。

檔案信息化管理中應采取的安全措施

針對當前網絡環境下電子檔案所面臨的主要安全問題，應從以下幾方面著手，減少或消除安全隱患。

（一）及時對電子檔案進行整理或格式轉換

電子檔案在形成時所依賴的計算機軟硬件技術，隨著科技的進步必然會被新的技術替代和淘汰。這就需要密切關注計算機技術的發展方向，當發現電子檔案所依存的軟件技術變化時，這時就需要將新的軟件及相關的檔案信息轉化形式保存下來，避免安全隱患的發生。

（二）有效地維護與檢測檔案載體

通常，電子檔案是以脫機的方式存儲在磁和光介質上，因為截面的材料不同，導致其化學的穩定程度也不盡相同，這就需要檔案在管理的過程中需要根據相應的特點分類保存， 同時還需要注意的是，在進行保存管理的過程中，需要建立其責任管理機制，規定相關的人管理特定的資料，這樣能夠提升資料管理的安全性。

（三）建立健全科學規范的管理制度

大量的實踐證明，搞好信息化，標準要先行?！度珖鴻n案信息化實施綱要》也提出：加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全等方面的行政規章，推動檔案信息化建設有序開展。要建立檔案人員培訓教育制度，不斷提高檔案工作人員運用信息技術的技能，切實強化其安全保密意識。

（四）加強網絡安全監管

在收集電子檔案過程中，必須要進行殺素處理，并實時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運用計算機系統對檔案進行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據情況設置不同的訪問權限，并且對檔案的檢索、復制等工作進行限制，防止其他人員操作計算機修改檔案信息而造成的安全隱患。

四、結束語

總而言之，我國建筑經濟的正在不斷的發展，建筑管理越來越重要，而作為建筑管理環節之一的建筑檔案管理工作也越來越重要。無論是在建筑管理局全體工作人員的檔案保存意識上，還是在房地產檔案管理上都應該作為發展房地產管理的重點。

參考文獻：