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摘要：會展業(yè)作為一個鏈接眾多產(chǎn)業(yè)的綜合體，對國家經(jīng)濟(jì)影響深遠(yuǎn)。曾有學(xué)者指出會展業(yè)對旅游、餐飲、酒店等行業(yè)的帶動效應(yīng)比例是1:9。與此同時會展對城市的發(fā)展也可帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，如推廣城市品牌，營造良好的城市形象，推動城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高城市服務(wù)環(huán)境和文化理念等。因而各地政府都越來越重視會展行業(yè)強(qiáng)勁的經(jīng)濟(jì)拉動效應(yīng)，會展場館建設(shè)的勢頭方興未艾，會展活動的舉辦此起彼伏。隨之而來的是會展項(xiàng)目風(fēng)險管理問題。基于此，本文將結(jié)合會展項(xiàng)目風(fēng)險管理目標(biāo)，分析威脅會展項(xiàng)目成功舉辦的風(fēng)險類型，并提出應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：會展項(xiàng)目；風(fēng)險管理；風(fēng)險類型；策略

0引言

美國項(xiàng)目管理協(xié)會定義項(xiàng)目管理是指項(xiàng)目的管理者，在有限資源的約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對項(xiàng)目所涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理。會展項(xiàng)目涉及內(nèi)容繁多，展覽期間可進(jìn)行產(chǎn)品展示、舉辦會議、頒獎、表演、宴會、酒會等多種活動，具有很強(qiáng)的開放性，其中各個環(huán)節(jié)都可能蘊(yùn)藏著危機(jī)。會展項(xiàng)目風(fēng)險管理是會展項(xiàng)目管理一個重要組成部分。會展項(xiàng)目風(fēng)險管理的目的是確保會展的各個環(huán)節(jié)保持安全與穩(wěn)定，預(yù)測、控制、降低可能發(fā)生的危害事件數(shù)量及其危害程度。會展項(xiàng)目風(fēng)險具有隨機(jī)性、多樣性、突發(fā)性等，因此會展項(xiàng)目風(fēng)險管理貫穿于展前、展中與展后，應(yīng)隨時預(yù)防并進(jìn)行針對性的處理。

1會展項(xiàng)目風(fēng)險管理目標(biāo)

會展項(xiàng)目風(fēng)險管理目標(biāo)主要包括保障會展活動參與者的人身安全，保障涉及參展公司商業(yè)機(jī)密及其客戶私人信息安全，保障會展財(cái)物安全以及維護(hù)組織社會形象[1]。

1.1保障人身安全

會展活動的開展涉及人員眾多，主要涉及有主辦方、協(xié)辦方、工程項(xiàng)目承包方及其他第三方工作人員、贊助者、參展商、零售商、專業(yè)觀眾、非專業(yè)觀眾、活動表演者、餐飲服務(wù)人員、安保人員、志愿者等等。會展項(xiàng)目的正常運(yùn)行是多個部門、組織、企業(yè)盡心運(yùn)籌協(xié)調(diào)的結(jié)果，保障會展活動組織者、參與者的人身安全是會展項(xiàng)目風(fēng)險管理的首要目標(biāo)。

1.2保障信息安全

近年來，不同行業(yè)信息泄露事件不勝枚舉，數(shù)據(jù)隱私泄露后果非常嚴(yán)重，面對頻發(fā)的信息泄露事件，會展項(xiàng)目風(fēng)險管控應(yīng)重視信息安全管理。為保障參展商數(shù)量，建立的參展商數(shù)據(jù)庫，其中包含了企業(yè)名稱、產(chǎn)品名錄、聯(lián)系方式及相關(guān)客戶信息等每一個具體信息。而每一個參展商也有自己的買家數(shù)據(jù)庫。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)安全保障涉及各方面深層次利益，在會展行業(yè)中這個龐大的信息體系中也涉及眾多行業(yè)信息、個人信息、財(cái)務(wù)資產(chǎn)賬戶信息，一旦這些信息泄露，將給企業(yè)和個人帶來財(cái)產(chǎn)損失等乃至非常嚴(yán)重的后果。保護(hù)參會者與參展企業(yè)信息安全十分重要。

1.3保障財(cái)物安全

會展財(cái)務(wù)風(fēng)險主要發(fā)生于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理不到位、外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化所導(dǎo)致的經(jīng)營成本過大，資本負(fù)債過重，應(yīng)收賬款無法收回等情況下；二是由于會展企業(yè)普遍缺少能夠抵押的資產(chǎn)，存在融資難、資金周轉(zhuǎn)困難等給企業(yè)帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險[2]。保障會展利益相關(guān)者的財(cái)務(wù)安全是重中之重。會展活動涉及的物品管理主要包括展品、樣品、照明設(shè)備、舞臺設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備、視聽設(shè)備、聯(lián)絡(luò)設(shè)備、版權(quán)資料等辦公用品，這些都是展會必備物品，是保障展會活動順利進(jìn)行的必備條件。保障這些物品不丟失、不損壞對展會具有重要意義。

1.4維護(hù)展會組織社會形象和專業(yè)聲譽(yù)

展會組織者或者其他展會相關(guān)組織、展會舉辦地的社會形象和聲譽(yù)也是展會風(fēng)險管理對象。展會是企業(yè)宣傳形象樹立專業(yè)聲譽(yù)的重要途徑，另外大型展會的舉辦還有利于展會組織者形象的樹立乃至傳播城市形象，維護(hù)其形象的聲譽(yù)也是會展風(fēng)險管理的主要內(nèi)容。

2會展項(xiàng)目風(fēng)險類型

2.1自然類

包括會展舉辦地域，舉辦場館周圍的自然環(huán)境，與之相關(guān)的突發(fā)狀況包括：地理類的自然災(zāi)害如地震、火山爆發(fā)和滑坡、泥石流等；氣象類的自然災(zāi)害如暴風(fēng)雪、森林火災(zāi)等；生物類的自然災(zāi)害如流行性疾病、蟲害等。

2.2技術(shù)類

包括計(jì)算機(jī)類如數(shù)據(jù)丟失、計(jì)算機(jī)宕機(jī)、設(shè)備損耗；輔助支持設(shè)備類的視聽設(shè)備失靈，沒有備用設(shè)備；無限聯(lián)絡(luò)的電話服務(wù)故障，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)故障，信號發(fā)射塔過載或者被應(yīng)急服務(wù)擠占；能源、電力、公用服務(wù)的斷水、斷電等突發(fā)情況。會展活動開始之前因?yàn)闆]有備用設(shè)備，沒有認(rèn)真調(diào)試設(shè)備，在活動現(xiàn)場投影儀、屏幕、筆記本電腦、話筒等設(shè)備損壞，導(dǎo)致會展活動不能按時舉行；會展活動過程中收集的客戶信息沒及時備份，計(jì)算機(jī)死機(jī)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；消防設(shè)備、照明設(shè)備、舞臺設(shè)備的技術(shù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)故障可能引起現(xiàn)場人群混亂，出現(xiàn)風(fēng)險。

2.3人為類

人為類的風(fēng)險分為偶然的和蓄謀的。偶然的人為類風(fēng)險如餐飲服務(wù)人員提供的餐飲菜品不合格導(dǎo)致飲食安全問題，運(yùn)輸和后勤物流事故，有害物質(zhì)泄漏、火災(zāi)、爆炸等；蓄謀的人為類風(fēng)險如恐怖襲擊、勞動糾紛和暴力事件等。會展活動參與者和安保人員的細(xì)心程度和安全意識和心理素質(zhì)直接影響著展會的成功與否。

3應(yīng)對會展項(xiàng)目風(fēng)險策略

風(fēng)險是指某一行動的結(jié)果所具有的不確定性，舉辦會展活動可能面臨的風(fēng)險主要由自然類、技術(shù)類和人為類。無論是在展會前、展會中、展會后每種類型的風(fēng)險都有可能隨時發(fā)生。當(dāng)風(fēng)險被預(yù)測和識別之后可以選擇接受風(fēng)險，降低風(fēng)險，轉(zhuǎn)移風(fēng)險，避免風(fēng)險等不同的應(yīng)對方法[3-4]。

3.1接受風(fēng)險

為有效地進(jìn)行會展項(xiàng)目風(fēng)險管理，首先會展管理者應(yīng)承認(rèn)風(fēng)險存在的可能性，風(fēng)險發(fā)生的隨機(jī)性，并對風(fēng)險發(fā)生情況進(jìn)行預(yù)測。接受人為類和自然類風(fēng)險的應(yīng)對措施主要是針對開展的會展項(xiàng)目在其運(yùn)行期間配備足夠的安保人員與志愿者，這些安保人員及志愿者要熟知活動安排和會展進(jìn)出的交通情況，應(yīng)隨時警覺可能出現(xiàn)的風(fēng)險既是識別問題，并且在緊急情況下他們就是風(fēng)險應(yīng)對人，要采取措施祛除初期危險，如制止斗毆、參會人員受傷、啟動警報，聯(lián)系醫(yī)護(hù)及相關(guān)工作人員。接受技術(shù)類風(fēng)險的應(yīng)對措施主要是做好防備措施，比如設(shè)備備份、資料備份、提前做好設(shè)備測試、檢查無線網(wǎng)絡(luò)、供電供水設(shè)施設(shè)備。

3.2降低風(fēng)險

針對可能或已經(jīng)出現(xiàn)的風(fēng)險，應(yīng)盡力采取措施降低風(fēng)險、控制風(fēng)險。在展會舉辦的整個過程都盡可能地進(jìn)行風(fēng)險識別、努力發(fā)現(xiàn)潛在威脅，一旦出現(xiàn)風(fēng)險采取有效措施降低和控制其后果。如為應(yīng)對颶風(fēng)等自然災(zāi)害所帶來的風(fēng)險應(yīng)及時延遲或取消展會的通知；為應(yīng)對展會參展人員突發(fā)性疾病或受傷，應(yīng)預(yù)先配備醫(yī)護(hù)人員，對病患在第一時間采取救護(hù)措施；為應(yīng)對展會場地設(shè)施設(shè)備故障所引發(fā)的風(fēng)險，應(yīng)在會展活動開展前進(jìn)行全面清查，展會開展中隨時檢查，以減少潛在風(fēng)險，降低風(fēng)險。應(yīng)對信息泄露帶來的風(fēng)險，會展專業(yè)人員應(yīng)提高信息加密技術(shù)，提高全民信息安全意識，并建立信息隱私保護(hù)機(jī)制。

3.3轉(zhuǎn)移風(fēng)險

隨著會展活動主辦方和供應(yīng)商提供的服務(wù)和物品數(shù)量的增加，風(fēng)險也隨之增加。當(dāng)風(fēng)險在專業(yè)會展人員的專業(yè)技能所能控制的范圍之外時，應(yīng)嘗試將針對這些風(fēng)險的管控職責(zé)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，移交給專業(yè)防范風(fēng)險的人員。比如購買保險，并與承包方協(xié)商好風(fēng)險責(zé)任條款。自然因素導(dǎo)致的會展活動延期或中斷；物流過程中展品面臨著運(yùn)輸受損、偷盜、搶劫、遺失等物流風(fēng)險；在展場布置展臺搭建與拆除過程中面臨著施工人員人身安全的風(fēng)險；在展覽參觀過程中，觀眾面臨著摔倒引發(fā)恐慌、踏踩等事故風(fēng)險。會展活動的主辦方應(yīng)該對參展人員的人身財(cái)產(chǎn)安全負(fù)責(zé)，但展會中導(dǎo)致參展人員人身財(cái)產(chǎn)損失的風(fēng)險多樣，主辦方面臨的責(zé)任風(fēng)險很大。此時應(yīng)鼓勵號召主辦方、參展商以及觀眾等參展人員通過購買適當(dāng)?shù)谋ｋU來進(jìn)行風(fēng)險轉(zhuǎn)移。比如購買取消/中斷險轉(zhuǎn)移活動延期或中斷風(fēng)險；購買物流類保險轉(zhuǎn)移物流風(fēng)險；購買建工險轉(zhuǎn)移設(shè)施建設(shè)風(fēng)險；購買責(zé)任險意外險轉(zhuǎn)移觀眾意外傷害風(fēng)險等。讓專業(yè)防范風(fēng)險的人員做專業(yè)的事。

3.4避免風(fēng)險

會展項(xiàng)目風(fēng)險雖然可以分類，但在不同地域環(huán)境下，風(fēng)險會隨著會展項(xiàng)目的類型、舉辦日期、舉辦地點(diǎn)、參會人群以及經(jīng)費(fèi)約束等情況而不斷變化。因此真正能回避的風(fēng)險并不多，因?yàn)榛乇茱L(fēng)險的前提是能控制風(fēng)險，但如自然類風(fēng)險颶風(fēng)、火山爆發(fā)等對會展項(xiàng)目舉辦的影響是多類型的，這種風(fēng)險難以真正的完全避免。如果能及時識別風(fēng)險，并能采取針對性的措施來改變可能到時風(fēng)險發(fā)生的環(huán)境，那么這類風(fēng)險就能加以避免。比如針對人流聚集所導(dǎo)致踩踏事件，預(yù)先設(shè)計(jì)展場行進(jìn)路線圖，對人群進(jìn)行分流，以免發(fā)生危險。

4總結(jié)

展會專業(yè)人士要對涉及展會的任何相關(guān)人員的人身財(cái)產(chǎn)安全負(fù)責(zé)，需要對這些人員面臨的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測、識別并在風(fēng)險發(fā)生是實(shí)施有效的風(fēng)險管理計(jì)劃，這是對會展活動專業(yè)組織者能力與素質(zhì)的最基本要求。

參考文獻(xiàn)：

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[4]吳虹，張鋒.淺析會展項(xiàng)目的風(fēng)險管理[J].有色金屬設(shè)計(jì)，2007(4)：26-31+35.

作者:袁洪英 單位:四川文理學(xué)院