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檔案儲存管理范文1

1.1檔案信息資源網絡存儲

隨著互聯網上檔案信息資源類型的日益豐富和數量的大量增加，如何安全有效地存儲這些檔案信息資源，就成為檔案信息資源管理工作者需要面對的實際問題。檔案信息資源固然可以有多種類型的存儲方式，其中，利用互聯網進行網絡云存儲是最具有優勢的存儲方式。網絡云存儲是指通過一定的技術手段和特定載體，將檔案信息資源永久存儲在云端的虛擬空間中的過程。對于檔案信息資源網絡存儲而言，云存儲最大的優勢在于，將各自獨立單位存儲的檔案信息資源，通過網絡變為云存儲系統中的一個組成部分，從而實現多個檔案信息資源管理單位所存儲的檔案信息資源實現云端的網絡存儲與服務。在檔案信息資源管理工作中，如果將大量的檔案信息資源與云環境下的網絡云存儲技術相結合，就可以實現檔案信息資源的高速、海量、穩定、安全存儲，從而為云環境下檔案信息資源的網絡化服務提供基礎條件。云存儲還可以充分節約本地的檔案信息資源存儲空間，從理論上講可以利用互聯網云環境下無限容量的云存儲空間，進行檔案信息資源的短期存儲、中期存儲、長期存儲或永久存儲。由于云終端是迄今為止最為經濟、安全的計算機網絡解決方案，檔案信息資源數據保存在具有專業安全人員保護的云環境中，黑客常用的傳統用戶終端攻擊會失去威脅。因此，云環境下檔案信息資源的集中化管理更容易升級安全保護措施，安全性也更高。

1.2檔案信息資源網絡存儲的意義

在檔案信息資源管理機構所建設和擁有的各種不同類型和數量巨大的檔案信息資源中，并非所有的檔案信息資源都需要予以存儲，需要根據其客觀利用需求為依據，既要考慮其現實利用的價值，更要兼顧其長遠的歷史保存價值和參考利用價值。按照檔案信息資源管理工作中有關檔案信息資源保存期限的規定，檔案信息資源的保存期限可分為無限期的永久保存、16一50年的長期保存和15年以下的短期保存3種。而如會計檔案信息資源的保存期限則分為永久和定期兩大類，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5個時間檔次。對于具有永久保存價值和長期保存價值的檔案信息資源，為了便于其內在價值可以得到長期地可持續性地有效挖掘、充分研究和開發利用，實現其價值的保值甚至增值，需要在特別安全的措施下予以存儲，而云環境下的網絡存儲即可達到這一目標。在云環境下檔案信息資源的網絡存儲，既包括永久性、長期性、短期性和臨時性不同時間期限的存儲，也包括保密性和共享性不同限制級別的存儲，還包括本地和外地不同地域范圍內的存儲。在實際的檔案信息資源網絡存儲過程中，存在著各種不同類型的存儲方式，其中就有利用互聯網開放存取模式下的網絡開放存儲方式，這也是幾乎零成本的檔案信息資源網絡存儲方式。因此，研究和探討云環境下檔案信息資源網絡存儲的各種方式具有十分重要的現實意義。

2云環境下檔案資源的網絡存儲方式

2.1利用檔案資源網站進行網絡存儲

對于數量巨大的原始檔案信息資源，檔案管理部門可直接利用云環境下的檔案信息資源網站的服務器，相當于代替該部門進行原始檔案信息資源的網絡存儲。利用這種原始檔案資源網站服務器網絡存儲的最大優勢，是可以完全不占用本地計算機的存儲空間。其次，由于檔案信息資源網站所收錄的檔案信息資源數據，無論在其更新頻率、服務范圍、文獻類型、文獻數量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，檔案信息資源的內在質量可以得到充分的保證。另外，檔案信息資源網站由于建設專業化程度較強，因此也可以為用戶提供更加良好的檔案信息資源利用服務。網絡存儲方式在非云環境下，可能會受到檔案信息資源網站穩定性的影響，這樣一來，可能會給那些該網站獨有的檔案信息資源造成無法彌補的損失。而這種情況在云環境下將不復存在，由于所有的檔案信息資源都被存儲在具有安全保障的網絡公共云服務器上，在巨大的網絡存儲空間中，檔案信息資源會越來越豐富。

2.2利用網絡硬盤進行網絡存儲

網絡硬盤簡稱網盤，是一些網絡公司推出的網絡在線信息資源存儲服務，向用戶提供包括檔案信息資源在內的各種文獻信息資源的存儲、備份、訪問、共享等文件管理功能，使用起來十分方便，相當于設置在網絡上的移動硬盤。網絡硬盤的原理是網絡公司將其網絡服務器的硬盤或硬盤陣列中的一部分容量，分享給包括注冊用戶使用。隨著具有網絡存儲功能服務網站的出現和快速發展，網絡硬盤逐漸成為檔案信息資源進行網絡存儲的重要工具。而具有云存儲功能的網絡硬盤的快速發展，又使得網絡硬盤的存儲空間容量記錄也在不斷被刷新。如目前提供初始存儲容量最大的網絡硬盤是“速度盤”，其初始免費永久開放存儲空間的容量為5OOGB，單個文件容量可達ZGB，并可以實現批量巨傳存儲。再如作為云存儲網絡硬盤之.的“115網盤”，單個文件容量可達SGB，目前已經存儲的信息資源容量已經高達145PB，文件數量達到17億件的海量數據。因此，網絡硬盤成為云存儲檔案信息資源的重要工具，特別適用于進行大容量和需要永久存儲的珍貴或重要的檔案信息資源的網絡存儲。檔案管理機構也可以把網絡硬盤看作置于網絡云端上的移動硬盤，無論是在單位或在其他任何地方，只要可以連接到互聯網，就可以管理、下載或巨傳檔案信息資源到網絡硬盤中，而不需要隨身攜帶，更不怕丟失資源。目前，可用于檔案信息資源網絡存儲的網絡硬盤網站已有不少，可供用戶選擇利用。

2.3利用同步盤進行網絡同步存儲

檔案儲存管理范文2

[中圖分類號]R19[文獻標識碼]C[文章編號]1673-7210（2007）07（a）-155-02

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。醫院檔案資料是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要的參考價值。但是，在當前醫院檔案管理工作中，普遍存在著資料歸檔不系統，歸檔資料不完整、連續性差等現象，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的開展，對醫院整體水平的提高產生了不利影響。

1 醫院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理格局混亂，管理機構職能不明確

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，形成一個單位多部門管理檔案的格局。

1.2檔案管理制度不健全，檢查考核不落實

在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。

1.3 檔案意識淡薄，檔案資料收集不全

很多醫院著重收集各種紅頭文件，忽略了其他方面的檔案信息，如醫務活動中形成的各種資料、學術活動的情況報告、發表的各種論文和進行的科研課題等，因此，許多醫院的檔案資料零星不全，不能真實準確地反映歷史；另一方面許多從事醫院檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案知識了解不夠。各種原因導致醫院檔案工作者對檔案管理的責任心不強，使許多重要的檔案材料流失。

1.4 觀念落后，創新意識不強

由于檔案工作效益的滯后性，大多數檔案工作者認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，對遇到新情況、新問題胸中無數，不善于捕捉新信息，難以開創檔案工作的新局面。

1.5 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明

隨著社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。在醫院，檔案的范圍也從當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、影像檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.6 檔案管理不能與醫療業務建設同步規劃、同步發展

在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。

1.7 醫院檔案現代化管理手段應用較差

隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。另外，檔案管理者缺乏專業培訓，對電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應付能力。

2 提高醫院檔案管理水平的處理對策

2.1 完善機構，健全網絡

醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職、兼職檔案員，并成立醫院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開發利用等工作；同時，醫院應建立較為規范的各類檔案庫房，并指定專人管理。

2.2 制訂合理的檔案管理制度及相應的考核制度

首先，檔案室要建立完善的規章制度，以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康持續發展；其次，要建立有效的激勵機制和考核制度，將檔案管理與部門領導工作實績考核獎懲掛鉤，以促進檔案管理的規范化；并將檔案建設作為各科兼職檔案員的年度考核內容之一，以提高他們的工作熱情，促進檔案事業的完善發展。

2.3 加強檔案管理者的職業道德修養，增強責任心

檔案管理者的職責是維護檔案的完整與安全，應做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指檔案保管應完好無損，不因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對安全，不因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管應相對集中；不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查。

2.4 重視人才培養，提高人員素質

醫院檔案管理人員的專業知識普遍缺乏，如果再滿足于現有的知識水平，那么醫院檔案的現代化管理就會成為空談。因此，不但要對醫院檔案從業人員進行檔案管理現代化的知識培養，而且要提高檔案意識和法制觀念，同時作為醫院檔案的管理者，也要涉獵醫學書籍，懂得一些醫學常識，這樣在為臨床一線的醫、教、研服務時，會更加得心應手，有的放矢。

2.5 開發利用檔案資源，為醫院工作服務

檔案種類多，收集難度大，利用量大是醫院檔案工作的特點。這些檔案的歸檔時間、地點，各醫院的做法也不一致。不管何種形式，都應按照檔案工作標準化的要求、程序，及時、完整地收集，整理，立卷歸檔。大力開展檔案的編纂工作，編寫各種匯編材料，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，多角度多層次地為醫療、科研、教學、預防、管理服務。

2.6 掌握計算機操作的技能，建立信息網絡

作為新時代的檔案管理者，不僅要熟練掌握計算機應用的基本知識，還要學會建立各類檔案數據庫,提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務。將檔案內容分門別類輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優點，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的。

檔案儲存管理范文3

[關鍵詞]醫院檔案管理 存在的問題 對策

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）31-0172-01

醫院檔案的管理是醫院管理工作的重要內容之一。但在部分醫院，往往由于重視醫療質量和醫療技術的管理和提高，而勿略了檔案管理的重要性，使其未能充分發揮應有的作用。有鑒于此，筆者總結近年來的工作體會，試從病案、醫療設備檔案、醫院人事檔案等幾個方面管理中所存在的一些常見問題及應對的策略做一淺述，以供同道參考。

1 病案的管理

病案是記錄病人從入院到出院全過程的詳細醫療診治情況的書面記錄，它不僅是臨床醫療、科學研究和教學的重要工具，而且還是國家法律認可的法律文書，具有提供醫學法律依據的法定功效，同時還是醫療保險索賠的必要參考依據。

1.1 病案管理中存在的問題

1.1.1 領導的忽視及機構建設問題：主要體現在病案管理工作人員配置及工作環境等方面上。工作人員不足，則使病案管理工作質量難以保證，進而導致病案信息的準確率下降；工作環境差，則使得病案的存放和借閱均受到影響，致醫務人員經常將病案外借帶回，極易造成病案不能按期歸還，甚至丟失的惡果。

1.1.2 人員素質問題：由于病案管理人員的專業水平與管理能力的不足，不僅使病案管理的質量下降，而且也不能完全滿足服務對象的需求。同時，由于部分醫務人員自身的素質等問題，其書寫的病案質量低下，信息填寫不完整甚至失真等情況時有發生，使病案的實用性大打折扣。

1.1.3 管理問題：由于病案信息不能直接為醫院創造經濟效益，因而醫院領導會疏于管理，加之某些臨床醫務人員的責任心不強，必然會出現這樣或哪樣的問題，使得病案的真實性在醫療糾紛中往往受到質疑。

1.2 對策

1.2.1 強化領導的管理作用：領導的重視是搞好病案管理的關鍵。要建立由院長牽頭，業務院長具體負責，各相關科室主任參加的病案管理和質量檢查小組，定期對病案管理中發現的問題進行研討解決。要充分發揮病案管理委員會的基本職能，使病案管理工作能夠細化、量化、常態化，定期或隨時對病案規范化管理上存在問題進行認真分析，拿出一些切實可行的解決辦法供院領導參考。

1.2.2 改善服務環境，強化硬件建設：盡可能改善病案的存放和借閱環境，最大限度的減少病案遺漏或丟失，確保病案的完整性、連續性和可靠性。同時，要加大病案管理的硬件投入，積極應用計算機等現代化的信息管理系統，提高病案管理的水平和使用效率。

1.2.3 完善病案管理制度：醫院要制訂完善病案管理的各項規章制度，確保病案的歸檔、借閱等均有章可循，杜絕病案歸檔、借閱過程中的種種弊端，更好地實施病案規范管理工作，提高病案信息資源的對外服務質量。[1]

2 人事技術檔案管理

人事技術檔案是單位在管理所屬人員時形成的以每個人為單位而集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面考察了解、正確評價和使用人材的重要依據。

2.1 人事技術檔案管理中存在的問題

2.1.1 管理制度和管理方式的相對落后 很多醫院不僅沒有嚴格的人事技術檔案管理制度，而且在管理的方式和手段上仍十分落后，如沒有獨立的檔案室存放資料，沒有配置單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員仍一直采取手工編輯、檢索，致使人事技術檔案材料不能及時歸檔整理。

2.1.2 衛生專業技術檔案的缺失或不完整 衛生技術檔案包括專業技術人員的學歷、學位、繼續教育、進修、專業技術任職材料以及論文、專著、科研成果及各種獎罰資料等，這些資料對專業技術人員的管理、職稱晉升、干部選拔等方面都有十分重要的意義。然而，目前很多醫院尚未建立獨立的衛生專業技術檔案，或雖有建立，但收集歸檔的資料很不完善。[2]

2.2 對策

2.2.1 健全檔案管理制度，改變落后管理方式 要建立完善各種人事技術檔案管理的規章制度，增強服務意識，由被動服務向主動服務轉變，及時對人事技術檔案進行補充、收集、更新，同時，要引進現代化技術和設備進行管理，建立人事技術檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事技術檔案資源的合理配置和利用。

2.2.1 建立健全衛生專業技術檔案 衛生專業技術檔案的建立是醫院檔案管理區別于其它單位檔案管理的特點之一，是醫院檔案管理的重要環節。因此，不僅要建立衛生專業技術檔案，而且一定要保證衛生專業技術檔案的全面性、完整性及時效性，進而為醫院在管理、選拔、使用衛生專業技術人員時提供準確及時的信息。

3 醫療設備檔案的管理

醫療設備檔案管理，是指醫療設備在申請、論證、購買到臨床使用、維修養護、報廢的全過程中所產生的各種載體資料的收集、歸納、存貯，它包括各種文字圖紙資料以及照片、光碟、軟件等等。

3.1 醫療設備檔案管理工作存在的問題

3.1.1 歸檔內容的缺失或不完整 由于部分醫院設備科管理人員責任心不強，不能積極主動的與相關設備使用科室進行積極溝通和了解，沒能及時的收集和掌握到相應資料，因而造成歸檔內容的缺失或不完整。

3.1.2 管理手段的滯后 部分醫院不僅沒有配置電腦等現代化的信息收錄設備，甚至還采用原始的手工操作等方法進行醫療設備相關信息的收錄，嚴重制約了醫療設備檔案的管理及使用價值。

3.1.3 檔案使用率不高，使用價值低下 由于醫療設備檔案歸檔的內容不完整，導致其使用率不高，如在設備的購置、更新、維修等方面，因沒有充分的參考利用已有醫療設備檔案，往往導致一些決策性的失誤，帶來不必要的經濟損失，甚至出現重復購置等情況，不僅沒能為臨床提供有效的服務功能，而且還造成了很大的浪費。

3.2 對策

3.2.1 強化歸檔內容的完整性 為保證醫療設備檔案的齊全、準確，必須將設備檔案資料的收集工作與設備的購置管理、設備驗收、安裝調試管理、設備使用管理及設備檢修管理等工作同步進行方可。

3.2.2 加強硬件配置，充分運用現代信息化管理手段 應在盡可能的條件下，對醫院現有的各種醫療設備檔案資料進行智能化管理，淘汰落后的手工操做，進而保證設備檔案資料的完整性、可靠性及時效性，使設備檔案管理水平不斷的得以提高。

3.2.3 充分發揮檔案的使用效率，提高其使用價值 應充分認識到醫療設備檔案在醫療設備論證、購置、使用、維修及醫、教、研等方面的重要作用，不斷提高其使用的效率，進而使其利用價值達到最大化，更好的服務于臨床的需要。

總之，醫院檔案管理是醫院管理的一個十分重要的內容，特別是病案管理、人事檔案的管理及醫療設備檔案的管理等，更是醫院各項管理工作中不可短缺的一個重環節，要不斷提高對醫院檔案管理重要性的認識，健全檔案管理制度，建立現代化的信息管理模式，通過多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，滿足醫療、教學、科研工作的需要，實現檔案信息資源的共享，進而使檔案信息資源在醫院現代化發展過程中發揮更大的作用。

參考文獻

檔案儲存管理范文4

一、加強事業單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于事業單位干部的任免

人事檔案記錄了一個人的學歷、經歷、獎懲、職稱等一系列情況，規范、完整的人事檔案資料有利于事業單位及時調閱，選賢任用。

（二）有利于變革人事檔案管理方式

事業單位人事檔案管理依然采用封閉、保密模式。人事檔案資源的查閱需要層層審批，人事檔案利用率極低。加強事業單位人事檔案管理，有利于其管理方式與時俱進，比如引進專門檔案管理軟件，實現檔案管理信息化，以提高檔案查閱效率及使用率。同時，還可以對檔案分級進行管理，采用半開放式管理模式，即對于一般的檔案資料在信息平臺予與公開，方便相關部門調閱使用。

二、事業單位人事檔案管理中存在的問題

在各級領導的重視下，事業單位人事檔案管理工作在實現辦公自動化、加強檔案真實性審核等方面取得了一些成績，但仍存在一些問題需要解決。如下：

（一）人事檔案管理制度不健全

目前，事業單位人事檔案管理制度還存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事檔案管理工作獎懲機制，人事檔案管理工作仍然采用大鍋飯的形式，責任不明確，對于檔案管理工作認真的員工沒有相應的獎勵，對于工作懈怠的員工也沒有懲罰，導致人事檔案管理人員工作積極性不高；第二，缺少檔案管理監督機制，檔案經檔案管理人員整理歸檔后，并沒有專門的監督小組，定期對檔案歸檔、整理、修復情況進行檢查，致使檔案胡亂堆放、丟檔的現象十分嚴重；第三。檔案管理制度執行不嚴格，雖然部分事業單位對于檔案收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等作了詳細的規定，但由于執行不嚴格，使檔案管理制度形同虛設。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高

人事檔案的信息化不是簡單簡單的將紙質檔案資料轉化為電子資料，而是需要引進專門的人事檔案管理軟件，對檔案資料進行分類別管理，以方便人事檔案的查閱，對比，為事業單位人才的選拔提供可靠依據。但是，事業單位由于檔案信息化管理起步較晚，加上紙質檔案資料數量龐大，人事檔案實現信息化管理還有一定難度。并且人事檔案屬于機密文件，由于事業單位尚未應用專門的檔案管理軟件，導致人事檔案信息化管理安全性能不高，也是阻礙人事檔案管理信息化進程的一個重要原因。

（三）人事檔案管理人員的專業水平不夠

由于以前事業單位對于檔案管理工作重視不夠，致使檔案室許多工作人員并非檔案專業出身，對于檔案管理的專業知識和基本技能不熟悉，在檔案管理工作中，問題檔案、破損檔案、丟失檔案的現象時有出現。而且部分檔案管理人員對于檔案的保密意識不強，隨意出借檔案，致使檔案造假分子有機可乘。另外，檔案管理信息化對檔案管理人員素質提出更高要求，而有些檔案管理人員由于知識、文化水平不夠，而對檔案管理信息化產生抵觸心理。所以，提高人事檔案管理人員的專業化水平迫在眉睫。

三、加強事業單位人事檔案管理的有效措施

針對事業單位人事檔案管理中存在的問題，現提出如下解決對策。

（一）借鑒經驗，完善人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度，是事業單位人事檔案管理工作順利開展的重要保證?，F階段，首先需要建立檔案管理工作獎懲機制，明確檔案管理人員的職責，轉變檔案管理大鍋飯局面，一旦檔案管理出現問題，可以追責到個人，避免相互推諉責任現象出現。其次，建立檔案管理監督機制，事業單位檔案管理部可以成立關門的檔案檢查小組，定期對檔案歸檔、檔案維護等情況進行抽查，做到問題早發現早處理，以提高人事檔案管理水平；最后，借鑒國外人事檔案管理經驗，例如美國適當開放的檔案管理制度，轉變現階段全封閉、保密的檔案管理模式，將檔案資料分級別適當開放，以提高檔案資料的利用率；另外，要重視人事檔案管理制度的落實，對于違反規定的檔案管理人員給予一定的懲罰。

（二）轉變檔案管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平

傳統的紙質檔案管理方式已不能滿足現代檔案管理要求，實現人事檔案信息化管理勢在必行。首先，事業單位要高度重視檔案管理信息化建設，給以資金上的支持，開發適合本單位使用的檔案管理軟件，并注重殺毒、保密等功能配置，在保證安全的前提下，實現人事檔案管理的信息化。其次，利用計算機等現代設備和先進技術，將檔案資料輸入管理系統，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，并及時、準確地傳輸人事信息，提高人事信息的時效性，方便上級部門和領導根據需要通過系統查閱有關內容，提高人事檔案管理工作的效率。最后，利用網絡技術創新人事檔案管理方式，將不屬于保密范圍的人事檔案信息在網絡上予以共享，以實現人事檔案信息共享，以最大限度實現人事檔案的價值。

檔案儲存管理范文5

關鍵詞：會計信息系統；企業會計信息系統；應用結構

中圖分類號：F23 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）35-0223-02

一、會計信息系統的含義與特點

會計信息系統是企業管理信息系統中一個面向價值信息的子系統，是對企業經營的會計資料及會計信息進行收集、分類、存儲、傳遞和報告，以輔助企業經營決策和管理控制的管理系統。該系統是利用信息處理技術對會計信息進行采集、儲存、處理和傳遞，完成會計核算任務，并能提供為進行會計管理、分析、決策所用的輔助信息的系統。其主要特點為集成性、自動性、實時性、復雜性、開放性。企業大量的數據是通過網絡從企業內外有關系統直接采集的，如證券監管部門、銀行部門、企業生產部門等，特別是企業外部的各個機構或部門，如會計師事務所、財政部門、稅務部門、銀行、證券監管部門等，可根據授權在線訪問，通過互聯網進入企業內部，直接調閱會計信息，實時溝通使會計信息系統由封閉走向開放，由數據的微觀處理逐步轉變為宏觀數據運作。

二、企業會計信息系統的功能結構

會計信息系統的功能結構是指會計信息系統由哪些具體的子系統構成，各子系統完成哪些基本財務會計工作以及各子系統之間的數據與控制關系。由于企業性質、行業特點、會計核算和管理的需求不同，會計信息系統所包含的內容并非完全一致，其子系統的劃分也不盡相同。就工業企業而言，會計信息系統一般由三大系統組成：（1）財務系統。主要完成會計核算及管理業務，具體包括總賬系統、應收款管理、應付款管理、薪酬管理、固定資產管理、存貨核算、成本管理、資金管理、報表管理等。（2）供應鏈系統。主要完成供應鏈業務環節中的計劃編制、業務核算、業務管理等，具體包括采購管理、庫存管理、銷售管理等。（3）管理決策系統。主要是輔助提供財務分析信息，輔助決策信息等，具體包括財務分析系統、績效評價系統、決策支持系統。

三、會計信息系統的數據關系

會計信息系統是以總賬系統為核心的，其他各子系統的數據處理都是圍繞總賬系統展開的。各子系統的數據關系表現如下：（1）總賬系統與薪酬管理之間的數據聯系。總賬系統的初始化設置數據，如會計科目檔案、部門檔案、職員檔案等，與薪酬管理可以共享。會計科目檔案在總賬系統中設置后，在薪酬管理中就不必重復設置；部門檔案、職員檔案在薪酬管理中設置后，在總賬系統中就不必重復設置。在薪酬管理中進行薪酬業務處理完畢后，各項薪酬費用的分配及其相關費用的代扣、提列，可以通過相應的轉賬憑證傳送到總賬系統中，不必手工填制與薪酬相關業務的記賬憑證。（2）總賬系統與固定資產管理之間的數據聯系?？傎~系統與固定資產管理可以共享會計科目、部門檔案、固定資產期初余額等初始設置數據。固定資產管理的日常業務處理中所產生的業務數據，如固定資產增加、固定資產減少或固定資產的其他變動方式所產生的固定資產變動數據，可以生成相應的轉賬憑證傳遞到總賬系統中；月末固定資產折舊費用的計提與分配數據，也可以生成相應的轉賬憑證直接傳遞到總賬系統中。（3）總賬系統與采購管理、庫存管理、存貨核算和應付款管理之間的數據聯系?？傎~系統與采購管理、庫存管理、存貨核算和應付款管理可以共享會計科目、部門檔案、供應商檔案、存貨檔案等初始設置數據。采購管理中輸入采購入庫單和采購發票，采購入庫單經過庫存管理的審核，傳遞到存貨核算中匯總記賬，存貨核算將入庫材料或商品的匯總數據生成轉賬憑證傳遞到總賬系統。采購發票經過應付款管理審核，進行采購結算，生成付款憑證或轉賬憑證傳遞到總賬系統。（4）總賬系統與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應收款管理之間的數據聯系?？傎~系統與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應收款管理可以共享會計科目、部門檔案、客戶檔案、存貨檔案等初始設置數據。銷售管理中輸入銷售出庫單和銷售發票，銷售出庫單經過庫存管理的審核，傳遞到存貨核算中匯總記賬，存貨核算將出庫匯總數據生成轉賬憑證傳遞到總賬系統。銷售發票經過應收款管理審核，進行銷售結算，生成收款憑證或轉賬憑證傳遞到總賬系統。（5）總賬系統與成本管理之間的數據聯系?？傎~系統與成本管理可以共享會計科目、部門檔案、項目檔案、產品檔案等初始設置數據，各產品的主要成本管理數據均來自于相關子系統，如直接人工費來自于薪酬管理，直接材料費來自于存貨核算，制造費用來自于固定資產管理、總賬系統、存貨核算，成本管理的處理結果以轉賬憑證的方式傳遞到總賬系統。（6）報表管理與各子系統之間的數據聯系。報表管理的功能是將會計信息系統中各相關子系統的會計數據進行收集和整理，并以報表文件的形式反映會計主體的財務狀況和經營成果。為實現報表編制功能，系統要求操作人員事先定義報表的取數函數與取數公式，通過取數函數、取數公式可以從各子系統中讀取數據，并生成會計報表。

四、企業會計信息系統的應用結構

1.財務應用結構。以財務核算為中心的企業，一般采用財務應用模式。這種企業的會計業務以會計核算為中心，強調與往來單位應收、應付款項核算；企業員工薪酬一般實行由銀行且由企業代扣個人所得稅；固定資產實現專項管理，要求自動計提折舊并編制折舊費用轉賬憑證；企業管理部門可以實時監控本單位內部的經營管理狀況、計劃執行情況和經濟效益；期末要向上級部門和稅務機關上報有關會計報表。為了滿足上述會計業務處理需求，在構建會計信息系統的應用結構上一般可以組合為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 資金管理 + 報表管理 + 財務分析。

2.工業應用結構。工業企業是從事生產經營的社會經濟組織，其特點是生產經營主要由供應、生產、銷售3個有機聯系的環節組成，突出特點是有加工、生產這一環節，企業通過再生產來實現利潤。在企業的再生產過程中，企業從貨幣資金形態開始，依次通過采購、生產、銷售3個階段來實現貨幣資金的增值。因此，工業企業會計不僅包含會計核算，還包含在生產過程中對產品實行成本控制管理以及最后階段對產品的銷售管理。為了滿足工業企業的會計業務處理需求，在構建會計信息系統的應用結構上有兩個方案供選用：一是基本應用結構，主要側重于對工業企業資金流的核算和管理，結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 報表管理；二是擴展應用結構，不僅對工業企業的資金流進行核算和管理，而且對部分物流也進行有關核算和管理，其具體結構表現為總賬模塊 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 成本管理 + 資金管理 + 報表管理 + 管理決策。

3.商業應用結構。商業企業是以盈利為目的從事商品流通經營的經濟組織。其業務特點是：批發與零售兼營，商品一般需按批次管理；有受托代銷業務，各部門單獨核算各項費用；一般須按商品品種大類統計有關購銷存數據；須按供應商來統計進貨數量與應付款項，按銷售客戶統計銷售數量與應收款項；期末編制會計報表并將有關報表報送上級主管部門。隨著計算機網絡技術在商業領域的廣泛滲透和應用，商業企業面臨著重組和再造的重大挑戰，許多跨地區的大型商貿集團、超級零售商店、連鎖店等應運而生。這些都對商業企業會計信息系統提出了新的要求。與工業企業相類似，商業企業也有兩種應用結構可供選擇：一是基本應用結構，主要側重于對商業企業的資金流實現核算和管理以及對商品物流的簡單管理，其結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 報表管理。二是擴展應用結構，主要側重于對商業企業進銷存業務實現一體化集成管理并在業務發生過程加強對資金流的核算與管理，其應用結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 成本管理 + 資金管理 + 報表管理 + 管理決策。

4.集團應用結構。隨著市場經濟的發展，企業集團日益呈現出資產規模大、資本鏈條長、管理跨度寬、地域分布廣的發展趨勢。由于企業集團組建的原動力、組建的直接目的、組建的形式不同，企業集團可以大致劃分為控股型企業集團、產業型企業集團、管理型企業集團3種類型。控股型企業集團財務實行分權管理，財務分別核算，母公司對子公司的財務控制力度低，只要求子公司定期傳遞會計報表；產業型企業集團財務實行集權管理，統一會計核算，實時掌握控制子公司的經營，強調資金的集中管理；管理型企業集團采用集權和分權管理并存的管理特征。集團企業在構建會計信息系統的應用結構上可以從兩端來考慮：一是從母公司而言，主要側重為企業集團提供全面的解決方案，其應用結構表現為總賬模塊 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 集團資金管理 + 集團財務分析 + 集團績效評價 + 集團成本管理 + 集團合并報表。二是從子公司而言，其應用結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 成本管理 + 報表管理 + 財務分析。

上述集團應用結構主要考慮的是工業類的集團企業，至于商業集團企業的應用結構，可以參照商業應用結構以及集團應用結構相結合得出。

參考文獻：

[1] 魏延玲.企業會計信息化平臺構建研究[J].科技導報，2012，（28）.

檔案儲存管理范文6

1.傳統管理模式遺留下來的超期保管的會計檔案年代跨度長，累積量大，采取分散(粗放)管理，優劣不分，造成資源占用和浪費，檔案保管狀況令人堪憂，急待清理消化。

2.銀行會計檔案集約化和電子化處理工作主要集中于業務運營檔案管理方面，而對銀行內部財務會計檔案管理等方面推進明顯滯后，仍采用傳統做法，使電子化整體效應難以充分發揮。

3.實行實物會計檔案集中存管后，統籌規劃和提質增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數字化補錄、集中存管紙質檔案的到期鑒定銷毀和新舊檔案更新優化，以及檔案管理系統提供必要技術支持等問題，都需要予先考慮安排。

4.在實現不同載體的會計檔案以電子檔案為主，紙質檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認，其直接關乎銀行會計檔案存管發展取向和管理成本問題。（目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數量龐大的紙質會計檔案，且增長迅速，而其利用率很低，且越來越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對銀行來說已構成不小的成本負擔。）

5.對銀行后臺檔案作業實行第三方服務外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實現不同資源優化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個不容忽視的問題。

6.會計憑證的鑒定銷毀標準單一，只考慮業務價值，而忽略歷史價值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

二、轉型中銀行會計檔案管理優化的對策與思考

1.對數字化前歷史積存會計檔案進行整體優化瘦身。最直接、最有效的方法就是開展檔案的鑒定銷毀工作。這項工作以前也開展過，但不是每家銀行機構都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現象普遍存在。銀行歷史會計檔案不能夠及時鑒定銷毀的主要原因，概括起來說：就是沒有樹立正確的檔案觀，沒有明確的工作目標和建立必要的檔案管理責任制，具體業務指導沒跟上，才使“畏難求穩”、“無事無責”的錯誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時機。因此，在轉型中，必須對癥下藥，加快對沉淀、超期保管的歷史檔案進行去庫存化，達到優化庫存和輕裝上陣的目的。對在去庫存化中，保留下來的、有繼續保存價值的歷史檔案，須經數字化處理后納入檔案系統管理，其實物檔案則采取集中存管，實現新老檔案合并管理。

2.加快銀行內部財務管理系統的建設，推進其電子化進程。要建立統一的銀行內部財務檔案管理系統，實行分級授權管理。對各級銀行機構的內部財務會計核算資料，均須轉換成電子數據納入管理系統處理，并由系統自動生成為電子檔案保管，實現綜合利用。其原始資料則由產生機構按紙質檔案管理模式統一進行處理，從而實現全部會計檔案的電子化管理和有效銜接，充分發揮系統整體綜合效應。

3．科學規劃，提高檔案集約化科學管理水平。實物會計檔案集中存管的核心是降低管理成本，實現規模效應。因此，在檔案庫建設規劃時，須對檔案形成、分布、數量及保管期限進行預測分析和成本核算（目前，銀行集中入庫的檔案主要是15年和永久兩個期限），要考慮庫房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉使用等因素，合理規劃確定庫房位址、建設面積和檔案存放劃區。庫房建設要符合檔案保管要求，并根據檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對永久保管的檔案，可按較高標準建設和管理；會計憑證則采取?；荆瑵M足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫房檔案管理的各項規章制度，提高檔案科學化管理水平。

4.改進對新到期檔案的鑒定銷毀工作方式。一是建立檔案管理責任制，把新到期檔案鑒定銷毀工作納入目標管理考核內容。上級行和檔案行政管理部門要加強對檔案業務的具體指導，通過專業培訓等形式提高涉檔管理人員的業務知識水平和工作能力，為開展鑒定銷毀工作奠定基礎。檔案鑒定銷毀工作須嚴格按照檔案管理規程組織實施，落實計劃、審批和監督等措施，確保工作有序規范進行，實現庫管檔案到期正常輪替周轉，提高庫房使用效率。二是構建檔案管理系統技術支撐平臺。為減輕檔案鑒定銷毀工作壓力，必須將檔案管理先進理念導入系統（前端）管理控制中。在新業務推出時，凡涉及會計核算資料的，都應先與會計部門溝通，對其名稱、用途、性質、歸檔范圍及保管期限等信息進行界定，詳列明細，納入系統控制管理，并提供會計信息的電子閱讀和打印。對涉及債權債務、借貸關系的交易事項，須建立系統邏輯關系模型，實行跟蹤管理和有效對接，提供銀行債權債務管理支持。在檔案到期鑒定時，通過向系統輸入到期檔案鑒定范圍信息，計算機就可依據事先設定條件進行自動搜索篩選，提交未了結債權債務檔案信息（如業務發生時間、機構、網點、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實物會計檔案清分、存毀工作的重要依據，從而破解以往銀行會計檔案銷毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進銀行會計檔案電子存檔合法化?！耙噪娮訖n案為主，紙質檔案為輔”是現代銀行會計檔案管理的主要形式，即充分發揮電子檔案在銀行會計檔案管理利用中的主導作用，同時，為滿足司法需要保留紙檔。現行銀行會計檔案保管期限按《銀行會計檔案管理辦法》規定分為3年、5年、15年和永久四檔，但在執行中，各行都明確規定：“同一會計檔案采用不同介質保存的，應以電子檔案為主，紙質檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會計檔案可不再打印，統一納入會計檔案管理系統或采用其他磁性介質儲存和查詢。”這樣，3年、5年期限的電子會計檔案已不再打印和保留紙質存檔。實現會計檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質檔案的保管已成一種趨勢?！稒n案法》第二十一條規定“：各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力?！边@為確認銀行電子檔案的法律地位提供了政策依據。為適應銀行會計檔案的電子歸檔需要，建議國家有關部門加快推進銀行會計檔案制度的改革，研究制定對電子文件真實性、完整性確認的方法及相應法定確認程序，通過法定途徑，實現銀行會計檔案電子存檔合法化。

6.切實加強第三方服務外包的管理。一要嚴把準入標準。銀行機構應該選擇具有相關主管部門認可認證資質的第三方服務外包商，以避免服務外包政策風險。二要簽署保密協議。銀行機構應該與第三方服務外包商簽署保密協議，明確雙方的權利、義務和法律責任，防范會計檔案信息外泄。三要加強風險管控。業務外包不是管理外包和風險外包，銀行機構要加強對外包業務的管理，建立和健全服務外包管理規章制度，對關鍵崗位、部位做到現場有人員把關，落實全程監控措施，切實防范業務風險。