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一、傳統人事管理檔案的弊端

（一）檔案的收集和整理耗時耗力，效率低下

人事檔案管理的第一步工作，是實現對下級單位或者個人的檔案材料的收集。以往做法是先用大量的人力進行檔案的采集，采用紙質化作業方式，人工書寫或者打印。歸類、編號、存檔等工作需要很多人的參與，效率低下，出錯率較高。

（二）檔案的保管、鑒定和統計更是讓管理人員焦頭爛額

人事檔案的保管、鑒定工作，涉及單位和個人隱私，秘密，不得出現任何錯誤。由于人手的限制，保管設備的老化，如檔案室，檔案夾等的老化損壞現象時有發生。檔案的統計工作更是任務繁重，分門別類的計算，檔案數據的更新等工作，要求檔案管理人員要十分謹慎，這直接或間接增加了檔案管理人員的工作量。

（三）檔案材料的查閱與提調程序復雜，不適應現代化快節奏的要求

傳統的“看守堆式”的檔案管理服務模式，造成簡單的“你查我調”的服務方式。這造成在實際需要人事檔案的時候，既被動落后又浪費人力資源。而且查閱或提調檔案的程序過于復雜，一份檔案的提取要經過很多程序環節的批準，浪費了檔案的使用者大量的時間和精力。傳統人事檔案管理中還存在很多弊端，如管理不嚴謹，易出現“棄檔”“死檔”“亂檔”“重建檔案”等。

二、現代信息技術建設人事管理檔案的必要性與可行性

針對上述弊端，把現代信息技術引入醫院人事檔案管理工作是十分必要的，也是可行的。具體措施如下：

（一）完善醫院信息基礎設施

醫院人事檔案管理的首要工作是完善醫院的信息基礎設施建設。這一建設的核心是建立完備的信息網絡，為醫院最終建立信息化的人事檔案管理創造信息化環境。醫院要建立設備先進的計算機等硬件基礎環境，并吸納培訓相關技術人才，使得他們能夠熟練掌握信息環境下檔案的錄入、整理、鑒定和統計等技術工作。同時，在醫院內部選擇安裝統一的人事檔案管理系統軟件，實現人事檔案的協調一致。當然，要建立這一信息環境，需要醫院對現有的人事檔案管理設施進行全方位的更新，這會帶來醫院管理成本的增加。但是，這種資金投入的增加是暫時的，它帶來的后續的經濟與社會效益將會是十分明顯的。

（二）建立適合醫院特色的人事管理信息數據庫

醫院人事檔案管理信息數據庫是信息時代，醫院人事管理檔案建設的核心。數據庫中的數據必須真實可靠，而且與醫療系統的人事管理數據標準要一致，如檔案管理中的編號，類別等標準要統一要求。具體錄入數據庫的數據，如編號、身份證號、姓名、性別、學歷、出生日期、工作狀況等檔案信息要詳細，符合真實檔案人信息。數據庫的數據輸入要細致，不要遺漏重要信息，數據庫中數據的計算與數據的變更要及時準確。同時人事檔案信息數據庫的建立要符合行業標準要求，要適應整個醫療行業的統一要求。與這些工作是在信息技術下，做好醫院人事管理的重中之重。

（三）借助現代信息技術做好醫院檔案信息的保密工作

網絡環境下，信息在產生、處理及傳輸的過程中，時刻處于一個開放的狀態。由于信息化檔案資源一般處于共享狀態，任何人通過信息高速公路中任一節點、任一終端都可以查閱到相關人事檔案信息。但是這也帶來了檔案管理的保密性問題，放著不良分子利用信息技術竊取檔案機密，造成檔案信息的破壞和泄露。要解決這一難題，離不開現代信息技術的支持。首先，要對檔案管理人員進行相關保密技術的培訓，制定相應規章制度，做到有章可循。同時安裝并及時更新最新的“防火墻”等技術防衛軟件，實現檔案數據信息在一個安全的信息網絡環境下儲存，防止出現檔案數據被惡意的篡改或刪除。利用現代信息技術加強醫院檔案信息的保密工作，這是醫院人事檔案管理中不可忽視的一個方面。

（四）建立行之有效的人事檔案查閱與提調系統

人事檔案設立是為了方便檔案使用者的利用，這是人事檔案建立的動力和最終目的。如果沒有人利用相關人事檔案數據信息，那么人事檔案就喪失了存在的最初意義。醫院人事檔案管理也是為了本醫院醫務人員和上級醫療管理部門，甚至普通公眾的使用，為他們提供個性化的真實的數據服務與支持。因此，醫院人事檔案管理要利用現代信息技術進行信息化改革，具體要設立人事檔案信息數據查詢平臺，并提供暢通的查詢數據的通道和接口。當然，要對檔案的使用進行分層數據化管理，對不同的人群提供不同的數據查詢權限，并對權限進行管理。這樣查詢者可以利用計算機網絡在任何時候，任何借口下，查詢權限內及時了解自己所需要的檔案數據信息，又能夠保障一些保密信息的非泄漏。這樣最終可以提高檔案的查詢和提調速度，進而提高整個醫院人事管理的效率。

（五）建立與醫療行業兄弟單位協調一致的人事檔案管理網絡聯動機制

醫院人事檔案要與整個醫療行業的人事檔案管理形成聯動機制。以往傳統做法，由于檔案數據龐大，提取程序復雜，困難很多。但是借助于現代信息技術，可以實現醫院人事檔案管理的行業間互通有無，如借用云計算終端，把整個醫療系統的人事檔案管理做一個大范圍的，整個行業的數據庫。這種做法，有利于醫療系統之間在人才、技術、信息等方面的交流與合作，又能夠迅速的集中優勢醫療資源解決醫療難題。患者亦可以通過這一系統，及時了解醫院的醫療人才配備狀況，選擇自己信賴的醫院就醫。這也便于對整個醫療系統進行統籌管理，節約管理的成本。當然，這一聯動機制的出現，光靠一個醫院的力量不可能完成，需要整個醫療系統的參與。西方發達國家在醫院人事管理方面，早就實現了這種醫療領域的網絡聯動機制。可以預見，在不久的未來，在醫療系統改革逐漸深化的時代背景下，我們國家也會建立較為完備的相應的醫療系統人事檔案管理的網絡聯動機制。

（六）通過互聯網、云端等網絡信息技術實現與全球大醫院在人事管理方面的交流與合作

信息化時代，醫院也要把自己納為整個信息網絡中“網格”的一個組成部分，醫院要想做強做大，離不開與其他優秀醫院，尤其是國外優秀醫療系統的交流與合作。以往由于受到地域、時間、通信等諸多方面的限制，這種全球間醫療系統之間的合作，是很難實現的。但是信息技術的出現與普及，尤其是隨著“云端”等現代終端技術的開發與使用，這種全球間的交流與合作已經具備了現實的條件。美歐等國家醫院近幾年，在建立醫院間交流合作的方面，走的比我們早，效果明顯。尤其是在醫院人事檔案信息化管理方面，美歐等發達國家已經實現了更廣范圍的人員之間的交流與合作。我們國家的醫院在這一方面，還是小范圍的各自為政，不能夠實現醫院之間在人事檔案管理領域的互通合作，更不可能高質量的實現與國外同行的交流合作。因此，我們在用現代信息技術進行醫院人事檔案管理建設的時候，眼光一定要放寬，要看的更長遠。不能只滿足于醫院被評為國內“三甲醫院”等榮譽，要看到我們與國外同行的不足，要爭做世界一流的醫院?？傊?，信息技術會為醫院的人事檔案管理工作插上騰飛的翅膀。

三、結語

綜上所述，醫院人事檔案管理系統一定要改變傳統檔案管理中存在的諸多缺陷，而利用現代信息技術，是實現醫院人事檔案管理的最有效也是最終的選擇。當然，醫院在進行人事管理檔案信息化建設中，一定會存在很多困難，如硬件設施的不足，相關技術人員的培訓不夠，軟件環境建設的滯后等。但是，信息時代的發展需要醫院進行相應的改革。諸多醫療系統同類單位的實踐證明，這一改革是必須的，也是可行的。

作者：趙飛 單位：山西省人民醫院人事科