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摘要：
對機械檢測技術與裝備教育部工程研究中心在實驗室管理方面遇到的問題及應對方法進行介紹，結合國外高校圖書館管理系統及物流公司的管理經驗對本中心的管理進行改進，取得了一定的成效。對人員管理、設備管理、系統管理和資源共享等方面采取的一些做法進行了介紹。文中提到的一些共性問題和探索性對策，可供同行討論與借鑒。
關鍵詞：
“機械檢測技術與裝備教育部工程研究中心”是一個由國家教育部批準組建成立，同時得到了重慶市政府、市教委和市科委大力支持的研究中心，與之并列的還有一塊牌子：“時柵傳感及先進檢測技術重慶市重點實驗室”。中心下設精密位移傳感器實驗室、納米時柵微位移測量實驗室、高端精密測控技術實驗室以及精密機械加工車間。工程中心以技術開發和成果轉化為宗旨，同時兼顧本科教學與研發工作，以及學科建設等高校任務。像這樣一個機構復雜，體制交叉，功能多樣，儀器、設備、工具、原材料繁多的綜合性教學科研機構，其專職實驗室管理人員只有1-2人，可以想象在實驗室管理中有多少不盡人意之處。這種情況在全國各高校實驗室中具有一定的普遍性。隨著科學技術的突飛猛進，對高校實驗室也提出了更高的要求[1]。筆者曾在英國樸次茅斯大學和當地物流公司工作，回國后進入該中心任教，一直試圖借助國外先進管理工作經驗用于實驗室管理。本文通過我們的一些具體思路與做法，與同行交流。
1.人員管理
本中心在重慶理工大學中是一個相對獨立的實驗室，主要人員為教師、碩士生和博士生。由于人員眾多，而實驗室管理人員相對較少，因此在日常的實驗室管理中不能面面俱到，學生在實驗時未按要求進行登記，實驗完成后實驗工具未按要求放回原位的情況時有發生。盡管多次強調實驗登記和工具擺放問題，但效果仍不明顯，其主要原因是缺少有效的監控和合理的管理。雖然國內各個學校在總體方針中確立了各種規章制度，但是由于實驗室各學科、功能和用途不同，使得這些宏觀管理辦法并不適合實驗室的管理，因此需要根據實驗室的實際情況制定相應的管理辦法[2]。國內大學通常都是由一位老師對多個實驗室進行統一管理，但由于各個實驗室情況不同，使得管理有些混亂。而英國樸次茅斯大學許多個學生實驗室都有一位專職教師進行管理，在實驗室中有一個用玻璃窗分割出來的小房間作為實驗室管理老師的辦公室。樸次茅斯大學的實驗室并沒有嚴格的規章制度，實驗室的使用是通過學校課程管理系統進行預約的，由于有專職實驗室老師進行監督管理，學生們都能夠自覺按要求進行試驗，并保持試驗室的整潔。而國內實驗室管理人員較少，學生對實驗室保持整潔的意識也相對較差，所以給實驗室的管理工作帶來了很多不便，因此國內許多實驗室都是以相應的規章制度來強制約束學生，但效果并不滿意。本中心結合樸次茅斯大學的實驗室管理經驗與國內的實際情況，采用“以人制人”，由學生管理學生的方式。其中很重要的一點是“按課題分組”而不是按年級分組或按實驗室進行分組。按年級分組似乎便于對學生進行統一管理，但是由于同一個試驗可能由多個年級的學生參與，從實驗室的使用管理來看并不合適，按實驗室的使用進行分組也是存在同樣的問題，同一個試驗可能會使用多個實驗室。本中心按課題進行分組（如圖1），每個課題組都有專門的導師及各個年級的學生，在每個課題組中選出一名助管同學，配合實驗室管理人員進行試驗的準備和清理工作，通過這種方式進行管理可以有效促進實驗室衛生的保持及實驗器材的整理。在這種機制下，較少的實驗老師只需主要對助管同學進行管理就可以達到事半功倍的效果。針對國內的現狀，對新入學的學生進行培訓[3]，使其快速熟悉實驗室的規章制度，建立有效的賞罰制度可以提高大家的自覺性，長期監督可以使學生養成良好的習慣，引入信息化管理可以方便對學生的行為表現進行統計。如在條件允許的情況下，增加實驗室管理人員數量，進行更加細致的分工，肯定將更有助于實驗室的管理及對學生的監督。
2.設備管理
隨著本中心實驗室不斷發展，購置的設備越來越多，對設備的整理、擺放、登記、維護等問題也越發突出。沒有對應的信息管理系統，管理人員習慣只有儀器設備的物和帳的原始記錄，而忽視了人員變動后的帳和物的實時核對，甚至出現有賬無物或有物無賬的現象[4]。由于每個人的記錄格式不盡相同，因此給數據統計和記錄交接帶來了諸多不便。實驗室的設備是由各個老師申請，學校采購中心統一采購的，大部分設備信息都是由各個老師和采購中心掌握的，而實驗室內部并沒有做統一的整理和登記，這就導致在設備出現問題時無法及時聯系到供應商進行售后維修或維護，從而耽誤了實驗工作進度。有時新設備到貨后，出現無處可放的問題，其主要原因在于沒有對儀器設備的擺放進行統一的規劃，沒有及時與實驗室管理人員溝通，不但浪費時間，也影響實驗室的整體美觀。實驗室有些大型設備使用率不高，閑置時間長[5]，缺少定期的保養維護，而且能夠熟練使用的人員也十分有限，在臨時使用時也會出現各種問題。儀器設備是進行科學研究和驗證實驗的基礎，管理好儀器設備是對實驗安全、實驗準確性和實驗真實性的有效保障。儀器設備驗收合格自投入使用之日起，設備管理就進入到了一個動態化的管理過程[6-7]。在實驗室管理體制設計中，我們借鑒了市場上物流方面的成功經驗，通過引入SKU（stockkeepingunit），使用信息化管理系統來進行管理。對于放置儀器的柜子和儀器設備進行系統的編號成為庫位編碼，將儀器設備的SKU編碼與庫位編碼相對應，這樣做不但便于查找，也能夠合理利用有限的空間。建立格式統一的儀器設備電子檔案，需記錄儀器編號、庫位號、名稱、購置日期、售后電話等重要信息，利于今后查找。儀器設備的使用和借用參照圖書館的書籍借閱管理，都應該進行預約登記制度，不但便于管理，也能夠責任落實到個人[8]，保證個人在使用過程中對儀器設備的保護。貴重設備需要進行網上申請，登記使用日期、內容、人員等，通過審批后方能使用，也便于今后上級部門對儀器使用情況的檢查。儀器設備的說明書也要進行統一管理[9]，隨用隨借，并且進行電子備檔，方便多人同時查閱，也能避免因說明書丟失帶來的麻煩。
3.系統管理
實驗室信息管理系統（LIMS）是能夠提供實驗室各種信息儲存、交換和統計分析的網絡化平臺，實現數據網絡化共享、無紙化辦公、提高實驗室工作效率[10-11]，但是目前很多實驗室都沒有真正使用信息管理系統。實驗室信息管理系統的應用是今后的必然趨勢，能夠促進并帶動實驗室管理的規范化、制度化、科學化[12-13]。以前本中心的實驗室只有簡單的指紋門禁系統，而且并未接入網絡，只能進行簡單的身份認證識別，不利于實驗室的安全管理。設備、工具、資料的使用、借用記錄等都是通過紙質表格記錄的，不利于查找和保存。缺少有效的電子監控，實驗室亂拿亂放的現象始終得不到有效解決。沒有實驗室預約系統，實驗室的使用變得比較混亂，實驗室的隨意使用使得管理人員無法有效進行監管。因此實驗室信息化管理系統的應用是十分必要的，由攝像頭，門禁系統，設備終端控制系統，計算機管理系統等組成的立體化監控管理網絡能夠有效地保證實驗室的安全、整潔及數據的統一管理。信息管理系統的應用是今后的發展趨勢，各個公司的ERP系統，高校的管理系統，圖書館管理系統、政府部門管理系統等都是信息管理系統應用的體現，因此實驗室管理系統的應用也是實驗室管理發展的方向。使用網絡化的實驗室信息管理系統是本實驗室的下一步目標（如圖2）。在圖書館管理系統中，圖書借閱和實驗室的設備借用，閱覽室和實驗室的預約，在系統中對于學生的分類管理都有很多相似之處；在物流管理系統中，貨物的采購和設備采購，貨物中轉和設備轉移，貨物出庫和電子元器件的領用等也都有相似之處，因此還是有很多經驗值得實驗室管理系統借鑒的。網絡攝像頭及指紋門禁系統能夠很好地實現對實驗室安全的管理，使用終端控制設備能管理和記錄大型儀器設備的使用情況[14]，借鑒企業的ERP系統也能夠實現實驗室日常辦公的人員，設備記錄管理。根據實驗室的具體情況配備相應的管理系統及硬件，并與學校一卡通系統聯網，就能夠更加容易對實驗室人員進行管理。
4.結束語
機械檢測技術與裝備教育部工程研究中心是一個較新的實驗室，很多管理辦法與用于實驗室管理的設備還不夠完善，在實際的管理當中還存在著許多需要改進的地方，引入實驗室信息化管理系統是今后實驗室管理的發展方向，也是能夠解決我們當前一些問題的方法，通過信息化管理能夠提高管理的工作效率和安全等級，也能夠為老師之間共享資料提供一個平臺。我們在實驗室管理工作的一些努力嘗試，已經達到較好的效果，有力支持了中心的各項工作的進行。
作者:徐是 高忠華 單位:重慶理工大學
