一、會計檔案數字化管理的優勢

1.有利于提高會計檔案的管理和使用效率。

會計檔案數字化管理在實際使用中最為明顯的優勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網絡技術進行數據錄入、傳送和存儲的，所以，在數據信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數字化檔案的體積盡管很小，但其數據容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數據信息。會計數字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數字化管理是建立在會計檔案的數字化建設、網絡化建設基礎之上的，強大的網絡體系使得會計檔案數字化管理很方便地就可以實現會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據系統所提供的用戶權限，就可以通過網絡順利地直接訪問會計檔案數字化管理資源庫。用戶可以根據自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數字化管理的措施

1.實現內部、外部、物流和資金流會計檔案的數字化采集與處理。

一、高校檔案數字化管理的重要性

（一）有利于提升高校檔案管理效率

新世紀，隨著教育改革進程的加快，我國各大高校的擴招，學生人數劇增，學生學籍等高校檔案的數量逐年增長，應對數量多且年限長的高校檔案管理工作，是一個必須充分重視的問題。而傳統的紙質化檔案管理，無論是在檔案儲存和檔案檢索等方面都對高校檔案服務工作造成滯后。因此，加強高校檔案管理的數字化發展，積極建立現代化的數字檔案信息系統，對于提升高校檔案管理的效率、促進高校檔案管理事業的發展等都具有十分重要的現實意義。

（二）有利于高校檔案服務質量的提升

傳統的紙質化檔案管理的流程主要是檔案接收-檔案存儲-檔案查詢-檔案回收等這樣一個簡單的機械化管理過程。這種檔案管理模式偏重檔案的儲存，而忽視了檔案的使用，查詢者往往要花非常多的時間在檔案的查詢、歸還等程序上，極大限制了高校檔案的使用效率，也不利于高校檔案管理的整體建設。而高校檔案管理的數字化發展，利用現代化的電子信息技術和專業的檔案管理軟件，能夠極大縮短檔案的存儲、查詢等程序所用時間，同時，通過計算機操作能夠節省人力、物力，提升高校檔案管理的效率。發展高校檔案管理的數字化，從傳統的紙質化操作方式轉變為自動化的操作方式，加快了高校檔案管理的現代化發展，提升了檔案服務工作的質量和水平。

二、我國高校檔案數字化管理的創新與發展

（一）高校檔案數字化、信息化基礎建設的發展

一、醫院檔案信息數字化管理的優勢

先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。

二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。

在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。

（二）電腦網絡的安全問題。

電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。

一、實現房產測繪檔案數字化管理的必要性

（一）房產測繪事業持續發展的需要

隨著國家住房和城鄉建設部、國家測繪地理信息局有關房產測繪規程的出臺，我市房產測繪事業蓬勃發展，房產測繪檔案保有數量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統的房產測繪檔案管理模式已經不適應社會發展的需要，房產測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數據時代社會共享的資源。因此，房產測繪檔案管理必須實現數字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現。

（二）信息時代的需要隨著辦公自動化和計算機網

絡化的飛速發展，未來社會人類交流的主要工具將是數字網絡，來自社會各方面的信息將通過數字網絡傳遞和交流。房產測繪檔案必須從傳統的手工管理方式轉化到現代化層面上來，只有實現數字化管理，才能適應社會信息化進程的需要，為經濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準確的房產測繪信息服務。

（三）實現房產測繪檔案社會服務的需要

傳統的房產測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發企業和產權業主難以接觸具體的房產測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發展和城市建設以及業主自身權利的需要。數字系統的建立，不僅可以使房產測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內容的公開透明。房產測繪檔案數字化管理在實現為國土房管行政管理提供全方位房產測繪信息的同時，還可實現將有限范圍內的房屋信息、權籍數據等向社會和業主個人開放，不僅有利于加強對房產測繪檔案工作的監督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

一、探索完善聲像檔案綜合管理平臺建設

（一）建設目標

聲像檔案信息化建設是適應聲像檔案工作標準化、規范化、信息化管理的發展需要，是以專業管理軟件為核心，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的資源共享；檔案網絡化系統，它是一種互動的，提供分散于不同部門或地區的聲像檔案信息資源的有效利用管理平臺，實現聲像檔案資源數字化、數據傳遞網絡化、信息服務快捷化，最終實現聲像檔案的立體管理及各檔案部門數據及時收集歸檔為一體的管理模式，從而全面提升的聲像檔案為宣傳報道服務、更廣泛的交流信息、深入科學研究、提升聲像檔案藝術欣賞價值。聲像檔案的數字化管理工作最終應實現以下目標：

1、在全市建立統一的聲像檔案管理系統。

根據目前聲像檔案信息化發展趨勢結合本館自身特點站在統籌全市城建聲像檔案信息化發展工作的高度，開發出一個安全、靈活、高效的聲像檔案管理系統，用于本館及下級單位。

2、在本館上搭建起聲像檔案管理和服務平臺。

建立物理集中及客戶端工具分離的方式，面向各下屬立檔單位提供聲像檔案管理和利用服務，充分體現“智慧檔案”的管理理念；

一、音像檔案的優勢

音像檔案數字化的特點及優點。數字化載體相比于傳統的磁帶或者錄音帶，它不會有文件逐漸播放不出來的危險，其存放空間更大，可以存放更多的東西，而載體的生產成本相比于磁帶也更加的便宜。也不需要很多的地方來保存這些文件了。并且數字化設備能實現高度集成化，通用性強能進行系統性、模塊化處理，通過互聯網建立綜合錄音檔案數據庫，可實現音像檔案進行便捷查詢，進而有利于數字化錄音檔案的管理，很好的解決傳統錄音檔案的分散性和多樣性問題。數字化音像檔案信息除了便于查找外，也更容易被復制，可以解除特定載體對其的束縛。其具有可分離的特點，讓數字化音像檔案信息的增刪修改比較方便，除了對檔案原件的修改具有權限控制外，相對于手工填寫的著錄信息具有更大的可操作性。

二、音像檔案數字化技術要求

（一）技術步驟

為了實現音像檔案數字化管理，就需要技術的支撐。在電子計算機技術高速發展的今天，計算機的應用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環境合作的開展等等，為音像檔案數字化管理提供了技術支持。以下步驟是關于音像檔案數字化管理的具體操作步驟。第一，數字化采集。數字化采集是指將傳統介質、傳統信號經過計算機軟件的處理，生產數字化媒體數據，并保存在數字化媒體介質上，如：硬盤、數據路磁帶、光盤等。第二，編目信息標引。在將各類音像檔案入庫之前必須經過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統，能將無序的信息變為有序的資源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數據檢索。標好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關的查詢條件，使用者能快速、準確、全面的找到想要的資料。第四，數據下載。如果有需要，可以向系統提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯網及其系統，工作人員能夠輕松監控整個儲存系統中的數據情況，便于管理。

（二）音像檔案數字化管理面臨的問題

雖然音像檔案數字化管理有諸多的優勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數字化發展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數的檔案館開展了音像檔案數字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術方面的不過關，另一部分是由于國家發展中的資金不到位，各個地方的發展不平衡，還有的就是對音像檔案數字化沒有引起足夠的重視。

一、城建檔案數字化管理的問題

（一）資金投入少。

國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。

（二）數字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。

（三）數字化管理人才急缺。

城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵。縱觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。

一、對房產檔案管理數字化的認識不足

近年來，雖然房產檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產檔案管理數字化的管理模式的實現缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業經營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹的信息采集與分類環節，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。

二、缺乏專業的人員指導和開展檔案管理工作

隨著社會的不斷發展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業于檔案管理專業的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業經濟發展的重要性。

三、有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施

(1)提高房產業相關人員對檔案管理數字化的深層認識

實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業管理者制定企業決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業檔案管理的發展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統的管理模式相比所顯示出的巨大的優勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優質、高效的方向發展，促進房產檔案管理現代化的建設。