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檔案信息管理制度范文1

[關(guān)鍵詞]信息公開；檔案管理；保密工作

[中圖分類號(hào)]G647

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]2095-3712（2013）13-0059-03

[基金項(xiàng)目]2011年度廣西高等學(xué)校一般資助立項(xiàng)科研項(xiàng)目“廣西高校信息公開制度構(gòu)建及有效性研究與實(shí)踐”（200103YB112 ）。

[作者簡(jiǎn)介]趙嶸（1977―），女，河北晉州人，廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院黨委、校長(zhǎng)辦公室副主任，講師，研究方向：高等教育，檔案管理。

當(dāng)前，高校信息公開在不斷推進(jìn)和發(fā)展，為教育事業(yè)的改革發(fā)展注入了強(qiáng)大的動(dòng)力，對(duì)推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)有積極的促進(jìn)作用，但同時(shí)也存在諸多問題，包括檔案信息公開與檔案公布的法律沖突、檔案信息公開與學(xué)校保密工作的矛盾等。因此，必須加大對(duì)高校信息公開的研究力度，構(gòu)建合法合規(guī)的檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步深化高校信息公開，促進(jìn)高校依法治校，提升高校管理水平，推進(jìn)和完善現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)。

一、高校信息公開與檔案保密的關(guān)系

（一）信息公開與檔案保密的內(nèi)容具有同源共生性

高校信息公開制度是高校民主政治建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作。教育部《高等學(xué)校信息公開辦法》明確闡述了高校信息公開的內(nèi)容、信息公開的途徑和要求、信息公開的監(jiān)督和保障等。高校通常利用校園網(wǎng)站、信息公開欄、電子屏等媒體，及時(shí)向師生和社會(huì)公開相關(guān)信息，廣泛聽取師生的意見和建議，接受師生的監(jiān)督，保障師生知情權(quán)。其內(nèi)容包括學(xué)校干部任用、基建招標(biāo)、大宗物資采購、職稱評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)、工資晉級(jí)、住房分配等有關(guān)學(xué)校建設(shè)發(fā)展和師生切身利益的事項(xiàng)。開展信息公開工作是學(xué)校深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧校園的一項(xiàng)重要舉措，是學(xué)校加強(qiáng)民主管理和民主監(jiān)督、增加工作透明度的重要環(huán)節(jié)，也是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)內(nèi)涵發(fā)展、科學(xué)發(fā)展的重要保障。檔案保密工作是檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是高校保密工作中的重要組成部分。學(xué)校檔案收集了學(xué)校各個(gè)時(shí)期管理活動(dòng)的情況，真實(shí)記載了各個(gè)時(shí)期的辦學(xué)定位、辦學(xué)理念、規(guī)劃設(shè)計(jì)、教學(xué)科研、服務(wù)社會(huì)、學(xué)生工作、校園建設(shè)等各個(gè)方面的內(nèi)容，完整地呈現(xiàn)出了學(xué)校發(fā)展的全部歷史和成果。同時(shí)，《檔案法》第三章第十三條明確規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配制必要的設(shè)施，確保檔案安全。”由此可見，信息公開與檔案保密的內(nèi)容具有同源共生性，校務(wù)公開是高校管理的一部分，它所反映的內(nèi)容也是是高校檔案的重要組成部分，都來源于對(duì)學(xué)校的基本情況的客觀真實(shí)反映。

（二）信息公開與檔案保密的形式具有矛盾相生性

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中直接或間接形成的各類有價(jià)值的歷史記錄。從保密的角度劃分，高校檔案可分為檔案和非密檔案。檔案從狹義上定義，是指具有一定密級(jí)且在保密期限內(nèi)歸檔保存的涉及學(xué)校重要的科研、黨群、行政、教學(xué)、外事等各類檔案。《中華人民共和國檔案法》對(duì)檔案保密內(nèi)容提出了具體要求，明確說明了高等學(xué)校對(duì)下列信息不予公開：涉及國家秘密的，涉及商業(yè)秘密的，涉及個(gè)人隱私的，法律、法規(guī)和規(guī)章以及學(xué)校規(guī)定的不予公開的其他信息。而同時(shí)，推進(jìn)信息公開工作，保障廣大師生員工、社會(huì)公眾依法獲取學(xué)校信息，提高學(xué)校工作的透明度，又是高校加強(qiáng)民主管理、民主監(jiān)督，推進(jìn)依法治校、民主治校的一項(xiàng)重要工作。信息公開在保障全校師生員工在內(nèi)的社會(huì)公眾的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)的時(shí)候，通常利用學(xué)校主頁、專門信息公開欄目、專門信息公開網(wǎng)站、校園BBS校務(wù)信箱與校長(zhǎng)信箱、校內(nèi)公告欄、海報(bào)欄和校園電子屏幕等信息公開的途徑與方式，加強(qiáng)信息公開工作的透明度與實(shí)效性。而這些媒介手段通常具有廣泛滲透性，這決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關(guān)系。一方面，高校要求檔案室充分發(fā)揮其職能作用，做好涉及學(xué)校機(jī)密檔案的管理工作；另一方面，信息公開又要最大限度地對(duì)廣大師生員工提供確有必要的資源信息。

二、高校信息公開與檔案保密工作對(duì)策

（一）利用時(shí)差關(guān)系處理信息公開與檔案保密工作

在信息公開工作的日常推進(jìn)過程中，高校充分利用現(xiàn)代化手段信息，使得信息公開的時(shí)限與公開的內(nèi)容相適應(yīng)，采取定期與不定期相結(jié)合的形式開展。《高等學(xué)校信息公開辦法》第十七條明確指出：“屬于主動(dòng)公開的信息，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)自該信息制作完成或者獲取之日起20個(gè)工作日內(nèi)予以公開。公開的信息內(nèi)容發(fā)生變更的，應(yīng)當(dāng)在變更后20個(gè)工作日內(nèi)予以更新。”高校檔案一般是高校信息中已經(jīng)失去保密價(jià)值但具有保存價(jià)值的、反映學(xué)校活動(dòng)真實(shí)的內(nèi)容。通常學(xué)校對(duì)于涉及政策規(guī)定、工作制度、工作程序、辦事機(jī)構(gòu)等固定的內(nèi)容長(zhǎng)期公開，常規(guī)性工作定期公開，階段性工作逐段公開，臨時(shí)性工作隨時(shí)公開。對(duì)于重大或復(fù)雜性的問題，根據(jù)公開后反饋的意見進(jìn)一步完善，必要時(shí)再次公開。重要內(nèi)容公示的時(shí)間一般不少于一周。而《檔案法》第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。”在實(shí)際操作中，高校各二級(jí)職能部門、各學(xué)院形成的檔案資料一般是在形成之后的第二年上半年向高校檔案館（或綜合檔案室）移交。這樣，可以利用這個(gè)時(shí)間間距上的差異，妥善處理好信息公開的內(nèi)容和保密檔案的管理工作。

（二）利用適度原則把握信息公開與檔案保密工作

長(zhǎng)期以來，高校面對(duì)信息公開和檔案保密工作的矛盾時(shí)，總是強(qiáng)調(diào)“保密”而寧可舍棄“公開”，或多或少存在著“重保輕開”現(xiàn)象。如今，為深入貫徹落實(shí)《高等學(xué)校信息公開辦法》，進(jìn)一步提高學(xué)校工作透明度，加強(qiáng)學(xué)校民主管理，促進(jìn)依法治校進(jìn)程，按照教育部黨組關(guān)于加快推進(jìn)高校信息公開工作的要求，各高校積極推行推進(jìn)信息公開工作，在健全信息公開組織、加強(qiáng)信息公開培訓(xùn)、完善信息公開制度、深化信息公開內(nèi)容、加大信息公開力度等方面做了大量的工作，保障了學(xué)校廣大師生員工的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。但同時(shí)，在客觀上要求高校在處理信息公開時(shí)既要堅(jiān)持有所保密，把確實(shí)需要保密的信息保密住，又要把握適度原則，堅(jiān)持相對(duì)公開的信息，真正做到“保開適度，保得嚴(yán)密，開得透明”，使得信息的公開更加透明，范圍更加適度，保密更加準(zhǔn)確，服務(wù)更加高效。只有正確把握好了學(xué)校信息公開與檔案保密的關(guān)系，才能確保學(xué)校的秘密安全，穩(wěn)步地推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

綜上所述， 一方面，高校信息公開工作給檔案保密工作帶來了發(fā)展契機(jī)，另一方面，也對(duì)高校檔案保密管理提出了新的挑戰(zhàn)。高校在增強(qiáng)公開意識(shí)、夯實(shí)工作基礎(chǔ)、推動(dòng)主動(dòng)公開、落實(shí)工作責(zé)任的同時(shí)，也要注重對(duì)各部門的保密意識(shí)教育，要求既做到防止不斷擴(kuò)大保密范圍損害公民的知情權(quán)，又重視防止失泄密事件的發(fā)生。

參考文獻(xiàn)：

檔案信息管理制度范文2

一、城建檔案信息資源整合概述

（一）城建檔案信息資源的價(jià)值。城建檔案信息資源作為城市發(fā)展建設(shè)的記錄，對(duì)于城市發(fā)展具有歷史價(jià)值、實(shí)用價(jià)值以及服務(wù)價(jià)值。歷史價(jià)值指得是城市建設(shè)檔案是對(duì)城市的建設(shè)的進(jìn)程各個(gè)方面的記錄，是城市發(fā)展建設(shè)的重要資料。實(shí)用價(jià)值指得是城市建設(shè)檔案資源能夠?qū)Τ鞘械慕ㄔO(shè)、規(guī)劃提供一定的信息和依據(jù)，對(duì)于城市的再規(guī)劃有一定的指導(dǎo)作用。服務(wù)價(jià)值指得是城市檔案信息資源匯集了城市建設(shè)的各個(gè)行業(yè)信息，包含了城市各個(gè)方面建設(shè)發(fā)展所需要的資源，故而其服務(wù)的范圍比較大。

（二）城建檔案信息資源整合與效應(yīng)內(nèi)容。城建檔案信息資源整合內(nèi)容廣泛，資源的整合、機(jī)構(gòu)的整合、人才的整合以及服務(wù)的整合均屬于其范疇；資源整合是對(duì)城市城建檔案實(shí)體以及信息等各個(gè)方面的資源進(jìn)行整合，對(duì)軟、硬件資源以及信息資源進(jìn)行整合；軟、硬件資源整合是對(duì)城建檔案管理所需的設(shè)施以及軟件平臺(tái)進(jìn)行整合；機(jī)構(gòu)的整合是城建檔案信息資源整合的基礎(chǔ)，能夠推動(dòng)城建檔案事業(yè)的發(fā)展；人才的整合是檔案信息資源整合能否順利開展的關(guān)鍵，通過對(duì)人才資源進(jìn)行整合以達(dá)到城建檔案信息資源整合優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；服務(wù)的整合是將城建檔案信息資源服務(wù)放大化，提高城建檔案信息效應(yīng)，提升檔案信息服務(wù)效率。

（三）城建檔案信息資源整合意義。城建檔案信息資源整合對(duì)于整個(gè)城市發(fā)展具有重要意義，有助于優(yōu)化城建檔案信息資源管理各個(gè)部門的職能關(guān)系，有助于提高城建信息的價(jià)值和利用率，有助于提高城建檔案信息的重要性，增強(qiáng)城建檔案信息的服務(wù)效應(yīng)。城建檔案信息資源加強(qiáng)整合可以合理優(yōu)化信息，促使城市信息交流加快，提升城建檔案服務(wù)效應(yīng)。同時(shí)，信息資源整合有助于提高城市對(duì)檔案信息的進(jìn)一步了解，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的作用，加深城市對(duì)于城建檔案信息的理解，從而提高城建檔案的地位。

二、加強(qiáng)城建檔案信息資源整合的措施

（一）建立城建檔案信息整合體系。由于城市城建檔案信息內(nèi)容的廣泛性，其信息服務(wù)效應(yīng)比較分散，因此需要建立城建檔案信息整合性的服務(wù)體系。首先，城市檔案相關(guān)管理部門要明確其信息資源管理的職能，加強(qiáng)各相關(guān)部門的溝通，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)城建檔案信息管理的互補(bǔ)。其次，注意對(duì)城建檔案各個(gè)行業(yè)信息的整合，加強(qiáng)信息共享，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的整合，充分發(fā)揮城建檔案信息的功用。最后，采用科學(xué)有效的信息整合方法，利用現(xiàn)代化技術(shù)建立城建檔案數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)城建檔案服務(wù)的社會(huì)化，最終建立城建檔案信息服務(wù)體系。

（二）完善城建檔案信息管理制度。完善的城建檔案信息管理制度是其開展信息整合的保證和基礎(chǔ)，因此必須不斷完善城建檔案信息管理制度。比如在城市的檔案管理部門設(shè)置檔案信息整合部門，對(duì)檔案信息的整合進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。此外，還可以建立相應(yīng)的檔案信息管理制度，從而提高對(duì)檔案信息整合管理的監(jiān)督。同時(shí)，城市檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行整合，整理好城建信息資料，對(duì)各行業(yè)信息進(jìn)行規(guī)劃整合，從而提高城建檔案信息的使用率，實(shí)現(xiàn)城建信息資源共享。

（三）豐富城建檔案信息資源整合形式。當(dāng)前，我國很多城市的城建信息整合僅僅限制在檔案管內(nèi)部，導(dǎo)致其服務(wù)效應(yīng)并不明顯，因此有必要豐富檔案信息整合形式。首先，城市可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立共享信息服務(wù)體系，從而提高資源的服務(wù)效應(yīng)。其次，完善城市各檔案管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)工作體系，加強(qiáng)各機(jī)構(gòu)間的協(xié)作。充分發(fā)揮城市檔案合作優(yōu)勢(shì)。最后，建立城市檔案信息公共檢索數(shù)據(jù)庫，開放檔案信息，加強(qiáng)信息分享率，從而提高檔案信息的服務(wù)效應(yīng)。

檔案信息管理制度范文3

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案管理 對(duì)策

中圖分類號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1005-0515（2012）2-264-01

青州市中醫(yī)院始建于1982年，是一家有著中醫(yī)歷史的老醫(yī)院。經(jīng)過中醫(yī)院人二十多年的努力，終于形成了一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體的綜合性二級(jí)甲等醫(yī)院，也是省教學(xué)醫(yī)院。醫(yī)院現(xiàn)有正式職工183人，其中高級(jí)職稱23人、中級(jí)職稱78人、初級(jí)職稱72人、管理人員10人。竣工落成的病房樓建筑面積達(dá)9000m2，開放床位260張，病房?jī)?nèi)設(shè)施齊全，環(huán)境優(yōu)美，醫(yī)療設(shè)備先進(jìn)，一個(gè)如此龐大復(fù)雜的醫(yī)院系統(tǒng)，檔案信息管理工作的要求可想而知。

作為醫(yī)院管理工作的一個(gè)基礎(chǔ)性重要部分，它仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)院醫(yī)療、科研和行政管理對(duì)它的要求相適應(yīng)。本文就我院在信息時(shí)代如何改革檔案管理，以跟上時(shí)代的步伐思考如下。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

目前醫(yī)院的檔案管理已達(dá)到了一定的規(guī)模和水平。檔案管理組織機(jī)構(gòu)方面：成立了由分管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)、院辦公室主任負(fù)責(zé)，并建立了全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理規(guī)章制度方面：以國家“檔案法”為依據(jù)，結(jié)合本地區(qū)和醫(yī)院自身特點(diǎn)和要求，建立了15項(xiàng)檔案管理制度。檔案共分8類：黨政群管理類、醫(yī)療管理類、科學(xué)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、專業(yè)技術(shù)類、病史管理類、聲像照片類。醫(yī)院的檔案管理工作雖然有不小的成績(jī)，但目前仍存在一些問題，具體表現(xiàn)在：檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發(fā)利用效率低下、檔案管理現(xiàn)代化的差距較大。這些表現(xiàn)的原因主要有以下幾點(diǎn)。

1.1 醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和制度的不足

醫(yī)院雖然建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但它的運(yùn)行效果目前不很理想，不少有關(guān)人員檔案意識(shí)較淡薄，一些有關(guān)人員為圖方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞。

1.2 醫(yī)院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷

目前醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。

2 醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路

21世紀(jì)隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的不斷深入，對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了新的要求，要搞好檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路。

2.1 進(jìn)一步建立健全和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院建立健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn)，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。

2.2 建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

社會(huì)信息是一個(gè)集合概念，它包括多種記錄形式，諸如圖書、情報(bào)資料、文獻(xiàn)、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異、形式多樣，但都有著一個(gè)共同的本質(zhì)――信息。醫(yī)院運(yùn)作和管理的過程是一個(gè)獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源子系統(tǒng)。將這個(gè)子信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。

當(dāng)前醫(yī)院體制改革正在向縱深發(fā)展，精簡(jiǎn)、高質(zhì)、高效是改革追求的目標(biāo)和要求。實(shí)行信息科和綜合檔案一體化管理，使兩個(gè)部門的關(guān)系協(xié)調(diào)起來，這樣不但精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置，減少不必要的設(shè)備重復(fù)，減少醫(yī)院經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，又能充分發(fā)揮信息管理功能，做到人盡其才，物盡其用，財(cái)盡其力。所以，實(shí)行信息、檔案一體化管理是完全符合醫(yī)院當(dāng)前的體制改革要求的。醫(yī)院要將檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理和運(yùn)行納入醫(yī)院信息化建設(shè)總體規(guī)劃、統(tǒng)籌安排實(shí)施。

2.3 檔案編研工作，提高檔案編研水平

提高醫(yī)院檔案編研水平對(duì)檔案的利用開發(fā)有著直接的影響作用，這一工作的重要性不能輕視。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，關(guān)系人民群眾醫(yī)療衛(wèi)生大事的醫(yī)院?jiǎn)挝灰矊⒂泻艽蟮陌l(fā)展空間，特別是我國正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

檔案信息管理制度范文4

一、檔案數(shù)字化工作中遇到的問題初探

（一）資金投入力度有待加大

由于數(shù)字化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備支持，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不同，因此建設(shè)成本比傳統(tǒng)的檔案管理成本要高，但在數(shù)字化建設(shè)時(shí)，技術(shù)設(shè)備的采購工作中存在嚴(yán)重的資金缺乏現(xiàn)象，從而導(dǎo)致服務(wù)器或計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備短缺，不能滿足資料存儲(chǔ)的需求，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展緩慢，數(shù)字化建設(shè)工作難以有效開展。

（二）檔案管理制度有待健全

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)。現(xiàn)在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價(jià)值。

（三）管理人員建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案管理工作是系統(tǒng)性和復(fù)雜性的工作，對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)城市建設(shè)及相關(guān)內(nèi)容有所了解，在檔案錄入時(shí)要求具備有較高的計(jì)算機(jī)水平，從而滿足檔案的錄入、存儲(chǔ)及管理需要。就目前來看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，技術(shù)水平及計(jì)算機(jī)操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，存在嚴(yán)重的人才短缺現(xiàn)象。

（四）安全管理工作有待落實(shí)

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時(shí)也存在較大的安全隱患，由于紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性強(qiáng)的特點(diǎn)，易于長(zhǎng)時(shí)間保存。但數(shù)字化管理工作是在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上操作的，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享。在檔案管理工作中需要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備支持，存在較強(qiáng)的依賴性，當(dāng)數(shù)字檔案受到外界環(huán)境影響時(shí)，就會(huì)發(fā)生系統(tǒng)故障或受到外界黑客攻擊，從而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞，恢復(fù)工作十分困難，對(duì)城市建設(shè)工作來說較為不利，不利于促進(jìn)城市的發(fā)展。

二、檔案數(shù)字化工作中的優(yōu)化策略

（一）加大投入，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

軟硬件設(shè)施建設(shè)是開展檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提，因此，要加大資金投入，購置先進(jìn)的微機(jī)、掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設(shè)施；要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件的研發(fā)利用工作，不斷改進(jìn)和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

（二）加強(qiáng)管理，建立健全管理制度

1.檔案數(shù)字化制度制定的時(shí)候，要對(duì)單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，對(duì)國家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國家的檔案管理法規(guī)。

2.數(shù)字化管理制度。即是針對(duì)檔案資源的收錄和信息管理，對(duì)信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時(shí)應(yīng)采用同種方式錄入，并對(duì)同種類型的檔案資源放入同一個(gè)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的資源要進(jìn)行及時(shí)更新，確保檔案的時(shí)效性。

3.信息化標(biāo)準(zhǔn)。在信息收集和信息格式、信息網(wǎng)站建立中都需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)支持，對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，從而加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的規(guī)范化管理。

（三）重視人才，加強(qiáng)管理人才建設(shè)

首先，要引進(jìn)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的特殊人才，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用和安全。其次，要合理配備和使用現(xiàn)有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)開展數(shù)字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對(duì)檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔(dān)的檔案數(shù)字化工作。

（四）強(qiáng)調(diào)安全，強(qiáng)化安全管理體系建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數(shù)據(jù)安全問題應(yīng)引起高度重視，在檔案館（室）開展數(shù)字化工作時(shí)，要嚴(yán)格按照國家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術(shù)，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，建立起完整配套的檔案實(shí)體安全與數(shù)據(jù)安全體系，從而排除檔案數(shù)字化建設(shè)中各種安全隱患。

此外，要推進(jìn)落實(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。當(dāng)前階段數(shù)字化的檔案管理還需要建立專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，數(shù)字化檔案管理的本質(zhì)是要將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容進(jìn)行管理，但如果僅僅將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容，而不通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，則僅僅是將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容傳輸?shù)轿锢砻浇橹校皇菗Q了個(gè)存儲(chǔ)的方式，并沒有實(shí)際的意義。因此，必須要建立專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)。通過這種平臺(tái)檔案管理人員可以及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，用戶也可以實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)查閱，這就使得檔案管理的便捷性不斷增強(qiáng)。檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的建設(shè)是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，在這個(gè)過程中，相關(guān)部門需要根據(jù)單位的特點(diǎn)對(duì)管理平臺(tái)進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)。同時(shí)，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高平臺(tái)的運(yùn)行效率，從而提高檔案管理的效率。

檔案信息管理制度范文5

二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息產(chǎn)業(yè)對(duì)各行各業(yè)的產(chǎn)生了巨大的影響。但目前，醫(yī)院檔案信息管理存在缺陷，阻礙和制約了了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。利用信息技術(shù)作為現(xiàn)代化管理手段，提高檔案信息管理水平，最大化的發(fā)揮出檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用，才能變革醫(yī)院的傳統(tǒng)經(jīng)營模式和服務(wù)，切實(shí)促進(jìn)醫(yī)院健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的進(jìn)步。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，淺析檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的作用，并提出完善醫(yī)院檔案信息管理的幾點(diǎn)建議措施。

一、醫(yī)院檔案信息管理的作用

1.醫(yī)院檔案信息資源是醫(yī)療工作的保證

在醫(yī)療工作中，往往碰到需要緊急搶救的突發(fā)事件或是疑難雜癥的病例。要在第一時(shí)間準(zhǔn)確分析病癥，使用最佳的治療方法來挽救生命，就需要檔案信息資源的支持，這樣醫(yī)護(hù)人員才能在最短的時(shí)間里找到以往成功的救護(hù)病例所獲得的醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)。在借助先進(jìn)的儀器設(shè)備和操作技術(shù)，及時(shí)開展搶救工作。

2.解決醫(yī)患爭(zhēng)端中所發(fā)揮的法律依據(jù)性作用

醫(yī)院的檔案信息管理中的病歷檔案已不僅僅是醫(yī)療活動(dòng)的記錄，它還為維護(hù)醫(yī)院、醫(yī)護(hù)人員和患者各方面的基本權(quán)益保駕護(hù)航。實(shí)踐工作中，出現(xiàn)醫(yī)療糾紛在所難免，這時(shí)病歷檔案就能成為司法機(jī)關(guān)做出法律堅(jiān)定和判決的法律依據(jù)，切實(shí)保護(hù)醫(yī)院或是患者的基本權(quán)益[1]。

3.可服務(wù)全局的融會(huì)貫通作用

醫(yī)院檔案信息管理工作，可服務(wù)于醫(yī)院各部門，滿足各部門對(duì)信息的需求。二十一世紀(jì)是信息大爆炸的時(shí)代，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己擁有大量信息，但卻缺乏對(duì)信息整合加以有效利用。醫(yī)院檔案信息管理，能夠良好的將各種收集的資料加以整合，在將各整理好的信息資源應(yīng)用穿插于醫(yī)院的各部門，達(dá)到資源共享，服務(wù)全局的融會(huì)貫通作用。

4.醫(yī)院文化建設(shè)中的作用

醫(yī)院檔案信息管理不止能為醫(yī)療、科研做出貢獻(xiàn)，也能將醫(yī)院的發(fā)展歷史狀況及過程概貌真實(shí)地記錄下來。因此，醫(yī)院的文化建設(shè)離不開醫(yī)院的檔案信息管理。只有擁有日積月累的醫(yī)院檔案，才能建設(shè)出醫(yī)院獨(dú)特的文化體系和員工精神，有效激發(fā)員工的工作積極性。

二、提高醫(yī)院檔案信息管理的建議措施

1.完善醫(yī)院檔案信息管理的制度

完善的制度建設(shè)是提高工作質(zhì)量的前提基礎(chǔ)，如何完善醫(yī)院檔案信息管理的制度？第一，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。意識(shí)決定行為，只有重視檔案管理意識(shí)，才能樹立完善檔案管理制度的動(dòng)力。因此，作為醫(yī)院管理層，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視。第二，熟悉檔案工作。對(duì)于醫(yī)院檔案信息管理工作者，要熟悉檔案管理的工作，在《檔案法》的基礎(chǔ)之上，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，建立健全醫(yī)院的檔案信息管理制度。例如，對(duì)于子檔案的辨認(rèn)和判斷，醫(yī)院應(yīng)從管理層面、業(yè)務(wù)層面及技術(shù)層面建立標(biāo)準(zhǔn)化體系，保證子檔案信息的采集、分類和儲(chǔ)存等規(guī)范化。

2.加強(qiáng)宣傳實(shí)現(xiàn)檔案管理的全員化

在實(shí)踐工作中，可以開展檔案知識(shí)競(jìng)賽、優(yōu)秀檔案資料展及宣傳檔案與日常生活和工作的緊密聯(lián)系等多種形式的宣傳工作。加大宣傳首先可以從思想層面上提高醫(yī)院廣大職工對(duì)醫(yī)院檔案信息管理的重視，讓廣大醫(yī)院職工對(duì)檔案管理從不聞不問到主動(dòng)了解，從一無所知到有所了解。其次提高各職工干部對(duì)檔案管理工作的重視程度，促使檔案信息管理工作者積極工作，從以往的應(yīng)付了事轉(zhuǎn)變成積極配合[2]。使檔案管理真正落實(shí)到位，按國家規(guī)定及時(shí)立卷歸檔，有效的確保醫(yī)院檔案信息的完整性。

3.加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

加大硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理是提高檔案信息管理工作質(zhì)量的有效途徑。在醫(yī)院檔案信息管理工作中，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)濟(jì)情況，修建如檔案室、閱案室、檔案管理辦公室等基礎(chǔ)設(shè)施，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、除塵器、監(jiān)控設(shè)備等必要的配套設(shè)施。除此而外，還應(yīng)將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案管理方面，對(duì)檔案的檢索、編目、統(tǒng)計(jì)等方面大有裨益[3]。

4.建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連，而當(dāng)前醫(yī)院檔案信息管理工作者一般都身兼數(shù)職，較缺乏責(zé)任心、缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，這就使得檔案管理一片混亂。因此，建立高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是當(dāng)前檔案管理工作亟待解決的問題。如何提高？第一，定期請(qǐng)檔案管理專家到醫(yī)院開展講座，對(duì)檔案管理人員做技術(shù)方面的短期培訓(xùn)。第二，將醫(yī)院檔案信息管理工作者派送到檔案管理專業(yè)部門進(jìn)行相對(duì)長(zhǎng)期的脫產(chǎn)培訓(xùn)[4]。

總之，醫(yī)院檔案信息整個(gè)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。因此，在醫(yī)院檔案信息管理工作中，要建立健全檔案管理制度，擴(kuò)大宣傳，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高管理工作者的素質(zhì)，只有這樣，才能讓檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代實(shí)現(xiàn)一個(gè)歷史性的質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李蓉.醫(yī)院檔案信息的價(jià)值與開發(fā)利用[J].蘭臺(tái)世界，2009（3）：85

[3]張秀玲.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保證[J].檔案，2009（12）：68

檔案信息管理制度范文6

關(guān)鍵詞：人口信息質(zhì)量管理制度理論依據(jù)現(xiàn)狀對(duì)策

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，人員頻繁變遷，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的各個(gè)方面都發(fā)生了深刻的變革，對(duì)信息資源和信息活動(dòng)的有效管理及利用日益成為提高各種社會(huì)活動(dòng)的功能和效率的重要手段。建立適應(yīng)新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作要求的人口計(jì)生信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全員人口信息的動(dòng)態(tài)管理，是適應(yīng)社會(huì)需求，轉(zhuǎn)變?nèi)丝诤陀?jì)劃生育工作管理思路、運(yùn)著機(jī)制，增強(qiáng)計(jì)劃生育優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段，更是準(zhǔn)確把握人口發(fā)展變化的特點(diǎn)與規(guī)律，推進(jìn)人口計(jì)生事業(yè)全面發(fā)展的具體實(shí)踐。

一、實(shí)施全員人口計(jì)生信息管理的背景和理論依據(jù)及實(shí)際意義

首先，建立人口計(jì)生信息管理系統(tǒng)，實(shí)施全員人口信息的動(dòng)態(tài)管理是信息時(shí)代推動(dòng)人口和計(jì)劃生育工作改革創(chuàng)新的重要途徑。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，人口城鎮(zhèn)化的速度加快，流動(dòng)人口逐年增多，人民群眾的婚育觀念和生育行為呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)，群眾對(duì)計(jì)劃生育和生殖健康優(yōu)質(zhì)服務(wù)需求也不斷增長(zhǎng)，使得原有的靜態(tài)管理體制的弊端和不足在實(shí)踐過程中日益暴露出來，傳統(tǒng)的人口和計(jì)劃生育工作方式和工作手段已難以適應(yīng)新時(shí)期工作的需要。在新形勢(shì)下，必須堅(jiān)持改革創(chuàng)新的精神，隨著信息時(shí)代的到來，信息化建設(shè)在不同領(lǐng)域的普及，而大力推進(jìn)信息化建設(shè)，就是推動(dòng)改革創(chuàng)新的一個(gè)重要途徑。建立人口信息管理系統(tǒng)，實(shí)施全員人口信息的動(dòng)態(tài)管理，為解決人口和計(jì)劃生育工作面臨的新情況、新問題提供了新的途徑和手段。

其次，實(shí)施全員人口信息的動(dòng)態(tài)管理，是踐行科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變政府職能，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新體制的客觀需要。科學(xué)發(fā)展觀的核心是圍繞人的全面發(fā)展制定的，而人口問題又是制約全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。要想達(dá)到人口與發(fā)展之間的理想均衡，實(shí)現(xiàn)人口資源向人力資源的轉(zhuǎn)變，必須把人的“體能、技能、智能”三者的合理調(diào)配，置于可以接受的狀態(tài)之下。這就對(duì)人口的有效管理提出了更高的要求。人口管理涉及到人類的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，關(guān)系到社會(huì)的安定、人力的開發(fā)以及人民群眾生活的質(zhì)量。以人為本，實(shí)施全員人口信息的動(dòng)態(tài)管理，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)把握人口發(fā)展變化的特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)分析人口的總體情況、構(gòu)成、分布、人口素質(zhì)等人口發(fā)展中的一些重要問題以及人口和計(jì)劃生育工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)的運(yùn)行情況，正確判斷未來影響人口發(fā)展的主要因素及其規(guī)律，可以為新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作的科學(xué)發(fā)展提供基礎(chǔ)信息支撐，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)依據(jù)，為各級(jí)政府決策提供科學(xué)依據(jù)。

當(dāng)然，實(shí)施全員人口信息的動(dòng)態(tài)管理，對(duì)新時(shí)期穩(wěn)定低生育水平，開創(chuàng)人口和計(jì)劃生育工作新局面具有積極意義。 建立以信息化手段為依托的人口信息快速、動(dòng)態(tài)采集機(jī)制，實(shí)施全員人口信息管理，能夠改進(jìn)工作手段，整合業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)人口信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)與公安、民政、工商、衛(wèi)生、教育等相關(guān)部門的信息共享，從而提高行政效率和決策水平，改善公共服務(wù)質(zhì)量，真正做到以人為本，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化和人性化、決策的科學(xué)化和民主化。

二、全員人口信息管理的主要內(nèi)容、特點(diǎn)、發(fā)展歷程及現(xiàn)狀分析

《貴州人口計(jì)生信息系統(tǒng)》（PIS）是貴州省實(shí)施全員人口信息管理一個(gè)成功的典范，《貴州人口計(jì)生信息系統(tǒng)》等業(yè)務(wù)軟件為其平臺(tái)，按照“應(yīng)用主導(dǎo)、完善體制、優(yōu)化管理、資源共享”的發(fā)展思路，以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道為單位采集、錄入、及時(shí)變更人口信息，形成了省市縣鄉(xiāng)四級(jí)人口數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)庫的查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總、分析等功能實(shí)現(xiàn)人口和計(jì)劃生育工作的動(dòng)態(tài)管理。它既包括育齡婦女的生育、節(jié)育信息，也包括所有人口的年齡、性別、文化程度、婚姻狀況、戶口性質(zhì)、變動(dòng)狀態(tài)等信息。

全員人口信息管理具有信息全面、綜合、互通、資源共享、信息呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。信息采集的是所有人口信息，包括戶籍人口、常住人口和流動(dòng)人口，錄入的信息包括育齡婦女的各項(xiàng)信息，及全部家庭成員的基本信息和計(jì)劃生育信息。《貴州人口計(jì)生信息系統(tǒng)》涵蓋了人口基本信息、人口變動(dòng)信息、育齡婦女婚姻狀況、育齡婦女子女情況、妊娠信息、出生情況、獨(dú)生子女光榮證情況、技術(shù)服務(wù)信息、利益導(dǎo)向信息、引導(dǎo)信息、流動(dòng)人口信息、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及匯總分析等功能，涉及了計(jì)劃生育工作的主要業(yè)務(wù)。全員人口信息數(shù)據(jù)庫，上傳到省地縣三級(jí)人口計(jì)生部門，各級(jí)人口計(jì)生部門和公安、衛(wèi)生、教育、民政、工商等相關(guān)部門之間可能互通、共享人口信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總、分析、查詢、掌握和運(yùn)用。村級(jí)每月采集人口變動(dòng)、出生、技術(shù)服務(wù)、流動(dòng)人口、證件辦理等方面的信息，并及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人口信息的動(dòng)態(tài)管理。

其次，全員人口信息管理具有服務(wù)性，它利用數(shù)據(jù)庫的各項(xiàng)信息來服務(wù)人口計(jì)生業(yè)務(wù)工作，并結(jié)合人口理論來指導(dǎo)經(jīng)常性工作；利用數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)人口數(shù)據(jù)按照不同需要收集、整理、分類，并定期不定期地向各級(jí)政府和相關(guān)部門提供人口信息數(shù)據(jù)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)；利用數(shù)據(jù)庫存的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，分析當(dāng)前人口形式，指導(dǎo)下步人口計(jì)生工作。

全員人口信息管理是一個(gè)新生產(chǎn)物。20世紀(jì)90年代初，計(jì)生工作開始利用手工帳卡對(duì)育齡婦女的個(gè)案信息進(jìn)行建檔管理。鄉(xiāng)村兩級(jí)普遍建立了育齡婦女卡片和育齡群眾生殖保健檔案，這些信息是計(jì)劃生育經(jīng)常性工作的基礎(chǔ)信息。手工臺(tái)帳由于準(zhǔn)確性差、效率低、漏洞多，而且基層工作人員工作負(fù)荷重，壓力大，重復(fù)勞動(dòng)多。為解決這些問題，20世紀(jì)90年代末各地先后開始嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)進(jìn)行管理，建設(shè)并運(yùn)行育齡婦女信息系統(tǒng)。由此，人口和計(jì)劃生育信息化建設(shè)開始進(jìn)入探索、起步階段。初步形成了人口和計(jì)劃生育信息化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，育齡婦女信息系統(tǒng)等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)得到推廣應(yīng)用。1998年《貴州省育齡婦女信息系統(tǒng)》單機(jī)版（WIS）系統(tǒng)開始投入使用，全員人口個(gè)案信息全部錄入系統(tǒng)，完成了計(jì)劃生育信息的收集、處理、存儲(chǔ)、查詢、分析、反饋和的信息化，實(shí)現(xiàn)了全省部分地區(qū)人口數(shù)據(jù)的省級(jí)集中管理，并通過網(wǎng)絡(luò)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了計(jì)生信息的共享。在運(yùn)行過程中，針對(duì)WIS在實(shí)際工作中存在的不足和漏洞，又開發(fā)了PIS2.0系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了加密，增強(qiáng)了信息的安全保障，簡(jiǎn)化了錄入內(nèi)容，減少了操作流程，擴(kuò)展了原有功能，使用起來更加方便、快捷、靈活。

目前，信息化建設(shè)的大力推進(jìn)，已逐步改變了人口和計(jì)劃生育的工作模式，實(shí)施全員人口信息管理的重要性和必要性也日益凸顯，但在推進(jìn)過程中還存對(duì)全員信息化管理的重要性、長(zhǎng)期性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，工作力度不夠；缺乏與新職能拓展相適應(yīng)的信息化支持系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和硬件配備不夠，信息共享程度低；信息化應(yīng)用的廣度和深度還不夠等問題。又由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人口計(jì)生工作基礎(chǔ)、軟件開發(fā)技術(shù)升級(jí)很慢等因素的影響，各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道信息化建設(shè)參差不齊，嚴(yán)重影響和制約了人口和計(jì)劃生育信息化建設(shè)的總體發(fā)展。

三、全員人口信息管理的重要性和必要性。

信息化是提高人口和計(jì)劃生育管理和服務(wù)工作水平的重要手段，實(shí)施全員人口信息管理，有效整合信息資源，對(duì)人口、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用，能極大地提高工作效率，提高科學(xué)決策水平，提高流動(dòng)人口的管理與服務(wù)水平。實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，變更及時(shí)，從鄉(xiāng)、縣、市、省到國家的各級(jí)計(jì)生部門利用數(shù)據(jù)庫均可以直接生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和各種需要的匯總資料，可以實(shí)時(shí)、有效監(jiān)測(cè)人口計(jì)生各項(xiàng)指標(biāo)的運(yùn)行，并根據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)的運(yùn)行情況來評(píng)價(jià)一個(gè)地方的工作績(jī)效，或是某一政策的實(shí)施效果，減少了中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率。而人口信息系統(tǒng)全面、實(shí)時(shí)的人口信息可以提供并預(yù)測(cè)人口數(shù)量、人口結(jié)構(gòu)、發(fā)展趨勢(shì)及地區(qū)分布狀況，為應(yīng)對(duì)人口變化對(duì)教育、城市建設(shè)、衛(wèi)生、人員就業(yè)、社會(huì)保障、環(huán)境、資源等方面產(chǎn)生的影響，提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)信息，加大科學(xué)決策力度，促進(jìn)各種資源的合理配置。利用數(shù)據(jù)庫開展人口預(yù)警分析，預(yù)測(cè)人口和計(jì)劃生育工作的發(fā)展趨勢(shì)，為各級(jí)黨委政府編制經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展規(guī)劃綱要提供可靠的數(shù)據(jù)，為綜合決策提供科學(xué)依據(jù)。全員人口信息管理，是對(duì)全員先進(jìn)行實(shí)際信息的采集，然后進(jìn)行信息錄入，對(duì)流動(dòng)人口實(shí)行動(dòng)態(tài)的跟蹤管理、全程服務(wù)機(jī)制。利用流動(dòng)人口信息交換平臺(tái)，將訪視或生殖健康檢查結(jié)果與原籍進(jìn)行平臺(tái)交流，并對(duì)需要回復(fù)的信息及時(shí)進(jìn)行預(yù)警。促進(jìn)了流出地和流入地之間快速、便捷、高效聯(lián)系，加強(qiáng)了對(duì)流動(dòng)人口的管理與服務(wù)，提高了流動(dòng)人口計(jì)劃生育管理服務(wù)率，對(duì)轉(zhuǎn)變政府職能，提高服務(wù)水平發(fā)揮著重要作用。《貴州人口計(jì)生信息系統(tǒng)》PIS2.0 中流動(dòng)人口管理信息系統(tǒng)模塊、機(jī)構(gòu)管理模塊等業(yè)務(wù)模塊的綜合運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了人口信息的個(gè)案管理，實(shí)現(xiàn)了管理與服務(wù)流程的重組優(yōu)化，使人口和計(jì)劃生育工作由管理型向服務(wù)型、由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)化。實(shí)施全員人口信息管理，不但降低了社會(huì)管理成本，還加強(qiáng)了職責(zé)部門間的工作交流與溝通，同時(shí)也達(dá)到導(dǎo)地交換，信息共享，實(shí)現(xiàn)了流動(dòng)人口的異地管理、達(dá)到了對(duì)流動(dòng)人口管理與服務(wù)的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，增強(qiáng)了工作的協(xié)調(diào)性，提高了管理服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)了公共服務(wù)能力。

四、加快推進(jìn)全員人口信息動(dòng)態(tài)管理的對(duì)策。

準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的信息是實(shí)施全員人口信息動(dòng)態(tài)管理的基礎(chǔ)，這些信息也是人口和計(jì)劃生育經(jīng)常性工作的基礎(chǔ)，信息采集者和信息應(yīng)用者的素質(zhì)是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，加快推進(jìn)全員人口信息的管理，網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)水平是前提，計(jì)算機(jī)操作員的業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度和綜合素質(zhì)是關(guān)鍵，嚴(yán)格的規(guī)章制度是保障。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的軟硬件進(jìn)行更新?lián)Q代。要進(jìn)一步完善縣級(jí)機(jī)關(guān)的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)建設(shè)，加強(qiáng)基層的信息化辦公建設(shè)，充分保證各級(jí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)能夠適應(yīng)工作發(fā)展水平，緊跟時(shí)展步伐。硬件維護(hù)方面，要以主機(jī)房的硬件保障、更新為主，如PC及外設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全產(chǎn)品設(shè)備、主機(jī)系統(tǒng)等；軟件維護(hù)方面，要以系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)備份、軟件更新為主，包括系統(tǒng)及工具軟件，應(yīng)用軟件以及針對(duì)人口信息化的應(yīng)用需求所提供的咨詢規(guī)劃、系統(tǒng)集成、培訓(xùn)、運(yùn)營維護(hù)等；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，要進(jìn)行整體遠(yuǎn)景規(guī)劃、分布建設(shè)實(shí)施步驟、完善技術(shù)支持及服務(wù)。通過突出重點(diǎn)，分清主次，有目的、有計(jì)劃地推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

加大培訓(xùn)力度，提高系統(tǒng)人員的計(jì)算機(jī)操作技能和信息應(yīng)用水平。持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)施全員人口信息動(dòng)態(tài)管理，人員素質(zhì)的提高是首要解決的問題。當(dāng)前雖然大多數(shù)人員參加了各種計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的培訓(xùn)，或多或少地掌握了一定的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，但是跟人口信息化對(duì)人的要求相比，仍然存在著很大差距，精通或熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)及操作技術(shù)的人才還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。這就需要加大計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)力度和普及力度，在一個(gè)縣最少保證一季度對(duì)計(jì)算機(jī)操作人員培訓(xùn)一遍，有培訓(xùn)教材、培訓(xùn)制度和考試成績(jī)，使系統(tǒng)各級(jí)人員都能熟練掌握計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)，會(huì)利用計(jì)算機(jī)指導(dǎo)工作，最大限度地發(fā)揮出人的創(chuàng)造性和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的潛力。

實(shí)行規(guī)范運(yùn)作，健全信息化建設(shè)工作制度。規(guī)章制度是信息規(guī)范運(yùn)作的保障。要按照國家《縣鄉(xiāng)兩級(jí)育齡婦女信息系統(tǒng)(WIS)管理規(guī)范》和《基層育齡婦女信息系統(tǒng)引導(dǎo)工作規(guī)范》以及省人口計(jì)生委信息化規(guī)范建設(shè)要求，結(jié)合本地實(shí)際，建立落實(shí)各項(xiàng)信息管理制度，如：以服務(wù)信息為主的鄉(xiāng)、村兩級(jí)和服務(wù)機(jī)構(gòu)月變更、月反饋的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)育齡婦女信息雙向良性互動(dòng)；建立信息資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)基層計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)信息化管理以及服務(wù)站所與人口計(jì)生委信息的共享；建立微機(jī)室管理制度、網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房管理制度、信息備份制度、工作日志制度、技術(shù)資料管理制度、病毒防范管理制度、微機(jī)操作員崗位職責(zé)、網(wǎng)絡(luò)信息安全保密系統(tǒng)工作制度、網(wǎng)絡(luò)管理制度、設(shè)備管理制度、多媒體培訓(xùn)教室管理制度、微機(jī)信息引導(dǎo)服務(wù)項(xiàng)目、信息保密制度等。

采取有效措施，確保入庫數(shù)據(jù)信息質(zhì)量。數(shù)據(jù)質(zhì)量是人口信息網(wǎng)絡(luò)的生命，全員人口信息管理的持續(xù)推進(jìn)依賴于全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息錄入，要通過檢查、評(píng)估和考核，保證各項(xiàng)規(guī)章制度的有效落實(shí)。要明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其工作職責(zé)，落實(shí)采集信息簽字制度、數(shù)據(jù)核查制度、信息錄入制度、統(tǒng)計(jì)上報(bào)制度、檔案管理制度。同時(shí)，落實(shí)獎(jiǎng)扶平臺(tái)工作制度，建立農(nóng)村部分計(jì)劃生育家庭獎(jiǎng)勵(lì)扶助制度信息庫；落實(shí)流動(dòng)人換信息分析制度、信息交換上報(bào)制度、流入及流出信息反饋制度和信息交換登網(wǎng)制度；落實(shí)對(duì)育齡人口優(yōu)質(zhì)服務(wù)的電子檔案管理制度，如婦科病的篩查檔案、0-7歲領(lǐng)證獨(dú)生子女健康檢查檔案、出生缺陷干預(yù)檔案、新婚夫婦的培訓(xùn)檔案、避孕藥具的發(fā)放檔案等。