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一、合同管理信息化可以固化業務流程。

傳統合同管理模式往往因人為的因素，可以在合同審查過程不太在意審批流程，可能會因為市場經濟條件下一些項目工程要求完成時間比較緊急，項目承攬單位為了爭時間，搶速度，許多合同審查上跨越流程。這種得不到事前完全法律風險審查的合同必然會出現諸多法律風險問題。也只有建立了合同管理信息化系統，固化合同管理的業務流程，才可能明確各層級合同管理的權責，合同管理業務流程固化后，公司、項目合同管理的職責權限更清晰，人為的因素減少了，各部門根據角色確定的權限，按照規定處理自己的業務，能真正地實現管理上的標準化和規范化，合同審查的流程更為清晰，也徹底杜絕了項目先履行后補簽合同的現象。

二、合同管理信息化可以實現工程項目合同管理處于實時監控狀態。

傳統合同管理模式往往僅關注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監控。建立合同管理信息化系統，可為項目實現事前、事中、事后，全面、動態監管合同，例如事前審批職能明確，固化各環節審查風險點，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監控合同履行狀態，合同額是合約人員填入，通過開發設計使系統自動提醒每一合同履行節點，實時自動收集進入系統的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務系統銜接、實現聯運管理。

三、合同管理信息化，可以實現開發、成本、施工、材料、財務等業務系統的聯動管理。

傳統合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業務審查以及事中與事后監管手段，導致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應業務系統。而合同管理信息化系統可以成為其他業務系統的主要互聯通道，如投資管理系統與招投標管理系統，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統緊密結合，從投資和招標立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監控企業投資、招標行為的法律風險，同時為項目成本、財務、生產等業務系統聯動。通過每個合同履行節點，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統實時進行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務數據也可直接采集，并復核產生的財務憑證，使業務數據、庫存數據與財務數據保持一致，達到財務數據的高度統一，每個合同應付款及賬款可以迅速地反應出來，企業債權、債務更明晰，及早發現資金缺口，及時應對，這樣我們可以避免許多不必要的經濟糾紛。

四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節約管理成本。

傳統合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網絡郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風險審查難以溝通，一些合同中發現的問題重復提出。而進行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網絡實現遠程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節約時間，同時，文本實現網絡共享，實現了部門聯動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統，相關業務人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務中解放出來，將大部分時間投入到專業分析等業務工作中，將進一步優化管理，節約管理成本，提高經濟效益。

五、合同管理信息化能夠科學高效管理合同數據，及時反映項目經營狀況。

傳統合同管理模式中由于缺少一個系統的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關數據，也無法通過數據反映企業經營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統，可以科學高效地管理合同信息數據。項目合同中每個系統都要有預警數據線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數額達一定比例報警等等，這些信息數據多角度反映項目合同管理情況，從而及時發現和預警法律風險，能預知風險，及早制定對策，出現糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經營風險中發揮著重大的作用。

六、結語

在信息技術高速發展的今天，展望信息朝代帶來的巨大變革，通過信息化管理改變傳統合同管理模式，是企業管理的必然選擇。在合同管理信息化模式下，企業管理效率會大大提高，企業法律風險將隨著合同管理信息化系統的建立和完善而得到有效管控。合同管理將進入一個嶄新的階段，項目法律風險防控也將得到一個大的飛躍。

作者：廖敏 單位：中鐵二十五局集團第四工程有限公司