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摘要：本文主要以社會保險檔案的數字化管理為重點進行闡述，結合社會保險檔案數字化管理的優點為主要依據，從創建專門的檔案管理機構、創建完善的社會保險檔案管理體制、使業務信息和檔案系統之間實現無縫對接、創建完善的系統風險防范系統這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提高社會保險檔案數字化管理的效率，提升工作效率和質量，提升群眾的滿意程度。

關鍵詞：社會保險；保險檔案；數字化管理

在新時代背景下，隨著我國社會保障制度的不斷改革和發展，社會保險檔案數字化管理是非常重要的。社會保險檔案是參保人履行繳費義務和享受社會保障待遇的一個重要依據，其保障的范圍在不斷擴大，參保的人數也在不斷提升，傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足現代化社會的需求，并且也無法滿足人們對于便捷服務和簡化手續的需求，因此，社會保險檔案數字化管理模式的應用已經迫在眉睫。本文針對社會保險檔案的數字化管理進行深入研究。

一、社會保險檔案數字化管理的優點

（一）方便查詢

在傳統檔案管理模式中，對檔案進行查詢時，都是通過人工操作的形式，對原件進行反復調用，這樣會使紙質檔案發黃變脆，字跡褪色，從而嚴重影響到檔案的安全與完整[1]。而且，想要查詢一個人參保職工的養老保險繳費情況，需要消耗大量的時間，給查詢工作帶來了較多不變。而在實施數字化管理以后，在計算機中對信息進行查詢，只需要對社保號碼進行輸入，就可以在幾分鐘之內，查詢職工歷年來的繳費情況和政策性補繳的信息。并且不需要對檔案的原件進行調取，只需要在計算機中對掃描圖片進行檢索查閱，就可以進行打印和復制，從而方便了各級社保經辦機構為參保個人和參保單位提供查詢服務。

（二）易于保存

傳統的檔案管理中，都是把紙質檔案裝訂以后，放在鐵質的檔案柜里進行保存，這樣的保存模式占用的空間較大，在查詢時較為困難，并且在管理上也存在較多的困難。夏天，紙質檔案容易受潮霉爛，冬天，怕火星點燃。并且隨著參保人數的不斷增多，檔案也不斷增多，管理成本較高。而數字化管理可以把紙質檔案中的信息轉到計算機中，通過網絡維護和風險防范，可以有效保證信息的安全性和可靠性，從而降低了檔案管理的潛在風險，還在一定程度上減少了檔案管理的成本。

（三）提升社會保險業務的經辦效率

在窗口，因為業務辦理的需求，在辦理過程中需要紙質的證明與材料，其中包括各種保單合同。證件掃描件等等。并且，辦理也許需要對參保人員的信息進行多次審核翻閱，這直接影響到了工作人員的工作效率。而在實施數字化管理以后，工作人員可以瞬間了解參保人員的信息，從而使參保人員不用再東奔西走，復印各種需要的證明與材料，這樣的模式有效提升了社會保險業務的經辦效率，提升了群眾的滿意程度。

二、社會保險檔案數字化管理策略

（一）創建專門的檔案管理機構

想要有效提升社會保險檔案管理工作的質量和效率，可以創建專門的檔案管理機構，引進最新的檔案管理設備，為檔案管理機構提供固定的檔案管理場所[2]。并且，需要創建完善的檔案管理規范，明確劃分檔案庫房、辦公室、閱覽室等工作場所，從而使社會保險檔案數字化管理更加專業。此外，需要在檔案管理機構中配備專業的檔案管理工作人員，并對其進行定期培訓和教育，提升其檔案管理模式，從而提升檔案管理質量和水平。

（二）創建完善的社會保險檔案管理體制

在信息時代背景下，隨著數字化管理模式的廣泛推廣和使用，需要創建完善的社會保險檔案管理體制，對其進行管理與約束，目前我國《社會保險業務檔案管理規定》可以對社會保險檔案管理提供可靠的保證。在數字化管理模式下，想要提升檔案管理工作的效率和質量，需要對相關制度進行完善，需要對檔案收集、歸檔、整理等工作進行規定，結合檔案的特點和類型，通過各種管理模式，對檔案進行規定。在辦理社會保險檔案管理業務時，需要對每個檔案都生成對應的編號，以便后期進行搜索和查詢。此外，還需要嚴格根據系統工作流程，對工作人員的操作流程進行規范，加強對每個環節的管理，從而減小風險發生的概率。

（三）使業務信息和檔案系統之間實現無縫對接

社會保險檔案主要是為辦理社會保險業務和查詢信息服務的，想要更好的進行檔案數字化管理，需要使業務信息和檔案系統之間實現聯網的功能，使窗口崗位服務和檔案查詢之間實現有效的對接[3]。業務信息和檔案系統之間實現無縫對接，可以使社會保險檔案入庫只需要經過計算機查詢一次，即可實現高速掃描和智能分類以及真空塑封技術，使大量的紙質檔案轉變成數字化檔案。

（四）創建完善的系統風險防范系統

在信息時代背景下，社會保險檔案的數字化管理存在一定的風險，因為數字化檔案和網絡是之間是互相連接的。管理人員需要具備較強的風險觀念，并且需要創建完善的系統風險防范系統和預防措施。因此，需要加強對檔案數字化管理的全面分析，并結合自身實際情況，創建有效的防范措施，在最大程度上，把風險控制在一定范圍內。此外，針對潛在的風險，需要做到及時發展和解決，把其扼殺在萌芽的狀態，從而降低風險發生的概率。

三、結束語

總而言之，在新時代背景下，社會保險檔案的數字化管理是非常重要的,其是社會保險檔案數字化管理的物質保證。因此，需要創建專門的檔案管理機構，創建完善的社會保險檔案管理體制，使業務信息和檔案系統之間實現無縫對接，創建完善的系統風險防范系統。只有這樣可以更好的實現對社會保險檔案進行數字化管理，方便查詢和保存，還在很大程度上提升了社保業務人員的工作質量和效率，提升人們的滿意程度。

參考文獻：

[1]劉彥紅.淺析社保檔案的數字化管理[J].現代商業,2014(2):77-78.

[2]呂桂珍.淺析社保檔案數字化的重要性[J].活力,2011(2):182-183.

[3]吳靜華.淺談我國社會保險檔案的數字化管理[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2013(3):231-232.

作者:姚金玉 單位:長春市社會保險檔案管理中心