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【摘要】電子檔案就是將企業經營活動產生的資料以電子文件的形式呈現出來。由于電子檔案會隨著企業的發展而增多，并且由于電子檔案管理是需要依托計算機技術來開展的，對管理人員的要求也相對較高。因此，企業要充分了解電子檔案的特點，分析電子檔案管理目前存在的問題以及難點，然后采取有效的管理措施，提高電子檔案管理水平，論文就此展開了討論。
1引言
在互聯網技術快速發展的基礎上，我國各企業的生產和運行方式開始向自動化、智能化方向轉變。隨著信息時代的到來，電子檔案逐漸成為企業檔案的重要存在形式。對電子檔案進行科學化管理，可以提高企業內部檔案的管理水平，為企業的發展提供可靠的參考依據。然而，目前我國許多企業在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時代的逐步推進，更是增加了電子檔案管理的難度。如何提高電子檔案管理水平已經成為企業發展所要重點研究的內容。
2電子檔案的特點及優越性
2.1電子檔案的特點
第一，文件記錄方式多樣。作為一種新型的信息承載介質，電子檔案具有多種表現形式，包括電子文件、聲音、影像等，具有多種表現形式，而且其存儲保存方式也多種多樣，例如光盤（VCD、DVD）、磁帶（錄音帶、錄像帶）、磁盤（U盤、硬盤）、網盤（或云盤）等；第二，電子檔案具有非直讀性的特點，例如電子檔案在光盤上保存時是由激光進行刻寫來實現的，無法直觀看到檔案內容，而且，電子檔案也可以進行加密處理，提高了電子檔案的安全性；第三，電子檔案對元數據和背景信息的依賴性比較強，必須要以元數據為基礎才能恢復電子文件的原貌。
2.2電子檔案的優越性
第一，電子檔案可以進行自動識別，這種篩選功能不僅可以提高電子檔案整理的效率，降低人工成本，同時還能降低因人工篩選而造成的工作失誤。第二，電子檔案的儲存安全性比較高，電子檔案的主要表現形式為電子文件，其不會受氣候、濕度等環境因素的影響，只要利用云技術等就可以對電子文件進行永久儲存，并且還可以進行加密處理，防止信息泄露等問題。第三，電子檔案具有獨立性，在電子檔案中，電子文件與載體是分開的，在云儲存過程中，檔案與云平臺也是相互獨立的，企業可以隨時對電子檔案進行轉移[1]。
3電子檔案管理的主要影響因素
3.1電子檔案管理體系不夠完善
電子檔案是隨著信息時代的到來而產生的一種新型檔案方式，因此，有些企業還未形成專業的電子檔案管理體系，導致電子檔案管理工作不夠嚴謹。首先是，企業人員缺乏正確的電子檔案管理態度，對電子檔案的認識不夠清晰準確，無法制定專業的電子檔案管理制度。然后是電子檔案管理制度不夠完善，有些企業在制定管理制度時，沒有從實際出發，缺少對企業內部電子檔案形式的考量，導致管理制度不具有權威性。
3.2電子檔案完整性不足
相較于傳統的紙質檔案，電子檔案的流動性更強，更容易發生信息丟失問題。由于電子檔案是依托于網絡技術而存在的，具有較多種類的儲存方法，對于檔案管理人員的技術要求也比較高。然而，電子檔案管理的程序比較復雜，在經過多次操作后，很容易出現信息丟失的情況。此外，由于電子檔案長期處于網絡流動狀態，若工作人員在進行信息匯總時不及時，或是出現工作失誤，就會導致電子檔案信息不完整或是不具有時效性，最終影響電子檔案的實用價值。
3.3電子檔案專業管理人才短缺
由于現階段，許多企業檔案正在由實體檔案形式向電子檔案形式轉變，其在檔案管理工作上的結構安排還不到位，導致電子檔案管理缺少專業技術人員，影響了電子檔案管理效果。專業管理人員的缺失，首先會影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經常會出現檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實性。其次，電子檔案專業管理人員的缺乏，還會制約企業對電子檔案管理工作的創新，檔案管理理念還停留在實體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無法根據信息時代的發展對電子檔案管理體系進行及時更新，導致電子檔案管理工作與企業發展不相符[2]。
4信息化時代下企業電子檔案管理的完善措施
4.1完善電子檔案管理體系
信息時代的到來改變了人們的生活方式，大部分的工作及生活活動都可以通過信息交流來實現，為人們的各項活動提供了極大的便利。企業檔案管理人員應該深刻認識到信息時代所帶來的進步，轉變對電子檔案管理工作的態度，明確電子檔案管理工作的重要性及重點內容，根據企業的實際發展需求，對電子檔案管理體系進行完善，制定嚴格的電子檔案管理制度。
4.2對電子檔案進行動態管理
由于企業是不斷發展的，其在各項交易活動中會不斷生成新的電子檔案。為了保證電子檔案信息的及時性，企業需要針對自身的發展趨勢，對電子檔案進行實時動態管理，以確保電子檔案不會缺失。首先，企業要明確檔案管理部門在檔案動態管理中所要負責的內容，保證電子檔案管理工作的各個環節都有專人負責。其次，企業在對電子文件進行收集與整理時，要對電子文件進行分類和檢驗，并及時歸檔，要保證電子歸檔的時間與準確性，以確保檔案信息能夠得到及時更新。此外，還要做好實體檔案的數字化工作，保證電子檔案信息與原始信息全面一致[3]。
4.3劃分多級權限
為了提高電子檔案管理水平，企業應該重點加強安保措施，劃分多級權限，提高電子檔案管理工作的安全保密等級。例如，電子檔案管理人員根據企業自身特征，設置電子檔案的保密等級以及借閱權限。同時，企業還應該嚴格規定電子檔案查詢所用瀏覽器的應用權限，根據安全保密等級來規定電子檔案瀏覽、打印、下載及應用的可行性，以此來提高電子檔案信息的安全性。除此之外，企業還可以對重要的電子檔案信息進行加密處理，規定只有企業內部人員或是管理層才能對這些檔案信息進行查閱，防止電子檔案被偷竊而損害企業自身利益。
4.4優化電子檔案管理結構
檔案管理人員的專業素質直接關系著管理工作效率，因此，建立一批高水平的電子檔案管理工作人員組織結構，是企業開展電子檔案管理工作的有效途徑。一方面，企業要從多渠道引進具有專業知識技能的電子檔案管理人員，能夠對企業的電子檔案管理工作提出合理的工作建議，幫助企業完善各項管理制度，提高電子檔案管理工作的專業性及有效性。企業還需要對現有檔案管理工作人員進行專業培訓，提高管理人員對信息技術的掌握程度。另一方面，企業要對電子檔案管理人員進行合理分工，科學設置管理架構，充分發揮管理人員各自優點，以適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍[4]。
5結語
信息時代也是知識爆炸時代，為人們的工作與生活提供了極大的便利。為了順應信息時代的發展潮流，企業必須要增強電子檔案管理數字化發展，通過有效應用信息科學技術，提高電子檔案管理水平，從而確保企業檔案信息的安全性及實時性，推動企業在信息時代的穩定發展。
【參考文獻】
【1】楊哲.信息時代下企業電子檔案管理探討[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2017(06):125-126.
【2】牟仙仙.信息時代背景下的電子檔案管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇———管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上）[C].武漢：《決策與信息》雜志社、北京：北京大學經濟管理學院,2016.
【3】蘇梅芬.信息時代的電子檔案歸檔問題探討[J].江西建材,2016(09):296+300.
【4】吳玉.信息時代的電子檔案管理探討[J].辦公室業務,2016(10):178+72.
作者:羅長軍 單位:大慶油田工程有限公司