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摘要:經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)是加強(qiáng)醫(yī)院管理、規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為的有效途徑之一。本文以我院為例，介紹PDCA管理循環(huán)法在經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)中的應(yīng)用，以達(dá)到合同管理內(nèi)部控制持續(xù)改進(jìn)的效果。

關(guān)鍵詞:經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)；PDCA管理循環(huán)法；持續(xù)改進(jìn)

經(jīng)濟(jì)合同管理作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，也是內(nèi)部控制關(guān)注的重點(diǎn)之一。開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)，是醫(yī)院日趨繁雜的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的必然需要，是防范和控制醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的必然要求，也是提高醫(yī)院管理和效益水平、增加醫(yī)院核心價(jià)值、發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督、評(píng)價(jià)、服務(wù)職能的體現(xiàn)，更是加強(qiáng)醫(yī)院管理、規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為的有效途徑之一。而PDCA循環(huán)管理法在我院臨床上的成功應(yīng)用，打開(kāi)了我開(kāi)展內(nèi)審工作尤其是經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)中的思路。通過(guò)幾年來(lái)的工作實(shí)踐，深切的感受到PDCA循環(huán)管理法有著很強(qiáng)的科學(xué)性、操作性和有效性。那么，什么叫PDCA循環(huán)管理法呢？PDCA循環(huán)管理法是美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士提出的全面質(zhì)量管理方法，是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)模型。含義是將質(zhì)量管理分為計(jì)劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Act)四個(gè)階段，即把各項(xiàng)工作按照作出計(jì)劃方案、實(shí)施、檢查實(shí)施效果，然后將成功的經(jīng)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)化，不成功的留待下一循環(huán)去解決。本文運(yùn)用PDCA循環(huán)管理法，通過(guò)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容專項(xiàng)審計(jì)，完善醫(yī)院合同管理制度，規(guī)范合同管理流程，加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防控，有效提高經(jīng)濟(jì)合同管理質(zhì)量，繼而提高合同管理內(nèi)部控制水平，提升醫(yī)院治理能力和管理水平。

一、項(xiàng)目實(shí)施

(一)P(計(jì)劃、方案)。俗話說(shuō)：工欲善其事，必先利其器。可見(jiàn)準(zhǔn)備工作的重要性，同樣，經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作展開(kāi)，首先要制定相關(guān)計(jì)劃、方案，且計(jì)劃、方案的制定必須在科學(xué)性、操作性、有效性上下功夫。Why：1.合同金額大，數(shù)量多，需要制度規(guī)范。2017年，我院簽訂合同474份，總金額2.7億，其中重大合同33份，金額2.26億，占合同總金額83.7%；2018年，簽訂合同563份，總金額7.08億，重大合同43份，金額6.44億，占合同總金額90.96%；2019年，簽訂合同755份，總金額2.32億，重大合同41份，金額1.59億，占合同總金額68.53%。合同支出占醫(yī)院總支出的20%以上。合同金額大，占醫(yī)院業(yè)務(wù)收入的10%以上，管理上存在制度不完善、合同簽訂依據(jù)不充分、文本質(zhì)量不高、合同審核會(huì)簽流程不明確等問(wèn)題。因此，如何加強(qiáng)合同管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，是擺在我們面前必須解決的問(wèn)題。What:合同文本質(zhì)量是合同管理的關(guān)鍵，以合同文本質(zhì)量管理入手，通過(guò)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容專項(xiàng)審計(jì)，以審促建，從而完善醫(yī)院合同管理制度，規(guī)范合同管理流程，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，提高合同管理內(nèi)部控制水平。How:1.制定合同審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案，開(kāi)展2018年8-10月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容專項(xiàng)審計(jì)，并落實(shí)審計(jì)建議。2.開(kāi)展2018年11-12月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容后續(xù)審計(jì)，并落實(shí)審計(jì)建議。3.2019年7-9月對(duì)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容質(zhì)量進(jìn)行成效追蹤，將審計(jì)結(jié)果對(duì)比分析，評(píng)價(jià)改進(jìn)效果。When：2018年6月-2019年9月Where：醫(yī)工部、總務(wù)處Who：內(nèi)審科經(jīng)濟(jì)合同專項(xiàng)審計(jì)組

(二)D(執(zhí)行)。計(jì)劃方案制定的再好，不執(zhí)行、不落實(shí)都是一句空話。因此，我主要做了以下二個(gè)方面的工作：一是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)建議；二是落實(shí)整改、修訂制度、優(yōu)化流程后，進(jìn)行后續(xù)審計(jì)。1、2018年8-10月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容專項(xiàng)審計(jì)根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》規(guī)定，合同應(yīng)該具備條款包括：合同標(biāo)的(數(shù)量，質(zhì)量)、合同的價(jià)款或報(bào)酬及支付方式、支付期限、具體的履行期限、履行方式及地點(diǎn)、合同雙方主體的權(quán)利義務(wù)、合同的變更、解除條款、合同的擔(dān)保條款及具體明確的違約責(zé)任、賠償損失的計(jì)算方式、合同爭(zhēng)議的解決方式、合同生效的時(shí)間或條件等條款。根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、《市合同管理辦法》、和《醫(yī)院合同管理制度》，審計(jì)組審查了醫(yī)工部、總務(wù)處2018年8月-10月共96份合同，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題合同27份，占比為28.1%，具體情況如下表1：審計(jì)匯總發(fā)現(xiàn)，合同主要存在問(wèn)題包括：合同條款不完整(缺少違約責(zé)任等)、合同主體不明確、合同條款與招標(biāo)文件不一致、履行期限不明確、合同款項(xiàng)支付條款有歧義等。因此提出以下三條審計(jì)建議：一是建議經(jīng)辦的職能部門主動(dòng)擬定合同文本，對(duì)常用的合同擬訂合同范本；二是建議形成招標(biāo)文件會(huì)審機(jī)制，組織相關(guān)科室對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行討論，完善招標(biāo)文件中的合同文本，做到事前審核，提高標(biāo)書(shū)質(zhì)量，提升合同簽訂效率；三是建議科室相關(guān)組織學(xué)習(xí)醫(yī)院合同管理制度，落實(shí)制度要求，提高合同管理水平。相關(guān)經(jīng)辦職能部門落實(shí)了上述審計(jì)建議。2018年10月，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、《市本級(jí)行政合同管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合工作實(shí)際，擬訂了《采購(gòu)合同》、《維修合同》、《零星工程合同》等多個(gè)合同范本，并組織科室討論學(xué)習(xí)。通過(guò)采用范本合同，提高了合同質(zhì)量，也縮短了合同擬訂的時(shí)間。同時(shí)，合同經(jīng)辦科室組織財(cái)務(wù)、監(jiān)察等相關(guān)科室對(duì)招標(biāo)文件內(nèi)容和招標(biāo)文件中的合同文本進(jìn)行會(huì)審，提高了標(biāo)書(shū)的質(zhì)量，做到事前審核，有效掌握了合同擬訂的主動(dòng)權(quán)，提高了工作效率，取得了較好效果。2、2018年11-12月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容后續(xù)審計(jì)對(duì)2018年11-12月合同審查發(fā)現(xiàn)，問(wèn)題合同比例有所下降，由上次審計(jì)的28.1%降為20.2%。具體情況如下表2：審計(jì)匯總后發(fā)現(xiàn)，占合同總數(shù)的6%左右的重大合同，金額占比卻達(dá)到了總合同金額的80%以上。根據(jù)重要性原則，提出以下審計(jì)建議：一是建議按照《市本級(jí)行政合同管理辦法》文件要求，聘請(qǐng)專業(yè)的法律顧問(wèn)對(duì)合同進(jìn)行合法性審查；二是建議推行重大合同會(huì)審機(jī)制，組織相關(guān)科室、法律顧問(wèn)對(duì)重大合同進(jìn)行審核，加強(qiáng)對(duì)重大合同的管理，防范風(fēng)險(xiǎn)；三是建議完善招標(biāo)文件和重大合同會(huì)審相關(guān)制度，規(guī)范會(huì)審流程，提高工作效率。根據(jù)上述三點(diǎn)審計(jì)建議，由黨政綜合辦于2018年12月通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，聘請(qǐng)律師事務(wù)所提供合同審查等專項(xiàng)法律顧問(wèn)服務(wù)。根據(jù)《市合同管理辦法》的規(guī)定，積極推行重大合同會(huì)審制度。2019年4月，我們起草并通過(guò)了《醫(yī)院合同和招標(biāo)文件會(huì)審細(xì)則》。

(三)C(查驗(yàn))。2019年7-9月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容審計(jì)進(jìn)行成效追蹤。為繼續(xù)追蹤審計(jì)效果，審計(jì)組審查了醫(yī)工部和總務(wù)處2019年7-9月擬定的合同共160份，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題合同29份，問(wèn)題合同比例為18.1%，其中醫(yī)工部89份，問(wèn)題合同17份，問(wèn)題合同比例為19.1%；總務(wù)處71份，問(wèn)題合同12份，問(wèn)題合同比例為16.9%，較之前審計(jì)結(jié)果均有所改進(jìn)。2018年8-10月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容專項(xiàng)審計(jì)、2018年11-12月經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容后續(xù)審計(jì)、2019年7-9月合同質(zhì)量成效追蹤結(jié)果如下：

(四)A(處理)。完成了P、D、C三步，對(duì)優(yōu)化的機(jī)制、流程、環(huán)節(jié)予以標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)管理過(guò)程中新的需求，信息化水平不高的問(wèn)題，開(kāi)啟下一個(gè)PDCA的持續(xù)改進(jìn)，持續(xù)改進(jìn)一直在路上。

二、審計(jì)成效

通過(guò)PDCA的持續(xù)改進(jìn)，先后采取開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容專項(xiàng)審計(jì)、后續(xù)審計(jì)和成效追蹤等措施，完善了醫(yī)院合同管理制度，規(guī)范了合同管理流程，加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)防控，提高了合同管理質(zhì)量，達(dá)到了持續(xù)改進(jìn)的效果，繼而提高合同管理內(nèi)部控制水平，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。1、在合同管理制度建設(shè)方面。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，修訂了新的《醫(yī)院合同管理制度》、制定《醫(yī)院合同和招標(biāo)文件會(huì)審細(xì)則》，為合同經(jīng)辦科室提供了操作規(guī)范，切實(shí)做到了有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依。2、在合同文本質(zhì)量提升方面。專項(xiàng)審計(jì)和成效追蹤結(jié)果顯示，在上述審計(jì)監(jiān)督與制度落實(shí)下，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容質(zhì)量逐漸提高，問(wèn)題合同比例由28.1%降到18.1%，取得了顯著的效果。其中，合同重點(diǎn)管理科室醫(yī)工部和總務(wù)處的合同管理質(zhì)量也得到穩(wěn)步提升。醫(yī)工部問(wèn)題合同比例由最初的26.8%降到19.1%，總務(wù)處也由29.1%降到16.9%。3、在合同管理流程優(yōu)化方面。引進(jìn)招標(biāo)文件會(huì)審制度，提高了標(biāo)書(shū)質(zhì)量，做到了事前審核，有效掌握了擬定合同的主動(dòng)權(quán)。推行重大合同會(huì)審制度，合同各部門現(xiàn)場(chǎng)討論，集思廣益，現(xiàn)場(chǎng)修改，提高效率。同時(shí)，增加總會(huì)計(jì)師和法律顧問(wèn)對(duì)合同的審查，進(jìn)一步完善了合同管理內(nèi)部控制流程。4、在合同管理效率方面。擬訂了《采購(gòu)合同》、《維修合同》等合同范本，提高了經(jīng)辦科室擬訂合同的主動(dòng)性、積極性，大大縮短合同擬訂時(shí)間，提高了工作實(shí)效。

三、結(jié)束語(yǔ)

從PDCA循環(huán)管理法實(shí)施近二年的情況來(lái)看，總體運(yùn)行比較順暢，落實(shí)比較規(guī)范，成效比較明顯。可以說(shuō)降低了風(fēng)險(xiǎn)，減少了隱患，提高了效率。下一步，我們將在此基礎(chǔ)上，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格執(zhí)行制度，進(jìn)一步規(guī)范落實(shí)流程，并將PDCA循環(huán)管理法作為我院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的基本遵循。

作者:邵海穎 陳女 單位:浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬金華醫(yī)院金華市中心醫(yī)院