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摘要：高校檔案數字化建設是實現高校檔案事業有序發展的必然趨勢，文章指出高校檔案數值化管理有利于提升利用效率、保護檔案原件、配置管理資源，但該項工作仍存在整體水平低、規范標準欠缺、專業人才不足、設施設備缺乏等問題。針對上述問題，可以從四個方面改善：一是提升檔案數字化整體水平、二是開發檔案數字化高校標準、三是配置檔案數字化設施設備、四是注重檔案數字化隊伍建設。
關鍵詞：高校檔案；數字化；檔案數字化
一、高校檔案數字化管理的重要意義
1.有利于實現利用效率的有效提升。傳統的檔案管理從收集、整理、保管、檢索、編研及提供利用等各個階段主要依靠檔案工作者手工管理，而檔案用戶的利用方式主要為到館利用，受到時間和空間的限制，檔案利用的效率整體較低。檔案的數字化管理包括傳統載體檔案的數字化和電子文件、電子檔案的管理，檔案管理的各個階段實現了信息化管理，效率得到極大的提升。譬如，檔案的收集階段，檔案系統與學校OA系統實現有效對接，系統形成的電子檔案可以直接完成歸檔，大大節省了人工成本。又如，檔案檢索階段，依靠計算機通過關鍵詞或主題詞在檔案管理系統中進行信息檢索，檢索時間短、范圍廣，極大地減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理效率。再如，檔案利用階段，檔案用戶通過檔案網站提出利用申請，檔案機構在線審核、查找檔案并提供利用，突破時空限制，檔案用戶和工作者能夠實現即時的溝通反饋，工作效率得以大大提升。2.有利于實現檔案原件的有效保護。從整體上來看，當前高校檔案數字化管理的水平相對較低，特別是高職院校，檔案的數字化管理仍處于起步階段，起步慢、發展慢。檔案管理的基礎設施不夠完善，“八防”措施不到位，檔案利用仍以到館利用為主，利用檔案主要以原件為主，但長時間的翻閱、高頻率的復印，對檔案原件產生損害，不利于檔案原件的長期安全保存。實現高校檔案的數字化管理，將傳統載體檔案進行掃描形成圖片文件或文本文件存入數據庫，檔案利用以數字文件為主，大大減少了檔案原件的利用頻率，減輕了長期翻閱對檔案形成的損害。此外，對數字檔案進行“備份”，避免因不可抗力因素造成檔案資料的毀滅。3.有利于實現管理資源的有效配置。當前，傳統的檔案管理模式，紙質材料占據大部分，而隨著高校各項工作的推進，紙質材料呈現出逐年增加的趨勢，所需的空間大。同時，傳統的管理模式主要依靠人工，投入的人力資源大，此外，檔案的日常維護還需投入大量的資金，管理成本相對較高。檔案的數字化管理，主要依靠計算機技術，通過建立檔案數字資源數據庫儲存檔案，通過檔案管理系統管理檔案，通過檔案利用平臺實現檔案的在線利用，這對于有效配置資源十分有利：首先，減少了檔案管理的人工投入。傳統的檔案管理從收集到提供利用均需檔案工作者全程參與，以手工為主，而數字化管理模式可以利用計算機技術進行自動分類識別和儲存，實現在線檢索和利用，較大程度降低了檔案工作者的工作量，節省人力資源。此外，數字化管理模式信息儲存密度大，能極大地減少檔案存儲空間，數字檔案的利用能有效避免對檔案原件的損害。
二、高校檔案數字化管理的問題分析
高校檔案包括黨群、行政、教務、科研、財務及基建等類別，在推動高校長足發展方面發揮著重大作用，實行檔案數字化管理將提高工作效率，更好地服務教學、科研等。數字化管理是一項長足系統工程，需穩步推進，在具體的建設過程中，需關注以下幾個問題：1.高校檔案數字化整體水平較低。高校檔案實行數字化管理，對于提升管理效率、提升服務水平十分有利，但從整體上來看，當前高校的檔案管理仍以傳統的管理模式為主，數字化管理水平整體處于較低的水平。部分高校已經完成傳統載體檔案的數字化，但較少有高校實現了全程的數字化管理，數字檔案利用僅停留在檔案目錄利用階段，尚未實檔案的全文檢索，特別是舊檔案的數字化管理。一些高校雖然也在進行電子檔案搜集、整理工作，但是由于缺乏統一規范的標準化流程，使得這一過程中存在搜集信息不全面、整理檔案與目錄不對應等問題。造成這種局面主要是由于當前高校檔案的數字化管理缺乏統一的建設標準，缺乏引領全國高校檔案數字化建設的主導機構，各大高校自主購買或開發管理軟件，自主搭建檔案數據庫，從而造成各高校間的檔案數字資源難以實現系統兼容、實現檔案資源的開放共享。2.高校檔案數字化規范標準欠缺。建立統一規范的標準對于指導各高校開展檔案數字化建設具有重要的意義，當前，為推動檔案數字化建設，國家出臺了相關的標準規范，如《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》、《紙質檔案數字化規范》、《錄音錄像檔案數字化規范》等，但針對高校檔案數字化建設的文件相對缺乏，這也在很大程度上限制了高校檔案數字化建設進程。高校檔案管理涉及部門多，包括黨政辦公室、科研、教務、財務、后勤、人事等多個部門，主要服務高校師生的教學科研，檔案“高校特色”明顯。高校檔案數字化建設除遵循已出臺的相關標準規范外，還應根據高校檔案工作實際開發個性化標準，兼顧檔案工作的共性與個性。譬如，高校學籍檔案的數字化管理、高校畢業生就業檔案的數字化建設、高校財務類招投標檔案的數字化管理，等等。3.高校檔案數字化專業人才不足。高校檔案數字化建設，資源是基礎，人才是關鍵，特別是兼具檔案專業知識和計算機技術的復合型、應用型人才。而從當前的高校人才隊伍建設現狀來看，高校檔案數字化專業缺乏，具體體現：一是業務人員專業不對口，知識不扎實。高校檔案隊伍專兼結合，隊伍龐大，二級機構需對檔案進行初步整理，但兼職檔案員大多為非檔案專業人士，專業知識相對欠缺，這就給檔案館的數字化管理工作帶來了負擔，二是檔案業務人員年齡偏大，信息素養不高。檔案數字化管理需檔案業務工作者熟練掌握基本的計算機技能并能熟練操作檔案管理系統和軟件，但部分工作人員因年齡原因知識更新相對較慢，檔案管理仍處于手動階段，影響數字化進程。4.高校檔案數字化設施設備缺乏。高校檔案數字化管理是一項系統工程，需配備完善的軟硬件設施，但因經費投入不足，設施配備不到位成為影響高校檔案數字化建設的重要因素。高端打印機、高精度掃描儀、高性能的檔案管理軟件等數字化設備的缺乏，難以滿足檔案數字化的管理需求，影響檔案數字化進程，降低數字化管理效率。為確保檔案數字化的順利推進，一是應進一步重視，從高校領導層面到高校師生，特別是高校檔案工作者應意識到數字化的重要意義與作用；二是要進一步投入，將檔案數字化經費列入專項經費，購買先進的設備設施，為數字化建設提供物質保障。
三、高校檔案數字化管理的途徑分析
1.提升檔案數字化整體水平。高校檔案數字管理是學校信息化建設的重要組成部分，是推動智慧校園建設的重要推力，針對當前數字化水平整體偏低的情況，應從以下幾個方面著手提升：一是完善制度。各高校立足學校檔案管理的實際情況，結合高校檔案數字化建設存在的問題，出臺相應的制度和措施，將檔案數字化納入學校的整體規劃，以制度的形式確定檔案數字化的地位。二是提升意識。檔案機構提升服務意識，變被動服務為主動服務，為全校師生提供優質服務，讓用戶體會到數字化管理帶來的效率與便捷，進而提升檔案意識。三是增大投入。數字化建設是系統工程，購買設施、更新軟件、維護系統等均需資金投入，加大投入，為數字化建設提供充足的物質保障。2.開發檔案數字化高校標準。數字化建設需有相對完善的數字化建設標準來指導，但當前規范標準的缺乏也對該項工作的進程有一定的阻礙，有必要開發檔案數字化高校標準。但開發標準并非易事，需關注以下幾點：一是遵循已出臺的法律法規、標準規范。如《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統運行維護規范》、《錄音錄像檔案數字化規范》等。二是多方聯動。出臺標準涉及到檔案行政管理機構、教育主管部門、本科院校或高職院校、科研院所等各單位，形成各方的有效聯動機制，協調好各方關系是研究制定出臺相應標準的前提。三是兼顧共性與特性。各省份高校、本科院校與高職院校均存在不同程度的辦學差異，其檔案管理工作也具備其特點，在研究制定相關標準時，應相對統一，但也應允許個性的存在，正確處理好兩者關系。3.配備檔案數字化設施設備。數字化設施設備是確保檔案數字化進程的必要保障，具體而言，一是辦公常用設備。如電腦、掃描儀、復印機、打印機等；二是庫房常用設備。如恒濕恒溫控制系統、智能檔案密集架、防磁柜、除塵機等；三是檔案管理軟件，應采購符合高校檔案數字化管理實際的軟件，或自主開發，確保檔案系統與OA系統和學校教務、科研、財務、學工等業務系統的有效對接，規范對電子文件和電子檔案的管理。對重要的電子文件和數據進行備份或異地保管以防范風險。四是做好信息服務。通過檔案利用平臺開展檔案的在線利用，通過“在線利用——在線審核——在線利用”的線上利用流程，為用戶提供便捷優質的服務，打破時間空間的限制。此外，通過檔案網站對常用問題和信息進行公開，主動服務，提升檔案用戶的體驗感和獲得感。4.注重檔案數字化隊伍建設。數字化隊伍建設：在人才引進階段，注重人才專業知識的考查，主要引進兩類人才：一是具備系統的檔案學專業知識體系的人才，一是具備計算機專業背景或具有良好的信息素養和信息技術的人才。在人才分工階段：注重資源的優質配置，根據檔案工作者的優勢和特長，合理分工。譬如，年紀稍長的工作者，其工作更加細心耐心，適合從事檔案的基礎業務工作，而年紀稍輕的工作者，其更具熱情和創新，則更適合檔案信息開發和信息服務工作。在人才培養階段，鼓勵檔案工作者參與檔案業務培訓和繼續教育，積極參與同行間的業務交流，積極組織與兄弟院校之間的工作交流。此外，鼓勵工作者開展檔案數字化的研究，掌握行業系統內最前沿的發展趨勢以更好地適用檔案數字化建設的需求。
參考文獻：
[1]李潔.高校檔案管理數字化建設探析[J].智庫時代,2019(7):112,114.
[2]葛詠.高校檔案管理數字化發展面臨的問題及應對措施[J].技術與市場,2019(9):50-52.
作者:溫明明 單位:海軍航空大學
