前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的人事檔案管理作用及對策，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

【摘要】

在過去的許多年里，無論是企業機構還是事業單位在自身建設與管理中忽略了人事檔案管理的作用，人事檔案記錄了一個組織機構的所有成員詳細信息，對單位內部人力資源結構優化、人員管理及內部控制起著重要作用，意識到人事檔案管理的作用，并找到相應的對策加以解決，對單位建設及發展以及對社會的穩定都具有重要意義。

【關鍵詞】

人事檔案管理；內部控制建設；作用；對策

我國人事檔案研究管理起步晚，相應的法律法規不完善，相關人員意識薄弱。在過去的幾十年里，常常把檔案管理作為一項規定的任務去完成，而不是為了單位內部更好地管理與控制而加強人事檔案的建設與管理。隨著社會的發展，各單位機構逐漸意識到檔案管理的作用，繼而出臺了一些政策法規，例如《全國檔案信息化建設實施綱要》的頒布。但目前，我國人事檔案管理還存在許多不足之處，筆者就人事檔案管理中存在的問題加以分析并找出相應的對策。

一、人事檔案管理的作用分析

（一）人事檔案管理有助于單位內部人力資源結構優化。

人事檔案記錄了單位中每個人的詳細信息，例如學歷、戶籍、工作經驗以及工作中獲得的獎懲情況，根據人事檔案單位就可以很好地對單位各人員進行績效考評，使得考評過程顯得有理有據，相關工作公平公正。同時，也為單位內部人員的升遷調離等提供依據，例如可以根據人員戶籍將其調離到與其家庭較近的地方工作，根據人員工作時候的思想政治表現、工作態度以及工作中取得的各項成果決定其升遷等，也可以將內部很多年存在的工作態度不端正以及沒有任何工作成果的人員進行處理。只有人事檔案管理加強了，才能很好地進行單位內部人力資源結構優化。

（二）人事檔案管理有助于單位內部控制建設。

單位內部控制建設包括單位財政控制管理、單位各項工作進程安排管理以及人員管理，從而保證其能夠最大限度地發揮單位職能及作用，保證單位的可持續發展，但所有一切的控制都離不開對人員的管理，也就離不開對人事檔案的管理。人事檔案管理的加強，有利于單位其他方面檔案的管理，保證檔案管理和相關工作順利進行。同時，對人事檔案的管理，也就在一定程度上加強了對人員及相應工作的安排和管理，提高了人員工作的積極性，也加快了單位工作進度。人事檔案的管理與單位內部控制建設密切相關，只有加強了人事檔案管理，才能從根本上保障單位的可持續發展。

二、加強人事檔案管理方法對策分析

（一）加強單位日常事宜中檔案管理的內容。

必須將人事檔案管理提上單位日常工作的議程當中，這樣才能使得單位內部領導及工作人員更加重視人事檔案的管理。在有關檔案管理的規章制度中仔細規定人事檔案管理的內容，并且單位領導層定期舉行有關人事檔案管理的會議，探討單位內部近期人事檔案管理中存在的問題并提出解決措施。同時，也要加強對單位內部工作人員有關人事檔案管理的宣傳，例如開展有關人事檔案管理主題的有獎知識競答活動等。

（二）建設專業化的管理隊伍。

許多單位在進行檔案管理時，一般招聘的都是沒有檔案管理的人員，許多檔案管理經驗人員是領導的親屬，不僅專業知識沒有，并且文化素質也較低，導致了檔案管理的落后。單位要加強人事檔案管理首先要從高校高薪招聘與檔案管理專業相關的專業人才，并且再進行嚴格的人事檔案管理重要事項的培訓。其次要制定嚴格的檔案材料收集整理、存檔以及使用制度，保證人事檔案充分利用的同時也加強了其保密性能。只有打造一支專業化的人事檔案管理隊伍，檔案管理工作才能得以順利實行。

（三）加強檔案信息化建設。

21世紀是信息化的時代，各個行業都在加強信息化建設，檔案管理也不能落后。單位要實現紙質版人事檔案與電子版人事檔案并存的檔案管理化模式，并且保證兩者的同步性和真實性。單位相應的人事檔案管理部門要及時更新每個人員的信息，并建立人事檔案管理信息交流平臺，單位領導要調閱相關工作人員的工作進度等情況，可以通過既定的合法程序及時地調閱，一方面可以評估員工工作能力，另外一方面可以及時地進行工作調整，加強內部控制。只有人事檔案信息化加強，才能保證其時效性和實用性。（四）完善檔案管理硬件設施配備。在檔案管理時相應的硬件設備是建設的基礎，例如辦公區及網絡設備等。據2014年某省對一些事業單位進行調查發現，在調查的單位內，有近90%的單位在檔案建設時候沒有足夠的辦公區域，辦公室與檔案儲存室在一起，并缺乏相應的電腦設備，僅有的電腦設備一般都被用于來記錄人員的名字和檔案號，便于及時找出紙質版檔案，并沒有記錄詳細信息。所以單位要加強對硬件設施的配備，只有充足的辦公區和電腦網絡，人事檔案的管理和信息化建設才能保證其可行性。

三、結語

人事檔案是任何單位機構在工作中都必須重視的，只有重視人事檔案管理，才能保證單位職能充分發揮，才能合理地加強內部控制。故而在新的形勢環境下，單位都要打造一支專業化的人事檔案管理隊伍，大力投資硬件設施的配置，使得信息化管理技術發揮出其優勢，為單位的可持續發展奠定良好基礎。

作者：胡競心 單位：國家新聞出版廣電總局二〇二四臺

【參考文獻】

[1]李曉婷.我國人事檔案管理的現狀及對策探析[J].人力資源管理.2014(01).

[2]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(08).