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電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)范文1

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制；方法

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時(shí)也面臨著風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一定要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點(diǎn)，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）

電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)范文2

【論文摘 要】目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端，針對這個(gè)問題，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3．及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[j]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[j]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)范文3

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)管理；信息安全管理體制；不安全因素 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號：G276 文章編號：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091

以計(jì)算機(jī)磁盤為基礎(chǔ)對信息進(jìn)行儲(chǔ)存是電子檔案的基本特點(diǎn)，在相互關(guān)聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)體系下形成了電子檔案的巨大集合。在此過程中涉及到的形式主要有磁盤和磁帶以及光盤等，而主要的表現(xiàn)形式則主要包括文字、數(shù)字、圖表及圖畫等多種形式。上述電子檔案不但可以儲(chǔ)存于上述多種介質(zhì)中，也可以儲(chǔ)存于云端網(wǎng)絡(luò)空間。對于電子檔案來說，其自身具有極強(qiáng)的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒體繼承及信息和載體的分離等多種優(yōu)勢。而電子檔案雖然具有較大優(yōu)勢，但是自身也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。基于此，必須不斷加強(qiáng)電子檔案安全管理和風(fēng)險(xiǎn)防范的研究。

1 加強(qiáng)檔案信息安全管理的必要性

對于檔案來說，其自身與常規(guī)的信息存在一定的差別，檔案會(huì)對企業(yè)自身的發(fā)展歷程形成準(zhǔn)確記錄，更會(huì)對企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，其將會(huì)為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供極大的資料支持，對于所有資料進(jìn)行科學(xué)分析，并形成企業(yè)發(fā)展的良好教材。而對于部分涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事及文化等多方面的敏感信息時(shí)，倘若被非法利用，則會(huì)對社會(huì)和國家的安全性和穩(wěn)定性造成極大的影響作用。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對檔案信息的安全性提出了更高的要求。此外，檔案自身所特有的原始性和不可替代性使其在數(shù)字環(huán)境中進(jìn)行信息傳遞時(shí)對于可靠性的要求更高，因此在后期發(fā)展過程中加強(qiáng)電子文件的檔案管理，提升信息安全性將會(huì)成為所有檔案工作人員必須考慮的問題。

2 檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 管理方面的問題

（1）重視技術(shù)卻嚴(yán)重忽視管理。在長期的電子檔案管理過程中都極為重視對于技術(shù)的依賴性，但是卻忽視了管理的科學(xué)性。在實(shí)際發(fā)展過程中僅僅認(rèn)為加強(qiáng)防火墻和入侵檢測等安全技術(shù)體系便能夠保證體系的安全，但是安全的電子檔案安全保證必須獲得科學(xué)管理和技術(shù)的共同支持，因?yàn)槿狈芾韺?huì)使技術(shù)失去用武之地；（2）過于重視外部安全，但是忽視了內(nèi)部安全管理。其實(shí)在電子檔案管理過程中來自于內(nèi)部的安全威脅遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于外部，譬如對于崗位以及職責(zé)范圍劃分的模糊性和業(yè)務(wù)操作權(quán)限配置的混亂性以及計(jì)算機(jī)密碼設(shè)置等多種問題都會(huì)使電子檔案的安全性受到極大的威脅；（3）因?yàn)殡娮訖n案自身具有的多種特性，使其自身對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在極強(qiáng)的依賴性和非直讀性以及載體不穩(wěn)定性都和傳統(tǒng)檔案存在一定差別，在傳統(tǒng)檔案管理過程中形成的相關(guān)理念和思想并不能滿足電子檔案。在當(dāng)前的檔案部門針對電子檔案的安全管理進(jìn)行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多種前沿性研究，但是當(dāng)前所形成的相關(guān)理論研究還尚未應(yīng)用于電子檔案的安全管理方面；（4）當(dāng)前的電子檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)有待提升。對于從事電子檔案的工作人員來說，其在實(shí)際工作過程中不但需要熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要充分掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。在當(dāng)前的電子檔案管理過程中將會(huì)涉及到建檔、接收、整理和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，在此過程中必須充分掌握計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)技能應(yīng)用等多項(xiàng)技能。而對于檔案，所涉及到的管理人員都必須經(jīng)過嚴(yán)格審核，并充分強(qiáng)化其自身的安全責(zé)任

意識(shí)。

2.2 體系認(rèn)識(shí)方面的問題

保證電子檔案的安全性已經(jīng)成為檔案行業(yè)中的基本共識(shí)，但是并沒有獲得全社會(huì)的普遍關(guān)注和認(rèn)可，普通大眾對于電子檔案的安全管理意識(shí)還極為薄弱，對于傳統(tǒng)文件的安全管理的重視程度不夠。在當(dāng)前的信息技術(shù)的發(fā)展時(shí)代，數(shù)字信息獲取變得極為方便，該便利性使人們在電子檔案的實(shí)際應(yīng)用過程中并不能意識(shí)到失竊和丟失的可能，進(jìn)而使電子檔案管理在實(shí)際管理過程中缺乏基本的規(guī)劃性。

（1）當(dāng)前的檔案部門在政府電子文件管理和國家信息化建設(shè)過程中所占據(jù)的地位并不高，而在相關(guān)政策法規(guī)的實(shí)際制定過程中也難以具有檔案部門的加入，此外中央和地方在電子檔案的管理過程中缺乏應(yīng)有的協(xié)調(diào)性；（2）大量機(jī)構(gòu)當(dāng)前并不認(rèn)為電子文件是正式性文件，更未將其視為重要資源，因此難以形成規(guī)范化管理。此外，紙質(zhì)化的檔案文檔難以形成電子文件，更不會(huì)得到有效保管，由此造成的數(shù)字信息丟失也是難以忽視的重要問題；（3）當(dāng)前的電子政務(wù)體系中對于電子文化的基本范圍尚未形成準(zhǔn)確界定，在實(shí)際工作過程中因?yàn)椴涣私忄]件系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫及其他信息體系，對于文本文件之外的圖形和圖像以及多媒體等文件并不了解，最終也不能將其視作有價(jià)值的文件進(jìn)行保存和

管理。

2.3 技術(shù)方面的問題

在我國長期的電子文件科學(xué)管理過程中都是以技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，但是因?yàn)橹误w系薄弱使得電子文件管理的重要技術(shù)指標(biāo)基本都是空白，核心技g攻關(guān)都存在問題。而信息技術(shù)更像是雙刃劍，其在保證電子檔案信息安全的同時(shí)也對其自身的發(fā)展形成了巨大影響，其主要表現(xiàn)在以下四點(diǎn)：（1）硬件質(zhì)量低下和功能欠缺以及性能落后等多種問題使得硬件系統(tǒng)常常無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)的丟失；（2）因?yàn)樵O(shè)計(jì)過程中存在的漏洞和使用過程中的不恰當(dāng)，使得軟件在實(shí)際運(yùn)行過程中出現(xiàn)了大量差錯(cuò)，甚至造成系統(tǒng)的崩潰，最終對檔案管理造成巨大損失；（3）因?yàn)橛?jì)算機(jī)病毒和黑客的入侵使得計(jì)算機(jī)功能和數(shù)據(jù)受到巨大威脅，而隨著多種病毒在網(wǎng)絡(luò)中的蔓延使得數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏，進(jìn)而引發(fā)嚴(yán)重后果；（4）在服務(wù)器和儲(chǔ)存系統(tǒng)的正常工作過程中對于周圍運(yùn)行環(huán)境的要求極高，倘若對于周圍環(huán)境處理不當(dāng)，將會(huì)因?yàn)閻毫迎h(huán)境使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到巨大

威脅。

3 電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范

在電子檔案管理過程中存在多種風(fēng)險(xiǎn)，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督和監(jiān)管其實(shí)是防范風(fēng)險(xiǎn)的重要方式，其也是保證電子檔案工作正常開展的基礎(chǔ)。在此過程中應(yīng)當(dāng)從以下四點(diǎn)入手：（1）對于相關(guān)法律的不斷完善。在電子檔案工作的風(fēng)險(xiǎn)控制過程中應(yīng)當(dāng)以完善的法律為基礎(chǔ)。雖然當(dāng)前關(guān)于電子文件的歸檔和管理的法律法規(guī)已經(jīng)形成和實(shí)施，但是實(shí)際工作的效率和規(guī)范還必須加強(qiáng)和改善；（2）對于風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避與處理。對電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的前提是采用一定手段進(jìn)行預(yù)防，依照電子n案隱藏的漏洞進(jìn)行把控，避免檔案在把控過程中檔案內(nèi)部信息遭到丟失。在電腦運(yùn)行中，可以采取很多措施，其中降低電子檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生比較有效的方法是引進(jìn)先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，此種方法不僅可以保障電子檔案的安全性，而且在保護(hù)其內(nèi)部信息方面也有著顯著的成效。在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中也可以采用風(fēng)險(xiǎn)評估的方法，此方法主要是為了對電子檔案進(jìn)行全方位的分析，深入探析引起安全風(fēng)險(xiǎn)的因素以及這些不穩(wěn)定因素所帶來的安全隱患，所以制定一整套全方位的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避計(jì)劃對電子檔案管理人員來說也是種不錯(cuò)的方法。在風(fēng)險(xiǎn)即將發(fā)生時(shí)，必須通過一定的技術(shù)處理方式對于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行攔截和去除。在此過程中必須采取一定的既定計(jì)劃對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行立刻處理，從而避免風(fēng)險(xiǎn)的不斷惡化和蔓延，在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)之后，必須通過多種技術(shù)手段將系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)降至最低。基于上述分析，對于風(fēng)險(xiǎn)的防范應(yīng)當(dāng)通過風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、回避、轉(zhuǎn)移、分散、控制等多個(gè)步驟進(jìn)行控制；（3）對于電子檔案的安全處理和管理必須獲得高端技術(shù)的支持。該種方式也是風(fēng)險(xiǎn)防范的重要方式，在實(shí)際應(yīng)用過程中通常會(huì)使用到數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護(hù)、身份認(rèn)真以及病毒修復(fù)等多種安全技術(shù)。基于此，在電子檔案管理過程中必須確保相關(guān)責(zé)任人能夠?qū)τ?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的尖端知識(shí)和技術(shù)形成深入學(xué)習(xí)和理解，并對于所有操作人員的日常操作行為進(jìn)行規(guī)范。在實(shí)際運(yùn)行過程中一旦遇到多種技術(shù)問題，必須通過學(xué)習(xí)和資料查閱的方式，確保電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性以及連續(xù)性；（4）進(jìn)行規(guī)范化管理，在此過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于人員的管理，這是因?yàn)殡娮訖n案從形成到最終的存儲(chǔ)都必須由人進(jìn)行操作。還應(yīng)當(dāng)對于內(nèi)部流程進(jìn)行規(guī)范化管理，保證對所有環(huán)節(jié)的重視，而對于風(fēng)險(xiǎn)的防范也應(yīng)當(dāng)從所有環(huán)節(jié)入手。只有不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理才能夠保證電子檔案在形成和鑒定以及銷毀等流程的嚴(yán)格把控，最終保證工作的連續(xù)性。

4 結(jié)語

綜上所述，在傳統(tǒng)的電子檔案安全管理中依然存在大量不足，進(jìn)而使多種安全風(fēng)險(xiǎn)大量出現(xiàn)，對電子檔案體系的發(fā)展造成了極大的限制。作為電子檔案安全管理體系中的重要組成部分，在風(fēng)險(xiǎn)管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估，選擇適當(dāng)?shù)陌踩刂品绞綄Π踩L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制和規(guī)避。通過上述方式不但能夠避免電子檔案受到損壞，還能夠有效促進(jìn)我國檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2] 韓寶霞.試論電子檔案的管理安全與利用[J].辦公室

電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)范文4

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)管理；視角；電子檔案；安全管理

從現(xiàn)如今我國檔案管理工作的現(xiàn)狀中可以看出，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了高效地應(yīng)用。在這一過程中，檔案管理工作之間從紙質(zhì)檔案管理工作形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式，有效地減少了人力、物力和材料的投入，提升了檔案管理工作的效率。但是，電子檔案在管理的過程中風(fēng)險(xiǎn)性相對較高。

1 從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來審視檔案安全管理

在對檔案風(fēng)險(xiǎn)管理和安全管理進(jìn)行分析的過程中，工作人員應(yīng)該對這兩點(diǎn)的區(qū)別進(jìn)行分析和探討。對于風(fēng)險(xiǎn)管理和安全管理來說，很多人都存在著嚴(yán)重地誤解。事實(shí)上，風(fēng)險(xiǎn)和安全之間都有比較深刻的意義。雖然，風(fēng)險(xiǎn)管理和安全管理之間是相互影響的，但是風(fēng)險(xiǎn)和危險(xiǎn)并不相同。

風(fēng)險(xiǎn)主要包含兩個(gè)方面：第一是威脅，第二是機(jī)會(huì)。風(fēng)險(xiǎn)中的這兩點(diǎn)因素的大小主要取決于成本能量以及效率的大小。其中比較典型的就是電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化程度。在實(shí)際的檔案管理工作中，電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)性可能會(huì)比紙質(zhì)檔案高，但是，現(xiàn)如今，電子檔案形式卻仍然被廣泛應(yīng)用。主要是由于電子檔案在進(jìn)行的過程中不僅可以降低工作的實(shí)際難度，還可以最大限度地降低管理成本，工作效率也得到了高效地提升。也就是說，電子檔案的管理形式既有風(fēng)險(xiǎn)的威脅，但是也存在著一定的機(jī)會(huì)。

安全管理和風(fēng)險(xiǎn)管理之間的差異比較明顯：風(fēng)險(xiǎn)管理工作主要是以風(fēng)險(xiǎn)評估方式為主，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制的過程中，需要應(yīng)用科學(xué)地判斷手段。風(fēng)險(xiǎn)管理工作的最終目的就是最大限度地降低檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)性，促進(jìn)檔案管理工作的高效性。安全管理工作的進(jìn)行主要是在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理工作之后進(jìn)行的一種管理方式。安全管理體系包含的范圍比較廣，在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的過程中，工作人員要將安全風(fēng)險(xiǎn)、效率以及成本三種因素之間的關(guān)系進(jìn)行明確。

2 檔案安全管理的問題分析

2.1 缺少科學(xué)的安全管理技術(shù)

所謂的安全管理工作主要是指信息安全管理，在工作中，工作人員應(yīng)該對信息的安全晨讀，威脅力量以及安全風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容進(jìn)行控制，同時(shí)還應(yīng)該采取各種不同類型的保障措施。同時(shí)還應(yīng)該對需要人力、物力等的投入量進(jìn)行控制。但是，從實(shí)際的檔案安全管理工作中可以看出，由于工作人員缺少安全管理工作的理論指導(dǎo)，往往在檔案工作中出現(xiàn)安全性不高，檔案管理工作混亂的現(xiàn)象。檔案安全管理方式很難適應(yīng)現(xiàn)如今的電子檔案形式。雖然，檔案管理部門也層做過各種嘗試，但是電子文件的安全管理工作總是存在著一定的滯后性，很難在檔案安全管理工作中起到促進(jìn)作用。

2.2 對安全管理工作的認(rèn)識(shí)存在著誤解

一直以來，我國的檔案管理事業(yè)都非常重視安全管理。在實(shí)際的管理工作中，工作人員往往會(huì)一直追求安全性，以至于忽視風(fēng)險(xiǎn)的防控工作。從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度上看，風(fēng)險(xiǎn)是一種客觀存在的東西，只能對其進(jìn)行控制卻不能消除，安全風(fēng)險(xiǎn)的存在不受時(shí)間和地點(diǎn)的影響，安全也是相對的。從現(xiàn)如今的電子檔案管理工作上看，電子檔案管理工作就是所謂的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，每一種工作類型都擁有其自身的保護(hù)級別。在具體的檔案管理工作中起到至關(guān)重要的促進(jìn)作用。如果一味地追求絕對的安全，必然會(huì)造成各種人力、物力和財(cái)力的投入。電子檔案的安全性也會(huì)受到嚴(yán)重地影響。可見，工作人員對檔案安全管理工作的認(rèn)識(shí)存在著嚴(yán)重地偏差。

2.3 管理環(huán)節(jié)不完善

首先，安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)。現(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂，絕大多數(shù)是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門計(jì)劃來制定的，而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來制訂的，具有很大的盲目性。其次，缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評估環(huán)節(jié)。風(fēng)險(xiǎn)評估是電子文件安全管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。沒有風(fēng)險(xiǎn)評估，電子文件的安全管理就會(huì)成為無源之水、無本之木，缺乏決策行動(dòng)的依據(jù)與方向，由此而引發(fā)的安全管理措施就具有很大的盲目性。

3 加強(qiáng)檔案安全管理工作的對策分析

3.1 應(yīng)對技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的措施分析

應(yīng)對技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)，需要從IT基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)訪問、信息傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及應(yīng)用軟件系統(tǒng)、軟硬件運(yùn)行維護(hù)等各個(gè)方面部署防護(hù)措施，如采用防火墻加固網(wǎng)絡(luò)訪問控制，采用防水墻防止內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)的非法拷貝和流失，采用入侵檢測技術(shù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)安全狀態(tài)，采取電子簽名技術(shù)防止電子文件被篡改和濫用，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)防止信息泄露，采取身份認(rèn)證防止非法用戶的入侵訪問，采取防病毒軟件和查殺技術(shù)防止系統(tǒng)文件遭破壞，采取升級服務(wù)技術(shù)堵漏洞關(guān)后門，采用容災(zāi)備份技術(shù)規(guī)避設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)等。

3.2 應(yīng)對管理風(fēng)險(xiǎn)的措施分析

應(yīng)對管理方面的風(fēng)險(xiǎn)，需要從現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和需求出發(fā)，建立各種防范制度和治理措施。提高人員的安全意識(shí)，制定可實(shí)施的管理制度和安全操作規(guī)程，推行規(guī)范化應(yīng)用；從檔案信息的密級與訪問權(quán)限角度，規(guī)劃和部署網(wǎng)絡(luò)區(qū)域和各類檔案信息的組織、保存和管理策略，對于檔案實(shí)行物理隔離，非密檔案采用授權(quán)管理模式提供利用；對于檔案信息存儲(chǔ)，按照使用要求和訪問頻度采取分級存儲(chǔ)策略進(jìn)行管理；針對數(shù)字介質(zhì)壽命相對較短等特點(diǎn)，采取制作紙質(zhì)拷貝的“雙套制”方式以應(yīng)對長期之風(fēng)險(xiǎn)；針對IT技術(shù)動(dòng)態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)，采取技術(shù)變遷管理方式，及時(shí)實(shí)施格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移和版本跟蹤管理；在內(nèi)部IT資源管理方面，采取多人協(xié)同負(fù)責(zé)，定期輪換崗位和相互制約方法，降低單人集中管理之安全風(fēng)險(xiǎn)；在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整體管理方面，避免“木桶短板”現(xiàn)象，采取同步升級，整體安全之管理理念

結(jié)束語

綜上所述，可以得知，以往傳統(tǒng)的電子檔案安全管理模式上存在了很多的不足，從而導(dǎo)致各種安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，造成了十分不利的影響。而風(fēng)險(xiǎn)管理作為電子檔案安全管理體系中的核心組成部分，只有加強(qiáng)做好風(fēng)險(xiǎn)評估工作，選擇科學(xué)合理的安全控制方式，才能及時(shí)對安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制，避免電子檔案受到損壞，從而促進(jìn)我國檔案事業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)范文5

【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息；電子化

中圖分類號：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案電子管理的現(xiàn)狀

隨著我國辦公自動(dòng)化逐步普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.1 辦公自動(dòng)化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實(shí)行辦公自動(dòng)化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級密切聯(lián)系，對上履行職責(zé)任務(wù)，匯報(bào)上級下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題；對下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級指示精神；同級兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。而業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實(shí)的“高檔打字機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)，也造成了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。

1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.6文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動(dòng)化條件下，將如何應(yīng)對日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔并保證其安全性呢？我認(rèn)為必須把握好幾個(gè)環(huán)節(jié)：

2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時(shí)編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。

2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.3嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)，消除風(fēng)險(xiǎn)。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

2.4針對安全性問題，積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。

2.5分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預(yù)防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

2.6建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強(qiáng)的分析能力，對一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。

3、結(jié) 語

文書檔案電子信息化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中實(shí)際出現(xiàn)的問題，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把文書檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

【參考文獻(xiàn)】

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電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)范文6

哈爾濱產(chǎn)權(quán)交易中心 黑龍江哈爾濱 150090

[摘要]在檔案形成、管理、利用和保護(hù)等各個(gè)工作層面上都 存在著檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，為了能夠更好的保障檔案的安全，確保檔案更好的發(fā)揮其重要作用，則需要通過對檔案安全風(fēng)險(xiǎn)和類別進(jìn)行分析，從而采取切實(shí)可行的措施來確保檔案安全保障目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有效的降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案的安全性能夠得到保障。

[

關(guān)鍵詞 ]檔案；安全風(fēng)險(xiǎn)；類別；安全保障目標(biāo)

一、我國檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

（一）檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

（1）國內(nèi)外敵對勢力的竊取。近年來，國家安全問題日益凸顯，檔案資源作為核心的戰(zhàn)略資源，也成為影響國家安全的重要隱患之一，國內(nèi)外敵對勢力會(huì)通過各種途徑及手段來非法獲取我國的核心檔案，從而使檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)得以增加。（2）突發(fā)事件、自然災(zāi)害和人為災(zāi)害。突發(fā)事件、自然災(zāi)害及人為災(zāi)害其發(fā)生都具有不可預(yù)知性，但在這些事件發(fā)生時(shí)會(huì)對檔案造成較大的破壞，甚至毀滅。如美國“9?11”恐怖襲擊事件、美國伊拉克戰(zhàn)爭、汶川地震及拉薩暴亂等事件發(fā)生時(shí)，都導(dǎo)致大量的檔案受到不同程度的破壞及損毀，導(dǎo)致無法估量的損失發(fā)生，這些事件都成為危及檔案安全的重要因素。（3）監(jiān)管不力、檔案處置不當(dāng)。在當(dāng)前我國較多檔案管理部門中都存在著許多方面的安全隱患和安全漏洞。檔案存在著監(jiān)管不力及處置不當(dāng)?shù)葐栴}。檔案部門由于管理較為混亂，檔案在利用過程中存在著被竊取、損壞等情況，而且檔案管理工作中，部分檔案被不當(dāng)銷毀，不能及時(shí)備份及破損等情況。而且檔案管理設(shè)備達(dá)不到檔案保管要求，庫房存在較多的安全隱患，而且檔案脫離管理和監(jiān)督的現(xiàn)象較為常見。這些問題都屬于檔案風(fēng)險(xiǎn)的常態(tài)因素，對檔案安全帶來較大的威脅。（4）檔案利用安全。當(dāng)前我國檔案公共服務(wù)工作得以快速推動(dòng)，這對檔案信息開放提出更高的要求，也導(dǎo)致檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隨之增加。在當(dāng)前我國檔案公共服務(wù)工作中，由于不能嚴(yán)格細(xì)致對文件開放進(jìn)行鑒定，導(dǎo)致一些不宜公開的檔案被公之于眾，一些不應(yīng)在網(wǎng)上出現(xiàn)的信息在網(wǎng)上流傳，這不僅對國家利益帶來較大的影響，而且還嚴(yán)重?fù)p害了當(dāng)事人的相關(guān)權(quán)益，使檔案利用安全風(fēng)險(xiǎn)得以增加。

（5）檔案信息安全。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在信息技術(shù)的推動(dòng)下，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)程得以不斷推進(jìn)，大量的電子文件產(chǎn)生，對檔案工作提出了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)，也給檔案安全風(fēng)險(xiǎn)帶來了新的內(nèi)容。在對電子檔案管理工作中，需要確保電子文件的真實(shí)性、有效性、完整性，而且在以后較長的時(shí)間內(nèi)需要確保電子文件能夠正常讀取利用。但檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)面臨著嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)和威脅，一旦檔案信息出現(xiàn)外泄及被盜情況時(shí)，則會(huì)導(dǎo)致信息平臺(tái)安全服務(wù)功能完整性受到破壞，使其失去應(yīng)用價(jià)值，檔案信息安全增加。這就需要建立安全屏障，全面保護(hù)檔案關(guān)鍵技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用層面，有效的對外來攻擊和入侵檔案信息系統(tǒng)的行為進(jìn)行防范。

二、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)類別

（一）實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)

這是檔案整體實(shí)體安全的前提，其風(fēng)險(xiǎn)主要包括：自然災(zāi)害、人為災(zāi)害、設(shè)備故障和突發(fā)事件等。

（二）管理安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案部門應(yīng)制訂相關(guān)的管理制度，形成檔案安全管理體系。防止因制度缺乏引發(fā)的安全事件，完善障礙排除的措施，明確安全事件原因追查、損失及責(zé)任確定等。

（三）利用安全風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)階段利用檔案的服務(wù)途徑各樣化，更開放的、復(fù)雜環(huán)境加大檔案受損和破壞的概率，引發(fā)檔案事故和事件的發(fā)生。因此認(rèn)真分析檔案利用中的安全風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施，消除安全隱患。

（四）檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字信息操作系統(tǒng)存在的安全漏洞，網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)及安全策略的配置不合理，易形成網(wǎng)絡(luò)運(yùn)管理上的混亂，也是其安全風(fēng)險(xiǎn)的一種類別。

三、檔案安全保障的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

（一）更新安全理念，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

提高檔案安全意識(shí)，時(shí)刻做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作，將檔案安全工作放在首位。在檔案管理工作中，堅(jiān)持以防為主，防治結(jié)合的原則，做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范和受損保護(hù)工作，有效的降低不利因素對檔案可能帶來的破壞作用。采取切實(shí)有效的措施來保證檔案信息和檔案數(shù)字信息的安全。加強(qiáng)制度建設(shè)和安全監(jiān)督工作，及時(shí)對檔案管理工作中存在的安全隱患地蠔消除，強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理。同時(shí)加快新技術(shù)、新產(chǎn)品和新工藝的應(yīng)用，有效的提升檔案實(shí)體和信息安全，為檔案安全提供有效技術(shù)保障，從而更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

（二）完善管理策略，提升管理層次

(1)防止國內(nèi)外敵對勢力竊取我國核心檔案信息資源。關(guān)注日益凸顯的非傳統(tǒng)領(lǐng)域國家安全問題，消除影響檔案安全的非傳統(tǒng)安全隱患，構(gòu)建確保檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)“防火墻”，應(yīng)對國內(nèi)外敵對勢力非法獲取我國檔案信息的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。(2)預(yù)防和減輕各種災(zāi)害對檔案造成的損失。針對地震、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害，以及戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等人為災(zāi)害的破壞，把握其發(fā)生的不可預(yù)知性、不可抗拒性和毀滅性的特點(diǎn)，全面提高檔案部門的風(fēng)險(xiǎn)防范能力和安全保障水平。(3)降低公共信息服務(wù)的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。針對現(xiàn)階段我國檔案信息開放的新需求，建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，嚴(yán)格細(xì)化文件開放鑒定，嚴(yán)防不該公開的文件公之于眾，不該上網(wǎng)的信息網(wǎng)上流傳，使信息安全地被利用。(4)防范檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。針對信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來的非傳統(tǒng)載體檔案信息安全難題，建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，確保數(shù)字信息的長期有效存儲(chǔ)、確保數(shù)字信息的完整、真實(shí)有效，避免今后信息安全慘劇的發(fā)生。(5)消除檔案部門各種安全隱患。針對我國各級各類檔案館(室)存在的安全漏洞，完善各項(xiàng)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，建立起完善的檔案安全體系和風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，堵塞各種安全漏洞，消除各種安全隱患，確保檔案安全。

（三）注重實(shí)效，強(qiáng)化安全管理的規(guī)范操作

檔案管理工作中，為了提高檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范能力，則需要做好安全風(fēng)險(xiǎn)的論證和評估工作，及時(shí)排查可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。對于重點(diǎn)部門及點(diǎn)位的安全風(fēng)險(xiǎn)，可以通過采取系統(tǒng)的防范措施及技術(shù)手段相結(jié)合的方式制定安全風(fēng)險(xiǎn)防范對策。對于一般性安全風(fēng)險(xiǎn)，則需要進(jìn)一步對各項(xiàng)制度進(jìn)規(guī)范，落實(shí)好崗位職責(zé)，使安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作做到常態(tài)化和長效化。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速的新形勢下，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展契機(jī)，但也面臨著嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。為了有效提高檔案信息的安全，則需要加快轉(zhuǎn)變管理模式，做好檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，為檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]方昀,劉守恒.檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估活動(dòng)實(shí)踐與思考[J].中國檔案, 2012-01-15.