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摘要：

基建檔案管理工作是基本建設工程管理工作中的一項重要內容，直接關系基建檔案作用的充分發揮，并與單位事業的發展息息相關。本文對基建檔案管理展開了探討，分析了基建檔案管理工作的定位，并對其管理要點及實踐進行了詳細的介紹，旨在為基建檔案管理工作的開展提供參考。

關鍵詞：

基建檔案；管理要點；實踐

隨著我國社會經濟的快速發展，基本建設工程項目的建設也越來越多。在基建項目建設過程中，基建檔案是單位事業基本建設的真實記錄，是單位檔案的組成部分之一，其管理工作也是單位管理工作的重要組成部分。加強基建檔案管理工作對提高基建工程的質量，促進單位事業的發展具有十分重要的意義。

一、基建檔案的管理內容

基建檔案主要指的是進行基建項目時所涉及的各種信息資料，例如立項文件、審批文件、招投標、設計稿、勘察、施工、監理以及竣工驗收過程中所形成的檔案，包括文字、圖紙以及聲像等各種形式。它對于工程維護、管理、改建、重建以及擴建提供重要依據。

二、基建檔案的管理模式

（一）施工前對檔案的管理方式

基建工程在施工之前，檔案管理者需要把歸檔套數、驗收標準等要求寫入合同中，從而可以為業主的檔案文件進入歸檔而提供依據。如在此過程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者約定。例如參與科學院基建項目的合同中需作出如下要求：施工單位需要整理符合科學院建設項目的檔案，然后移交給相關的建設單位。此外，還需要另編一套和規劃管理以及城建建設相關的檔案歸入當地的檔案館保存。

（二）施工初期對檔案的管理方式

基建項目開始在施工的初期，需要對設計進行交底以及圖紙會審，同時要求對參建單位相關的工作者參與檔案交底的培訓，主要的培訓內容有：檔案歸檔的標準、范圍、渠道以及業務流程，然后把最終的檔案標準分發給各單位。通過組織業主參與培訓的方式，有利于參建單位更好地了解與掌握業主對檔案的需求，從而能夠對檔案的驗收工作做好準備。此外，在工程進行預付撥款之前，需要監理單位一起做好審核工程中的分部、分項劃分表，這對于基建檔案管理工作能夠有效了解具體工作內容，從而便于管理人員開展工作。

（三）建設中至竣工驗收對檔案的管理策略

對于項目施工而言，其中所涉及的各個單位情況需要做好檢查和管理的工作，例如監理單位以及項目管理等單位，可以根據工作的實際情況進行按月、按季開展檢查工作。通過月度檢查可以督促相關的施工單位高效整理各種資料，從而保障項目中的資料能夠形成準確的檔案資料。工程項目進入中后期，此時需要項目建設中的相關單位進行討論，如施工單位、項目管理以及監理單位等做好檔案歸檔準備工作；需要得到城建管理單位所出具相關認可文件之后，再組織竣工驗收工作，并通過會簽形式明確項目檔案的范圍，進而完成檔案初步管理的工作。

（四）檔案備案與驗收前的檔案管理

這是工程竣工與驗收工作之后，需要進一步加強對檔案進行匯總，然后再移交到城建檔案管理單位。當檔案完成備案之后，可以根據建設單位所提供的檔案信息與要求完善檔案的驗收，并在工程結算之前做好整改與移交的工作。

（五）建設項目保修期的檔案管理

一般情況下，建設工程進入保修期的日期是從竣工、驗收合格時計算。因此，在保修款支付之前，需要全面對建設項目進行復核，并把參建單位所提交的檔案做好整理，最終能夠形成完備的基建檔案材料。因此，這就需要根據工程建設過程中的不同階段進行資料的整理工作，如合同管理、月度檢查、交底、總結、分部分項劃分以及歸檔范圍等進行討論和管理，保證基建檔案管理工作能夠取得良好的效果。

三、基建檔案在管理工作中的要點

（一）各項歸檔材料保證是原件

根據原件定義需要做到兩點：一個是非復制件，而另一個是最初形成。如在施工中，見證取樣相關的記錄、試驗以及測量資料等都需要進行現場填寫，從原則上必須保證這些檔案能夠有較高的標準并存檔。然而，受到施工單位以及工地條件的限制，資料如果出現過臟的情況，則不能進入存檔。此外，還需要做好單位公章加蓋和復印的準備，用復印件代替原件。除此之外，有的是一些電子簽名的資料，這些都是誤解了原件的含義。因此，除了一些特定的物資以及試驗資料之外，其他的歸檔材料要求必須是原件，同時不能通過名章、電子簽名等形式代替原件。

（二）重視圖紙簽章

在項目建設工作中，施工圖需要具有執業人員、勘察設計相關的企業等進行圖章與簽字，同時還需要做好加蓋公章；而在竣工圖中，則需要嚴格地根據國家標準中的要求而進行設計竣工圖（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工圖章必須保持在八個字框中完成全部填寫，主要的內容有：編制人、日期、施工單位、審核人、技術負責人、監理單位以及總監等。在這些資料收集方面，除監理單位以及施工單位可以直接用名稱刻印之外，剩下的人都必須是手簽。

（三）收集項目中的照片檔案

參與基建項目過程中所涉及的資料較多，此時需要做好各種檔案資料的收集、整理以及保存的工作，其中一項就是對照片檔案進行收集和整理。如在工程項目進入開工之前，需要對工程的地貌、地形進行拍照保存，而在進行工程拆遷、建設時，需要根據實際的工序進行照片驗收。這些照片是反映相關工程建設的重要資料，同時也對項目在維修、管理以及改擴建中可以發揮重要的作用。

（四）對電子文件資料的收集

目前，電子化檔案管理能夠便于用戶進行查詢、利用相關資料。因此，需要根據建設工程中相關電子版資料進行收集。如項目的設計、施工以及竣工資料中所涉及的各項電子版資料都需要做好保存、移交。在此過程中，需要注意的是電子檔案的文件名必須要和紙質文件中的名稱保持一致，并且在內容方面也需要和紙質文件做到高度的對應。而對于一些特殊的手寫資料則需要進行掃描，轉化為PDF的文件再進行歸檔。如竣工與驗收的記錄、質量報告、圖紙會審、工程洽商以及竣工圖等，卷內的目錄需要刻成相關的光盤，同時和卷內資料的電子版保存于同一光盤中。

四、關于基建檔案的具體管理工作

（一）監理需要發揮自身的管理職能

在檔案管理工作中，監理首先要在合同中明確對檔案管理的責任、對項目建設中的各種內容加強管理，如在勘察、設計以及施工過程中，必須保持檔案文件能夠進入科學的整理與歸檔的程序中。此外，在審查、勘察、設計以及施工中，必須要向相關的單位做好檔案移交的工作，尤其是項目的竣工圖，必須保證項目文件具有真實、準確以及完整的意見簽署。此外，監理還需要在監理大綱當中加入一些檔案使用以及管理工作中的各種細則進行約束工作。這就要求項目中的監理單位必須要配備一定數量的專職收集以及管理的工作人員，專門負責監理中各項資料收集、整理以及移交工作。

（二）總包單位在檔案資料的收集中需要提升積極性

在基建檔案管理的工作中，其中的資料形成必須是保持高度真實、完整以及準確性，也就是做到“誰形成、誰負責”的原則。在這一過程中，要求總承包單位做好資料審查以及匯總，同時保證檔案資料的完整、齊全。此外，有的業主對承包單位所負責的建設內容不熟悉，從而難以在檔案形成中充分地保證其質量。因此，這就需要調動相關的總包單位在檔案資料的收集過程中逐步提升積極性，做好不定期地檢查各個分包單位中對資料的收集以及整理工作開展的情況，進而保證檔案資料的完整性以及真實性。

（三）項目建設單位需要做好全面負責的準備

1.提前整理項目建設中的檔案。在基建開工之后，建設單位中的資料檔案管理人員需要根據項目在資料準備階段中所提供的資料進行歸類。此階段設計的內容主要有：立項的文件、項目建設用地以及征地文件、拆遷文件等，這些資料必須要加強整理和管理，此外，還有建設勘察、測繪、圖紙設計以及招投標等相關文件，通過提前完成這些工作，能夠減輕檔案資料在驗收時進行整理的工作量。2.各個單位需要編制檔案管理的指導書。由于參與基建項目的單位非常多，而各個單位對于檔案資料管理以及處理的水平都參差不齊。因此，在檔案資料整理以及管理過程中難免會出現各種問題，對此要求各個單位進行編制指導書，便于檔案資料在管理中能夠有一定的參照，如檔案封面樣板、目錄、備考表以及組卷方法，以保證各方檔案在形式上保持統一。3.把握施工的過程。檔案人員需要根據工程的實際情況而走訪工地，充分地了解項目施工的工序以及流程，便于能夠對各個分部、分項中所涉及的資料進行梳理、組卷，從而形成案卷。

五、關于基建檔案在管理中的注意事項

（一）接口檔案

由于項目建設有來自不同專業、單位等進行交叉作業情況，這對檔案管理而言較為困難。因此，在接口工作方面需要注意保持統一性。如在安裝設備中，對基礎工程具有較高的依賴性，而施工單位則需要在交叉作業中做好檔案信息的接口處理，保證項目建設中檔案的完整性。

（二）承包單位對檔案管理

有的業主會和承包單位簽訂合同。如建設中的樁基工作以及各種安全防范，較為常見的有：消防、人防、防雷以及電梯，這些要求具有較高的專業水準。在這一過程中所形成各種檔案，由于業主對其中是否準確、完整沒有充分的把握，就需要依靠相關的監理單位以及承包單位的幫助，提升業主對項目的認識能力以及信任度。綜上所述，在基建檔案收集以及管理的工作中，需要加強對工程中的各項資料進行規劃、施工以及維修做好記錄，這是單位在進行檔案管理工作中最為重要的組成部分。因此，檔案管理人員需要提升各個基建單位的歸檔意識，同時遵循檔案原則，不斷完善管理制度，從而保證檔案管理的工作能達到標準化和規范化。

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作者:潘立舉 單位:廣西河池市人民醫院