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摘要：隨著經濟的高速發展、科技水平的不斷提高，數據資源的存儲、檢索、利用以及傳播的方式也在不斷革新。在這樣的大背景下，高校想要實現可持續發展，對檔案管理工作優化創新成為必然。做好數字化檔案館的建設、管理和應用成為高校檔案管理工作的新要求。本文分析了當前高校數字化檔案館建設的現狀，并提出相應的策略。

關鍵詞：高校；數字化檔案館；管理與應用

在信息時代背景下，高校的檔案資源管理工作日益受到關注，各高校對檔案管理工作的重視程度大大提升，紛紛投入數字化檔案館建設，探索利用信息化手段創新檔案管理工作。但由于數字化檔案館在我國的應用時間較短，數字化檔案館建設尚存在較多的問題。

一、高校數字化檔案館概述

（一）高校數字化檔案館的含義。數字化檔案館就是利用信息化技術手段，將以傳統介質存儲的檔案，如紙質檔案、相片檔案、圖片檔案等轉化為用計算機能夠識別、處理與存儲的數字化檔案，依托網絡環境將豐富多樣的檔案資源、用戶群體及處理中心有機聯合起來，是高校檔案館的核心組成部分之一。借助數字化檔案館能夠將涉及面廣、數據量龐大的信息資源形成有機統一在一起，同時貫穿于整個數據信息資源收集、建檔、轉換、歸檔、存儲、全流程，具有數據資料數字化、資源輸送網絡化、檢索服務便捷化、信息資源共享化等特征，能夠更大限度地保障檔案館資源的全面性、完整性與準確性，滿足用戶的多樣化需求。高校數字化檔案館的管理與應用必須以計算機科技手段的應用為基礎。

（二）高校數字化檔案館建設的意義。高校檔案館數據資源的特點是種類繁多、來源廣泛、珍貴且價值密度低。通過建立數字化檔案館，更有利于檔案信息資源的開發與利用。因為檔案資源是反映歷史面貌的最原始信息，見證并推動社會發展、科技進步，只要能充分利用檔案，做好調查編研分析，就能提高檔案資料的利用價值，服務社會。隨著檔案資源數量的不斷增加，高校往往出現檔案管理人員人手及存儲空間不足的問題，如果通過增加人員數量、擴容存儲空間來解決，勢必加大經費投入。建設數字化檔案館能夠讓高校有價值的文本、圖片、表格、影像、公文、通訊、信件等資料完整保存下來，方便利用者借助網絡查詢所需資料，避免發生資料短缺或不斷復印、借閱導致原材料受損甚至被篡改等問題。此外，建設應用數字化檔案館能提高檔案管理效率。盡可能地確保檔案資料歸檔、實現資料共享，就能夠實現檔案的便捷利用，包括教師、學生、校友和其他檔案利用者等只需通過網絡輸入關鍵字就能實現遠程檢索，調取所需資源，既節約時間又突破了空間的局限。尤其在疫情下的特殊時期，更體現出檔案數字館遠程服務安全、便捷的優勢。

二、當前高校數字化檔案館管理與應用現狀

（一）數字化檔案館存儲對象不明確。由于數字化檔案館在許多高校仍處于探索階段，檔案館對要存儲的對象未能明確，對工作職責和內容不夠清晰，分工也不夠科學合理。學生檔案、教師檔案、財務檔案等資料分別管理，有的學生檔案放在院系或學工部保管，教師檔案放在學校人事管理部門保管，財務檔案放在財務部門保管，繼續教育學生檔案放在繼續教育處保管，而沒有統一由學校檔案館保存管理，導致學校檔案館的存儲內容不完整、定位不清晰，不能及時掌握全校檔案的整體情況。當檔案查詢者（尤其是校外檔案查詢者）前來查詢時，不能及時通過學校檔案館實現一站式業務辦理服務。

（二）數字化檔案館的服務對象范圍較窄。當前許多高校數字化檔案館的服務對象僅局限于學校內部各部門（單位）、老師和學生（包括畢業校友），仍是采用較保守、封閉的服務理念。隨著社會化進程不斷深化，高校數字化檔案館的管理應用實現資源面向全社會共享，對外開放必將是大勢所趨，這也是高校作為社會公共資源的社會職責。

（三）數字化檔案館管理服務品質有待提升。首先，在檢索功能設置上應當逐步提升管理服務，按照檔案的種類、年限、來源等不同字段分別設置，實現用戶的模糊，幫助用戶快速檢索到所需資料。其次，建立數字化檔案館藏資源的更新機制，保證用戶能獲取到最新的檔案信息。再次，部分存放在數字化檔案館的資料查閱的權限還未能實現全面開放，需要用戶現場登記查閱，這也是高校檔案館數字化管理中需要解決的問題。

三、完善高校數字化檔案館管理與應用的策略

（一）明確高校數字化檔案館的定位，加大投入。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已經出臺。此次修訂的內容，主要體現在檔案數字化、信息化方面。高校檔案館的數字化也應當以此為據，逐步推進。首先，高校應將對數字化檔案館的建設納入學校發展的規劃和考核項目當中，提高建設數字檔案館的意識，深化檔案館的管理工作。在數字化檔案館的硬件設施方面加大資金投入。其次，擴展數字化檔案館資源收集的范圍，不再局限于管理內部師生檔案，而是收集更多有價值的資源并進行科學有效地分類、整理和存儲。最后，高校數字化檔案館要明確定位，根據服務對象找準存儲對象，對高校各部門合理分工，最大限度地更新擴容檔案資源，優化服務效能，增強用戶體驗感。

（二）完善數字化檔案館管理機制，強化資源數字化。規范化、標準化的管理機制是數字化檔案館管理與應用的基礎，高校應結合發展實際設計完善數字化檔案館管理機制，包括檔案的收集制度、檔案數字化歸檔制度、網絡安全管理制度等，在此基礎上還應建立數字化檔案管理獎懲機制，規范檔案管理人員的工作，調動其工作的積極性與創新性。此外，構建數字化檔案館資源共享管理機制。數字化檔案館的管理應用要打破信息壁壘，主動聯動各高校搭建網絡交流平臺，強化溝通交流，實現信息資源共享，互惠互利，共建共贏。

（三）引進先進技術，優化管理手段。利用高科技的技術進行數字化檔案館的管理，能夠提供更高效便捷的服務，展現數字化檔案的魅力與價值。首先，在檔案目錄創建、信息采集、動態管理等環節中應用先進技術，做到紙質檔案與電子檔案同步記錄，使用戶能快速準確地獲取資源。此外，完善檢索管理體系，建立科學合理的標準，提升用戶的體驗感與獲得感。還可以借助多媒體工具和途徑，如微信公眾號、檔案服務網站等平臺，將數字化檔案資源實現廣泛共享，擴大宣傳，提升影響力。

（四）落實安全管理責任制，提高數字化檔案管理人員綜合素質。高校數字化檔案館的管理與應用的重中之重是安全管理，高校需要強化硬件與軟件設備的投入，包括硬件上的防盜、防火、防水空間，軟件上的殺毒軟件、防火墻、防盜密碼等，定期培訓檔案管理人員，做好數據備份，規范檔案資料的管理，嚴防資源損毀和丟失，造成難以挽回的損失。綜上所述，高校數字化檔案館的管理與應用是一項長期且艱巨的系統工程，不可一蹴而就。高校應結合本校發展規劃和工作實際，以抓檔案管理促業務規范，以建設數字化館提升學校信息化水平，提高服務效能，發揮檔案的價值，提升高校管理水平和影響力。

作者:童俊 單位:成都農業科技職業學院