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（一）有利于提升高校檔案管理效率
新世紀(jì)，隨著教育改革進(jìn)程的加快，我國各大高校的擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)劇增，學(xué)生學(xué)籍等高校檔案的數(shù)量逐年增長，應(yīng)對數(shù)量多且年限長的高校檔案管理工作，是一個(gè)必須充分重視的問題。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，無論是在檔案儲存和檔案檢索等方面都對高校檔案服務(wù)工作造成滯后。因此，加強(qiáng)高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，積極建立現(xiàn)代化的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，對于提升高校檔案管理的效率、促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展等都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
（二）有利于高校檔案服務(wù)質(zhì)量的提升
傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理的流程主要是檔案接收-檔案存儲-檔案查詢-檔案回收等這樣一個(gè)簡單的機(jī)械化管理過程。這種檔案管理模式偏重檔案的儲存，而忽視了檔案的使用，查詢者往往要花非常多的時(shí)間在檔案的查詢、歸還等程序上，極大限制了高校檔案的使用效率，也不利于高校檔案管理的整體建設(shè)。而高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和專業(yè)的檔案管理軟件，能夠極大縮短檔案的存儲、查詢等程序所用時(shí)間，同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)操作能夠節(jié)省人力、物力，提升高校檔案管理的效率。發(fā)展高校檔案管理的數(shù)字化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化操作方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊牟僮鞣绞剑涌炝烁咝n案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提升了檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。
二、我國高校檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新與發(fā)展
（一）高校檔案數(shù)字化、信息化基礎(chǔ)建設(shè)的發(fā)展
加強(qiáng)高校檔案的信息化基礎(chǔ)建設(shè)是高校檔案數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在一定程度上決定了整個(gè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和水平。信息化基礎(chǔ)建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、路由器、交換機(jī)、存儲器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)等。這些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是保證信息化基礎(chǔ)建設(shè)的必要硬件條件。而硬件條件和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)是整個(gè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)規(guī)劃。檔案管理軟件是網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建的基礎(chǔ)條件。其專業(yè)的系統(tǒng)軟件利用計(jì)算機(jī)的物理特性，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種信息資源進(jìn)行邏輯管理，并服務(wù)于用戶的特定需求和使用要求。目前，我國在相關(guān)軟件的研發(fā)上已取得了一定的發(fā)展成效，系統(tǒng)軟件的功能有了很大程度的提升和拓展，主要表現(xiàn)在這幾個(gè)方面：計(jì)算機(jī)的安全服務(wù)程序、語言翻譯程序、系統(tǒng)調(diào)試程序、計(jì)算機(jī)監(jiān)控程序、數(shù)據(jù)存儲與管理程序以及操作系統(tǒng)等。
（二）高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)
就我國高校的發(fā)展而言，現(xiàn)代高校檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，圖片、照片、圖表等形式檔案的數(shù)字化發(fā)展，錄音、錄像檔案的數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變等。這些檔案形式的數(shù)字化、信息化發(fā)展是利用了現(xiàn)代電子信息技術(shù)、多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)存儲技術(shù)等先進(jìn)的高科技手段來對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，并通過云計(jì)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存貯、計(jì)算以及互聯(lián)網(wǎng)的無限性傳播等強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理技術(shù)來保證檔案管理數(shù)字化得以快速實(shí)現(xiàn)。而檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)變只是現(xiàn)代檔案信息化轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要組成部分，要真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，更重要的是將檔案管理的各個(gè)程序通過信息技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)等有效地串聯(lián)起來，即將檔案的錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、存儲、保管等程序通過計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。檢驗(yàn)一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)是否成熟的關(guān)鍵在于能否實(shí)現(xiàn)檔案信息在錄入、存儲、檢索、管理等程序的使用上的一體化。
現(xiàn)代高校的檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在檔案信息管理系統(tǒng)的功能上已經(jīng)有一定的拓展，它在目錄信息管理、文字、圖像、音頻、影像視頻等方面的信息管理都實(shí)現(xiàn)了比較完整的串聯(lián)。現(xiàn)代高校檔案管理的一體化進(jìn)程取得比較明顯的發(fā)展。目前，我國在相關(guān)的檔案管理軟件的建設(shè)方面也取得了比較大的發(fā)展，大多數(shù)檔案管理軟件都建立起了統(tǒng)一的電子檔案模板，通過電子檔案模板來進(jìn)行統(tǒng)一的電子檔案管理。目前，我國在電子檔案管理模式的研究上也有了較大的發(fā)展，電子檔案的收集、存儲、管理模式的編制已經(jīng)比較完善。而在電子檔案的備份存儲上也有了一定的發(fā)展。對電子檔案進(jìn)行備份，一式三份，一套提供給日常的檔案服務(wù)工作，一套存儲起來作為后備檔案資料，最后一套電子檔案實(shí)行異地保存，以防突發(fā)事件對系統(tǒng)里電子檔案的損毀和破壞。
（三）建立現(xiàn)代化的高校檔案信息管理服務(wù)中心
國內(nèi)高校為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的大范圍共享，主要利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立了比較完善的高校檔案信息管理服務(wù)中心，通過信息化的檔案服務(wù)中心搭起了高校與社會溝通、交流的橋梁，并通過檔案信息服務(wù)中心與社會各部門建立起一種檔案資源合理共享的互動交流模式。無疑為高校的檔案管理服務(wù)的發(fā)展提供了新的生機(jī)和活力，使得高校檔案管理建設(shè)與社會檔案管理服務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對接，有利于高校檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。現(xiàn)代高校檔案信息管理服務(wù)中心的服務(wù)種類和服務(wù)功能也比傳統(tǒng)的檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)有所發(fā)展。它所提供的檔案信息服務(wù)除了兼具檔案錄入、檔案保管、檔案查詢、檔案使用等基本功能外，同時(shí)還能通過互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)異地檔案查詢以及相關(guān)的檔案管理工作。這種只需要一臺電腦就能進(jìn)行的檔案管理工作模式極大地適應(yīng)了信息時(shí)代的發(fā)展需求，同時(shí)也提高了高校檔案管理的效率，能夠簡化學(xué)生學(xué)籍檔案信息變動等，且能夠通過聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)異地檔案信息的變動。
（四）建立完善的高校檔案信息系統(tǒng)的安全體系
信息安全是高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)容，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，只有建立比較完善的信息安全控制體系，保證高校檔案信息數(shù)字化發(fā)展的安全性和完整性，才能使高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展真正消除后顧之憂，獲得更好的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)信息安全技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的電子檔案信息系統(tǒng)的安全認(rèn)證技術(shù)日漸成熟，大多建立了比較完善的電子檔案系統(tǒng)訪問安全體系，即采用數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證訪問、控制訪問條件以及安全認(rèn)定通信等方式來保證高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)足夠安全、可靠。
作者：張艷 單位：廣西大學(xué)檔案館
