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二級(jí)檔案管理辦法范文1

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專(zhuān)業(yè)化；真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；經(jīng)濟(jì)資源集體采集利用

《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)單位），須依照本法辦理會(huì)計(jì)事務(wù)。”各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，并保證其真實(shí)、完整。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依法真實(shí)、完整地辦理了會(huì)計(jì)事務(wù)，也就是說(shuō)，會(huì)計(jì)人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會(huì)計(jì)檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問(wèn)題。本文就擬把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和管理專(zhuān)業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。

財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會(huì)計(jì)檔案管理比較規(guī)范，有的單位會(huì)計(jì)檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會(huì)計(jì)核算年度終了，把會(huì)計(jì)檔案往庫(kù)里一堆了事。沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員進(jìn)行管理，也沒(méi)有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰(shuí)需要資料誰(shuí)都可以查找，嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)檔案管理辦法。

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來(lái)越重要。會(huì)計(jì)記錄的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息都?xì)w集在會(huì)計(jì)檔案中。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級(jí)政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)綜合的反映。

1.會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化

會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化，包括兩個(gè)層面的含義：既包括了會(huì)計(jì)檔案管理需要有專(zhuān)業(yè)化的隊(duì)伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會(huì)計(jì)檔案的工作人員的專(zhuān)業(yè)化工作水平。

縣團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)給出編制。國(guó)有大型企業(yè)配備專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)從會(huì)計(jì)人員選拔產(chǎn)生。縣團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。只有專(zhuān)業(yè)化，才能規(guī)范化。專(zhuān)業(yè)化是會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。

一個(gè)單位內(nèi)部，有不同的會(huì)計(jì)主體：即一級(jí)法人單位，還有二級(jí)會(huì)計(jì)核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級(jí)報(bào)賬制單位）。不論什么樣的會(huì)計(jì)主體，都有大量的會(huì)計(jì)檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督對(duì)象也不同，客觀上也要求會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。不能簡(jiǎn)單地把會(huì)計(jì)檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時(shí)開(kāi)發(fā)和利用。

無(wú)論是上述何種會(huì)計(jì)檔案的管理方式，都需要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個(gè)方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，意識(shí)會(huì)計(jì)檔案對(duì)于本單位開(kāi)展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會(huì)計(jì)檔案的收藏與保管需要一定的物理場(chǎng)地，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整也是提高會(huì)計(jì)檔案館里專(zhuān)業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對(duì)檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員對(duì)檔案管理知識(shí)較為缺乏，或者是對(duì)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)，所以對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會(huì)計(jì)檔案的信息質(zhì)量和保存價(jià)值，又有利于提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案中蘊(yùn)藏的信息的開(kāi)發(fā)與使用。

2.會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密。”明確了會(huì)計(jì)檔案保管期限和目的，就是要及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)利用。一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)信息資源及時(shí)采集利用，可能會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有極大地推動(dòng)作用和促進(jìn)作用；過(guò)了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)工作中的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開(kāi)發(fā)利用價(jià)值也就隨之終結(jié)。及時(shí)開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時(shí)代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開(kāi)發(fā)利用角度看，也需要會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。

會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是各個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開(kāi)發(fā)和鑒定銷(xiāo)毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個(gè)方面：第一，要建立制度保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整，這是會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會(huì)計(jì)檔案的主要作用就是為了日后的對(duì)于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔期限、范圍、種類(lèi)和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀制度，雖然建立會(huì)計(jì)檔案是為了防止財(cái)會(huì)人員，但是會(huì)計(jì)檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要建立完整的鑒定制度，及時(shí)對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，同時(shí)也要對(duì)銷(xiāo)毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷(xiāo)毀制度。

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對(duì)各單位會(huì)計(jì)檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行一次大檢查，對(duì)沒(méi)有按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》管理會(huì)計(jì)檔案的單位進(jìn)行整頓，限期改正；經(jīng)過(guò)整頓，仍沒(méi)有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時(shí)應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、經(jīng)常化。使用多種手段和措施，促進(jìn)各單位會(huì)計(jì)檔案管理升級(jí)，：開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)；會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)有獎(jiǎng)?chuàng)尨鹳惢顒?dòng)；開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理學(xué)術(shù)活動(dòng)等等。依法促使本單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。

二級(jí)檔案管理辦法范文2

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案管理 問(wèn)題對(duì)策

教學(xué)檔案是指運(yùn)用文字、圖像、聲像等介質(zhì)對(duì)教學(xué)實(shí)踐及其教學(xué)管理的相關(guān)資料進(jìn)行收集、保存的，具有檔案保存查考價(jià)值的教學(xué)資料的統(tǒng)稱(chēng)。教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校所有的教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過(guò)程，是一所學(xué)校成長(zhǎng)與發(fā)展的真實(shí)的記錄。因此，一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案是具有歷史查考和證實(shí)的效用與價(jià)值，同時(shí)也是高校檔案的有機(jī)組成部分。隨著學(xué)院學(xué)科和專(zhuān)業(yè)建設(shè)的快速發(fā)展，各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案資料的數(shù)量隨之快速增加，因此對(duì)教學(xué)檔案收集和管理就至關(guān)重要。

一、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的意義

一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案一起構(gòu)成了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，其中，又以教學(xué)檔案最重要，數(shù)量最多。程衛(wèi)民、劉音認(rèn)為，教學(xué)檔案是指：“高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、音像等載體材料”[1]，包括：關(guān)于高等教育的規(guī)定、途徑、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)課程、教學(xué)大綱、課程和實(shí)施細(xì)則、每學(xué)期教學(xué)任務(wù)分配表、專(zhuān)業(yè)見(jiàn)（實(shí)）學(xué)習(xí)表、教師工作量計(jì)算、使用教料、題庫(kù)、試卷、考試記錄、試卷分析、論文答辯和其他材料。

一般來(lái)說(shuō)，高校有了教務(wù)和檔案管理部門(mén)，對(duì)于二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的設(shè)立與否存在爭(zhēng)議。然而事實(shí)是，各高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案材料是平日教學(xué)工作材料的收集，是檔案收集和管理的基礎(chǔ)和根本，是處于一線(xiàn)的檔案管理工作單元。其對(duì)學(xué)院正常的教學(xué)秩序的維持、高校檔案建設(shè)和管理發(fā)揮著不可或缺的重要作用。這些檔案資料是二級(jí)學(xué)院進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)管理的重要參考和主要依據(jù)，是對(duì)提高教學(xué)水平、推動(dòng)教學(xué)改革和提高教書(shū)育人的有力保障。

（一）教學(xué)檔案管理是維持教學(xué)秩序和發(fā)揮教學(xué)功能的重要保障

學(xué)校最基本也是最主要的功能是教學(xué)，教書(shū)育人是其根本宗旨。但是要維持日常正常的教學(xué)秩序，有效發(fā)揮學(xué)校的教書(shū)育人的功能，就離不開(kāi)日常教學(xué)檔案的收集和整理。每學(xué)期初的教材訂購(gòu)、課程安排、課表制作以及教學(xué)計(jì)劃收集等，缺少教學(xué)檔案的支撐就無(wú)法高效合理的運(yùn)行。而每學(xué)期末教學(xué)檔案的收集又是一個(gè)學(xué)期師生教學(xué)活動(dòng)的記錄和憑證，為下一年教學(xué)工作的開(kāi)展提供借鑒；對(duì)良好的教學(xué)手段的學(xué)習(xí)和成功經(jīng)驗(yàn)的借鑒，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量具有重要作用。

（二）教學(xué)檔案是二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作和高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的基礎(chǔ)

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是評(píng)估提供重要資料和依據(jù)，教學(xué)檔案管理的優(yōu)劣很大程度上直接關(guān)系到評(píng)估的好壞。教學(xué)檔案作為教學(xué)管理的綜合材料，是反映和衡量整個(gè)教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要基礎(chǔ)，是重要的學(xué)術(shù)和管理水平的依據(jù)。“高校實(shí)際教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系的各個(gè)條目的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，都以教學(xué)檔案作為評(píng)估的依據(jù)，每個(gè)條目的內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)[2]。”

教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中的重要作用，還可以體現(xiàn)在教學(xué)管理的年度考核、教師的教學(xué)記錄、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)查詢(xún)等等方面。只要保存完整的教學(xué)檔案就可以成為追溯歷史的原始憑證，能為學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)改革等方面的評(píng)估提供數(shù)據(jù)支持。

（三）教學(xué)管理需要教學(xué)檔案的信息支持和反饋

建立和管理教學(xué)檔案是對(duì)日常教學(xué)工作的原始資料的收集，其主要內(nèi)容不僅涉及教學(xué)管理的評(píng)估，而且對(duì)教學(xué)質(zhì)量的高低好壞也具有直接的信息參考價(jià)值，是高校進(jìn)行教學(xué)管理改革的重要依據(jù)和信息來(lái)源。這種信息幫助和信息回應(yīng)，能為教學(xué)改革出具無(wú)數(shù)的教學(xué)案例材料，可以反映出教師的教學(xué)水平、教學(xué)效果；尤其是師生的反饋信息對(duì)今后的教學(xué)改革能否準(zhǔn)確反映實(shí)際情況、合乎教學(xué)改革的基本規(guī)律和學(xué)校教學(xué)發(fā)展的基本趨勢(shì)具有重要意義。同時(shí)，為提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量給予支持。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

我國(guó)高校教學(xué)檔案經(jīng)過(guò)近40年的發(fā)展取得了巨大發(fā)展，并隨著高校二級(jí)學(xué)院的迅速發(fā)展，各二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)也取得了較大發(fā)展，對(duì)高校的教學(xué)改革和教學(xué)管理發(fā)揮著重要作用，但也存在不少困難與問(wèn)題。

（一）二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對(duì)教學(xué)檔案歸檔意識(shí)淡薄

二級(jí)學(xué)院的教職員工對(duì)教學(xué)檔案材料的歸檔意識(shí)淡薄，對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的重要性以及教學(xué)檔案歸檔范圍、如何歸檔和管理都不明確。

首先，二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)待教學(xué)檔案的建立和管理上認(rèn)識(shí)不夠，既沒(méi)有建立相應(yīng)的資料收集保管規(guī)章制度，也沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員崗位，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院大部分都是兼職檔案員，兼職的檔案管理員工作職責(zé)難以明確，增大工作難度；而且，兼職檔案管理人員缺乏相應(yīng)的補(bǔ)償機(jī)制，因此很多時(shí)候也是敷衍了事，工作積極性不高。

其次，教師基本不會(huì)主動(dòng)移交教學(xué)資料，每年歸檔時(shí)都要催交，有的老師對(duì)教學(xué)資料的歸檔存在抵觸態(tài)度，認(rèn)為教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和科研成果是自己的教學(xué)成果，有一定的保密性，所以不愿意作為公共資源來(lái)保存；還有的教師工作中本來(lái)就比較拖拉形成習(xí)慣，再加上在對(duì)待自己教學(xué)檔案的提供和建立上認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理人員在資料收集上存在困難。

（二）教學(xué)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)人員，整體素質(zhì)不高且不穩(wěn)定

目前高校很多教學(xué)檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)職檔案人員，他們不是檔案管理學(xué)專(zhuān)業(yè)出身，缺乏必要的檔案管理知識(shí)。首先大部分二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理員都是由教學(xué)秘書(shū)兼任，而教學(xué)秘書(shū)平時(shí)要處理煩瑣的教務(wù)教學(xué)、實(shí)踐等事物的工作，根本沒(méi)有多余的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，平時(shí)學(xué)校也不會(huì)安排他們?nèi)⒓酉鄳?yīng)的培訓(xùn)，因此對(duì)教學(xué)檔案的收集整理和歸檔不熟悉，很多時(shí)候是應(yīng)付了事；其次二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常更換，這就導(dǎo)致檔案管理人員也經(jīng)常變動(dòng)，有的二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員幾乎每年都在變動(dòng)，隊(duì)伍極不穩(wěn)定。

（三）教學(xué)檔案沒(méi)有形成規(guī)范的體系制度

對(duì)檔案材料的整理沒(méi)有明確的范圍和要求，許多不同種類(lèi)的教學(xué)檔案管理人員按照工作習(xí)慣來(lái)組織、整理，因此各二級(jí)學(xué)院保存的教學(xué)檔案資料不統(tǒng)一。二級(jí)學(xué)院除了教學(xué)檔案還有科研檔案、學(xué)生檔案、行政檔案等等，這些檔案基本是誰(shuí)收集誰(shuí)存放誰(shuí)管理。由于二級(jí)學(xué)院辦公場(chǎng)所有限，所有檔案都放置在一起，又沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員統(tǒng)籌管理，因此檔案存放比較凌亂。二級(jí)學(xué)院幾乎沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立的教學(xué)檔案室，教學(xué)檔案管理環(huán)境差，難于進(jìn)行集中管理。

（四）二級(jí)學(xué)院檔案教學(xué)及檔案利用率不高

教學(xué)檔案資料的保存與管理的目的是為了日后能利用，能作為教學(xué)改革和教學(xué)管理的參考和憑證。由于檔案收集、建設(shè)和管理需要人員、場(chǎng)所和資金，而大多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師們還不能完全理解教學(xué)檔案的重要性，加之建設(shè)資金嚴(yán)重缺乏，使得教學(xué)檔案管理未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化收集和管理，信息化建設(shè)嚴(yán)重不足，只能限于目錄檢索上，實(shí)際利用年率不高；而且由于教學(xué)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)水平不高，基本的設(shè)施和人員不足，使得檔案的文件目錄及文件的重要內(nèi)容未能及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)，連接上互聯(lián)網(wǎng)，增加了教學(xué)檔案的信息檢索難度，致使教學(xué)檔案的利用耗時(shí)長(zhǎng)、查準(zhǔn)率與查全率較低，難以滿(mǎn)足教學(xué)管理的需求和難以適應(yīng)現(xiàn)代教育的發(fā)展要求。

（五）教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)意識(shí)薄弱

教學(xué)檔案數(shù)字化“是指利用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的教學(xué)檔案，根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字檔案資源的過(guò)程[3]。”教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)是在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)尤其是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，隨著我國(guó)高校快速發(fā)展和現(xiàn)代化管理發(fā)展的產(chǎn)物。雖然檔案數(shù)字化發(fā)展是未來(lái)檔案建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)高校教學(xué)和管理具有重要意義，但是我國(guó)高校檔案數(shù)字化起步晚，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視，無(wú)論在建設(shè)資金或?qū)I(yè)人員配置等方面均存在嚴(yán)重問(wèn)題。因而目前大多數(shù)高校的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案依然采用紙質(zhì)檔案管理方式，這必然不能滿(mǎn)足日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化教學(xué)發(fā)展的需求，也不能適應(yīng)當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)。這不得不是一個(gè)需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

三、提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的對(duì)策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)、老師和檔案管理員的檔案管理意識(shí)

首先，二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案的管理工作，盡量配備專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)，至少也要保持管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，并做好人員更換時(shí)的銜接工作，確保教學(xué)檔案的完整性和延續(xù)性。

其次，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，要求教學(xué)工作的教師積極配合和支持檔案管理人員的工作，從根本上改變教學(xué)檔案管理的不利局面。

最后，學(xué)校應(yīng)派檔案室的專(zhuān)職人員經(jīng)常去二級(jí)學(xué)院宣傳檔案工作的重要性、最新動(dòng)態(tài)和學(xué)科前沿的一些理論實(shí)踐知識(shí)，還可依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法，明確相關(guān)內(nèi)容，提高大家的檔案意識(shí)。

（二）加大資金的投入，規(guī)范檔案管理

各高校對(duì)學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)管理改革投入大量的資金，而對(duì)各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的資金投入非常之少。為規(guī)范教學(xué)檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為二級(jí)學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，學(xué)校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行資金投入；增加或者引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，派出學(xué)院的兼職檔案管理人員外出進(jìn)行檔案類(lèi)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。此外，學(xué)院還可以制定一些針對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的扶持政策，強(qiáng)化檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性等，從而提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理水平。

（三）提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案利用和檔案資源開(kāi)發(fā)與管理人員的素養(yǎng)密切相關(guān)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是檔案工作的性質(zhì)決定的。為提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，端正思想認(rèn)識(shí)和專(zhuān)業(yè)水平，二級(jí)學(xué)院應(yīng)加大力度提高教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。如通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或安排到省、市舉辦的檔案培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，或到其他高校參觀取經(jīng)等方式，使檔案管理人員的素養(yǎng)盡快達(dá)標(biāo)，從而更好地服務(wù)于二級(jí)學(xué)院的教學(xué)與管理。

（四）學(xué)校應(yīng)建立完善教學(xué)檔案規(guī)章制度并加強(qiáng)監(jiān)管

學(xué)校必須建立行之有效的管理體制，明確教學(xué)檔案的內(nèi)容和各教師的責(zé)任，由各二級(jí)學(xué)院主抓教學(xué)的副院長(zhǎng)主管教學(xué)檔案管理工作，配備工作認(rèn)真并有奉獻(xiàn)精神的專(zhuān)兼職檔案員。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員或者兼職檔案管理人員的補(bǔ)助和獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行制度化規(guī)定，從制度上支持和鼓勵(lì)教學(xué)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，從而為更好地進(jìn)行教學(xué)檔案建設(shè)和管理服務(wù)。此外，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作要定期按照規(guī)章制度，由管教學(xué)的副院長(zhǎng)和相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)管督促和檢查，以保證教學(xué)檔案管理工作的順利有效地開(kāi)展。

（五）加強(qiáng)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理的建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)和科技的快速發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)跟上時(shí)展的腳步，逐步由原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，建設(shè)檔案信息化。目前，大學(xué)的數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)并推動(dòng)了教學(xué)檔案和資料管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。例如，現(xiàn)在高校實(shí)行的數(shù)字化校園信息平臺(tái)，全校師生可以隨時(shí)進(jìn)入學(xué)分制系統(tǒng)查詢(xún)成績(jī)、課表、課程安排和考試安排等信息，而且這些信息都是永久的保存。因此我們應(yīng)加大力度建設(shè)校園信息平臺(tái)，將更多地教學(xué)檔案錄入校園網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)良好的快速的檔案管理，輕松地為教師和學(xué)生提高資源共享服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 程衛(wèi)民，劉音.淺議高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的作用及其管理[J].陜西教育：高教版，2009（10）.

二級(jí)檔案管理辦法范文3

1 思考之一：為什么要對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久檔案實(shí)施分級(jí)管理

1.1 有利于緩解現(xiàn)行檔案價(jià)值鑒定理論的單一性與檔案管理中的多樣性之間的矛盾。現(xiàn)行檔案價(jià)值鑒定理論強(qiáng)調(diào)鑒定與實(shí)踐的結(jié)果，目的是確定檔案的保管期限（檔案室階段檔案鑒定）和檔案的存毀（檔案館階段檔案鑒定），特別認(rèn)為地市級(jí)檔案館館藏永久保管檔案可以不再進(jìn)行重復(fù)鑒定，無(wú)法將地市級(jí)檔案館館藏永久檔案的價(jià)值區(qū)別進(jìn)一步體現(xiàn)。而地市級(jí)檔案館館藏具有永久保管價(jià)值的檔案，各自重要、珍貴程度和史料價(jià)值卻各不相同。由于沒(méi)有相關(guān)法規(guī)規(guī)定，地市級(jí)檔案館館藏永久保管檔案中的珍貴檔案只能按照統(tǒng)一的形式與要求進(jìn)行保管、利用等，不利于珍貴檔案的安全保護(hù)和有效利用；而如果全部永久保管檔案都按珍貴檔案進(jìn)行保管，則費(fèi)用上負(fù)擔(dān)沉重。對(duì)地市級(jí)檔案館永久保管檔案實(shí)施分級(jí)管理，可以把重點(diǎn)放在珍貴檔案上，對(duì)珍貴檔案實(shí)施一級(jí)管理，在人力、財(cái)力、物力上給予一定傾斜。

1.2 有利于緩解館藏永久保管檔案數(shù)量迅速增加與投入資金不足、檔案管理水平低下之間的矛盾。近年來(lái)，地市級(jí)檔案館館藏永久保管檔案迅猛增長(zhǎng)，雖然，地市級(jí)人民政府在資金投入方面作了許多努力，但地市級(jí)檔案館的設(shè)備、人力、技術(shù)一時(shí)難以得到顯著增加和改善，給檔案的安全保管帶來(lái)很大壓力。即使對(duì)有限的資金，按照現(xiàn)行檔案管理辦法，絕大多數(shù)地市級(jí)檔案館在保存和管理館藏永久檔案方面不加區(qū)別，給予同等對(duì)待。這勢(shì)必造成許多重要的、珍貴的、具有較高史料價(jià)值的檔案沒(méi)有得到優(yōu)先照顧。近幾年來(lái)，國(guó)家財(cái)政每年給地市級(jí)檔案館撥出成百上千萬(wàn)的檔案搶救費(fèi)，無(wú)奈，“粥少僧多”，地市級(jí)檔案館在使用搶救費(fèi)時(shí)，依然感到“捉襟見(jiàn)肘”。要徹底改變這一局面，只有對(duì)地市級(jí)檔案館永久檔案實(shí)施分級(jí)管理，按照館藏檔案等級(jí)的不同合理分配檔案搶救費(fèi)并依據(jù)等級(jí)的不同申請(qǐng)檔案保護(hù)費(fèi)。對(duì)于那些館藏檔案等級(jí)高或高等級(jí)檔案數(shù)量大的地市級(jí)檔案館，國(guó)家在劃撥檔案搶救費(fèi)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)傾斜。

1.3 有利于解決檔案依法管理與有效查處檔案違法案件之間的矛盾。在現(xiàn)行檔案管理模式中，由于沒(méi)有對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久保管檔案實(shí)施分級(jí)管理，一方面，許多地市級(jí)檔案館及其工作人員并未明確自身保管的檔案在國(guó)家檔案財(cái)富中所處的價(jià)值地位和所具有的價(jià)值內(nèi)涵，甚至有些收藏保管著明顯具有國(guó)寶價(jià)值檔案的地市級(jí)檔案館，至今未對(duì)珍貴的檔案做精細(xì)的整理編目目錄。對(duì)珍貴檔案的數(shù)量、完好程度和附屬重要標(biāo)識(shí)沒(méi)有詳細(xì)記錄；另一方面，在檔案利用時(shí)，檔案借閱登記很粗糙，以致當(dāng)檔案卷冊(cè)中部分檔案遺失或其附屬標(biāo)識(shí)物脫落乃至被盜等問(wèn)題發(fā)生時(shí)無(wú)從查起、無(wú)從還原，查處時(shí)缺乏有力的證據(jù)和證明。同樣，在處理偷、盜檔案或損毀檔案等檔案違法案件時(shí)，由于相關(guān)的法律、法規(guī)沒(méi)有規(guī)定檔案的等級(jí)，地市級(jí)檔案館永久保存的檔案無(wú)論其珍貴與否在法律上均處于同等地位。當(dāng)珍貴的檔案遭損壞或被盜后，對(duì)當(dāng)事人的查處，只能比照永久檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)追究法律責(zé)任。這樣的懲罰，一方面，不能有效遏制檔案違法犯罪活動(dòng)，另一方面，犯罪成本的低廉，也使一些人鋌而走險(xiǎn)，致使同類(lèi)案件屢屢發(fā)生，而檔案執(zhí)法卻顯得非常無(wú)奈。大量檔案違法案件的產(chǎn)生，說(shuō)明依法加強(qiáng)檔案的管理，必須對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久檔案實(shí)行分等級(jí)管理。

2 思考之二：如何對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久檔案進(jìn)行分級(jí)鑒定

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第三條“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏永久保管檔案分一、二、三級(jí)管理”之規(guī)定，地市級(jí)檔案館館藏永久檔案可分為“一級(jí)檔案”、“二級(jí)檔案”和“三級(jí)檔案”。凡對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有特別極其重要的保存價(jià)值的館藏永久檔案可定為“一級(jí)檔案”；凡對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有比較重要的保存價(jià)值的館藏永久檔案可定為“二級(jí)檔案”；凡對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有一定的保存價(jià)值的除一、二級(jí)檔案以外的其他館藏永久檔案可定為“三級(jí)檔案”。

2.1 對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久檔案實(shí)施分級(jí)鑒定的原則

2.1.1 全面性原則。即對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久檔案進(jìn)行分級(jí)鑒定時(shí)，要全面兼顧檔案的內(nèi)外特征，不能單純只依據(jù)某一方面特征就下結(jié)論確定為館藏永久檔案的等級(jí)。全面性原則要求全面分析地市級(jí)檔案館館藏永久檔案的各方面特征，考慮到影響檔案價(jià)值的一切因素，從檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、作者、載體、外形、名稱(chēng)等方面綜合判定檔案價(jià)值。

2.1.2 整體性原則。即對(duì)地市級(jí)檔案館館藏永久檔案進(jìn)行分級(jí)鑒定時(shí)，要把有關(guān)的檔案材料聯(lián)系起來(lái)，從整體角度判定檔案價(jià)值，確定地市級(jí)檔案館館藏永久檔案的等級(jí)。整體性原則要求在一定的范圍內(nèi)把有關(guān)的檔案材料聯(lián)系起來(lái)，從整體系統(tǒng)中全面地分析每份文件、某部分檔案的價(jià)值，不能孤立地只從一個(gè)個(gè)單份文件、某部分檔案去斷定它的保存價(jià)值。

二級(jí)檔案管理辦法范文4

學(xué)校是貫徹、實(shí)施國(guó)家教育方針、政策的地方，在管理學(xué)校過(guò)程中形成的真實(shí)記錄――學(xué)校檔案，是一種信息資源，是學(xué)校發(fā)展記憶的基石，是一個(gè)對(duì)學(xué)校歷史負(fù)責(zé)、為學(xué)校現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為學(xué)校未來(lái)著想的平臺(tái)，是學(xué)校的財(cái)富，也是國(guó)家社會(huì)的財(cái)富，它在學(xué)校的對(duì)內(nèi)管理、對(duì)外宣傳、科學(xué)研究、評(píng)估辦學(xué)水平等各方面發(fā)揮著重要作用，它的質(zhì)量和完整程度將影響到各級(jí)各類(lèi)教育事業(yè)的發(fā)展甚至整個(gè)社會(huì)記憶的留存，加強(qiáng)和改善學(xué)校檔案管理工作，是依法管理學(xué)校的需要。

民辦高等學(xué)校是國(guó)家高等學(xué)校的重要組成部分，也是高等教育體系中的重要組成部分，那么這些學(xué)校的檔案的重要性，也絕不在公辦高等學(xué)校檔案之下。

目前民辦高等學(xué)校的檔案管理工作，相比公辦高等學(xué)校，仍然有一些不足和有待改進(jìn)之處，這直接影響到民辦高等學(xué)校的辦學(xué)水平、對(duì)內(nèi)管理、對(duì)外宣傳等各個(gè)方面。就筆者看來(lái)，民辦高等學(xué)校的檔案管理，有以下幾個(gè)主要問(wèn)題：

第一、檔案資料不夠齊全完整；從學(xué)校開(kāi)辦的第一天開(kāi)始，檔案就形成了，它是一所學(xué)校的原始記憶，見(jiàn)證了學(xué)校的發(fā)展，但是民辦高等學(xué)校在收集檔案資料方面，與公辦高等學(xué)校比較起來(lái)，無(wú)論是數(shù)量還是種類(lèi)，都有一定的差距。一般來(lái)說(shuō)，高等學(xué)校檔案資料包括黨群檔案（黨建和群眾工作檔案）、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、儀器設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案、出版檔案、外事檔案、聲像檔案共十二類(lèi)檔案，每一個(gè)種類(lèi)檔案都不可缺少。但是目前一些民辦高等學(xué)校的所有檔案，尚且不能完全涵蓋以上十二類(lèi)，并且每個(gè)種類(lèi)的檔案里面，還有一些欠缺之處，缺少任何一個(gè)種類(lèi)的資料，就會(huì)使得檔案變得不完整，從而給學(xué)校以后的工作留下麻煩和后患。

第二、檔案資料分類(lèi)不夠清楚；高等學(xué)校檔案資料十二類(lèi)，即黨群檔案（黨建和群眾工作檔案）、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、儀器設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案、出版檔案、外事檔案、聲像檔案，每一種檔案在歸檔的時(shí)候都應(yīng)當(dāng)分門(mén)別類(lèi)擺放，同一種類(lèi)的檔案放在一起。但是與公辦高等學(xué)校比較起來(lái)，民辦高等學(xué)校的檔案分類(lèi)，在一些地方還不是很清楚，有的時(shí)候同一份文件材料在不同種類(lèi)的檔案中重復(fù)出現(xiàn)，例如同一份文件在教學(xué)檔案和科研檔案中分別出現(xiàn)，混淆了不同檔案的分類(lèi)界限。

第三、檔案資料的保管不夠妥善，一些方面不符合有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求；應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專(zhuān)用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫(kù)，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建；應(yīng)當(dāng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房存放檔案；存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防水、防有害生物等必要設(shè)施；學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

但是目前一些民辦高等學(xué)校的檔案機(jī)構(gòu)，在以上各個(gè)方面尚有一些欠缺，例如，檔案與一般檔案存放在一起，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房；檔案室內(nèi)沒(méi)有除濕器，滅火器數(shù)量有限，除濕和通風(fēng)器材不完善，消防器材不完善；沒(méi)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房放置聲像和電子等特殊載體檔案等等。

針對(duì)以上三方面問(wèn)題，筆者認(rèn)為，要加強(qiáng)民辦高等學(xué)校的檔案管理，提升民辦高等學(xué)校對(duì)內(nèi)管理、對(duì)外宣傳、辦學(xué)三方面的水平，就必須嚴(yán)格按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)來(lái)收集、整理、管理檔案。

首先，在收集檔案資料的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)盡量完整全面，嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法》中的規(guī)定，將黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、學(xué)生、產(chǎn)品、儀器設(shè)備、出版、財(cái)會(huì)、外事、聲像十二類(lèi)檔案收集整齊。

《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》中對(duì)以上十二類(lèi)檔案，每一類(lèi)都有一張《歸檔范圍和保管期限表》，詳細(xì)列舉了每一類(lèi)檔案的范圍和所有需要?dú)w檔的文件資料，在初步收集了十二類(lèi)檔案的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》中的十二張《歸檔范圍和保管期限表》一一區(qū)分、整理每一類(lèi)的檔案，嚴(yán)格按照表格中的序號(hào)排列文件資料，使每一類(lèi)檔案文件資料都完整有序，并且萬(wàn)一文件資料有缺漏，也能及時(shí)查出，方便補(bǔ)救，不給學(xué)校以后的工作留下麻煩和后患。

其次，在給檔案資料分類(lèi)的時(shí)候，也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法》、《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》中的各項(xiàng)規(guī)定，將每一份文件資料與《歸檔范圍和保管期限表》的類(lèi)目名稱(chēng)仔細(xì)對(duì)照，文件屬于哪一種類(lèi)的檔案資料，就歸入到這一種類(lèi)的檔案資料中去，相同種類(lèi)的所有文件放在一起，不同種類(lèi)的文件要分開(kāi)放置；每一類(lèi)檔案資料要首先設(shè)置和標(biāo)識(shí)一級(jí)類(lèi)目，然后進(jìn)行排列整理，全部排列整理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好一份總體目錄，繼續(xù)設(shè)置和標(biāo)識(shí)出二級(jí)類(lèi)目，每一個(gè)二級(jí)類(lèi)目下面的檔案文件資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好相應(yīng)的子目錄，方便查找。

再次，在保管檔案資料的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，保證檔案的完整與安全，具體來(lái)說(shuō)，有以下一些要求：

（一）應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的規(guī)定，在檔案資料入檔案室之前，應(yīng)當(dāng)去污、消毒、去酸；（二）應(yīng)當(dāng)用復(fù)印或者加膜的方式保護(hù)一些不利于保管的紙質(zhì)材料和字跡；（三）應(yīng)當(dāng)去除一些不利于保管的包裝物；（四）應(yīng)當(dāng)去除紙質(zhì)檔案文件上大頭針、回形針、訂書(shū)釘?shù)纫磺薪饘傥铮唬ㄎ澹┲匾臋n案應(yīng)當(dāng)在具備條件的情況下考慮異地備份保存；（六）底圖應(yīng)當(dāng)放在底圖柜中，不宜折疊；（七）應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案；（八）應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案，加工成電子檔案保管；（九）磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)當(dāng)存放在防磁柜中；（十）光盤(pán)、微縮縮膠片、底片應(yīng)當(dāng)存放在專(zhuān)門(mén)的裝具內(nèi)；（十一）應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）、《檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中的有關(guān)規(guī)定建設(shè)檔案室、檔案庫(kù)、檔案館；（十二）每個(gè)種類(lèi)的檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案號(hào)順序排放；（十三）庫(kù)房里的每一個(gè)柜架都應(yīng)當(dāng)編寫(xiě)順序號(hào)；（十四）各個(gè)檔案柜、各個(gè)檔案庫(kù)、全檔案館和檔案室都應(yīng)當(dāng)有存放檔案資料的標(biāo)志圖和示意圖；（十五）檔案室和檔案館應(yīng)當(dāng)采取防火、防高溫、防水、防有害氣體、防光、防灰塵、防蟲(chóng)、防盜等措施，配備滅火器材和除濕器材；（十六）控制檔案室和檔案館的溫度和濕度，定期登記溫度濕度，溫度和濕度應(yīng)當(dāng)符合各種檔案載體的保管要求；（十七）檔案室和檔案館應(yīng)當(dāng)定期打掃，保持干凈整齊，避免積累灰塵；（十八）定期檢查檔案室和檔案館的設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時(shí)消除安全隱患，尤其是對(duì)檔案資料威脅最大的火災(zāi)隱患，并且一一記錄在案；（十九）定期清理、核對(duì)檔案室和檔案館的檔案，做到賬物相符合，檔案室和檔案館的檔案發(fā)生變化（例如新增進(jìn)來(lái)或者移送到他處），都應(yīng)當(dāng)記錄說(shuō)明；（二十）關(guān)于檔案，應(yīng)當(dāng)盡可能創(chuàng)造條件設(shè)置專(zhuān)門(mén)庫(kù)房放置，如果沒(méi)有條件，也應(yīng)當(dāng)將檔案集中放置在專(zhuān)門(mén)檔案柜里，不宜與普通檔案放在一起。

以上是筆者對(duì)民辦高等學(xué)校檔案管理的一些認(rèn)識(shí)，民辦高等學(xué)校與公辦高等學(xué)校一樣，都是高等教育體系和高等學(xué)校的重要組成部分，它們的檔案與公辦高等學(xué)校的檔案有著同等的重要性，同樣是我國(guó)高等教育發(fā)展的見(jiàn)證，是教育戰(zhàn)線(xiàn)上寶貴的信息資源，是民辦高等學(xué)校的基石，同時(shí)也決定著民辦高等學(xué)校的未來(lái)。加強(qiáng)管理民辦高等學(xué)校檔案，無(wú)論是對(duì)民辦高等學(xué)校的發(fā)展，還是對(duì)整個(gè)高等教育體系的完善，都起著不可替代的作用，應(yīng)當(dāng)與公辦高等學(xué)校的檔案同等對(duì)待，采取同等的重視態(tài)度，用同等的要求和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理。（作者單位：嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1] 高等學(xué)校檔案工作規(guī)范；

[2] 高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法；

[3] 高等學(xué)校檔案管理辦法；

二級(jí)檔案管理辦法范文5

檔案工作是一項(xiàng)行政管理的基礎(chǔ)工作，更是一項(xiàng)連接過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的重要工作。通過(guò)高校評(píng)估檔案的有效利用，充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化檔案為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的主動(dòng)性，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理完善服務(wù)，使學(xué)校檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階，為學(xué)校新一輪的評(píng)估做好信息資源的儲(chǔ)備。

二、現(xiàn)行高校評(píng)估檔案管理存在的問(wèn)題

(一)評(píng)估檔案管理缺乏明確思路。

評(píng)估檔案管理應(yīng)對(duì)策略滯后，導(dǎo)致高校對(duì)評(píng)估檔案缺乏明確的管理思路。高校在迎評(píng)中容易把精力集中在迎評(píng)材料的準(zhǔn)備上，在迎評(píng)結(jié)束后容易把精力放在教學(xué)工作的整改提高上，評(píng)估檔案或者被分割分散到不同部門(mén)、或者整體移至檔案部門(mén)靜態(tài)存檔，或者無(wú)人問(wèn)津，造成信息丟失、封閉和管理資金的浪費(fèi)。即使評(píng)估檔案被作為專(zhuān)題檔案保管，也沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的規(guī)范化、制度化管理，對(duì)評(píng)估檔案的管理只是權(quán)益之計(jì)。

(二)評(píng)估檔案前端控制缺乏制度規(guī)范。

檔案管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致評(píng)估檔案形成缺乏前端控制。高校在整理迎評(píng)材料的過(guò)程中，一部分材料可以利用原有學(xué)校檔案，但仍有一部分材料應(yīng)該在學(xué)校日常管理中形成卻沒(méi)有形成，甚至沒(méi)有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是學(xué)校日常工作本身不到位，另一方面是工作人員檔案形成和管理意識(shí)薄弱，而產(chǎn)生這兩種現(xiàn)象的原因之一是，學(xué)校沒(méi)有根據(jù)評(píng)估的深入開(kāi)展對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂、完善，使評(píng)估檔案的形成過(guò)程缺乏制度的規(guī)范和制約。

(三)評(píng)估檔案形成過(guò)程缺乏科學(xué)管理。

檔案管理過(guò)程出現(xiàn)空白點(diǎn)，導(dǎo)致評(píng)估檔案形成不規(guī)范。評(píng)估過(guò)程檔案產(chǎn)生于學(xué)校接受評(píng)估的全過(guò)程，在此期間學(xué)校往往把更大的精力投入到迎評(píng)檔案的準(zhǔn)備上，而忽視了對(duì)評(píng)估過(guò)程檔案的產(chǎn)生和管理過(guò)程的控制。

三、高校評(píng)估檔案有效管理模式

(一)校院結(jié)合評(píng)估檔案管理體系的完善。

絕大多數(shù)評(píng)估檔案來(lái)自各職能部門(mén)和教學(xué)單位、教輔機(jī)構(gòu)等基層部門(mén)，目前部分高校雖然已建立起校院兩級(jí)管理體系，但在落實(shí)上往往出現(xiàn)上緊下松、前緊后松的狀況，因此應(yīng)該完善二級(jí)檔案管理體系。

首先，健全校院二級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，學(xué)校一級(jí)的檔案館或檔案室由校長(zhǎng)或校長(zhǎng)辦公室直接領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)均建立檔案室，設(shè)立兼職檔案員，由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，必須打破現(xiàn)有的單向流動(dòng)體系，不僅各部門(mén)的檔案室要指向?qū)W校檔案部門(mén)，而且學(xué)校檔案部門(mén)要及時(shí)通過(guò)考核、自評(píng)等方式及時(shí)了解部門(mén)歸檔情況和達(dá)標(biāo)程度。對(duì)于評(píng)估非常重要的檔案，應(yīng)建立評(píng)估指標(biāo)檔案任務(wù)下達(dá)機(jī)制和完成責(zé)任制。應(yīng)賦予學(xué)校檔案部門(mén)在臨時(shí)迎評(píng)機(jī)構(gòu)成立前的檔案任務(wù)分配和指導(dǎo)職權(quán)，這樣有利于評(píng)估檔案在形成過(guò)程中就能全面地反映本科教學(xué)工作實(shí)踐，成為良好的評(píng)估檔案信息源。

其次，在二級(jí)檔案部門(mén)內(nèi)部，實(shí)行三級(jí)檔案層級(jí)管理體制，與學(xué)校一級(jí)檔案部門(mén)的指導(dǎo)相結(jié)合。授予二級(jí)檔案部門(mén)對(duì)教研室、實(shí)驗(yàn)室等三級(jí)檔案部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)職能，同時(shí)學(xué)校檔案部門(mén)對(duì)三級(jí)檔案部門(mén)進(jìn)行直接業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這種做法，在一定程度上會(huì)造成時(shí)間、精力上的消耗，但這種直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)對(duì)于促進(jìn)評(píng)估檔案管理的規(guī)范性、及時(shí)性具有重要意義。

再次，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上規(guī)范二級(jí)檔案的管理。強(qiáng)化校院二級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系的職能和作用，使評(píng)檔案在基層業(yè)務(wù)單位的產(chǎn)生和運(yùn)動(dòng)過(guò)程形成穩(wěn)定的流向。除按規(guī)定定期向?qū)W校檔案部門(mén)移交檔案材料之外，院級(jí)檔案部門(mén)也負(fù)有保存部分檔案材料的職責(zé)，學(xué)校必須明確其歸檔內(nèi)容、范圍和要求。

1、以教學(xué)質(zhì)量考評(píng)為契機(jī)，不斷完善評(píng)估檔案管理。

在教學(xué)質(zhì)量考評(píng)動(dòng)力作用下，絕大多數(shù)高校在接受評(píng)估前都加大了檔案建設(shè)力度，顯示出集中人力、物力和時(shí)間全面推進(jìn)檔案建設(shè)的熱情和解決檔案工作問(wèn)題的決心。高校檔案部門(mén)要以此為契機(jī)，加快解決現(xiàn)存問(wèn)題，完善檔案管理機(jī)制，提高管理效能。

2、完善制度，加強(qiáng)管理。

對(duì)評(píng)估檔案的管理采取相對(duì)獨(dú)立管理的方式，符合評(píng)估的內(nèi)在需求。在評(píng)估過(guò)程中。評(píng)估主體和客體工作的核心就是評(píng)估指標(biāo)體系，這一體系雖然隨著評(píng)估的發(fā)展不斷被修正、改進(jìn)。但總體而言，評(píng)估指標(biāo)體系已經(jīng)形成了一套相對(duì)穩(wěn)定的測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)體系。堅(jiān)持實(shí)行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入教學(xué)、科研工作計(jì)劃和規(guī)章制度；把文件材料的形成積累、整理、歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍；要求布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的規(guī)章制度，全面規(guī)范了檔案工作管理體制、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等各個(gè)方面。

二級(jí)檔案管理辦法范文6

關(guān)鍵字：境外機(jī)構(gòu) 會(huì)計(jì)檔案 歸檔

會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)往來(lái)的真實(shí)歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。隨著中原油田境外機(jī)構(gòu)數(shù)量不斷的增加，會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)和管理工作越來(lái)越重要，做好境外機(jī)構(gòu)的歸檔整理和管理，就能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的作用。

一、境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔

根據(jù)“走出去戰(zhàn)略”， 中原油田在非洲、中東等地進(jìn)行了積極的市場(chǎng)開(kāi)拓，先后申請(qǐng)注冊(cè)成立了十幾個(gè)公司。這些境外機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的會(huì)計(jì)檔案，這些檔案如何移交歸檔，我們進(jìn)行了如下探索。

1.移交。境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的前期裝訂、整理工作依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。境內(nèi)與境外在移交時(shí)間方面有差異。在境內(nèi)，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。而在境外，境外機(jī)構(gòu)從事經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)必須遵守所在國(guó)法律規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案一年期滿(mǎn)后，受各種條件限制，不可能立刻運(yùn)回境內(nèi)保存，只能先寄存在各個(gè)境外機(jī)構(gòu)。通常情況是境外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，由會(huì)計(jì)部門(mén)人員將檔案運(yùn)回國(guó)內(nèi)。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亞公司項(xiàng)目完工后，會(huì)計(jì)部門(mén)人員把2007-2009年會(huì)計(jì)檔案61卷運(yùn)回國(guó)內(nèi)。另外一種情況是境外機(jī)構(gòu)路途遙遠(yuǎn)，項(xiàng)目運(yùn)作周期較長(zhǎng)，會(huì)計(jì)部門(mén)人員會(huì)把一定期限形成的會(huì)計(jì)檔案一起運(yùn)回國(guó)內(nèi)。例如2009年11月，會(huì)計(jì)部門(mén)人員把ZPEB蘇丹公司2004-2007年會(huì)計(jì)檔案801卷運(yùn)回國(guó)內(nèi)交檔案部門(mén)保存。

2.分類(lèi)。首先，區(qū)分各境外機(jī)構(gòu)，對(duì)已接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行再次核對(duì)，清除憑證中的訂書(shū)釘、曲別針等金屬物，確保每個(gè)境外機(jī)構(gòu)的檔案齊全完整。其次，對(duì)每個(gè)境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算單位內(nèi)的檔案按年度—類(lèi)型分類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和綜合四大類(lèi)。

3.裝盒。檔案部門(mén)接收的會(huì)計(jì)檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號(hào)填寫(xiě)完整。中原油田境外機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案，“回歸”國(guó)內(nèi)，是沒(méi)有“外衣”的，這就要求會(huì)計(jì)部門(mén)裝盒。境內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證是特定的格式，比B5還要窄一些。境外的會(huì)計(jì)憑證都是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4大小，所以境內(nèi)憑證盒不適合境外的會(huì)計(jì)憑證，只能裝在賬本盒中。 境外會(huì)計(jì)憑證裝在賬本盒中，按要求填寫(xiě)題名、年度、期限、卷號(hào)，憑證號(hào)寫(xiě)在賬本盒背脊中的目錄號(hào)下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會(huì)計(jì)憑證案卷題名的格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+憑證名稱(chēng)+（憑證號(hào)），如蘇丹公司2007年1月現(xiàn)金憑證（1-39號(hào)）。賬本的案卷題名格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+賬本名稱(chēng)，如尼日利亞公司2008年現(xiàn)金日記賬，對(duì)于幾類(lèi)明細(xì)賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類(lèi)別的名稱(chēng)。報(bào)表的案卷題名格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+報(bào)表名稱(chēng)。綜合類(lèi)案卷題名格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+文件材料名稱(chēng)。

4.檔號(hào)。中原油田的會(huì)計(jì)檔案為一級(jí)類(lèi)目，下設(shè)若干二級(jí)類(lèi)目。會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)由“一級(jí)類(lèi)目號(hào)+二級(jí)類(lèi)目號(hào)+單位代號(hào)+年度號(hào)+案卷順序號(hào)”組成。一級(jí)類(lèi)目號(hào)是一位數(shù)，用英文字母“I”表示；二級(jí)類(lèi)目是兩位數(shù)，憑證為01，賬本為02，報(bào)表為03，綜合為04；單位代號(hào)和年度號(hào)都為兩位數(shù)，年度號(hào)取年度后兩位數(shù)；案卷順序號(hào)為三位數(shù)，在二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)分年度和單位各自流水編號(hào)。如境外機(jī)構(gòu)蘇丹公司的2008年一月份會(huì)計(jì)報(bào)表，檔號(hào)為I030108001（I是一級(jí)類(lèi)目，是會(huì)計(jì)檔案；03為二級(jí)類(lèi)目，是報(bào)表的代號(hào)；01是單位代號(hào)，蘇丹公司為01；08是年度號(hào)，是2008年的后兩位；001是順序號(hào)，也是流水編號(hào)）；埃塞俄比亞公司的2009年總賬、現(xiàn)金賬和三欄式明細(xì)賬，檔號(hào)為I020209001（I是一級(jí)類(lèi)目，是會(huì)計(jì)檔案；02為二級(jí)類(lèi)目，是賬本的代號(hào)；02是埃塞俄比亞公司的單位代號(hào)；09是2009年的后兩位；001是順序號(hào)，也是流水編號(hào)）。

二、境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的管理 轉(zhuǎn)貼于

1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是有效提高境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理的根本保證。2010年中國(guó)石化集團(tuán)公司辦公廳召開(kāi)了兩次全系統(tǒng)檔案工作的視頻會(huì)議。會(huì)議傳達(dá)了黨組領(lǐng)導(dǎo)同志的重要批示，體現(xiàn)了集團(tuán)公司黨組對(duì)檔案工作的重視和肯定，對(duì)檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊(duì)伍，為提高境外機(jī)構(gòu)檔案管理工作提供了保證。

2.制定相適應(yīng)的境外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定，使境外機(jī)構(gòu)有法可依，有章可循。中石化集團(tuán)公司下發(fā)了《中國(guó)石油化工集團(tuán)公司駐外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定（試行）》的通知，對(duì)境外會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、安全和保密制度做出了具體規(guī)定，嚴(yán)防境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的損毀、散失和泄密。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及境外機(jī)構(gòu)背景，制定出行之有效的、符合境外會(huì)計(jì)檔案實(shí)際的檔案管理制度，使境外會(huì)計(jì)檔案有法可依，有章可循。

3.針對(duì)境外機(jī)構(gòu)的特殊性，保證會(huì)計(jì)檔案的完整。境外機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案要全部歸檔，財(cái)會(huì)管理部門(mén)或經(jīng)辦人員必須按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交到檔案管理部門(mén)，保證檔案的齊全完整。如果會(huì)計(jì)檔案殘缺不全，將會(huì)大大降低會(huì)計(jì)檔案的保存和利用價(jià)值。