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檔案管理基礎(chǔ)范文1
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
前言
近些年來,隨著國民經(jīng)濟(jì)和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時(shí),檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進(jìn)度,同時(shí)也關(guān)系到每一個(gè)群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個(gè)員工的工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善。基于此,在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進(jìn)行分卷整理，歸檔，將檔案進(jìn)行分類管理。一些部門由于對(duì)檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對(duì)檔案的頁碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準(zhǔn)確性
檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對(duì)檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對(duì)于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對(duì)檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析
（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對(duì)于新的檔案管理知識(shí)以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識(shí)存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進(jìn)管理知識(shí)和管理理念的檔案管理人員，在信息時(shí)代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規(guī)范
檔案的檔號(hào)是進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號(hào)、出現(xiàn)一卷多冊(cè)等情況、檔號(hào)的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時(shí)查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價(jià)值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時(shí)間較長的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。
（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高
目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學(xué)
在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對(duì)于檔案案宗的認(rèn)識(shí)不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應(yīng)用的過程中對(duì)于整個(gè)館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個(gè)極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對(duì)于整個(gè)檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。
三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)
工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進(jìn)一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊(duì)伍的活力。單位可以引進(jìn)一些掌握新的檔案管理知識(shí)的工作人員，這樣有助于引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識(shí)，不斷提高人員素質(zhì)。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。
（2）、加強(qiáng)檔案管理工作
首先，從組織上加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識(shí)的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級(jí)審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯(cuò)的概率，提升勞動(dòng)效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號(hào)、規(guī)范檔案的題名，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
（4）、重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
四、結(jié)語
現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會(huì)需要的一個(gè)重要進(jìn)步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理基礎(chǔ)范文2
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對(duì)管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲(chǔ)工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲(chǔ)的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)的現(xiàn)象，在檔號(hào)設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部?jī)?nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對(duì)檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對(duì)檔案館中沒有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對(duì)案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對(duì)案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號(hào)
在整個(gè)檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對(duì)規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號(hào)一樣，對(duì)檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿足人們對(duì)檔案的查閱和研究的要求。對(duì)于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對(duì)來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對(duì)重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級(jí)次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時(shí)間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理基礎(chǔ)范文3
眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面一是檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時(shí)間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可 以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率
檔案管理基礎(chǔ)范文4
（一）有利于保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率
通常對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索時(shí)，都是在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。而為了保證檢索的查全率與查準(zhǔn)率就需要做好檔案管理基礎(chǔ)工作。也就是說，檔案基礎(chǔ)工作的高質(zhì)量開展，是可以保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率的。在計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索的過程中，為保證檢索的完整性、避免在檢索過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，就需要對(duì)檔案進(jìn)行分類，并提升校審力度。另外，在按照規(guī)定進(jìn)行分類時(shí)，還能夠在明晰的分類號(hào)下，通過有效的關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)檔案檢索速度，能有利于檔案檢索的查全率與查準(zhǔn)率的提升。
（二）有利于促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
檔案管理的現(xiàn)代化主要表現(xiàn)在檔案管理工作融入了先進(jìn)了的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，在檔案信息處理上提升了信息利用的價(jià)值、增強(qiáng)了信息檢索的準(zhǔn)確性。另外，在做好檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)，就需要在整理檔案的過程中分清輕重緩急，加工整理檔案信息。當(dāng)檔案內(nèi)容中利用價(jià)值較高的、價(jià)值較大的時(shí)，還需要在充分利用原檔案信息的基礎(chǔ)上，提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，并在信息技術(shù)的支持下，在科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式下，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
二、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作存在問題
檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作，也是檔案管理的重要內(nèi)容之一。所以，檔案管理基礎(chǔ)工作的有序進(jìn)行直接關(guān)系著檔案管理工作的正常開展。然而，雖然檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)檔案管理工作十分重要，但在其具體的工作之中，當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)工作依舊存在著不少問題。
（一）檔案案卷厚薄不一
檔案案卷的厚薄不一是十分常見的問題，且該問題表現(xiàn)的也十分明顯。其主要表現(xiàn)在在檔案管理的工作之中，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，由于不同時(shí)期的檔案管理收藏量的不一，就會(huì)使得檔案信息的厚薄度不一樣。然而，這種信息的程度不同，就會(huì)使得檔案案卷整理不規(guī)范，案卷厚薄不一的情況發(fā)生。
（二）諸多案卷未標(biāo)頁碼
檔案案卷不標(biāo)頁碼主要表現(xiàn)在諸多的案卷沒有標(biāo)上頁碼，而一旦方案案卷上不標(biāo)上頁碼，就會(huì)使得檔案案卷出現(xiàn)漏損、掉頁之后，難以發(fā)現(xiàn)案卷上的相關(guān)內(nèi)容，破壞案卷的連貫性，并使得檔案案卷的價(jià)值降低，檔案信息的利用價(jià)值也會(huì)受到影響。
（三）檔案組卷存有混亂現(xiàn)象
一般來講，檔案的編制、組卷都是在特定時(shí)間、特定部門所管轄的權(quán)限以及部門的職能，按照相關(guān)的文種進(jìn)行組卷編制的。然而，檔案的組件一旦出現(xiàn)了檔案組卷混亂的現(xiàn)象之后，就會(huì)使得檔案案卷查閱較為困難，也影響著檔案編制的質(zhì)量。
（四）案卷不規(guī)范問題常見
常見的檔案案卷不規(guī)范問題主要表現(xiàn)在案卷標(biāo)題的不規(guī)范與案卷目錄的缺少。案卷標(biāo)題的不規(guī)范主要表現(xiàn)在在進(jìn)行案卷標(biāo)題擬定時(shí)，沒有按照規(guī)定進(jìn)行或者標(biāo)題的擬定缺少一些必要的因素。另外，除了這兩個(gè)常見問題以外，還會(huì)出現(xiàn)檔案案卷目錄的缺少，而這種情況也必定會(huì)降低檔案的檢索效率，降低檔案的準(zhǔn)確性，進(jìn)而檔案的信息利用率也就降低了。
（五）檔案編號(hào)編制不規(guī)范
一般來講，檔案編號(hào)編制的不規(guī)范問題也容易在檔案管理基礎(chǔ)工作中容易出錯(cuò)。而這種問題則主要表現(xiàn)在一些歷史宗卷或者保存時(shí)間較長的檔案卷冊(cè)中。所以在這些檔案卷冊(cè)中就容易出現(xiàn)沒有目錄，檔案編號(hào)既不科學(xué)，也不規(guī)范的現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的措施研究
檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性是不言而喻的，其直接決定著檔案管理工作的工作水平與工作質(zhì)量，也直接關(guān)系著檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。所以，為了能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量、現(xiàn)代化開展的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，切實(shí)落實(shí)好檔案管理基礎(chǔ)工作。
（一）加強(qiáng)觀念教育，注重檔案管理基礎(chǔ)工作
為了實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作有序開展，首先就需要在觀念上能意識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，以能夠在具體的檔案管理工作中注重檔案管理基礎(chǔ)工作的落實(shí)。加強(qiáng)觀念教育，就需要對(duì)檔案管理工作有關(guān)的工作人員進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)，明白檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵性與基礎(chǔ)性意義。另外，在工作人員明確檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性之后，還需要將這種意識(shí)落實(shí)到具體的工作中，使檔案編制、檔案信息的組合、分類科學(xué)化、合理化，從而在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率提升的基礎(chǔ)上，保證檔案管理基礎(chǔ)工作高質(zhì)量開展。
（二）提升管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)基礎(chǔ)工作規(guī)范開展
提升管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范開展是為了保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范、高效進(jìn)行的重要手段。而隨著時(shí)展，檔案管理工作也越來越需要朝著現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。所以，提升檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，為保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范開展，首先就需要融入現(xiàn)代化的管理手段，建立一套行之有效的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范。另外，在良好的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之下，還需要保證檔案信息檢索的查全率與查準(zhǔn)率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息檢索準(zhǔn)確、便捷的目的。
（三）強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息管理，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化
檔案管理基礎(chǔ)范文5
眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面一是檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時(shí)間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“j”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率
檔案管理基礎(chǔ)范文6
關(guān)鍵詞：干部人事檔案；落實(shí)責(zé)任；優(yōu)化環(huán)境；規(guī)范管理
近幾年來，宜昌市住建委認(rèn)真貫徹市委組織部關(guān)于全面推進(jìn)干部人事檔案管理的要求，強(qiáng)化規(guī)范管理，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業(yè)單位共10個(gè)，其中副縣級(jí)事業(yè)單位2個(gè)，公益一類事業(yè)單位4個(gè)、公益二類事業(yè)單位4個(gè)，有2個(gè)單位即將改企。現(xiàn)有在職人員檔案164冊(cè)，退休人員檔案51冊(cè)。檔案實(shí)行集中存放，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。2011年順利完成住建系統(tǒng)干部人事檔案改版升級(jí)工作；2015年完成住建委機(jī)關(guān)公務(wù)員和委屬事業(yè)單位科級(jí)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。目前住建系統(tǒng)11家單位均獲得檔案達(dá)標(biāo)省一級(jí)、檔案達(dá)標(biāo)3A、檔案達(dá)標(biāo)2A級(jí)單位認(rèn)證。
1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。落實(shí)檔案管理責(zé)任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅(jiān)持把檔案管理工作作為干部工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究、強(qiáng)化監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。將理順管理體制作為檔案目標(biāo)管理的首要任務(wù)，科學(xué)劃定管理范圍，住建委作為主管部門，承擔(dān)了全系統(tǒng)的干部檔案集中保管任務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)委屬單位管檔人員進(jìn)行指導(dǎo)，采取集中培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、以查代訓(xùn)等多種形式，對(duì)管檔人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化檔案管理環(huán)境
我們一方面重視硬件設(shè)施建設(shè)，投入資金用于干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照規(guī)范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設(shè)施齊全，庫房防盜設(shè)施（鐵門、鐵柜）到位，提升了檔案管理環(huán)境。
另一方面，加制度建設(shè)，要求管檔單位，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》，規(guī)范干部檔案日常管理，重點(diǎn)修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、崗位責(zé)任等8項(xiàng)管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記薄》、《干部檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責(zé)任落實(shí)，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細(xì)化。堅(jiān)決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍的不查，費(fèi)正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借；個(gè)人帶擋不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動(dòng)的通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。特別是針對(duì)干部流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步現(xiàn)象，嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對(duì)不在本單位的人員的檔案及時(shí)妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發(fā)生。
3 提升內(nèi)在質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)
始終把干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)作為工作重點(diǎn)，確保干部人事檔案能夠準(zhǔn)確全面反映干部的基本信息和主要表現(xiàn)，做到“四個(gè)更加”：即材料更加齊全，手續(xù)更加完備，信息更加準(zhǔn)確、歸檔裝訂更加規(guī)范，提升了干部人事檔案的內(nèi)在質(zhì)量和利用價(jià)值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進(jìn)行定期收集，并對(duì)所缺失的材料逐個(gè)填寫《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進(jìn)行收集。對(duì)已無法收集而必須存檔的原始材料及時(shí)調(diào)查核實(shí)，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)辦。二是嚴(yán)格按照有關(guān)干部人事政策，對(duì)干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續(xù)不完備的信息項(xiàng)進(jìn)行充實(shí)完善。三是嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，對(duì)從事檔案管理的工作人員嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理，實(shí)行誰簽字、誰負(fù)責(zé)，確保檔案材料的完整性和真實(shí)性。四是嚴(yán)格按照政策要求和實(shí)事依據(jù)，對(duì)信息不一致的干部的“三齡兩歷”進(jìn)行審核認(rèn)定。將認(rèn)定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見繼續(xù)調(diào)查核實(shí)后重新認(rèn)定，確保了認(rèn)定結(jié)果的準(zhǔn)確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，認(rèn)真對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別歸類，確保分類科學(xué)、裝訂規(guī)范。
4 加快信息建設(shè)，運(yùn)用檔案管理成果
