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摘要：在高職院校的檔案管理中，學(xué)生學(xué)籍檔案是其中重要的一部分，它對(duì)學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)、管理以及畢業(yè)后的就業(yè)等方面都發(fā)揮著重要的作用。但是由于受高職院校辦學(xué)特點(diǎn)及人才培養(yǎng)模式的影響，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作還存在一些不足。基于此，本文針對(duì)高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和信息化的管理策略，以供相關(guān)人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案管理；管理策略

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)專(zhuān)業(yè)型技能人才的需求不斷加大，高職教育也在此背景下獲得了發(fā)展的機(jī)遇。所謂職業(yè)教育就是通過(guò)相關(guān)的技能培訓(xùn)使學(xué)生能夠掌握所需的理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能。“十一五”規(guī)劃綱要中也要求我國(guó)政府加大對(duì)職業(yè)教育的推進(jìn)，不斷加大對(duì)整個(gè)職業(yè)教育體系的資金投入，完善相應(yīng)的資源配置，促進(jìn)高職教育質(zhì)量的提升，為國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步輸送大量的技能型人才[1]。但隨著高職院校之間的合并教學(xué)，使得高職院校在學(xué)生管理工作中面臨著諸多問(wèn)題，特別是對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，急需高職院校檔案管理人員進(jìn)行深入研究和分析，進(jìn)而不斷提出完善策略。

一、高職院校學(xué)籍檔案管理中面臨的問(wèn)題

（一）學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范。高職院校在合并過(guò)程中受以往隸屬關(guān)系的影響，在辦學(xué)規(guī)模、管理方式以及學(xué)籍檔案管理等方面都表現(xiàn)出較大的差異性，管理質(zhì)量參差不齊。即便是未合并的高職院校也由于自身中專(zhuān)體制的影響，在學(xué)籍檔案管理中仍然沿用老套的管理方式，完全不能適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代社會(huì)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的要求[2]。特別是針對(duì)很多新建立的高職院校，由于各項(xiàng)工作的開(kāi)展處于起步階段，各個(gè)部門(mén)對(duì)自身職責(zé)還不夠明晰，學(xué)生學(xué)籍檔案管理又涉及學(xué)校檔案館、教務(wù)處以及學(xué)生處等多個(gè)部門(mén)，只有相互之間建立有效的聯(lián)系，管理才能專(zhuān)業(yè)化。但很多時(shí)候由于檔案管理人員對(duì)學(xué)籍檔案內(nèi)容填寫(xiě)不完整，導(dǎo)致很多學(xué)籍檔案沒(méi)有留下存根。很多學(xué)生在畢業(yè)后期學(xué)籍檔案已經(jīng)進(jìn)入個(gè)人檔案中，學(xué)校檔案館內(nèi)不能查詢(xún)到該學(xué)生的學(xué)籍檔案。可見(jiàn)，學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范化。

（二）學(xué)籍檔案建檔不夠?qū)I(yè)。高職院校在對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理前，都需要對(duì)學(xué)生的相關(guān)信息進(jìn)行錄入并建立專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案，但由于以往都是檔案管理人員憑借自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行建檔，難免會(huì)出現(xiàn)混亂的情況。同時(shí)，高職院校在成立初期會(huì)擴(kuò)大招生和擴(kuò)充專(zhuān)業(yè)，從而導(dǎo)致在此過(guò)程中獲取的學(xué)生學(xué)籍檔案資料不完整和學(xué)籍檔案建立不及時(shí)的問(wèn)題。此外，高職院校的教學(xué)目標(biāo)主要是培養(yǎng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需的專(zhuān)業(yè)型技能人才，在生源上并未有較大的要求，因而造成學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況較多，甚至出現(xiàn)一些學(xué)生無(wú)學(xué)籍的現(xiàn)象，進(jìn)而為高職院校管理學(xué)生學(xué)籍檔案工作加大了困難。高職院校針對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理一般都是由檔案管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，其在填寫(xiě)學(xué)籍資料時(shí)對(duì)紙張和書(shū)寫(xiě)不夠嚴(yán)格，造成在長(zhǎng)久的保存過(guò)程中出現(xiàn)字跡模糊和褪變，因而不能準(zhǔn)確識(shí)別學(xué)籍檔案內(nèi)容，造成學(xué)籍檔案建檔不夠?qū)I(yè)化。

（三）學(xué)籍檔案管理信息化程度低。檔案管理人員受思維定式的影響，在對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理過(guò)程中仍然采用傳統(tǒng)手工錄入和查詢(xún)的方式，進(jìn)而導(dǎo)致管理和利用效率較低。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)學(xué)籍檔案的管理也要求信息化和電子化。但是很多高職院校在對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案查詢(xún)時(shí)仍然采用檢索方式，從而耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。同時(shí)，高職院校對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理的關(guān)注度不高，設(shè)備投入不足，這也在一定程度上造成了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化水平不高。

二、加強(qiáng)高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的策略

（一）強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，提升管理規(guī)范化。學(xué)籍檔案關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生信息保存的完整性，因此高職院校要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性。首先，在聘用學(xué)籍檔案管理人員時(shí)，應(yīng)選擇具有較高政治素質(zhì)、較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力以及責(zé)任意識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員。其次，定期組織檔案管理人員參加學(xué)籍檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其熟知新時(shí)期學(xué)籍檔案管理的流程，進(jìn)而在日常管理中能夠始終以規(guī)范化的方式進(jìn)行管理。最后，通過(guò)建立選拔、考核和激勵(lì)措施，有效激發(fā)檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性，使其能夠以無(wú)私奉獻(xiàn)的精神做好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

（二）多方協(xié)調(diào)，促進(jìn)管理專(zhuān)業(yè)化。由于高職院校學(xué)籍檔案管理工作涉及到多個(gè)部門(mén)、多個(gè)人員，在具體開(kāi)展過(guò)程中就需要部門(mén)與部門(mén)之間、部門(mén)與人員之間、人員與人員之間建立良好的聯(lián)系，進(jìn)而形成協(xié)同合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)責(zé)任的清晰劃分，實(shí)現(xiàn)有效的管理新局面。對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案建立的過(guò)程，高職院校還應(yīng)結(jié)合學(xué)籍檔案管理辦法制定一套完善的檔案建立和管理體制，進(jìn)一步明確學(xué)生檔案建立需要完善的內(nèi)容。同時(shí)，要明確各個(gè)人員和部門(mén)的管理職責(zé)，并將其管理績(jī)效工作納入到年度考核中，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制激發(fā)人員的工作積極性。在此過(guò)程中高職院校還應(yīng)強(qiáng)化對(duì)相關(guān)設(shè)備的完善，促使學(xué)生檔案中的學(xué)籍信息、成績(jī)信息都能形成共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息的專(zhuān)業(yè)化管理。

（三）創(chuàng)新手段，實(shí)現(xiàn)管理信息化。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將其應(yīng)用于高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理人員可有效借助信息化管理工具和手段，并從學(xué)籍的建檔到管理的全過(guò)程有效體現(xiàn)出信息化的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)建立統(tǒng)一的學(xué)生學(xué)籍檔案信息平臺(tái)有效實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息的錄入、查詢(xún)和管理，這不僅可為學(xué)校節(jié)約資源也能提高檔案管理的效率。在推行檔案信息化管理的同時(shí)，也要注重將紙質(zhì)檔案進(jìn)行協(xié)同管理，做到雙重控制，以便在檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合進(jìn)行問(wèn)題分析，確保檔案管理的準(zhǔn)確性。同時(shí)，學(xué)生在畢業(yè)后只需在網(wǎng)上對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行登錄和下載，以節(jié)省檔案調(diào)取輾轉(zhuǎn)的時(shí)間。成績(jī)信息也可直接上傳至該平臺(tái)，學(xué)生只需登錄自己的學(xué)籍賬號(hào)及輸入密碼就能快速實(shí)現(xiàn)成績(jī)查詢(xún)，既減輕了檔案管理人員的工作量，也方便了學(xué)生對(duì)成績(jī)信息的查詢(xún)和檔案信息的調(diào)取。總之，在新時(shí)期高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作還處于摸索階段，并在發(fā)展過(guò)程中不斷面臨新問(wèn)題。因此，高職院校就需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，采取措施促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和信息化，進(jìn)而有效為學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)服務(wù)，切實(shí)做好學(xué)生學(xué)籍檔案信息的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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作者:王婧 單位:延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院