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檔案管理特點(diǎn)范文1

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；特點(diǎn)；問題

事業(yè)單位是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要力量，在推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展上發(fā)揮著重大作用，其中，人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位人事工作有著直接影響。首先，人事檔案管理管理工作要負(fù)責(zé)管理人才資源信息；其次，人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據(jù)。然而，當(dāng)前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題，具體如下：

一、人事檔案管理工作的主要特征

(一)現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)重要工作，主要作用是為事業(yè)單位人事管理提供重要的管理依據(jù)。比如，提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內(nèi)容，便于事業(yè)單位全面了解與考察個(gè)人情況。事業(yè)單位只有在全面了解個(gè)人情況后，才能夠進(jìn)一步客觀的、合理的對(duì)個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行分析，既實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人內(nèi)在潛能的發(fā)掘，又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。

(二)機(jī)密性特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案工作的主要特點(diǎn)是保密性強(qiáng)，為此，事業(yè)單位開展人事檔案管理工作之中，務(wù)必要嚴(yán)格的執(zhí)行保密制度，要切實(shí)保證人事檔案管理工作機(jī)密性，避免出現(xiàn)機(jī)密泄露的問題，最大程度的減少事業(yè)單位的損失。

(三)真實(shí)性特點(diǎn)

真實(shí)性是對(duì)人事檔案資料的基本要求，只有保障了人事檔案資料的真實(shí)性，才能夠準(zhǔn)確的反映出人才的經(jīng)歷。為此，作為檔案管理工作人員，要認(rèn)真細(xì)致的做好自身的工作，對(duì)資料的整理與鑒別務(wù)必要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)保證材料具有足夠的真實(shí)性與權(quán)威性，嚴(yán)厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。

(四)動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)

人事檔案資料主要是對(duì)當(dāng)事人經(jīng)歷的記錄，為此，在當(dāng)事人的經(jīng)歷發(fā)生變化時(shí)，要相應(yīng)的對(duì)人事檔案資料做出調(diào)整與更新。為此，對(duì)于人事檔案管理工作的開展，要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化的原則，實(shí)時(shí)更新人事檔案資料，確保能夠充分發(fā)揮人事檔案資料作用。

二、事業(yè)單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題

(一)完善相關(guān)制度，明確崗位職責(zé)

為了保障人事檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)重視完善相關(guān)制度，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足于自身發(fā)展情況，根據(jù)調(diào)查的結(jié)果，改進(jìn)工作方式并建立規(guī)范化制度。除此之外，事業(yè)單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作，落實(shí)清理與鑒定人事檔案工作，充分發(fā)揮自身服務(wù)職能。

(二)構(gòu)建完善的管理組織體系

在事業(yè)單位的整體檔案管理工作中，人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此，針對(duì)于人事檔案管理工作，事業(yè)單位要合理分配管理責(zé)任與權(quán)限，采用統(tǒng)一化管理模式，既可以有效提升人事檔案管理質(zhì)量與效率，而且可以節(jié)約人事檔案管理成本，促進(jìn)信息容量的提升，保障檔案信息管理工作全面性。通過構(gòu)建一體化的管理組織體系，可以提升人事檔案管理工作地位，使其獲得多方面的支持與配合。

(三)改進(jìn)人事檔案工作方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作忽視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，既無法提升檔案查閱與利用的效率，又加大了檔案管理的壓力，無法滿足如今檔案管理工作需要。因此，針對(duì)于這一問題，事業(yè)單位應(yīng)加快改進(jìn)檔案管理方式，采用新型的檔案管理方式，推進(jìn)檔案管理工作效率提升，促進(jìn)自身的服務(wù)職能的提升。

(四)加大開發(fā)檔案資料的力度

人事檔案管理工作要充分考慮事業(yè)單位發(fā)展需要，做好收集各種人事檔案資源的工作，不斷的充實(shí)檔案的內(nèi)容。然而，就傳統(tǒng)檔案資料內(nèi)容來看，其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績等方面材料，無法有效反映與體現(xiàn)人才實(shí)際情況。此外，為了提升檔案信息時(shí)效性，人事檔案管理工作中要融入動(dòng)態(tài)化管理思想，為事業(yè)單位進(jìn)行人才考察、選拔與培養(yǎng)等工作提供重要參考依據(jù)。

(五)建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

管理人員作為人事檔案管理工作主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其個(gè)人素質(zhì)高低直接影響著工作質(zhì)量。為此，高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保障人事檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)。因此，作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且要擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員在平時(shí)工作生活中要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面的了解先進(jìn)的管理思想與技術(shù)，并且積極采取科學(xué)的管理方式。此外，事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員參與組織建設(shè)與思想作風(fēng)活動(dòng)，強(qiáng)化全體人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作人員的作用，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)落實(shí)。

(六)加強(qiáng)信息化的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理主要是補(bǔ)充人事檔案管理，避免由于信息癱瘓而造成檔案數(shù)據(jù)的損壞，然而，在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理要加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此，有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化建設(shè)，建立起完善的檔案信息平臺(tái)，提高信息平臺(tái)的管理功能，在符合檔案數(shù)據(jù)信息共享同時(shí)，確保各個(gè)部門具有不同的操作權(quán)限。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化平臺(tái)維護(hù)，促進(jìn)信息化管理水平的提升。

三、結(jié)語

總而言之，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作的多元化發(fā)展趨勢(shì)愈加明顯。為此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的改革，采用開放化與社會(huì)化的發(fā)展思想，充分的發(fā)揮出人事檔案自身的服務(wù)功能，從而推進(jìn)事業(yè)單位健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慧.事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)與問題經(jīng)驗(yàn)談[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(7):102.

[2]金麗雙.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新問題淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015,12(19):189.

檔案管理特點(diǎn)范文2

【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

引言

在城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學(xué)的指導(dǎo)和有利的依據(jù)，因此養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內(nèi)容豐富，能夠更好的展現(xiàn)參保人的實(shí)際情況，屬于我國檔案資源的有機(jī)組成部分。在當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經(jīng)成為我國城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦部門的首要工作任務(wù)。

一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

1.事關(guān)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革進(jìn)程。隨著社會(huì)的進(jìn)步，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)正在實(shí)現(xiàn)全國并軌，在推行的過程中，養(yǎng)老保險(xiǎn)制度根據(jù)實(shí)際情況增加了很多切實(shí)符合人民利益的新內(nèi)容。鑒于中國社會(huì)的實(shí)際情況，所需要承擔(dān)起的社會(huì)系統(tǒng)的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個(gè)人的詳細(xì)信息，那么對(duì)整個(gè)保險(xiǎn)部門的工作都是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)，也促進(jìn)了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的進(jìn)一步改革。2.事關(guān)城鄉(xiāng)居民的切身利益。參保人自辦理參保手續(xù)開始再到退休之后享用養(yǎng)老保險(xiǎn)所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續(xù)。首先在辦理入保手續(xù)時(shí)，需要錄入詳細(xì)的個(gè)人信息，將其作為原始資料保存在個(gè)人信息檔案中，建立個(gè)人賬戶，之后所交的保險(xiǎn)費(fèi)都會(huì)將其劃到你的個(gè)人賬戶。新農(nóng)保制度和老農(nóng)保制度在進(jìn)行鏈接時(shí)，或者是居民和職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)過渡之時(shí)，需要辦理保險(xiǎn)關(guān)系和基金的轉(zhuǎn)移手續(xù)，其原始的個(gè)人檔案信息記錄是以后享受社會(huì)保險(xiǎn)福利的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.涉及面廣。我國作為世界上的人口大國，據(jù)第六次全國人口普查數(shù)據(jù)顯示我國有近50%的人口分布在農(nóng)村，還有龐大的城鎮(zhèn)居民，我國的城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)所囊括的群體異常龐大，相對(duì)于其他保險(xiǎn)其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險(xiǎn)費(fèi)，基金管理，保險(xiǎn)和基金轉(zhuǎn)移等等。整個(gè)業(yè)務(wù)檔案所涉及的信息繁冗復(fù)雜，數(shù)量龐大，包含方方面面的問題。2.變動(dòng)性大。農(nóng)村、城市的居民大都屬于城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)對(duì)象，這些對(duì)象基本都沒有固定工作，因此流動(dòng)性很大，戶籍也會(huì)隨著遷移而調(diào)動(dòng)。尤其是在城市規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，城市人口數(shù)量不斷增多，農(nóng)村人口向城市涌入的趨勢(shì)更加顯著，農(nóng)村勞動(dòng)力也大量向城市移動(dòng)，這些居民常年居住在城市，遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)，并且工作單位也經(jīng)常發(fā)生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案構(gòu)建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強(qiáng)。我國城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)要遵從保基本、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也必須要與其相適應(yīng)，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動(dòng)性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險(xiǎn)居民的信息、參保時(shí)限、待遇水平等內(nèi)容，這些都與參保人利益之間有密切聯(lián)系，同時(shí)也關(guān)系到黨的惠民政策是否能夠真正落實(shí)。

三、涉及城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的建議

1.建立和完善現(xiàn)有的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制。根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)操作流程的相關(guān)規(guī)定，要根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)際狀況和養(yǎng)老保險(xiǎn)的特點(diǎn)，建立健全城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機(jī)制，及時(shí)入檔，及時(shí)歸檔，切實(shí)做到信息資料的真實(shí)完整，完善制度中檔案管理工作人員的權(quán)利與義務(wù)，績效考核以及獎(jiǎng)懲制度，做到城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的程序化和規(guī)范化，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案能夠成為切實(shí)的為人民群眾謀福利的最好依據(jù)。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。想要檔案管理工作實(shí)現(xiàn)效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，督促其進(jìn)步，提升工作人員的整體素質(zhì)。相關(guān)部門可以舉辦專家講座，專業(yè)化培訓(xùn)等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內(nèi)容，工作流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，促進(jìn)我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，促進(jìn)自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強(qiáng)檔案管理人員工作的自主性和責(zé)任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，老齡化現(xiàn)象越加嚴(yán)重，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)工作量不斷增加，這也成為了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理從紙質(zhì)化向信息化管理過渡的關(guān)鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個(gè)人專業(yè)技能，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)軟件的使用方式，增強(qiáng)對(duì)電子信息文件的分類，歸檔，整理系統(tǒng)化管理力度，促使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作更加具有效率和質(zhì)量。結(jié)束語做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，能夠?yàn)槲覈青l(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進(jìn)和諧社會(huì)構(gòu)建。隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也呈現(xiàn)出了一些新的特點(diǎn)，本文對(duì)其相關(guān)管理對(duì)策進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理者提供一些建議和參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]高獅.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理[J].企業(yè)改革與管理,2016(16).

檔案管理特點(diǎn)范文3

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；特點(diǎn)；開發(fā)利用

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要?dú)v史記錄，是反映醫(yī)院行政管理，醫(yī)療護(hù)理管理，黨務(wù)管理等活動(dòng)的重要憑證，涵蓋著醫(yī)院中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料，會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項(xiàng)目、通告、通知等內(nèi)容，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價(jià)值，其管理更是一項(xiàng)十分重要的工作。

1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)?、種類多、綜合性強(qiáng)，基本反映了醫(yī)院各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)：

1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性

醫(yī)院檔案幾乎都是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級(jí)印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性， 業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性

醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實(shí)反映。因此，它所記述的內(nèi)容無疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性，如，醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度，醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。

1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對(duì)的保密性

檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)，相對(duì)保密性等特點(diǎn)，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。

1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性

醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時(shí)間內(nèi)某項(xiàng)工作（如醫(yī)院管理年活動(dòng)、醫(yī)療質(zhì)量萬里行活動(dòng)、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動(dòng)等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前，大部分醫(yī)院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2 醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用已為醫(yī)院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尤其重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。

2.1 實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)是做好開發(fā)利用的手段

檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實(shí)的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化也是順應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)展的必然要求。

2.2 規(guī)范管理制度是做好開發(fā)利用的前提

檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

2.3 完善檔案信息資源是做好開發(fā)利用的條件

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對(duì)文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對(duì)納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲(chǔ)藏的質(zhì)量。因此，要有針對(duì)性地拓寬有價(jià)值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲(chǔ)藏的檔案完整、有價(jià)值、可利用性。同時(shí)，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)是做好開發(fā)利用的保證

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性相對(duì)較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時(shí)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

檔案管理工作是一門專門的學(xué)問，尤其對(duì)于醫(yī)院來說更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼，細(xì)致之心，對(duì)每一道程序，每一個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度，在管理模式，人才隊(duì)伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實(shí)現(xiàn)歸口化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的憑證和依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]寧延美.淺談醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)與開發(fā)利用田[J].世界今日醫(yī)學(xué)雜志，2004，5（1）：68.

檔案管理特點(diǎn)范文4

關(guān)鍵詞：高校，檔案管理，對(duì)策

 

高校基建檔案是科技檔案的一個(gè)重要組成部分，自1993年國家教育委員會(huì)關(guān)于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》至今，高校檔案管理基本按照這兩個(gè)“藍(lán)本”執(zhí)行，而社會(huì)上檔案觀念的轉(zhuǎn)變、監(jiān)理制度的實(shí)施、對(duì)基建工程審計(jì)的加強(qiáng)，使基建檔案的特點(diǎn)與十幾年前相比有了很大變化，也導(dǎo)致目前基建檔案的庫存狀況存在一些不太合理的地方，所以基建檔案的歸檔范圍和保管期限亟須改進(jìn)。

基建檔案是指在基建管理和工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的，其價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的擴(kuò)建、新建；后勤服務(wù)中心對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理、危房鑒定、房產(chǎn)部門辦理房產(chǎn)證，以及工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面，由此可見基建檔案的重要性。

要更進(jìn)一步科學(xué)化地管理好基建檔案，必須充分認(rèn)識(shí)高校基建檔案的特點(diǎn)。

一、高?；n案的特點(diǎn)

目前高校投資主體多元化，多元化也必然帶來管理的多重性，從而增添了檔案管理工作的復(fù)雜性和社會(huì)性，對(duì)高?；n案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性都提出了更高地要求，而抓住基建檔案的特點(diǎn)，是高?；n案管理的關(guān)鍵所在。主要有以下七點(diǎn)：

①專業(yè)性，集中表現(xiàn)在基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專業(yè)特點(diǎn)。

②成套性，基建工程是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)科技文件。碩士論文，檔案管理。在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書、可行性分析報(bào)告、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘查、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂合同等全過程文件，要把整個(gè)工程的來龍去脈清楚顯現(xiàn)。

③現(xiàn)實(shí)性，是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其它文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，而是在較長時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

④廣泛性，檔案材料的來源十分廣泛，從工程項(xiàng)目建議書到竣工驗(yàn)收，檔案材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計(jì)部門論證設(shè)計(jì)、施工單位實(shí)施建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)督管理、質(zhì)監(jiān)部門質(zhì)量評(píng)定以及材料、設(shè)備供貨單位的合格證書、檢驗(yàn)報(bào)告等等都使基建檔案材料具備了廣泛性特點(diǎn)。

⑤復(fù)雜性，基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、供變電、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)有機(jī)地融合才能完成一個(gè)建筑單位工程，也帶來了專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

⑥龐大性，基本建設(shè)項(xiàng)目，由于投資規(guī)模往往較大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他技術(shù)活動(dòng)行程的檔案多。碩士論文，檔案管理。

二、高校檔案管理中普遍存在的問題

在實(shí)際管理中還存在諸多問題，比如施工圖紙的變更部分沒有重新繪制到竣工圖紙上；項(xiàng)目文件涉及單位多，收集不齊全；學(xué)校立卷制度不細(xì)致等等；從大方面講主要存在于三個(gè)方面：

①檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，由于思想認(rèn)識(shí)不足宣傳力度不夠，致使一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，能經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見。嚴(yán)重者還有管理人不交接、不存檔，“人在資料在，人換資料失”的現(xiàn)象。一般情況，高校僅能做到目錄級(jí)管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應(yīng)的材料和電子資料。具體材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫等不符合歸檔要求的材料。碩士論文，檔案管理。對(duì)于一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程等也普遍存在沒有及時(shí)記錄和編制準(zhǔn)確的資料、數(shù)據(jù)等竣工檔案。

②管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。碩士論文，檔案管理。雖然國家自1994年1月1日全面要求實(shí)施高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個(gè)部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。除此之外，在人員、設(shè)備經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，對(duì)專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，在這些需要經(jīng)費(fèi)支持的工作中，學(xué)校往往投入的專項(xiàng)費(fèi)用很少甚至沒有，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。

③ 缺乏檔案專業(yè)人員。目前大多數(shù)高校都在進(jìn)行“新校區(qū)”建設(shè)，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴(yán)重不足，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應(yīng)能在了解基建工作流程的基礎(chǔ)上，掌握文字信息處理技能和熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因?yàn)?ldquo;新校區(qū)”建設(shè)工程浩大，沒有相應(yīng)地信息化管理手段易導(dǎo)致資料的遺失，這一點(diǎn)普遍存在于建設(shè)單位和施工單位。

三、高校基建檔案管理的對(duì)策辦法

①制度要健全，約束機(jī)制要完善。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》細(xì)則實(shí)施是不夠的，要根據(jù)每個(gè)工程實(shí)際情況因地制宜，建立好符合學(xué)?；蛘呋ú块T特點(diǎn)的制度，它并不是按部就班。基建檔案是一項(xiàng)專業(yè)很強(qiáng)的工作，集科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、特定性于一體，力求完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。首先，要建立檔案管理組織結(jié)構(gòu)和明確崗位職責(zé)，不僅在校級(jí)有管理機(jī)構(gòu)，而且基建部門也應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)，兩者既有分工，又有合作。這樣才能提高檔案收集的準(zhǔn)確性，減少收檔人員工作強(qiáng)度。

②執(zhí)行要堅(jiān)決，歸檔管理要同步。碩士論文，檔案管理。在檔案管理工作中做到“有法可依，有法必依，違法必究”，這是做好基建檔案管理的關(guān)鍵。因此，要制定嚴(yán)格的檢查和交接制度。按章管理，能使基建檔案工作納入系統(tǒng)化、規(guī)范化的軌道?；n案資料主要是在建設(shè)過程中產(chǎn)生的，提高檔案的卷宗質(zhì)量，應(yīng)堅(jiān)持基建檔案“三納入”、“三同步”管理。在實(shí)際操作中，可以加入比如：每月技術(shù)例會(huì)檢查，重點(diǎn)工作歸咎；檔案管理部門參加成果鑒定，工程竣工驗(yàn)收，專家會(huì)談等活動(dòng)。做到邊施工邊整理，軟硬件同步進(jìn)行，保證竣工時(shí)，竣工檔案完整齊全，從而使歸檔工作得以順利進(jìn)行。

③領(lǐng)導(dǎo)觀念更新，硬件投入加大。搞好基建檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，領(lǐng)導(dǎo)實(shí)實(shí)在在的支持是搞好檔案管理的工作關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持，才能將基建檔案納入工作計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一管理，分配各科室工作，形成網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人。碩士論文，檔案管理。同時(shí)，逐步利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，提高學(xué)?；n案管理部門和立卷歸檔單位的工作效率，把繁重的組卷、調(diào)卷、抄寫卷內(nèi)目錄等手工操作中解脫出來，逐步變手工操作為方便快捷高效的辦公自動(dòng)化管理，添加必要的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等。

④多方協(xié)作，建立信息化管理制度流程。由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門、施工單位、監(jiān)理部門、質(zhì)檢部門等，因此需多方密切合作。為提高工作效率，必須進(jìn)行信息化管理，建立信息化管理制度。

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高?；ㄍ顿Y日益增大，建設(shè)工程也逐年增多，建設(shè)工程檔案管理也越來越復(fù)雜。因此在日后的工作中，要不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷創(chuàng)新，為學(xué)校基本建設(shè)做好重要的歷史記錄，適應(yīng)形勢(shì)，滿足學(xué)校的整體需求。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉梅.關(guān)于高校新校區(qū)基建檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中國科技信息,2007,(12)

檔案管理特點(diǎn)范文5

【關(guān)鍵詞】 電算化會(huì)計(jì)檔案； 特點(diǎn)； 注意問題

電算化會(huì)計(jì)檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

一是電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

二是電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲(chǔ)在軟盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲(chǔ)有效期等因素的影響很大，如果保存不當(dāng)容易遭到破壞。

三是電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。

四是電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。

五是電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容

（一）機(jī)制會(huì)計(jì)檔案

包括從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等其他類檔案。

（二）機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案

包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式與計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫。

（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案

包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)、存儲(chǔ)空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)；會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料。

三、對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制

（一）機(jī)制會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制

1.機(jī)制會(huì)計(jì)憑證類生成的管理控制。會(huì)計(jì)電算化操作員向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時(shí)做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計(jì)算機(jī)屏幕上直接對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進(jìn)行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時(shí)，復(fù)核機(jī)制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機(jī)制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管（兼任會(huì)計(jì)電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。

機(jī)制記賬憑證的編號(hào)應(yīng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)，應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說明斷號(hào)原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊(cè)科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2.機(jī)制會(huì)計(jì)賬簿類生成的管理控制?，F(xiàn)金日記賬每天在計(jì)算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫存，核對(duì)無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊(cè)，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管簽章后，與銀行對(duì)賬單一起保管。

總賬、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核后裝訂成冊(cè)，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬冊(cè)封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應(yīng)全部完成此項(xiàng)工作。當(dāng)然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿。

3.機(jī)制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類生成的管理控制。企業(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表和部分財(cái)務(wù)分析結(jié)果由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)符合《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時(shí)提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告時(shí)，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)完全一致。此外，由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)資料發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充打印，并同樣需要有關(guān)會(huì)計(jì)人員簽章。

（二）機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制

機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟(jì)的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級(jí)財(cái)政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案”。

目前，大多數(shù)會(huì)計(jì)電算化軟件主要支持計(jì)算機(jī)硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機(jī)硬盤備份外，同時(shí)還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時(shí)要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

對(duì)使用中的會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行修改、版本升級(jí)或計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備更換時(shí)，為保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不僅存有當(dāng)期的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認(rèn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級(jí)前的舊版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)。

盡管軟盤在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇?！稌?huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案”。現(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲(chǔ)量大、價(jià)格逐步下調(diào)的光盤備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而一些大型企業(yè)則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)異地實(shí)時(shí)備份，以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份有一個(gè)致命的缺陷：按規(guī)定，會(huì)計(jì)資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標(biāo)簽上手工簽章根本不能保證會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完善以及使用該備份進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會(huì)計(jì)信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。

四、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題：

（一）要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理

這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

（二）電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞

在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；二是對(duì)存放在存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所；三是對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí)，以便查找；四是對(duì)使用時(shí)間較長的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；五是對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會(huì)計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對(duì)備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí)，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

總之，財(cái)務(wù)電算化管理信息系統(tǒng)是企業(yè)基礎(chǔ)性的管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的重點(diǎn)，是企業(yè)管理信息化的核心，是企業(yè)特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)。電算化是以會(huì)計(jì)檔案管理、經(jīng)營控制、經(jīng)營決策為目的，與計(jì)算機(jī)技術(shù)良好的融合，掌握企業(yè)控制和管理活動(dòng)所需信息數(shù)據(jù)應(yīng)用流程，充分利用計(jì)算機(jī)快速提供信息能力和會(huì)計(jì)信息加工效率，為企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策提供滿意的服務(wù)。

檔案管理特點(diǎn)范文6

一、水利檔案的特點(diǎn)

水利檔案是水利部門在水利建設(shè)，管理等日?；顒?dòng)中形成的具有查考價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，除與其它專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)外，還有其固有的特點(diǎn)。

(一)內(nèi)容綜合性強(qiáng)

利工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜。在水利工程建設(shè)中往往會(huì)牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通訊、市政、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，再加上水利專業(yè)本身又與電力、機(jī)械、建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強(qiáng)的綜合性。它不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

(二)形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)

水利工作是人類改造自然的活動(dòng)，因此必然要受到自然規(guī)律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，如夏季防汛，遇旱抗旱，冬春季節(jié)開展全面歲修工程建設(shè)，農(nóng)田水利建設(shè)等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)，以及因防治洪澇災(zāi)害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時(shí)間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

(三)形成周期差異大

根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險(xiǎn)情隱患以及其它因素所確定的水利建設(shè)工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護(hù)坡工程以及面廣量大的農(nóng)田水利工程，通常僅需要幾個(gè)月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)，則需要幾年或更長的時(shí)間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應(yīng)工程建設(shè)中有關(guān)檔案的形成周期產(chǎn)生很大差異。

(四)文書與科技檔案相互滲透

水利工作實(shí)施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因此而形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。水利科技檔案工作是水利事業(yè)大局一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，占有舉足輕重的地位，它的主要對(duì)象是水利工程。因此，作為反映水利工程建設(shè)管理、開發(fā)成果的水利檔案，它有其自身的特性。許多文書不僅是檔案的前期活動(dòng)記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

二、水利事業(yè)單位檔案的管理

(一)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一件新生事物的產(chǎn)生，領(lǐng)導(dǎo)重視起到關(guān)鍵作用。首先，要提高基層水利單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識(shí)。其次，基層單位主管領(lǐng)導(dǎo)在日常工作活動(dòng)過程中，要監(jiān)督檔案員肩負(fù)起資料收集的責(zé)任。再次，在基層水利單位檔案升級(jí)活動(dòng)中，要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及時(shí)解決升級(jí)過程中所碰到的各種困難和問題。

(二)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

水利檔案工作內(nèi)容涉及到對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、鑒別、整理、保管和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，一些未從事過檔案工作的水利人員，必須接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案和檔案工作的基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握最基本的實(shí)際操作技能。

水利檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)對(duì)水利專業(yè)的相關(guān)知識(shí)有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。

(三)建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是把分散的檔案進(jìn)行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網(wǎng)絡(luò)的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時(shí)機(jī)構(gòu)及外部施工點(diǎn)，更不能疏漏；二是人員要精干，職責(zé)要明確；三是專、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理。

(四)實(shí)行文書、科技檔案一體化管理

從水利檔案相互滲透、相互交叉的特點(diǎn)及檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)來看，作為一個(gè)基層單位，文書檔案及科技檔案的嚴(yán)格劃分似五十分必要，除純屬黨政活動(dòng)、干部人事文件單獨(dú)立卷外，完全可以施行綜合性一體化管理。

(五)認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作

要充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，不只是簡單地整理好文件、圖表、聲像等資料，還需要做好檔案檢索工具的編制、檔案文獻(xiàn)的匯編以及檔案參考資料的編寫。此外，我們還要把檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，使檔案內(nèi)容能從繁雜的資料中匯編成檔案文獻(xiàn)和檔案參考資料，便于進(jìn)行查閱利用。

(六)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

隨著水利事業(yè)的發(fā)展，基層單位檔案數(shù)量也不斷增多，信息量不斷增大，如果一直采用手工書寫進(jìn)行檔案管理，則很難提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量，因此現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理已經(jīng)勢(shì)在必行。如縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可解決長期困擾檔案管理的圖紙問題。還如將有關(guān)檔案信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，不僅便于檢索、延長保存期和增加保密性，并可通過對(duì)比來選擇最佳水利施工方案，以達(dá)到節(jié)約人力和物力的目的。為此，要加大對(duì)檔案工作的投入，盡快配備必要的先進(jìn)設(shè)備，加快檔案管理現(xiàn)代化步伐。