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1“一卡通”實施的必備條件

硬件部分包括：磁卡若干；銷售部配備磁卡錄入系統(tǒng)；煤場、磅房門前各設(shè)立感應(yīng)掃描裝置一處，磁卡刷卡機一套；磅房電子磅。以上所有管理室電腦網(wǎng)絡(luò)要連接，形成信息系統(tǒng)同步。軟件部分包括：銷售部錄入人員責(zé)任心要強以及職業(yè)道德素質(zhì)要高。

2“一卡通”實施的具體方法

“一卡通”是借鑒現(xiàn)代化居民小區(qū)或辦公場所車輛進出自動管理模式再推廣的一種設(shè)想。此方法也可以用在除煤場以外的任何銷售運輸管理場所。“一卡通”具體實施步驟如下所述。

1）信息錄入過程。當(dāng)客戶與煤礦銷售部、合同部簽訂購銷合同后，客戶付款后憑提貨單到銷售部辦理“一卡通”相關(guān)手續(xù)，銷售部根據(jù)合同及提貨單上標(biāo)明的客戶名稱、合同號、煤種、煤量、裝卸車點、提貨有效期和客戶提供的下一步將進入煤場的車輛數(shù)目、車牌號、單車最高裝車量等相關(guān)信息，設(shè)有專人專機分別錄入到若干張磁卡中，每張卡對應(yīng)一輛運輸車，由客戶分發(fā)給運輸車輛司機單獨保管。“一卡通”內(nèi)的信息不重、不漏、不可隨意更改。“一卡通”相當(dāng)于客戶出入煤場、磅房的有效的唯一憑證，也可以稱為運輸車輛合同期內(nèi)的“臨時身份證”，此卡信息有效期至提貨單內(nèi)標(biāo)注的提貨時間段。磁卡大小可如同信用卡大小，磁卡表面可印刷有煤炭企業(yè)產(chǎn)品簡介。在本合同結(jié)束后，磁卡自動失去功效，由客戶交回銷售部回收，銷售部通過刷卡將卡內(nèi)信息導(dǎo)入到電腦信息化平臺中，此卡便履行完本車本次信息儲存任務(wù)。

2）張貼出入標(biāo)志。銷售部為客戶分發(fā)的運輸車輛輔助出入標(biāo)志，要求其張貼在運輸車前窗玻璃的指定位置，為下一步車輛進入煤場和磅房感應(yīng)器掃描做好準(zhǔn)備。

3）車輛進入煤場。煤場大門口設(shè)立一處感應(yīng)掃描裝置，當(dāng)客戶運輸車輛駛?cè)朊簣鰰r，車前窗上特定出入標(biāo)志被第一時間掃描并傳輸入煤場管理室；與此同時，客戶在煤場門前放置的特定機器上刷卡，該車輛進入煤場的時間和卡內(nèi)事先錄入的車輛信息也一并傳輸?shù)矫簣龉芾硎遥芾砣藛T據(jù)卡內(nèi)的錄入信息裝車。當(dāng)客戶重車駛離煤場時，裝車過程的所有信息包括：運輸車輛進、出入煤場時間、車號、裝車人員姓名，同時寫入磁卡。

4）車輛進入磅房。同進入煤場不同，當(dāng)重車駛出磅房時，磁卡內(nèi)寫入部分增加了該車輛駛?cè)搿Ⅰ偝霭醴康臅r間、載重量、司磅員姓名也一并刷卡錄入到“一卡通”中。

5）信息共享過程。銷售部在上述過程中，可以足不出戶，在部門電腦上仍能查看到客戶車輛所有信息，包括：已拉運產(chǎn)品的客戶單位，多少輛車、哪個車號，哪個時間進出，在哪個裝車點、拉了多少噸，煤場裝車員、磅房司磅員姓名，與合同要求、提貨單要求相比還有多少存量、還剩多少時間期限，未拉運產(chǎn)品的客戶信息也能一并查到。此處的信息也可實現(xiàn)資源共享。如若條件允許，可以和煤炭企業(yè)總公司運銷系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)共享和同步。

3“一卡通”實施的有利層面

1）足不出戶做到心中有數(shù)。銷售部或煤炭企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)下，足不出戶就能夠?qū)蛻衾\信息做到心中有數(shù)，為真實、準(zhǔn)確、有效的運銷統(tǒng)計工作打下了堅實的基礎(chǔ)。

2）保障合同按時按量完成。由于“一卡通”根據(jù)合同、提貨單對拉運量、拉運時間進行了設(shè)置，所以在提貨量完成之時，該卡自動鎖卡，客戶不可能超量拉運。若超過提貨日期，客戶還未拉運，也會自動鎖卡。這樣可保障合同和提貨單按時、按量執(zhí)行，為下一步的運銷工作奠定了扎實基礎(chǔ)。

3）保障運輸車輛的有序拉運。由于“一卡通”磁卡內(nèi)客戶進出拉運時間、數(shù)量、車號等信息的清晰明確，所以不會在客戶之間或車輛運輸人員中產(chǎn)生因誰先來、誰后到、拉了多少、過錯磅、反復(fù)過磅等錯誤情況，也不會因為加塞、堵車現(xiàn)象扯皮、引起紛爭。從而保障了運輸過程的安全，保證了統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。

4）減少相關(guān)人員監(jiān)督工作量。“一卡通”只在初期給客戶錄入過程需要專人管理，運輸車輛進出煤場和磅房期間并不需要專人監(jiān)管，節(jié)省了人力，節(jié)約了時間，提高了效率。

4結(jié)束語

如今煤炭市場消費趨于理性，煤炭生產(chǎn)企業(yè)在尋求新的商機、開發(fā)和保持新客戶的同時，一定要做好自身建設(shè)，把基礎(chǔ)管理做到位，讓更多的客戶了解、認(rèn)可企業(yè)。“一卡通”從煤場管理的一個小層面折射出管理可以做的更細、更現(xiàn)代化、更人性化、更科學(xué)化，讓基礎(chǔ)管理上臺階，吸引更多的客戶與企業(yè)合作。

作者：馮俊明 韓繼軍 楊瑞 單位：太原煤氣化股份有限公司