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1項目信息管理

在建設(shè)工程監(jiān)理工作中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，在整個項目生命周期中，需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分享、分析和匯總，加工成可利用的項目信息，并以各種形式加以儲存、分發(fā)給監(jiān)理單位內(nèi)部人員和其他相關(guān)單位干系人。建設(shè)工程文件檔案資料由建設(shè)工程文件和檔案組成。其中，建設(shè)工程文件為在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，而建設(shè)工程檔案為在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。而建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指對監(jiān)理工作相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。文件檔案資料管理關(guān)注的是信息的內(nèi)容，而信息管理關(guān)注的是信息的從收集、處理、存儲和的整個流程。

2項目信息識別、標(biāo)準(zhǔn)化和集成

利用計算機(jī)技術(shù)來管理工程信息，需要對原始數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行識別、標(biāo)準(zhǔn)化和集成的加工處理過程。

2.1為了建立項目信息管理系統(tǒng)，首先要對項目信息進(jìn)行識別。

筆者認(rèn)為，建設(shè)工程監(jiān)理項目信息，可以主要分為對外部利益相關(guān)方之間的權(quán)責(zé)信息和對工程項目實體內(nèi)部的業(yè)務(wù)信息。

2.2項目信息識別出來的結(jié)果，可以分為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)類型。

例如，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有模板驗收單、控制點坐標(biāo)測量列表、進(jìn)度款支付等數(shù)據(jù)表格，半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有電子郵件、網(wǎng)頁等文件，非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有會議紀(jì)要等文本格式、AutoCAD圖紙等圖形文件、現(xiàn)場錄像等多媒體文件。非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)不能直接被計算機(jī)所識別，需要根據(jù)該具體信息的內(nèi)容、特征和屬性，在滿足信息管理的基本原則前提下，通過人工或者計算機(jī)按照一定的規(guī)則，對該信息進(jìn)行信息附加，比如編碼、備注、摘要、引用、狀態(tài)標(biāo)記、命名、標(biāo)識等操作，這就是信息的標(biāo)準(zhǔn)化，以使得信息在流動、檢索、使用和管理中更加有序、有效和易用。

2.3對所有的信息完成標(biāo)準(zhǔn)化之后，就能夠便于利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的集成，即對相互聯(lián)系的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)操作，實現(xiàn)信息之間的數(shù)據(jù)交換。

通常，項目信息的計算機(jī)集成方式，就是相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫。

3項目信息管理系統(tǒng)的建立與計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

項目信息管理日益得到建設(shè)工程公司的重視，成為建設(shè)工程的基本手段。目前，國際上專業(yè)的建設(shè)工程咨詢公司和工程監(jiān)理公司在建設(shè)工程中應(yīng)用建設(shè)工程信息管理系統(tǒng)主要有三種模式：一是購買比較成熟的商品化軟件；二是根據(jù)所承擔(dān)項目實際情況開發(fā)專有系統(tǒng)，如筆者所在公司開發(fā)了基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的“工程監(jiān)理應(yīng)用軟件”；三是購買商品軟件與自行開發(fā)相結(jié)合，將多個專用系統(tǒng)集成起來。基于網(wǎng)絡(luò)的信息管理系統(tǒng)是當(dāng)前最新的計算機(jī)應(yīng)用模式，是由一系列硬件和軟件構(gòu)成：數(shù)據(jù)處理設(shè)備用于信息的收集和標(biāo)準(zhǔn)化處理；數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)用于信息的流動；軟件系統(tǒng)用于信息的集成、檢索和使用。在此重點介紹一下“軟件”。該軟件是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的信息管理系統(tǒng)，使用先進(jìn)的開發(fā)手段和數(shù)據(jù)引擎，包含內(nèi)部管理、施工準(zhǔn)備階段、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、造價控制、合同管理、工程信息管理和其他信息八大功能板塊，支持word文檔報告和表格、數(shù)據(jù)庫臺賬、照相圖片和攝像視頻。該軟件最大的特點是充分結(jié)合word，使表格的填寫所見即所得，并可自行通過word來調(diào)整版式和打印。通過該軟件不但可以填寫固定的表格還可自己創(chuàng)建文檔并存儲和查詢，查詢采用自動感應(yīng)方式，自動發(fā)現(xiàn)和定位所需要查詢和修改的記錄。該軟件采用資料外掛式添加，應(yīng)用者可自行添加所需資料而無需重新修改程序。另外，根據(jù)實際工作要求，軟件提供了較全面的參考書籍以供查詢參考，為監(jiān)理工作提供依據(jù)和方法。監(jiān)理工作人員基本上可以通過該軟件完成所有監(jiān)理工作相關(guān)的文件檔案資料管理工作，能夠提高監(jiān)理工作質(zhì)量和工作效率。以該軟件為主導(dǎo)，公司建立了監(jiān)理項目信息管理流程。首先監(jiān)理工作人員在項目部通過相關(guān)數(shù)據(jù)處理設(shè)備形成不同格式的信息，比如現(xiàn)場旁站照片、隱蔽工程驗收記錄表格、鋼筋進(jìn)場使用臺賬、工程計量審核記錄表格等。監(jiān)理人員通過局域網(wǎng)和電子郵件等通訊工具把現(xiàn)場形成的信息傳遞給信息管理人員統(tǒng)一歸集。信息管理人員根據(jù)“軟件”對文件格式的要求，把信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化錄入。信息錄入完成以后，通過互聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)用軟件的上傳功能與公司信息管理服務(wù)器進(jìn)行通信，實現(xiàn)信息的。如果通訊條件受限，也可以把信息保存在可移動的存儲器內(nèi)，把存儲器帶回公司以后保存至服務(wù)器。最后，公司監(jiān)理部管理人員可以通過調(diào)閱相關(guān)項目的信息，通過文件檢索，方便快捷得獲悉具體的項目信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策分析提供了有力的依據(jù)。

4結(jié)語與展望

項目信息管理系統(tǒng)可以起到規(guī)范、提升和引導(dǎo)項目管理的作用，計算機(jī)技術(shù)在項目信息管理中的應(yīng)用，更是能夠起到優(yōu)化工作流程、甚至改造工作流程、改變和提升項目管理的作用。但是，項目管理的關(guān)鍵因素還是在于管理人員的管理理念的提升，需要對項目管理人員加強(qiáng)管理知識的培訓(xùn)，要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化的項目管理標(biāo)準(zhǔn)，把現(xiàn)代化的管理思路應(yīng)用到日常的項目管理工作中。

作者：劉婧 單位：同濟(jì)大學(xué)