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【內容摘要】近年來干部人事檔案在干部管理中的作用日益提高，為滿足干部人事檔案發(fā)展新形勢的要求，干部人事檔案管理需要更新觀念、改革管理制度、深化信息化水平。本文就干部檔案管理中存在的問題進行了深刻的分析，并對提高檔案管理工作的效率提出新的想法，對干部人事檔案管理工作建章立制、提供有效的管理途徑和方法有實際的指導意義。
【關鍵詞】高等學校;干部人事檔案;檔案管理
高校檔案管理是一項綜合性很強的工作，記錄著高校的綜合發(fā)展，其中干部人事檔案管理僅占一部分，但是對于學校干部隊伍建設和人才隊伍建設起著非常重要的作用。提到高校的檔案建設，重點關注的是行政管理活動中形成的文書檔案和科技檔案，設有專業(yè)的檔案館，由專職檔案管理人員負責。而干部人事檔案一般由組織人事部門負責管理，工作人員以兼職為主，工作的重心并不是管理檔案。由此可見，學校從領導層到執(zhí)行層對干部人事檔案工作不夠重視，干部人事檔案部門的基礎設施建設、制度的制定完善、管理人員的配備還比較欠缺。而這些情況直接導致了高校干部人事檔案管理的落后。所以現(xiàn)在高校干部人事檔案工作的重中之重就是適應好當前干部檔案管理工作的快速發(fā)展。
二、高校干部人事檔案建設的重要性
干部人事檔案記錄和反映了干部的政治思想、品德作風、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等具體情況，為全面了解使用干部的情況提供了基本憑證和重要依據(jù)。檔案管理要遵循真實、準確、及時、規(guī)范的原則，管好、用好干部檔案，是檔案管理員義不容辭的責任。要做好干部人事檔案管理工作，必須從增強意識、完善管理、強化法治意識著手，全方位系統(tǒng)化從嚴管理干部檔案。
三、高校干部人事檔案管理中的常見問題分析
(一)管理手段落后。大部分高校干部人事檔案資料的加工、檢索、統(tǒng)計采用傳統(tǒng)手工方式，費時費力且效率比較低。有的學校雖然建立了干部人事管理信息系統(tǒng)，但也僅限于一些基本信息的錄入和資料檢索工作，查閱檔案和綜合利用等仍是手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施，距離中組部關于實現(xiàn)干部檔案工作信息化的要求尚遠。(二)檔案信息更新滯后。高校干部作為知識分子，再深造、訪學、培訓的機會較多，檔案應歸檔的內容逐年增多，這類檔案在干部的考核、考察中發(fā)揮著越來越重要的作用。干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定在材料形成之日起一個月內按要求送交檔案管理部門歸檔，但實際操作中應歸檔的材料較分散且易積壓，不能及時進行收集歸檔，致使干部人事檔案信息更新滯后，缺失甚至遺失。(三)歸檔材料把關不嚴。干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)。檔案管理員的工作不僅僅是簡單的收集和歸類，去偽存真才是更重要的責任，因此要求管理員必須對歸檔材料進行嚴格審核，確保干部人事檔案的真實可靠、完整準確。常見問題有:一是材料不齊全。最初建檔學校不重視學生檔案管理，歸檔材料標準不統(tǒng)一，導致一些重要的學籍資料沒有入檔。一些高校沒有將授予學位的材料入檔，造成對學位情況判斷不準確。一些黨支部在黨員轉正后沒有將入黨志愿書等材料上交檔案管理部門，造成黨員材料缺失。一些有工作調動的同志，檔案中缺少相關的檔案轉接手續(xù)和工資審批表，造成工作經(jīng)歷時間記載不準確。二是部分材料信息前后記載不一致，存在不真實、不準確的情況，例如干部“三齡一歷”存在弄虛作假現(xiàn)象，一方面原因是干部個人填寫資料隨意，甚至涂改造假，另一方面由于任前檔案審核不準確、不嚴格，多年來一直約定俗成按身份證認定年齡而未按檔案認定年齡，造成干部任免審批表中出生日期登記不正確。在最新的全國干部人事檔案專項審核中，已明確規(guī)定要按檔案中最早的材料認定年齡。三是資料填寫不規(guī)范，比如干部履歷表、個人登記表中應填未填的情況。如果個人能夠重視每一份歸檔資料的填寫，對自己負責，如果檔案管理人員能夠在早期收集資料的時候嚴審把關，對服務對象負責，那么這些問題就有機會盡早補救，不會成為歷史遺留問題難以彌補和解決。(四)管理人員業(yè)務不精。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，較難取得明顯成績，管理人員往往持有沒人督促監(jiān)管的心態(tài)，有些問題經(jīng)年累積，造成管理不到位。高校的干部人事檔案一般由組織部門或人事部門的工作人員兼職管理，因部門業(yè)務比較繁忙，進行專職檔案管理的時間和精力有限，往往出現(xiàn)材料收集歸檔整理不及時不規(guī)范的現(xiàn)象。并且這部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，沒有豐富的檔案審核和管理經(jīng)驗，對人事檔案材料的收集、分類、排序、整理等業(yè)務中的問題不熟悉，這些問題都對干部人事檔案的建設工作造成了阻礙。
四、對提高高校干部人事檔案管理工作效率的建議
(一)增強意識，建章立制。學校要加強對干部人事檔案歸檔及使用的宣傳，提高教職工對人事檔案管理工作的認識，以便能夠更好地配合檔案管理人員完善個人歸檔材料，為人事檔案管理工作的規(guī)范化打下基礎。學校要重視檔案專職管理人員的配備及業(yè)務培訓，調動檔案管理人員工作和學習的積極性、主動性，使他們的知識結構及業(yè)務能力盡快適應高校檔案管理信息化的需要。可以引進剛畢業(yè)的檔案專業(yè)學生或聘請已退休的有豐富工作經(jīng)驗的老檔案管理員，對于在崗的管理員可以開展在職學習、脫產培訓和外出進修等方式。特別要注重檔案管理人員責任意識、法律意識、奉獻意識和服務意識的教育。只有經(jīng)過嚴格的培訓教育，檔案管理人才能熟悉檔案法律和相關制度，才能進行有效合理的管理，實現(xiàn)管理工作制度化、規(guī)范化，保證檔案管理工作按程序有序開展。當然，提高社會檔案最實際、最有效的方法還是搞好檔案利用工作，讓人們見到或親身體驗到檔案發(fā)揮的作用，只有這樣，才能形成良性互動的檔案工作氛圍。(二)嚴把干部人事檔案材料質量關。隨著干部人事檔案管理工作不斷改革深化，干部檔案材料收集涵蓋的范圍不斷擴大。一是要加大對干部人事檔案收集的密度和力度，保證檔案材料的完整性和及時性。二是轉變檔案管理人員的工作作風，變被動為主動索要，缺少的資料要及時進行登記、造冊和催討，做到收集、整理常態(tài)化，不拖延不積壓，保證干部人事檔案材料與實際情況同步。三是要求檔案管理人員對歸檔材料進行認真的檢查與核對，保證檔案材料的真實性和準確性。(三)加快干部人事檔案管理工作的信息化進程。檔案的科學管理水平越高，其作用就越容易又快又好地發(fā)揮出來。如果需要利用的檔案未能保存，或管理混亂、難以查找，檔案的作用就不能得到實現(xiàn)，所以加快干部人事檔案管理工作信息化進程尤為重要，為檔案信息資源的科學保管和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了非常便利的條件。一是干部人事檔案管理員要充分利用計算機、掃描儀等設備，逐步由紙質管理轉向信息管理，由傳統(tǒng)手工操作轉向電子文件管理，電子文檔較紙質文檔而言，保存性更久，查詢更方便，閱覽更直觀。因此，提高高校人員電子文檔保存意識很有必要。二是進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、催繳、查詢、統(tǒng)計等工作，逐步建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，改變干部檔案分散管理的狀況，提升干部檔案的信息利用率，在一定程度也防止了檔案的修改、造假情況。綜上所述，高校干部人事檔案管理工作必須要正視當前存在的不足，只有加大力度進行改革，不斷提高檔案管理水平和利用率，走信息化科學管理模式，才能更好地解決目前干部人事檔案管理中存在的問題，才能充分發(fā)揮干部人事檔案的應用價值，在干部選拔使用中達到科學挖掘、客觀評價、公正使用的目的。
【參考文獻】
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作者:梁文博 單位:寶雞文理學院
