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摘要：云計算技術(shù)為實(shí)現(xiàn)檔案信息大范圍共建共享提供了技術(shù)支撐作用，促進(jìn)高校檔案在校園文化建設(shè)中的傳承、創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、開放和共享。通過對云計算環(huán)境下高校檔案資源共享現(xiàn)狀進(jìn)行描述和梳理，分析存在的問題和業(yè)務(wù)瓶頸，并提出相應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：云技術(shù)；高校檔案；資源共享；策略

大數(shù)據(jù)時代，高校產(chǎn)生了海量的檔案信息數(shù)據(jù)，即有反映重大歷史事件和重要決策的珍貴文獻(xiàn)，也有校園文化和地方風(fēng)土人情的點(diǎn)滴記錄，檔案信息資源共享能豐富公眾的信息生活品質(zhì)，促進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已跟不上新時代檔案信息資源共享的需求。云計算技術(shù)是一種新興的共享模式架構(gòu)技術(shù)，具有虛擬化、整合、安全等特性。以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的云平臺，通過云虛擬化技術(shù)，將大量的物理資源進(jìn)行統(tǒng)一虛擬化管理，形成一個巨大的虛擬化資源池，能為不同系統(tǒng)提供較完善的服務(wù)，且能實(shí)現(xiàn)各部門信息數(shù)據(jù)的全面開放共享。云計算技術(shù)已廣泛滲入到檔案資源體系建設(shè)和信息資源開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，檔案云平臺在某種程度上解決了檔案數(shù)據(jù)不斷膨脹的問題，開放、多元、包容的特色讓檔案云平臺“海納百川”，為實(shí)現(xiàn)檔案信息大范圍共建共享提供了技術(shù)支撐作用，促進(jìn)了高校檔案在校園文化建設(shè)中的傳承、創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色和共享發(fā)展。

一、云計算環(huán)境下高校檔案信息資源共享研究現(xiàn)狀及存在問題

（一）云計算環(huán)境下高校檔案信息資源共享研究現(xiàn)狀

云計算技術(shù)是伴隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展產(chǎn)生的，在2007年才正式走進(jìn)公眾的視野。2009年開始，國內(nèi)外很多學(xué)者就開始對云計算、電子文件和檔案管理進(jìn)行相關(guān)研究，從國內(nèi)對云計算平臺、電子文件和高校檔案方面的研究來看，基于大數(shù)據(jù)時代的高校檔案管理研究也已引起重視。截至2019年4月，在對中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行文獻(xiàn)統(tǒng)計，以主題、關(guān)鍵詞為檢索點(diǎn)進(jìn)行檢索，檢索結(jié)果如圖1所示。由檢索結(jié)果分析得知，目前國內(nèi)學(xué)者對檔案信息資源共享及共享平臺的研究在應(yīng)用和理論方面的研究較為豐富。

1.關(guān)于云計算平臺下高校檔案信息資源共享應(yīng)用方面的研究向禹在“基于用戶需求的高校檔案在線服務(wù)平臺的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)”中提到中南大學(xué)已開通了網(wǎng)上服務(wù)在線平臺，通過計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理，提供檔案查閱、出國成績翻譯等，極大的方便了用戶的需求[1]。吳玫在“我國高校檔案工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)———高校檔案工作專題講座”中提到目前許多高校都在積極推進(jìn)基于“云架構(gòu)”的檔案信息平臺化建設(shè)管理工作，其中南京大學(xué)已經(jīng)開發(fā)了基于云平臺的電子檔案歸檔系統(tǒng)，極大地方便了校內(nèi)電子文件歸檔及資源開發(fā)利用工作，其單位研發(fā)的檔案軟件系統(tǒng)“南大之星”也已為很多高校借鑒利用[2]。裴偉在“智慧校園環(huán)境下的高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案介紹”中提到湖北大學(xué)數(shù)字檔案館通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案工作者挖掘檔案價值，實(shí)現(xiàn)了新舊系統(tǒng)的無縫銜接過渡，確保了數(shù)據(jù)平滑遷移、功能平穩(wěn)擴(kuò)展。廣東工業(yè)大學(xué)數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)全部進(jìn)館檔案“一門式”收管用，構(gòu)建出高校檔案大數(shù)據(jù)中心，將檔案館內(nèi)部各系統(tǒng)集成于統(tǒng)一的檔案云平臺，實(shí)現(xiàn)校務(wù)協(xié)同模式下檔案的統(tǒng)一管理；檔案信息資源目錄結(jié)合智慧大數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)檢索及主體展示，構(gòu)建不同形態(tài)的應(yīng)用視圖[3]。

2.關(guān)于云計算技術(shù)下檔案信息資源共享理論方面的研究楊博文在“檔案信息化‘十三五’發(fā)展研討會綜述”中描述了本次會議主題是就大數(shù)據(jù)與云計算的應(yīng)用及檔案資源建設(shè)、電子文件管理等方面進(jìn)行了深入的交流與探索[4]。劉生湘在“云計算環(huán)境下高校檔案信息化探討”中闡述了云計算即能解決高校檔案信息建設(shè)中存在的問題，還給高校檔案信息化發(fā)展帶來了新的變革，構(gòu)建云計算環(huán)境下高校檔案信息化構(gòu)架，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源整合共享，是高校檔案信息化順應(yīng)時展的必然趨勢[5]。王濤在“大數(shù)據(jù)時代背景下的高校檔案資源共享研究”中描述了大數(shù)據(jù)時代為高校檔案資源的共享帶來了新的機(jī)遇，并提出了高校檔案資源共享的途徑[6]。郭佃曉在“大數(shù)據(jù)時代檔案資源共享控析”中分析了大數(shù)據(jù)時代檔案資源共享的意義，探究了大數(shù)據(jù)時代檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)路徑[7]。學(xué)者們的研究皆有著諸多的真知灼見，對云計算平臺下高校檔案信息資源共享建設(shè)有著重要的指導(dǎo)作用。通過文獻(xiàn)與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，云計算環(huán)境下高校檔案信息資源共享水平參差不齊。少數(shù)發(fā)達(dá)高校充分利用云技術(shù)，建成數(shù)字檔案館，開啟了全部檔案“收管用”智能管理模式，充分實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共建共享；大部分高校基本完成了以校園網(wǎng)內(nèi)的檔案管理軟件系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為內(nèi)容的檔案信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)的信息資源共建共享；部分高校還是以傳統(tǒng)的手工登記查閱為主，方法原始，造成了檔案存在庫房未被識，談不上檔案信息資源的開發(fā)和共享。

（二）高校檔案信息資源共享存在的問題

1.檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在各個獨(dú)立的環(huán)境下，各檔案機(jī)構(gòu)“自掃門前雪”，編寫平臺的信息系統(tǒng)使用了適合自身發(fā)展的編程語言，但對公共網(wǎng)絡(luò)共享信息資源的分類、著錄、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等方面，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏檔案信息資源共享聯(lián)機(jī)編目，信息資源共享聯(lián)機(jī)端口不兼容等，阻礙了基礎(chǔ)性工作的開展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，給檔案信息資源共建共享造成了系列難度。

2.檔案數(shù)字化水平低，專業(yè)人才缺乏。目前大部分高校的檔案以實(shí)體檔案管理為主，受傳統(tǒng)的檔案管理理念管理模式的影響，館藏檔案以紙質(zhì)的檔案管理為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，信息化程度較低。而檔案管理人員大多是半路出家，年齡偏大，對新生的事物接受力弱，大數(shù)據(jù)時代，檔案人員需要對在海量數(shù)字檔案資源中沙里淘金，這對檔案管理人員提出了較高的專業(yè)知識和專業(yè)技能要求，現(xiàn)有人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能已不能滿足檔案信息資源共享的需求。

3.配套設(shè)施不完善。檔案信息資源共享需要技術(shù)、人才和經(jīng)費(fèi)的支撐，高校檔案資源共享中需要的共享平臺、計算機(jī)、服務(wù)器等配套設(shè)施跟不上，安全設(shè)施不全面，軟硬件設(shè)施薄弱、計算機(jī)專業(yè)人才缺乏，技術(shù)支持落后等。

4.檢索方式單一。由于數(shù)字化水平較低，大部分高校的檔案檢索方式以手動檢索和機(jī)讀目錄檢索為主，大數(shù)據(jù)時代，現(xiàn)有的檢索方式不能滿足多元化的利用需求，檔案資源內(nèi)容孤島化與用戶需求多樣化之間存在沖突。而其中一些民族高校民族文字檔案由于自身特點(diǎn)，很多文字檔案材料除了漢字以外，還有很多少數(shù)民族語言文字或口述檔案，對于研究少數(shù)民族歷史和發(fā)展具有重要作用，由于缺乏相應(yīng)的檢索工具，很多珍貴的少數(shù)民族檔案不能識別[8]。

5.資源系統(tǒng)化整合不強(qiáng)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案目前有黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、學(xué)生、會計類等十幾門類的檔案，涉及文書、科技、專門檔案等不同種類和載體檔案，實(shí)際工作中，由于各類檔案整理方法的差異性，檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范各有千秋，相互間以互不干涉，各自為政的條塊分割管理為主，且各部門間相對獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)較多，各數(shù)據(jù)格式的設(shè)計主觀隨意性、兼容性較差，嚴(yán)重影響了檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)融合和管理，缺乏資源的協(xié)調(diào)與合作，服務(wù)理念也比較滯后，跨部門、跨行業(yè)的合作較少，共享的力度、深度不足[6]。原因分析：傳統(tǒng)的檔案管理以幕后性管理為主，由于檔案價值的體現(xiàn)具有滯后性，故在很大程度上，觀念守舊，不被重視，政策支持力度不夠，資金不足，技術(shù)和人才缺乏是主要影響因素。

二、云計算環(huán)境下高校檔案信息資源共享對策

1.規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和執(zhí)行情況。元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄了與文件形成過程相關(guān)的所有原始信息，真實(shí)地體現(xiàn)了檔案形成的歷史原貌，具有全面描述作用，能回溯電子文件的原貌和變化過程，確保電子文件的完整性、真實(shí)性。所以應(yīng)明確元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，優(yōu)先遵循國際或國內(nèi)通用標(biāo)準(zhǔn)，先行介入源頭，采取前端控制，為檔案信息資源共享服務(wù)。

2.加快館藏檔案數(shù)字化，建設(shè)信息資源總庫。檔案資源數(shù)字化是檔案信息共享的前提條件，首先在遵循國家數(shù)字檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的前提下，注重完成館藏存量檔案的數(shù)字化掃描加工，信息采集等再生電子檔案的歸檔管理，建立起高校檔案數(shù)字資源的收集、存儲、加工、管理和利用的過程體系規(guī)范和高校檔案信息化管理模式，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)時，要遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）等各類檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對現(xiàn)有館藏檔案資源數(shù)字化加工處理、同時注重增量電子檔案的在線歸檔管理，并根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配置等情況，綜合考慮任務(wù)量、并發(fā)用戶、安全性等因素選擇終端操作系統(tǒng)和服務(wù)器操作系統(tǒng)，合理構(gòu)建目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、管理過程數(shù)據(jù)庫、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)維護(hù)數(shù)據(jù)庫等模塊，逐步實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)[8]。

3.增加經(jīng)費(fèi)投入，完善配套設(shè)施。檔案基礎(chǔ)設(shè)施優(yōu)化整合保證了組織機(jī)構(gòu)管理、用戶管理、資源管理、權(quán)限管理等各項(xiàng)任務(wù)的有序化運(yùn)行，新時代檔案工作要樹立創(chuàng)新思維，從發(fā)展戰(zhàn)略的高度，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中，在信息資源共享技術(shù)、人才、經(jīng)費(fèi)等方面爭取得到學(xué)校的重視，增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案資源共享的基礎(chǔ)設(shè)施，所需的檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器、資源數(shù)據(jù)庫、交換機(jī)、計算機(jī)、防火墻等軟硬件設(shè)備。注重穩(wěn)定檔案人員隊伍，鼓勵現(xiàn)有人員參加檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，及時引進(jìn)檔案與計算機(jī)專業(yè)的技術(shù)人才，以事業(yè)留人。

4.檔案著錄標(biāo)引規(guī)范化。檔案著錄是獲取檔案情報信息的主要途徑，著錄質(zhì)量直接影響檔案的查全率和查準(zhǔn)率。故在在著錄條目時，要嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的《檔案著錄規(guī)則》，對著錄項(xiàng)目、錄用文字、格式、標(biāo)識符號、信息源等條目規(guī)范錄入，并分析檔案主題內(nèi)容，嚴(yán)格相應(yīng)的《檔案標(biāo)引規(guī)則》完成檔案標(biāo)引，為檔案檢索做好基礎(chǔ)性工作。大數(shù)據(jù)時代下，充分利用云計算技術(shù)，尋求能識別和語言轉(zhuǎn)換功能的技術(shù)，在著錄時要注意解決少數(shù)民族語言文字的識別和統(tǒng)一化等問題，加強(qiáng)少數(shù)民族語言文字信息化，通過標(biāo)準(zhǔn)化著錄，解決漢語與少數(shù)民族語言之間的矛盾。充分挖掘少數(shù)民族檔案，構(gòu)建信息資源共享平臺，促進(jìn)資源共享。

5.構(gòu)建共享平臺，優(yōu)化整合檔案數(shù)據(jù)。高校檔案信息資源共享平臺開發(fā)的設(shè)計要依據(jù)大數(shù)據(jù)的特性進(jìn)行，應(yīng)基于B/S架構(gòu)和面向?qū)ο蟮腏AVA編程技術(shù)以及關(guān)系數(shù)據(jù)庫SQLServer，形成統(tǒng)一的共識和規(guī)范[9]，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有各個獨(dú)立應(yīng)用子系統(tǒng)的整合。軟硬件建設(shè)方面：在完善高校檔案管理系統(tǒng)升級，與OA系統(tǒng)對接及單點(diǎn)登陸工作，促進(jìn)電子文件的及時在線歸檔、管理及利用工作中，注重平臺的可擴(kuò)展性和兼容性，實(shí)現(xiàn)原有的信息資源進(jìn)行有效的整合，形成檔案智能管理平臺，促進(jìn)電子數(shù)據(jù)的共享互聯(lián)。多途徑深化推進(jìn)智慧校園各體系之間數(shù)字資源的共享協(xié)作，全面開展高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，搭建“校園一體化”服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)信息資源的共融共享。數(shù)據(jù)管理方面：以來源原則為依據(jù)，各部門自行完成文件材料的收集和整理、鑒定及預(yù)立卷任務(wù)，通過融入電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可用性檢測，檢測合格后即時實(shí)行線上提交，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中提交給檔案管理員處理接收，全過程涵蓋了信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等流程規(guī)范化的管理，建立檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，以此滿足利用者和檔案管理者的需求。通過數(shù)字檔案各門戶網(wǎng)站、分配指定的用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)多線程調(diào)閱檢索信息資源，最終完成檔案數(shù)據(jù)的資源共享利用服務(wù)。云計算強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息處理能力能高速處理及優(yōu)化現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)以數(shù)據(jù)內(nèi)容為線索的檔案信息統(tǒng)籌整合，避免檔案信息資源的重復(fù)，實(shí)現(xiàn)全校檔案信息資源的共建共享。云計算技術(shù)觸發(fā)并推進(jìn)了檔案管理從理論到實(shí)踐，從理念到手段的全面更新。智能檔案云平臺的出現(xiàn)推動了檔案事業(yè)架構(gòu)重建，轉(zhuǎn)型發(fā)展。云計算技術(shù)能有效集成包含OA辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建出高校檔案大數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)校務(wù)協(xié)同模式下檔案的統(tǒng)一管理，并能協(xié)同優(yōu)化整合校內(nèi)所有檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)高校電子信息資源的全面、自動、在線推送歸檔，實(shí)現(xiàn)全部進(jìn)館檔案“一站式”收管用，變管理檔案為管理數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)實(shí)物檔案亂丟亂棄的現(xiàn)象，節(jié)省了人力物力財力；也能形成學(xué)校特色（如校史年鑒、規(guī)章制度、職稱、教職工獎懲、人物專輯、精品課程、科研成果、電子文件等）專題智慧庫。平臺實(shí)行“一對多”的運(yùn)行運(yùn)轉(zhuǎn)模式，多途徑擴(kuò)展了檔案信息服務(wù)方式。檔案是一座文化的金礦，檔案云平臺是對外展示館藏開發(fā)利用和檔案館動態(tài)的窗口，也是檔案史志文化研究者、利用者和愛好者共舞的平臺，利用云平臺的優(yōu)勢，對高校數(shù)字檔案信息資源統(tǒng)籌管理，全面推動高校檔案信息資源的融合和交流，為用戶提供多元化檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品服務(wù)，最大限度的實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案資源的開放共享。

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作者:劉英姿 歐陽琳 單位:懷化學(xué)院 邵陽學(xué)院