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摘要：檔案信息資源共享能夠有效提升檔案公共服務(wù)能力，是新形勢下高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。本文對比分析了目前我國幾種典型的檔案信息資源共享模式，并在此基礎(chǔ)上就高校檔案信息資源共享的實現(xiàn)路徑、模式構(gòu)建進行了研究探討，提出了基于區(qū)域檔案共享利用平臺的高校檔案信息資源共享模式與共享運行保障機制。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息資源;共享模式

檔案信息資源共享，能夠打破高校檔案信息服務(wù)地域和部門的限制，拓寬信息服務(wù)渠道，對推動高校檔案信息化建設(shè)具有重要意義。

一、檔案信息資源共享模式分析

（一）三種典型檔案信息資源共享模式概述

1.資源集中——縱向型

這種共享模式以國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)為代表。該平臺是由國家檔案局主持開發(fā)建設(shè)的全國性開放檔案信息資源管理與共享利用綜合平臺，平臺整合了包括中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館3家中央級檔案館在內(nèi)的全國40余家副省級以上綜合檔案館的開放檔案信息資源目錄及原文數(shù)據(jù)100余萬條，能夠為全國各級檔案館及社會公眾提供開放檔案資源共享及“一站式”互聯(lián)網(wǎng)遠程查詢利用服務(wù)[1]。

2.資源分布——縱向型

這種共享模式以浙江檔案服務(wù)網(wǎng)為代表。該平臺是依托浙江省政務(wù)云平臺，整合省、市、縣三級100家國家綜合檔案館打造的省域范圍檔案信息資源共享服務(wù)平臺和網(wǎng)上服務(wù)窗口。共享參與各單位無需上傳檔案數(shù)據(jù)，利用者可以通過平臺提供的統(tǒng)一入口在網(wǎng)上向全省任何一家綜合檔案館提交查檔申請，相關(guān)檔案館根據(jù)查檔請求在線下進行查檔并以到館自取、快遞送達、電子郵件三種方式為用戶提供所需檔案信息[2]。

3.資源集中—橫向型

這種共享模式以上海民生檔案工作遠程服務(wù)系統(tǒng)為代表。該平臺是上海市基于民生檔案遠程服務(wù)平臺和社區(qū)統(tǒng)一服務(wù)平臺打造的館際、館室、館社“三聯(lián)動”檔案遠程利用服務(wù)體系，通過系統(tǒng)市民可以在居住地附近的檔案館或社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心查詢婚姻登記、計劃生育等8類民生檔案，獲取檔案證明及一站式辦理相關(guān)事務(wù)，實現(xiàn)了檔案館際及檔案館與民政、公安、房產(chǎn)等涉民部門之間的檔案信息協(xié)同共享[3]。

（二）三種檔案信息資源共享模式的對比分析 

通過對上述三種檔案信息資源共享模式對比分析可以發(fā)現(xiàn)，我國目前的檔案信息資源共享主要以檔案系統(tǒng)內(nèi)部垂直共享和區(qū)域內(nèi)跨部門協(xié)作為主，三種不同模式都能部分地解決檔案信息數(shù)據(jù)的共享問題，同時也都存在一定局限性。

二、高校檔案信息資源共享模式構(gòu)建

高校檔案信息資源共享模式構(gòu)建主要需要解決兩個方面的問題：一是共享平臺的構(gòu)建；二是共享方式的選擇。

（一）共享平臺的構(gòu)建

隨著國家政務(wù)信息整合共享工作的全面推進，全國各地檔案局（館）都在開展檔案信息系統(tǒng)整合與資源共享建設(shè)。高校檔案部門可以通過接入所在區(qū)域的檔案共享利用平臺，實現(xiàn)縱向與檔案系統(tǒng)內(nèi)部，橫向與各級政務(wù)部門的互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)協(xié)同和信息共享。依托現(xiàn)有的平臺和技術(shù)，高校檔案信息資源共享建設(shè)可以少走彎路，以“后發(fā)優(yōu)勢”實現(xiàn)跨越式的發(fā)展。

（二）共享方式的選擇

考慮到高校檔案業(yè)務(wù)實際，筆者認為對共享信息實行分類管理，采取集中與分布結(jié)合，全文與目錄結(jié)合的共享方式，既能滿足高校檔案信息資源共享的需求，也較為適合當前高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展的實際情況。首先是將檔案信息分為開放檔案、非開放檔案、涉密檔案三類，對不同類別的檔案信息采取不同的共享方式。對于開放檔案數(shù)據(jù)，可統(tǒng)一上傳至共享平臺公共數(shù)據(jù)庫，由平臺統(tǒng)一存儲管理，各參與共享部門無條件共享，并提供線上檔案目錄和全文的公開檢索及查閱利用。對于非開放檔案，由于安全保密性要求較高，宜采取全文數(shù)據(jù)庫分布存儲于高校自身檔案信息系統(tǒng)，由高校自主管理維護，高校向平臺上傳目錄數(shù)據(jù)，平臺建立統(tǒng)一的目錄檢索體系，線上只提供目錄級查詢、檢索。用戶可以在線上提交查閱申請，由高校檔案部門根據(jù)查閱權(quán)限審批并以事先約定的方式反饋結(jié)果。在這種方式下，平臺僅起服務(wù)窗口的作用。對于涉密檔案，要加強安全管理，嚴格執(zhí)行國家保密工作有關(guān)規(guī)定，其數(shù)字化成果只能存儲于涉密計算機或系統(tǒng)內(nèi)，不得在非涉密的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享利用。

三、高校檔案信息資源共享的保障機制

（一）組織保障

高校接入?yún)^(qū)域檔案共享利用平臺涉及系統(tǒng)準入、共享信息使用權(quán)限、參與各方利益等方方面面，僅靠高校自身力量比較困難，需要有相關(guān)的組織機構(gòu)統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理，為之提供組織保障。檔案行政管理部門和教育主管部門與高校在行政、業(yè)務(wù)上存在隸屬指導(dǎo)關(guān)系，本身又處于國家政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部，具備對高校檔案信息資源進行統(tǒng)一管理，組織協(xié)調(diào)高校檔案部門與區(qū)域檔案共享利用平臺及各政務(wù)部門業(yè)務(wù)對接的條件和能力。由這兩個部門牽頭組織實施，區(qū)域內(nèi)高校共同參與，組成共享領(lǐng)導(dǎo)組[4]，負責共享的頂層設(shè)計和總體規(guī)劃，制定統(tǒng)一的標準規(guī)范和相關(guān)的管理制度，組織共享平臺的對接與公共數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、管理和維護，協(xié)調(diào)參與共享各部門的權(quán)責分配、資源建設(shè)和信息服務(wù)，指導(dǎo)開展系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)并提供相關(guān)技術(shù)支持，考核評估平臺運行效果等，以保障高校檔案信息資源共享的穩(wěn)步有序推進。

（二）標準規(guī)范體系保障

高校檔案信息系統(tǒng)都是各高校檔案部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求建設(shè)的，與其他檔案及外部政務(wù)系統(tǒng)相互獨立、分散、異構(gòu)，數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式千差萬別，形成了一個個“信息孤島”，這是影響檔案信息資源共享的主要障礙。高校在檔案數(shù)字化過程中應(yīng)嚴格執(zhí)行國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（DA/T18894-2002）和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）等標準規(guī)范，提升數(shù)字檔案標準化水平，為檔案數(shù)據(jù)的整合共享做好基礎(chǔ)工作。國家和政府有關(guān)部門也應(yīng)進一步加強檔案信息資源目錄分類、平臺對接、信息管理與服務(wù)、安全保障等方面的標準規(guī)范建設(shè)，統(tǒng)一和規(guī)范電子文件元數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)格式標準、數(shù)據(jù)交換協(xié)議，建立完善的檔案信息資源共享標準規(guī)范體系，提高異構(gòu)系統(tǒng)的互操作性，增強系統(tǒng)建設(shè)的開放性與可擴展性，發(fā)揮標準規(guī)范在信息化建設(shè)中的技術(shù)支撐作用。

（三）資源保障

檔案信息資源的開發(fā)、優(yōu)化及整合是共享利用的基礎(chǔ)和核心。共享不但要重視系統(tǒng)平臺、設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，更要重視信息資源建設(shè)。目前高校檔案在資源建設(shè)方面還存在整體數(shù)字化率不高，地區(qū)發(fā)展不均衡等問題。高校應(yīng)加快數(shù)字檔案資源的建設(shè)步伐，結(jié)合社會經(jīng)濟發(fā)展需要，圍繞民生熱點領(lǐng)域，發(fā)揮高校自身優(yōu)勢，不斷完善檔案資源體系，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加強特色、民生檔案收集，加大檔案數(shù)字化力度，提高數(shù)字資源總量和質(zhì)量，促進跨部門、跨行業(yè)的信息資源深度整合和協(xié)同開發(fā)，充分發(fā)揮高校檔案信息資源對地方經(jīng)濟、文化建設(shè)的服務(wù)功能，更好地為共享提供資源支撐。

（四）安全保障

檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，信息安全是首要問題，高校在參與共享開發(fā)建設(shè)和運行的過程中，要從兩個方面加強信息安全保密工作。一是構(gòu)建信息安全管理保障體系，成立信息安全管理組織機構(gòu)，制定信息安全管理規(guī)章制度，開展安全保密教育培訓(xùn)，強化安全管理崗位責任和監(jiān)督考核；二是構(gòu)建信息安全技術(shù)保障體系，建立身份認證和訪問存取控制機制，審計日志跟蹤溯源機制，安全應(yīng)急處置和災(zāi)難恢復(fù)機制。通過有效的管理措施和技術(shù)手段保障檔案信息數(shù)據(jù)的保密性、完整性、可用性，為檔案信息資源的合理安全利用創(chuàng)造良好環(huán)境。信息資源共享是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，高校檔案部門的資源建設(shè)、共享需求、業(yè)務(wù)協(xié)同等實際情況各有不同，并沒有統(tǒng)一固定的模式?；趨^(qū)域檔案共享利用平臺構(gòu)建的高校檔案信息資源共享模式只是依據(jù)當前高校檔案信息化發(fā)展狀況提出的一種較為現(xiàn)實可行的方案，仍然有待于在實踐中進一步完善、優(yōu)化和改進。

參考文獻

1.姚樂野.丁琳玲.“中國開放檔案共享平臺”歷史檔案共享調(diào)查研究[J].蘭臺世界，2017.4

2.李興祥.胡文苑.莫劍彪.占暉.融合創(chuàng)新轉(zhuǎn)型發(fā)展努力推進檔案工作現(xiàn)代化[J].浙江檔案，2017.10

3.張林華.潘玉琪.我國民生檔案遠程服務(wù)的實踐發(fā)展研究[J].檔案學(xué)通訊，2016.6

4.魏麗平.區(qū)域性高校檔案信息資源共建共享研究[J].四川檔案，2017.3

作者:劉坤 單位:山西財經(jīng)大學(xué)檔案館